Excel2010使用技巧

1、Excel 2010 使用技巧技巧一：快速刪除重復(fù)數(shù)據(jù)在進(jìn)行數(shù)據(jù)核對的時候往往需要核對是否存在重復(fù)信息，這時可以運(yùn)用 Excel 2010 的刪除重復(fù)項(xiàng)功能對復(fù)雜數(shù)據(jù)表格的重復(fù)信息進(jìn)行快速刪除。操作步驟：1. 未進(jìn)行處理的表格（顏色標(biāo)注部分為重復(fù)信息部分）。2. 單擊【數(shù)據(jù)】-【刪除重復(fù)項(xiàng)】。3. 列中包含的各項(xiàng)為表頭的標(biāo)題，若勾選某列，則表示需判斷此列數(shù)據(jù)是否重復(fù)；選擇多列，則表示各列數(shù)據(jù)均重復(fù)才判斷為重復(fù)數(shù)據(jù)。設(shè)置完成后，單擊【確定】。4. Excel 提示已刪除重復(fù)項(xiàng)，保留唯一值。5. 最終結(jié)果（黃色部分為刪除重復(fù)項(xiàng)后所保留的唯一項(xiàng)）。技巧二：篩選中的搜索功能Excel 2010 在篩選

2、中集成的搜索功能可助您準(zhǔn)確快捷的找出自己所需信息。操作步驟：1. 單擊【數(shù)據(jù)】-【篩選】。2. 單擊篩選箭頭。3. 在搜索條形對話框中輸入所需要搜索的信息，如“有限”。4. 單擊【確定】，結(jié)果如下圖所示。5. 若還需要搜索其他信息（如“股份”），且需要將第二次搜索的結(jié)果和之前搜索出來的結(jié)果同時顯示，可在搜索框中輸入“股份”，并勾選“將當(dāng)前所選內(nèi)容添加到篩選器”。6. 單擊【確定】，結(jié)果如下圖所示。技巧三：按顏色篩選當(dāng)我們在數(shù)據(jù)中通過填充顏色進(jìn)行手工數(shù)據(jù)標(biāo)注后，可通過篩選功能，按顏色篩選出標(biāo)注了顏色的單元格。操作步驟：1. 原始數(shù)據(jù)表如圖所示，其中分別在一些單元格中標(biāo)注了黃色和紅色。2. 單擊“

3、產(chǎn)品名稱”列上的篩選按鈕，選擇【按顏色篩選】，并挑選顏色，例如“黃色”。3. 最終結(jié)果如圖所示。技巧四：擴(kuò)充編輯欄Excel 2010的擴(kuò)充編輯欄功能解決了Excel 之前版本編輯欄展開范圍過大影響表格工作界面的問題，讓您能夠自由控制編輯欄的展開和收縮。操作步驟：1. 在單元格中輸入多行文字（小訣竅：輸入文字時，可按 Alt+Enter 鍵在同一個單元格內(nèi)強(qiáng)制換行）。編輯欄中僅顯示首行文字。2. 單擊編輯欄末尾的下拉箭頭，可以擴(kuò)展編輯欄。3. 擴(kuò)展之后，即可看到所有文字。技巧五：跨越合并在使用 Excel迚行數(shù)據(jù)處理的時候，往往會用到合并居中命令。Excel 2010 提供的“跨越合并”功能，

4、可以實(shí)現(xiàn)多行分別合并單元格的功能。操作步驟：1. 如下圖，希望將黃色標(biāo)示區(qū)域每行的單元格分別合并。2. 在之前的Excel 版本中我們只能每行進(jìn)行一次“合并后居中”，而在 Excel 2010 中可以實(shí)現(xiàn)跨越合并，讓合并一次到位。選中所需跨越合并區(qū)域，在【開始】選項(xiàng)卡下，按下圖所示選擇【跨越合并】。3. 結(jié)果如下圖所示。技巧六：條件格式的運(yùn)用Excel 2010 提供了更為豐富的條件格式樣式，豐富了商業(yè)智能的呈現(xiàn)手段。操作步驟：1. 選中所需要運(yùn)用條件格式的列或行。2. 在【開始】選項(xiàng)卡中單擊【條件格式】-【數(shù)據(jù)條】；選擇漸變填充樣式下的“淺藍(lán)色數(shù)據(jù)條”。3. 結(jié)果如下圖所示，并可以注意到，負(fù)

5、數(shù)對應(yīng)的數(shù)據(jù)條是反方向的紅色色條。4. 也可以設(shè)置圖標(biāo)集條件格式。選中所需要運(yùn)用條件格式的列或行。5. 在【開始】選項(xiàng)卡中單擊【條件格式】-【圖標(biāo)集】，此處選擇“三向箭頭”。6. 效果如下圖所示。7. Excel 2010 中可自定義條件格式和顯示效果，例如：只顯示“綠色箭頭”圖標(biāo)?？蛇x中數(shù)據(jù)后，單擊【開始】-【條件格式】-【管理規(guī)則】。8. 單擊【編輯規(guī)則】。9. 按下圖所示設(shè)置圖標(biāo)的顯示條件。10. 單擊【確定】，效果如下圖所示。技巧七：單元格中的迷你圖Excel 2010 全新的迷你圖功能可以幫助您在工作表數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行展示并對趨勢做出比較。操作步驟：1. 選中需要構(gòu)建迷你圖的單元格。

6、2. 在【插入】選項(xiàng)卡中單擊迷你圖組中的【柱形圖】，選擇數(shù)據(jù)范圍，單擊【確定】。3. 結(jié)果如下圖所示。4. 拖動填充柄可以快速制作出其他數(shù)據(jù)列的迷你圖。5. 結(jié)果如下圖所示。6. 選中迷你圖單元格，單擊【迷你圖工具】，可以對迷你圖的“類型”、“顯示”、“樣式”、“分組”進(jìn)行設(shè)置。例如：把“柱形圖”改為“折線圖”。7. 結(jié)果如下圖所示。技巧八：套用表格格式Excel 2010 的套用表格格式功能可以根據(jù)預(yù)設(shè)的格式，將我們制作的報(bào)表格式化，產(chǎn)生美觀的報(bào)表。從而節(jié)省使用者將報(bào)表格式化的許多時間，同時使表格符合數(shù)據(jù)庫表單的要求。套用表格格式步驟如下：1. 把鼠標(biāo)定位在數(shù)據(jù)區(qū)域中的任何一個單元格，單擊【

7、開始】-【套用表格格式】。2. 選擇自己所需要的表格樣式，如圖所示。3. Excel 2010 自動選中了表格范圍，單擊【確定】應(yīng)用表樣式。4. 結(jié)果如下圖所示。技巧九：使用切片器進(jìn)行多數(shù)據(jù)透視圖表的聯(lián)動分析Excel 2010 的切片器可以進(jìn)行多數(shù)據(jù)透視圖表的聯(lián)動分析，讓使用者能夠清晰的看出各類數(shù)據(jù)的變化情況。操作步驟：1. 選擇所需要進(jìn)行聯(lián)動分析的數(shù)據(jù)透視圖表，單擊【插入】-【切片器】，選擇用于切片分析的字段，例如“地區(qū)”和“產(chǎn)品名稱”，單擊【確定】生成切片器。2. 結(jié)果如下圖所示。3. 將切片器與數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行連接，即可實(shí)現(xiàn)聯(lián)動分析。單擊選中一個切片器，在【切片器工具】下選擇【數(shù)據(jù)透視表

8、連接】。4. 勾選需要聯(lián)動的透視表。5. 此時切片器就可以控制多個透視表的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動功能。結(jié)果對比圖如下。（可將切片器拖動到數(shù)據(jù)透視圖表的旁邊，更便于查看和操作）。技巧十：頁面布局視圖Excel 2010 增加了“頁面布局”視圖，從而幫助用戶在分頁預(yù)覽工作表的同時編輯數(shù)據(jù)、編輯頁眉和頁腳等，適合于在打印 Excel 2010 工作表時使用。操作步驟：1. 單擊 Excel 窗口右下角的“頁面布局按鈕”，如圖所示。2. 迚入“頁面布局”視圖后，用戶可在分頁預(yù)覽工作表的同時編輯數(shù)據(jù)、編輯頁眉和頁腳等。例如：添加工作表頁眉。技巧十一：顯示“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡當(dāng)用戶希望使用宏功能時，可在“開發(fā)工具”

9、選項(xiàng)卡下選擇相應(yīng)命令。在默認(rèn)情況下，功能區(qū)中不顯示“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡，需要用戶進(jìn)行自行設(shè)置。操作步驟：1. 單擊【文件】-【選項(xiàng)】打開“Excel 選項(xiàng)”窗口。2. 在【自定義功能區(qū)】選項(xiàng)中，勾選右側(cè)列表中的【開發(fā)工具】。3. 單擊【確定】，功能區(qū)中即可顯示【開發(fā)工具】選項(xiàng)卡，其中包含了宏命令。技巧十二：數(shù)據(jù)有效性Excel 強(qiáng)大的制表功能，給我們的工作帶來了方便，但是在表格數(shù)據(jù)錄入過程中難免會出錯。 Excel 2010 的 “數(shù)據(jù)有效性”功能，可以限定允許輸入的數(shù)據(jù)類型和范圍。在日常表格數(shù)據(jù)錄入中，有些信息是不能重復(fù)的（如：身份證，電話號碼等），“數(shù)據(jù)有效性”功能可以防止重復(fù)數(shù)據(jù)的錄入，操

10、作步驟：1. 選中需要錄入數(shù)據(jù)的列（如：B 列），單擊【數(shù)據(jù)】-【數(shù)據(jù)有效性】。2. 彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”選項(xiàng)卡下，單擊“允許”下拉菜單，選擇“自定義”。3. 在“公式”欄中輸入“=countif(b:b,b1)=1”。4. 單擊“出錯警告”選項(xiàng)卡，選擇出錯警告信息的樣式，填寫標(biāo)題和錯誤信息，最后單擊【確定】，完成數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。5. 此時當(dāng)我們輸入重復(fù)信息時，Excel 2010 便會警告您輸入信息重復(fù)。技巧十三：如何將 Excel 表格保存到 SharePoint日常事務(wù)中，我們常常需要進(jìn)行各類報(bào)表的上報(bào)。將Excel 表格保存到SharePoint 可以方便的快捷的完成各

11、類表格上報(bào)和信息傳遞。操作步驟：1. 單擊【文件】-【保存并發(fā)送】-【保存到 SharePoint】-【發(fā)布選項(xiàng)】。2. 可設(shè)置將整個工作簿還是指定工作表發(fā)布到 SharePoint。3. 在步驟 1 所示圖中，單擊【另存為】，在“文件名”處輸入 SharePoint 網(wǎng)站文檔庫地址，單擊【保存】即可發(fā)布。4. 用 IE 瀏覽器訪問 SharePoint 網(wǎng)站，可在瀏覽器中打開已發(fā)布的Excel 文件，并進(jìn)行操作。技巧十四：利用 Excel Web Apps 在線編輯工作表Excel Web Apps 可以讓用戶使用瀏覽器查看和編輯 Excel 文檔。操作步驟：1. 單擊【文件】-【保存并發(fā)送

12、】-【保存到 Web】-【登錄】。2. 將表格保存到您的個人空間 Windows Live OneDrive（您需要具有 Windows Live ID，可免費(fèi)申請）。3. 登錄Windows Live，訪問您的OneDrive空間，就可以用瀏覽器查看或在線編輯 Excel 文檔了。4. 在 Office Web Apps 中，可以進(jìn)行各種常規(guī)操作，例如：篩選數(shù)據(jù)，操作步驟圖所示。5. 在新列添加完表頭后，Excel Web App 可以自動擴(kuò)展格式。例如：輸入毛利潤。6. 在 Excel Web App 中同樣可以使用公式和函數(shù)，并丏在輸入公式后按 Enter 鍵，將自動填充到表格末尾。操作

13、步驟圖所示。7. 還可以進(jìn)行常規(guī)格式的設(shè)置，例如：將數(shù)字設(shè)置成貨幣格式，具體操作如圖所示。8. 還可以對文件進(jìn)行“另存為”、“共享”、“下載”等操作。技巧十五：輸入函數(shù)時自動提示Excel 2010 在函數(shù)輸入時會自動提示函數(shù)格式，操作步驟：1. 輸入函數(shù)名稱，注意在輸入幾個字符后即可顯示自動提示。2. 當(dāng)需要輸入函數(shù)的參數(shù)時，會顯示各個參數(shù)的提示，如下圖所示。技巧十六：IFERROR 函數(shù)的運(yùn)用該函數(shù)主要用在避免數(shù)據(jù)運(yùn)算時，出現(xiàn)“#NA”的錯誤，而導(dǎo)致后面的數(shù)據(jù)無法正常計(jì)算。IFERROR 函數(shù)的格式是 IFERROR(value,value_if_error)。例如，要在下圖中計(jì)算利潤率，

14、利潤率=利潤/銷售額。如果銷售額未填寫，或者是 0，則計(jì)算會出錯。采用 IFERROR 函數(shù)后，即可避免出現(xiàn)錯誤提示。操作步驟：1. 選定單元格，輸入函數(shù)，如圖所示。2. “value”參數(shù)表示所需計(jì)算的值或公式，此處為“C7/B7”。“value_if_error”參數(shù)表示如果此計(jì)算公式出錯了應(yīng)如何處理，此處為兩個連續(xù)的英文雙引號“”，表示若“C7/B7” 的值錯誤，則顯示空值。3. 向下填充公式后，結(jié)果如下圖所示。技巧十七：SUMIFS 函數(shù)的運(yùn)用該函數(shù)解決了需要在多條件情況下進(jìn)行求和運(yùn)算的問題，擴(kuò)展了 SUMIF 函數(shù)的功能。例如：需要計(jì)算北京薯片的銷售額，操作步驟：1. 選定單元格，輸

15、入函數(shù)，SUMIFS 函數(shù)的格式為： SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1criteria_range2,criteria2)。2. “sum_range”表示所需要進(jìn)行求和的數(shù)據(jù)范圍。在本例中所需選擇的數(shù)據(jù)范圍就是“G5:G16”。3. “criteria_range1”表示條件 1 的范圍，在本例中所需選擇的條件范圍是“城市”列，即“B5:B16”。4. “criteria1”表示條件 1，本例中條件 1 為“城市是北京”，用”北京”表示。5. “criteria_range2”表示條件 2 的范圍，本例中條件 2 的范圍為“產(chǎn)品”列，用“C

16、5:C16” 表示；“criteria2”表示條件 2，本例中條件 2 為“產(chǎn)品是薯片”，用”薯片”表示。6. 最后得出北京薯片銷售額的結(jié)果，如下圖所示。技巧十八：COUNTIFS 函數(shù)的運(yùn)用該函數(shù)解決了需要在多條件情況下進(jìn)行計(jì)數(shù)的問題，擴(kuò)展了 COUNTIF 函數(shù)的功能。例如：需要計(jì)算美國報(bào)名人數(shù)超過 20 人的城市數(shù)量。操作步驟：1. 選定單元格，輸入函數(shù)。COUNTIFS 函數(shù)的格式為：COUNTIFS(criteria_range1,criteria1) 2. “criteria_range1”表示條件 1 的范圍，本例中條件 1 的范圍是“國家”列，用“A3:A11” 表示。3. “

17、criteria1”表示條件 1，條件 1 為“國家是美國”，用”美國”表示。4. “criteria_range2”表示條件 2 的范圍，本例中條件 2 的范圍為“報(bào)名人數(shù)”列，用“C4:C11”表示；“criteria2”表示條件2，本例中條件2為“報(bào)名人數(shù)超過20人”，用”>20” 表示。5. 最后得出美國報(bào)名人數(shù)超過 20 人的城市數(shù)的結(jié)果，如下圖所示。技巧十九：AVERAGEIF 函數(shù)的運(yùn)用該函數(shù)解決了在設(shè)定條件情況下求平均值的問題。例如：需要計(jì)算美國報(bào)名人數(shù)的平均值。操作步驟：1. 選定單元格，輸入函數(shù)。AVERAGEIF 函數(shù)的格式為：AVERAGEIF(range,cri

18、teria,average_range) 2. “range”表示條件的范圍，本例中條件的范圍是“國家”列，用“A4:A11”表示。3. “criteria”表示條件，本例中條件為“國家是美國”，用”美國”表示。4. “average_range”表示所需求平均值的數(shù)據(jù)，本例中為“報(bào)名人數(shù)”列，用“C4:C11” 表示。5. 最后得出美國平均報(bào)名人數(shù)的結(jié)果，如下圖所示。技巧二十：AVERAGEIFS 函數(shù)的運(yùn)用該函數(shù)解決了在多條件情況下求平均值的問題。例如：需要計(jì)算北京薯片的平均銷售額。操作步驟：選定單元格，輸入函數(shù)。AVERAGEIFS 函數(shù)的格式為：AVERAGEIFS(average_range,criteria_range1,criteria1,) 1. “averag