適于繁忙人士的時(shí)間管理

1、適于繁忙人士的時(shí)間管理簡(jiǎn)介要點(diǎn)開始時(shí)間管理的最佳時(shí)機(jī)就是現(xiàn)在。 在開始作時(shí)間管理的初期，即使你只取得了很小的成功，也值得自豪。 為了更科學(xué)地安排時(shí)間， 應(yīng)分別排列出有時(shí)間做的事情， 沒有時(shí)間做的事情以及希望有時(shí)間做的 事情。開出做事清單如同只是做了計(jì)劃，要實(shí)施計(jì)劃，你需要建立具體日程。 日程可以使你快速了解你需要做什么，而不是把時(shí)間浪費(fèi)在擔(dān)心怎樣才能把事情做完。 為計(jì)劃中的每一件事設(shè)定一個(gè)估計(jì)需要的時(shí)間。把估計(jì)所需時(shí)間同實(shí)際消耗時(shí)間相比，以發(fā)現(xiàn)問題。 發(fā)現(xiàn)消耗時(shí)間的因素， 并學(xué)會(huì)控制這些因素及其影響。 如果你能在家中雜務(wù)上花費(fèi)盡量少的時(shí)間， 則可有更多的時(shí)間去完成想做的事情。一旦開始時(shí)間管理，

2、應(yīng)保持下去。評(píng)論 :適于繁忙人士的時(shí)間管理 (Time Management for Busy People) ：羅勃塔·羅伊士的著作 給讀者色彩豐富， 甚至卡通化的印象， 這可能使那些喜歡正統(tǒng)風(fēng)格出版物的讀者望而卻步。 但本書 恰好是一本適用于每個(gè)人的有關(guān)于時(shí)間管理的佳作。 羅勃塔·羅伊士正是為那些沒有時(shí)間讀時(shí)間管 理讀物的人士寫這本書的， 而且成功地實(shí)現(xiàn)了這一目標(biāo)。 羅勃塔·羅伊士的著作沒有采用標(biāo)準(zhǔn)書刊 格式，也許喜歡“嚴(yán)肅”讀物的讀者不喜歡這一特點(diǎn)。 但也正是因?yàn)檫@一特點(diǎn)， 許多通常情況下不 舍得花時(shí)間讀時(shí)間管理讀物的讀者會(huì)嘗試著去讀此書。您可通讀本書， 并

3、發(fā)現(xiàn)書中許多章節(jié)十分有意義。 每章均有一問題， 幫您判斷此章內(nèi)容對(duì)您是 否重要。 書中還有“小竅門”， 向您提供關(guān)于時(shí)間管理的竅門。 本書適用于那些在一本書上只能專 注很短時(shí)間的讀者， 而且并不使人感到枯燥。 本書特別適用于那些已經(jīng)買過時(shí)間管理的讀物， 但由 于讀書時(shí)感到枯燥乏味而放棄的讀者。 蓋得商業(yè)書摘網(wǎng)站將此書推薦給任何對(duì)時(shí)間管理有興趣的讀 者。簡(jiǎn)而言之，如果您沒有時(shí)間研究時(shí)間管理，這本書就適合您讀。摘要開始您的新旅程開始著手提高您的時(shí)間管理的時(shí)機(jī)就是現(xiàn)在。 首先，分別列示那些您有時(shí)間去做的、 沒有時(shí)間去做的及真正想安排時(shí)間去做的事。然后用這一清單評(píng)估您使用時(shí)間的狀況在準(zhǔn)備提高時(shí)間管理的

4、第一天， 您應(yīng)在起床時(shí)保持樂觀的而非悲觀的心態(tài)。 要知道， 帶著對(duì)熱 咖啡和甜點(diǎn)心的憧憬起床要比帶動(dòng)著對(duì)一天忙碌的日程的焦慮起床輕松多了。提前到達(dá)工作地點(diǎn)， 這樣您可以在電話鈴不停地響之前有時(shí)間去思考今天的工作重點(diǎn)。 您可以為一天的會(huì)見、 會(huì)議、約 見及電話交流做好準(zhǔn)備。您應(yīng)立刻著手進(jìn)行您認(rèn)為重要的工作。在決定一項(xiàng)工作需要多少時(shí)間時(shí)， 您要理解理想與現(xiàn)實(shí)的差異， 應(yīng)抱著現(xiàn)實(shí)的態(tài)度， 做一份簡(jiǎn) 單的任務(wù)清單，這樣才可使其有效。把所有工作分為三類： 1）必須完成的。 2）應(yīng)該完成的。 3）最好 完成的。 一旦確定了工作任務(wù)， 并給他們分配了相應(yīng)的時(shí)間后， 您應(yīng)該在日歷或日程上將這些時(shí)間 標(biāo)出。將每

5、天的每項(xiàng)工作上所花費(fèi)的實(shí)際時(shí)間記錄下來，而后將其與每項(xiàng)任務(wù)的估計(jì)需要的時(shí)間相 比，這樣可更好地把握實(shí)際情況。 在下班前計(jì)劃第二天的事情。 同樣列如下清單： 必須完成的事情， 應(yīng)該完成的事情及最好完成的事情。根據(jù)此清單做一份第二天日程表的草案，在一天結(jié)束的時(shí)候， 自己慶祝一下完成了時(shí)間管理的第一步。 時(shí)間管理需要實(shí)施一段時(shí)間才可起作用。 因而，在初期即 使取得很小的成功也要引以為豪。每周計(jì)劃寫下您在本周要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)， 以及為實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)必須做出的行動(dòng)。 而后對(duì)所有任務(wù)進(jìn)行評(píng)估， 評(píng)估過程與優(yōu)選過程相同。包括如下內(nèi)容：確定本周最重要的任務(wù)。評(píng)估本周所有任務(wù)，以確認(rèn)每項(xiàng)任務(wù)是否是必須的。 取消所有無

6、助于完成您需要或想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)的任務(wù)。確認(rèn)完成剩余事項(xiàng)所需的行動(dòng)。隨著環(huán)境的變化， 您的評(píng)估在一周內(nèi)也會(huì)有變化。 在有新事項(xiàng)出現(xiàn)時(shí)， 對(duì)其進(jìn)行評(píng)估時(shí)要明白 您能做的是有限的，這樣您可以現(xiàn)實(shí)地對(duì)待您要完成的目標(biāo)。依據(jù)經(jīng)評(píng)估的事項(xiàng)清單， 確定一周計(jì)劃。把任務(wù)分類列示：即立刻進(jìn)行的任務(wù)、 在周末前完成 的任務(wù)及將要開始的任務(wù)。給每項(xiàng)任務(wù)分配相應(yīng)的時(shí)間。清單僅是一個(gè)計(jì)劃。 要將計(jì)劃付諸實(shí)施， 您需要訂一個(gè)日程， 這樣您可以清楚地知道應(yīng)該做什 么，而不是浪費(fèi)時(shí)間憂慮如何完成這些事情。 每周做一個(gè)日程。 這樣可節(jié)省不斷改寫每項(xiàng)日程的時(shí) 間。優(yōu)化您的日程把每周的目標(biāo)分割為每天的漸進(jìn)的目標(biāo)， 確定您每天做事情

7、的最佳時(shí)間， 并把最重要的工作安排 在這段時(shí)間完成。不要安排過多計(jì)劃。 為減輕壓力，可留出時(shí)間休息、 彌補(bǔ)進(jìn)展延遲的事項(xiàng)及應(yīng)付未預(yù)見的可能情 況。每天評(píng)估自己的日程在完成任務(wù)或?qū)崿F(xiàn)目標(biāo)時(shí)， 應(yīng)明確表明已完成此事項(xiàng)。 您所經(jīng)歷的那種美好感覺將激勵(lì)您繼續(xù)努 力。下班前看一下明天的日程，如有必要，把今天未做完的事情加進(jìn)去。您不可能每次在周末前都完成本周的所有任務(wù)，對(duì)此要有思想準(zhǔn)備。在工作和個(gè)人事務(wù)中使用同一個(gè)記事本。 您使用的是簡(jiǎn)易的筆記本還是商務(wù)筆記本， 這并不重 要。把記事本同名片、便攜電腦和重要的地址及電話一起帶在身邊。把每周計(jì)劃中的每個(gè)任務(wù)記錄在日記里。 不斷地比較預(yù)計(jì)的時(shí)間和實(shí)際需要的時(shí)間

8、的差異。 這 會(huì)使您發(fā)現(xiàn)消耗時(shí)間與精力的事項(xiàng)。使用技術(shù)節(jié)省時(shí)間有些技術(shù)工具可使您獲得時(shí)間， 聯(lián)系管理程序就是這樣的技術(shù)之一， 這種軟件具有數(shù)據(jù)庫(kù)功能。 您可把每天的計(jì)劃輸入計(jì)算機(jī)， 然后組織協(xié)調(diào)您的日程。 您也可將其打印出來。 因?yàn)槟辉傩枰?過查閱文件以尋找信息， 因而此工具可節(jié)省時(shí)間。 互聯(lián)網(wǎng)可提供數(shù)種節(jié)約時(shí)間的工具， 電子郵件可 最大限度地節(jié)省回信的時(shí)間， 網(wǎng)上圖書館和數(shù)據(jù)庫(kù)可節(jié)省調(diào)研時(shí)間， 可用互聯(lián)網(wǎng)有效地為客戶提供 服務(wù)，搜索引擎可節(jié)省查找網(wǎng)頁(yè)和信息的時(shí)間。 Usenet 是一個(gè)包含有數(shù)千個(gè)新聞組的文本型的消 息發(fā)布系統(tǒng)，使用它可使您與許多人就特定課題進(jìn)行溝通。您也可使用掃描儀來節(jié)

9、省時(shí)間。 您可使用掃描儀把文件和圖片輸入計(jì)算機(jī)。 如果您同時(shí)使用文 字識(shí)別軟件，借助掃描儀可以解決許多花費(fèi)時(shí)間的問題，如向計(jì)算機(jī)輸入復(fù)印件、傳真件、 雜志文 章及其它研究材料。如果您經(jīng)常使用電話，可利用耳機(jī)來節(jié)省時(shí)間。使用它， 您在打電話時(shí)仍可做 其他事。在學(xué)習(xí)使用這些新技術(shù)時(shí)開始要投入一些時(shí)間學(xué)習(xí)使用方法，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看會(huì)節(jié)省時(shí)間。 組織使用以下六步來收拾工作場(chǎng)所：1. 清理無用的占空間的物品。 在每間辦公室總有一些不大有用的物品， 如一個(gè)五年前的干花花束， 您的兒子的多年以前的所在團(tuán)體的勝利紀(jì)念品?；ㄒ环昼姇r(shí)間在辦公地點(diǎn)找至少五件無用的物品。 把它們記下來，而后不假思索地將其扔掉。2. 清理您

10、的桌面。扔掉桌面上所有可能使您看不到桌面的物品，如紙張、文具、便條、信息等。 把所有占據(jù)桌面空間的物品放入帶標(biāo)簽的盒中， 當(dāng)然，如果此工作可由其他人代勞， 您就不必自己 做了。3. 保持桌面。清理出桌面后，保持桌面干凈，只放置電話、地址本、個(gè)人計(jì)劃及裝鋼筆和鉛筆的 文具盒，使桌面有大量空間用以處理主要工作。4. 清理書桌抽屜。用清理桌面的方法來清理抽屜。確定何種物品放于哪個(gè)抽屜以便快速尋找。每 次清理一個(gè)抽屜， 把周期性使用的物品取出， 放于您可迅速找到的地方。 用一個(gè)抽屜來裝那些取出 后不便歸類的物品。每個(gè)月清理抽屜一次。找個(gè)地方存放您還需要的東西，把其它的扔掉。5. 把設(shè)備放在易于找得到的

11、地方。把計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、電話、留言機(jī)、傳真機(jī)及其它有關(guān)設(shè)備放 在一個(gè)地點(diǎn)。6. 在辦公室放些您喜愛的小東西能使您的工作環(huán)境宜人，幫助您最佳利用時(shí)間，并提高效率。 消耗時(shí)間的因素您不能控制的人和事會(huì)成為消耗時(shí)間的因素， 它們會(huì)打亂您的日程， 盡管您不能完全控制此類 因素，您卻可以控制它們影響您的程度。 設(shè)想這樣一種情況：您一天的日程已排滿， 而此時(shí)老板走 進(jìn)來，要您下班前提交一份過去五年的銷售狀況分析。當(dāng)然，您要服從您的老板， 但您可以讓他看 他已經(jīng)布置給您的其他工作的清單， 并問他應(yīng)將哪項(xiàng)任務(wù)取消或推遲， 以騰出時(shí)間完成這一新任務(wù)。過度的被打擾是另一個(gè)消耗時(shí)間的因素， 應(yīng)提防某類同事，如“交際

12、花”、辦公室政客、 尋找 建議者、發(fā)牢騷的人及傳播流言者。了解他們的個(gè)性，不要成為他們的一員。一旦被打擾，您需要 五六分鐘后才可恢復(fù)到以前的工作速度，因而盡量避免被打擾。小技巧您可以通過做一些小事來節(jié)省寶貴的時(shí)間， 它們單獨(dú)看來意義不大， 但在一天中節(jié)省的時(shí)間會(huì) 積少成多。節(jié)約早晨時(shí)間的方法： 設(shè)置兩個(gè)鬧鐘在早上叫醒您， 把它們放在房間的另一端， 以使您不能觸 摸到。使用這個(gè)方法使您無法關(guān)掉它們后繼續(xù)返回床上睡覺。 第一次醒來就馬上起床或許是困難的， 但是這將有利于您節(jié)省時(shí)間。打電話節(jié)約時(shí)間的方法：您可在留言機(jī)中留言：請(qǐng)?jiān)?90 秒內(nèi)留言，這樣可避免過長(zhǎng)的電話留 言。如果您只想推遲說“不”，不要告訴其他人“我會(huì)再打給您的”。請(qǐng)記住，打一個(gè)快速的電話 要比寫一個(gè)留言快的多。如果您在旅行途中，用您在機(jī)場(chǎng)等候飛機(jī)的時(shí)間去回電話。家里節(jié)約時(shí)間的方法：在垃圾箱附近打開您的信，快速地扔掉垃圾信件。如果您在家里工作， 花時(shí)間去