華彩咨詢—杭掛集團—檔案管理制度

1、杭掛企業(yè)管理制度 企業(yè)檔案管理制度QG/HG02.00120062006年 3月 20日發(fā)布 杭州杭掛機電有限公司1總則1.1為充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、科研、管理和其他各項工作中的作用，提高企業(yè)檔案管理水平，根據(jù)中華人民共和國檔案法規(guī)定，特制訂本辦法。1.2本制度適用于杭州杭掛機電有限公司（以下簡稱總部）各職能部門及下屬各公司（事業(yè)部）。2術(shù)語2.1企業(yè)檔案：是企業(yè)在生產(chǎn)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。2.2企業(yè)檔案工作：集中統(tǒng)一地管理本企業(yè)的檔案，為企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營服務(wù)。是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是提高企業(yè)工

2、作效益和工作質(zhì)量的必要條件，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實的一項十分重要的工作。3 機構(gòu)3.1檔案管理工作由常務(wù)副總裁全面領(lǐng)導(dǎo)，下設(shè)綜合檔案室，隸屬總裁辦。3.2各公司（事業(yè)部）必須有一名負責(zé)人主管本公司的檔案工作，總部各職能部門負責(zé)人為本部門檔案管理負責(zé)人，并根據(jù)實際情況配備專（兼）職檔案人員，負責(zé)本公司（部門）檔案的收集、整理和移交等工作。4職責(zé)4.1貫徹執(zhí)行檔案工作的各項政策、法規(guī)及要求，嚴格執(zhí)行檔案管理工作和保密工作的規(guī)定。4.2建立健全各類檔案工作規(guī)章制度。4.3負責(zé)各類檔案和資料的收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、借閱、銷毀及統(tǒng)計工作。4.4各級檔案管理人員對有關(guān)職

3、能部門的檔案資料管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查、督促并協(xié)助做好文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。4.5企業(yè)各級分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)建立和完善歸檔體制，將各種文件材料的歸檔納入生產(chǎn)、科研、管理人員的職責(zé)范圍。4.6做好日常文件材料（包括總部、各公司之間及外單位）的接收、發(fā)放登記4.7做好公司各類會議的會議紀要（或記錄）的存檔。5文件材料歸檔5.1文件材料的基本要求5.1.1文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，能準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程，必須完整、準確、系統(tǒng)地歸檔保存。 5.1.2文書檔案應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書寫工整，不能用易褪色（如鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等

4、）、易變質(zhì)的材料書寫，不能有金屬物裝訂。5.1.3歸檔的圖紙及技術(shù)文件，要材質(zhì)優(yōu)良，幅畫、圖樣、字跡符合國家標準。5.1.4會計檔案按會計檔案管理辦法規(guī)定執(zhí)行。5.1.5聲像類文件材料必須保證聲像清晰。5.2歸檔范圍和時間要求5.2.1文件材料的歸檔范圍：主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營銷售、設(shè)備儀器、技術(shù)管理、計劃統(tǒng)計、物資供應(yīng)、勞動工資、財務(wù)管理、教育培訓(xùn)、黨、政、工、團、科研及工程建設(shè)等方面的檔案。（具體詳見附件）5.2.2黨政部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年三月底前歸檔。5.2.3科研、基建文件材料應(yīng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔。5.2.4會計檔案在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后于次年

5、六月底前歸檔。 5.2.5特別珍貴的檔案必須隨時歸檔。5.3歸檔要求5.3.1歸檔部門或個人必須遵循文件材料的自然形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管利用的原則，對文字材料進行系統(tǒng)整理、組卷后向檔案室移交。5.3.2一般文件材料歸檔一式一份，重要的或利用頻繁的文件材料適當增加歸檔份數(shù)。5.3.3移交檔案必須填寫移交清單，交接雙方簽字（蓋章）確認，清單一式兩份，歸檔單位與檔案室各一份，分別保存。5.3.4各公司（事業(yè)部）檔案資料收集、整理后于次年三月底前移交總部綜合檔案室，由總部統(tǒng)一立卷、歸檔，上年檔案必須全部歸檔完畢，無積累零散文件。6檔案管理6.1檔案管理必須做到分類科學(xué)

6、、整理系統(tǒng)、鑒定正確、保管安全、檢索快捷、統(tǒng)計準確。6.2檔案保管期限：檔案按其價值確定保管期限。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。會計檔案分為永久、定期兩種，定期管理期限分為十五年、二十五年兩種。（具體詳見附件）6.3對超過保管期限的檔案，必須在主管檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室會同有關(guān)部門組成鑒定小組，共同鑒定，出具鑒定報告。對失去保存價值的檔案列出銷毀清冊，經(jīng)鑒定小組負責(zé)人批準后銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。銷毀時，應(yīng)由檔案室會同有關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。銷毀清冊應(yīng)當永久保存。6.4檔案保存必須有專門的庫房，并保持防潮、防塵、防污染等良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火等安全措施。6.5

7、借閱、查閱檔案材料需說明用途，履行審批、登記手續(xù)。查閱、借閱本部門檔案由部門主管審批；查閱、借閱非本部門檔案的，須經(jīng)檔案管理主管領(lǐng)導(dǎo)同意；外單位查閱、借閱檔案材料的，持單位介紹信，經(jīng)檔案管理主管領(lǐng)導(dǎo)同意；凡查閱、借閱保密檔案的，須經(jīng)總裁批準。7獎懲規(guī)定7.1公司各級人員對應(yīng)歸檔的文件材料必須及時歸檔，不允許將職務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔文件材料、資料據(jù)為己有，拒絕向檔案室移交，不得擅自銷毀、查閱、借閱檔案，各級檔案管理人員必須按照本制度嚴格履行各項職責(zé)，不得造成檔案的流失、遺失、破損、混雜，否則公司將根據(jù)文件材料的價值或密級程度給予100-2000元的處罰，部門主管領(lǐng)導(dǎo)同罰。給公司造成重大損失的，依照中華人民共和國檔案法向司法部門提出追究經(jīng)濟和刑事責(zé)任。7.2總部每年四月份組織人員對各公司（事業(yè)部）上年度的檔案管理工作依據(jù)本制度要求進行考核，考核標準另行制定?？己说梅?5分為及格分，每高或低于及格分1分，獎或罰20元/分，獎罰金額檔案管理工作人員承擔(dān)30%，主管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)30%，單位負責(zé)人承擔(dān)40%。8附則8.1本辦法自2006年4月1日起實施