人壽保險股份有限公司公文管理辦法

1、XX人壽XX支公司附件1人壽保險股份有限公司公文管理辦法（2008年版）第一章總則第一條為使公司系統(tǒng)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)國務院辦公廳國家行政機關(guān)公文處理辦法（國發(fā)200023號）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。第二條人壽保險股份有限公司的公文，是公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達黨和國家有關(guān)方針、政策，頒布規(guī)章制度、施行行政措施，請示和答復問題、聯(lián)系商洽業(yè)務、制定計劃、總結(jié)經(jīng)驗、記載活動的重要工具，是公司系統(tǒng)各單位開展經(jīng)營管理和公務活動的有效手段。第三條公司公文工作應貫徹黨政分工的原則，凡屬業(yè)務經(jīng)營管理類工作不以黨委（組）名義行文，凡

2、屬黨內(nèi)事務不以公司名義行文。第四條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第五條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第六條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他相關(guān)規(guī)定，必須嚴格遵守公司各項保密制度，確保國家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。第七條公司系統(tǒng)內(nèi)各單位及其負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本單位公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。第八條公司系統(tǒng)內(nèi)各單位辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本單位并負責指導下級單位的公文處理工作。各單位辦公室應當設立文秘部門或配備專職人員負責公文處理工作。第九條擔負公文處理工作的

3、文秘人員，應熱愛本職工作，樹立為公司、為基層和群眾、為業(yè)務服務的思想，以認真負責的工作態(tài)度，嚴謹精細、一絲不茍的工作作風，堅持原則、嚴守紀律的組織觀念，努力做好公文處理工作。第二章公文種類第十條人壽保險股份有限公司公文種類：（一）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排；獎懲有關(guān)機構(gòu)和人員；變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（二）通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用人員。（三）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（四）報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。（五

4、）請示適用于向上級單位請求指示、批準。（六）批復適用于答復下級單位的請示事項。（七）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題；請求批準和答復審批事項（八）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。（九）工作通知書適用于總公司各部門指導分公司對口部門的相應工作，工作通知書由總公司部門經(jīng)理簽批，由各部門負責編號管理。第十一條人壽保險股份有限公司公文字號（一）總公司發(fā)文字號總公司發(fā)文字號有*發(fā)、*辦、*人事、*機構(gòu)、*復、*函、*會紀等文號?？偣竟挠煽偣竞笤行霓k公室統(tǒng)一編號、用印?！?發(fā)”用于公司對外發(fā)文；“*辦”用于總公司各部門（除人力資源部）對系統(tǒng)內(nèi)發(fā)文；“*人事”專用于人力資

5、源部門發(fā)文，包括：人事任免（除支公司、營銷服務部人事任免）、公司架構(gòu)調(diào)整、人事制度等；“*機構(gòu)”用于支公司、營銷服務部人事任免；“*復”用于公司對分公司來文進行批復；“*函用于公司與其他同等機構(gòu)的公文往來；“*會紀”用于對重要會議的記錄。（二）總公司黨委系統(tǒng)發(fā)文字號*黨發(fā)、*黨復、*黨函。（三）總公司工會系統(tǒng)發(fā)文字號*工會、*工會復。（四）分公司發(fā)文字號分公司發(fā)文字號由總公司發(fā)文字號和分公司所在地簡稱組成。例如：上海分公司發(fā)文字號有*滬發(fā)、*滬辦、*滬人事、*滬復、*滬函、*滬會紀等。公司發(fā)文字號將根據(jù)公司發(fā)展實際情況進行增減。第三章公文格式第十二條公司公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、

6、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國家和公司秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。公文密級和保密期限由發(fā)文單位根據(jù)秘密程度確定。（二）公司公文緊急程度分為“特急”、“急件”、“普通”三種。對涉及緊急事宜的公文，應當根據(jù)公文的時間要求在公文的左上角注明緊急程度，必要時可注明公文的送出時間。（三）發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位的全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。聯(lián)合行文，只標明主辦

7、單位發(fā)文字號。（五）上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。如公司上報保監(jiān)會的公文，應在首頁注明簽發(fā)人姓名。（六）公文標題一般由相關(guān)介詞“關(guān)于"、公文主題和文種三部分內(nèi)容組成，應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（七）主送單位指公文的主要受理單位，即需按照公文內(nèi)容答復事項、辦理工作的單位，其名稱應使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。（九）公文除會議紀要以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應當

8、加蓋印章。（十）公文成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。其中，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。（十二）除會議紀要外，公文應當標注主題詞。主題詞一般為3至5個，包括公文內(nèi)容和文種上行文應當按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。（十三）抄送單位是除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）公司下發(fā)的公文版記中抄送單位之下加入“承辦：XXX”及承辦人聯(lián)系電話，以方便工作聯(lián)系。對外發(fā)文不加。（十五）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習慣書寫、排版）。（國發(fā) 20

9、00第十三條公司公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照國家行政機關(guān)公文格式23號）國家標準執(zhí)行。第十四條公司公文一般用紙采用國際標準A4型（210mnrK297mm）,左側(cè)裝訂第四章行文規(guī)則第十五條行文應當確有必要，注重效用。凡是能通過當面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式解決的問題,不要行文。第十六條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，原則上實行逐級行文，一般不得越級請示和報告。第十七條各分公司可以在職權(quán)范圍內(nèi)與當?shù)攸h委、政府有關(guān)業(yè)務部門和企事業(yè)互相行文或聯(lián)合行文。總公司公文一律以總公司名義行文?？偣靖鞑块T無發(fā)文權(quán)，各部門不得向分公司正式行文，只能就相關(guān)工作向分公司對口部門發(fā)工作聯(lián)系單第十八條部門之間對有關(guān)問

10、題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級單位應當責令糾正或撤銷。第十九條分公司向下級單位或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送總公司。第二十條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得同時抄送其下級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。第二十一條除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。第二十二條受雙重領(lǐng)導的單位向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單位。上級單位向受雙重領(lǐng)導的下級單位行文，必要時應當抄送其另一上級單位。第二十三條報送文件的具體要求總公司向保監(jiān)會行文，分公司向總公司行文，應當采

11、用“請示”和“報告”兩種公文形式?？偣緢笏捅１O(jiān)會的“請示”，凡涉及機構(gòu)設立、高級管理人員任職資格審查（包括各種申報材料）和任命、保險條款費率審批和備案、申請擴大業(yè)務范圍等方面的，一律報送3份。其他事項的“請示”報送1份?！皥蟾妗币宦蓤笏?份?？偣鞠虮１O(jiān)會總部直接行文，應當抄送當?shù)乇１O(jiān)辦。各分公司一般向保監(jiān)會派出機構(gòu)行文。總公司各部門、各分公司不得擅自向保監(jiān)會或個人寄送和傳遞公文。除正常的工作溝通聯(lián)絡外，也不得擅自通過電話等方式向保監(jiān)會催辦或詢問有關(guān)公文的批辦情況。第五章發(fā)文辦理第二十四條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十五

12、條草擬公文應當做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點準確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后用圓括號引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫具體的年、月、日，不能寫“去年”、“上月”、“咋天”，或不寫年只寫月、日。年份要完整表述，如“200H不能寫成“05”。（六）

13、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1."，第四層為“（1）”。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。（十）會議紀要中，姓名職務并用時，一般是姓名在前，職務在后。姓名職務之后不再加“同志字樣。第二十六條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；

14、如有分歧，主辦部門的主要負責人應當主動出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請公司領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。第二十七條發(fā)文程序（一）公文的撰寫、簽發(fā)（以總公司發(fā)文為例）1 .根據(jù)工作需要或領(lǐng)導指示，起草人草擬文件，然后送交室主任審閱、修改，之后再送部門領(lǐng)導審簽；2 .總公司各中心的文件，主辦部門擬稿后將文稿提交中心文秘，由中心文秘送公司分管總經(jīng)理簽發(fā)；3 .文件需要本系列以外的其他部門會簽的，由擬文中心負責流轉(zhuǎn)會簽，會簽修改完畢后交送分管總經(jīng)理簽發(fā)；（二）核稿審核的主要內(nèi)容包括：1 .是否確需行文以及行文的級別、方式是否妥當。2 .是否符合黨和國家的法

15、律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。3 .與當前工作中心及其他有關(guān)文件有無矛盾、脫節(jié)，與已發(fā)布的文件有無矛盾和重復。4 .解決問題的意見、辦法、措施是否可行。5 .涉及公司內(nèi)其他職能部門或外單位的問題，是否與其協(xié)商、會簽。如意見不一致，主辦部門有無加以說明。6 .是否符合行文規(guī)則和公文處理程序，是否符合文種使用、公文格式的有關(guān)規(guī)定。7 .文字表達包括標點符號是否正確。8 .密級確定是否合乎規(guī)定，發(fā)送范圍是否恰當，主題詞標引是否準確，有關(guān)附件和資料是否齊備核稿人員對內(nèi)容雜亂、文字冗長的公文，應要求主辦部門擬稿人加工修改；辦公室對公文文稿作大的改動，應征求主辦部門的意見；辦公室對文稿改動較多時，應將文

16、稿退回主辦部門。（三）編號套紅1 .辦公室根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定打印的標準格式，并統(tǒng)一繕印制發(fā)。2 .繕印的文件，必須符合公文規(guī)定格式，排列整齊，清晰美觀，份數(shù)準確。第二十八條印章使用應遵守的規(guī)定（一）印章由辦公室專職人員管理，使用印章要嚴格執(zhí)行審批和登記制度（二）印章要蓋得清晰端正，嚴防錯蓋、漏蓋，嚴禁在空白介紹信、空白獎狀及空白紙上蓋章第二十九條發(fā)布（一）公文傳遞要準確、迅速、安全、保密，并要有嚴格縝密的登記手續(xù)。發(fā)出的公文要根據(jù)內(nèi)容需要注明密級和緩急程度，帶密級的文件要通過機要通信傳遞，絕密件要在封皮上加蓋密封戳。（二）傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文

17、，必須采用加密裝置。（三）除秘密公文外，公司下發(fā)文件一般采用OA公系統(tǒng)、郵寄或傳真等發(fā)布方式，由辦公室統(tǒng)第六章收文辦理第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十一條簽收、登記收到公司文件、信函，有關(guān)經(jīng)辦人必須及時交由辦公室指定的文秘人員處理。封皮上標有負責人“親啟”、“親收”字樣的信函和其他私人信函應直接送交本人開啟，他人不得擅自啟拆。負責處理公司文件信函的文秘人員收到外來文件信函后，要進行登記，填寫收文日期（特急文件要填明時間）、來文單位、內(nèi)容、密級、時限要求等，并做到隨收、隨登。第三十二條審核收到下級單位上報的需要辦理的公文，文秘部門

18、應當進行審核。審核的重點是：是否由本級公司辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他規(guī)定，是否符合公司規(guī)章制度；涉及其他部門和單位職權(quán)內(nèi)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。經(jīng)審核，對不符合上述要求的，經(jīng)請示辦公室負責人批準后，及時退回送文單位并說明理由。第三十三條擬辦、批辦。經(jīng)審核，需要辦理的公文，中心文秘人員應及時流轉(zhuǎn)至部門負責人、當事人審核、處理。第三十四條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回并說明理由。第三十五條公文辦理中遇有

19、涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請公司分管領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。第三十六條公文辦理過程中，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第三十七條催辦（一）送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，各中心秘書要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，不積壓、不誤傳，防止漏辦和延誤。（二）承辦人員對不能及時處理或答復的公文，應先以電話、便函等形式答復對方；需延時處理的必須經(jīng)所在部門領(lǐng)導批準，不得無故拖延。（三）對重要文件應及時了解和反饋執(zhí)行情況。第七章公文歸檔第三十八條公文辦理完畢后，應當根據(jù)中華人民共和國檔案法和公司檔案管理辦法等其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第三十九條歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互