融資擔(dān)保公司擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理制度

1、融資擔(dān)保公司擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理，確保擔(dān)保資料的完整性，促進(jìn)擔(dān)保業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和擔(dān)保資產(chǎn)的安全性，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國擔(dān)保法、中華人民共和國物權(quán)法、商業(yè)銀行法、融資性擔(dān)保公司管理暫行辦法等有關(guān)法律法規(guī)和擔(dān)保管理的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。 第二條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案是指在辦理擔(dān)保業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映擔(dān)保業(yè)務(wù)全過程及與擔(dān)?？蛻絷P(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由借款人的基本資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和擔(dān)保管理資料等組成。 第三條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，業(yè)務(wù)部門、風(fēng)控部

2、門應(yīng)配合綜合檔案人員（部門），對擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進(jìn)行規(guī)范化管理?？蛻艚?jīng)理、評審人員負(fù)責(zé)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理工作，并對移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)。綜合檔案部門負(fù)責(zé)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、保管和日常維護(hù)工作，并對移交后的擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負(fù)責(zé)。 第四條 各部門要遵守?fù)?dān)保業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防損毀散失，確保擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。 第五條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案涉及國家、公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格

3、執(zhí)行保密制度。 第二章 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的歸檔方法 第六條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案區(qū)分法人客戶和自然人客戶，均按一戶一檔建檔。在實(shí)物歸檔的基礎(chǔ)上，所有歸檔資料應(yīng)同時(shí)進(jìn)行掃描并刻盤存檔二份。 第七條 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案分為四類： 權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的擔(dān)保業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件; 要件類：辦理擔(dān)保業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明擔(dān)保業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件; 管理類：借款人的基本資料;綜合類：保后管理資料等。  檔案室分為三個(gè)區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、綜

4、合類檔案。2、歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、綜合類檔案。3、權(quán)證區(qū)(立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權(quán)證類，主要是指抵(質(zhì))押物的清冊和移交清單等)抵押物、質(zhì)物享受所有權(quán)處置權(quán)的相關(guān)要件不在擔(dān)保檔案中管理，其中有價(jià)單據(jù)必須存放于保險(xiǎn)柜，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的專柜中，但必須雙人、雙鎖保管。 第三章 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容 第八條 權(quán)證類檔案包括：抵押物(質(zhì)物)評估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)，抵押物(質(zhì)物)所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押(質(zhì)押)登記的他項(xiàng)權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價(jià)單據(jù)，抵押物(質(zhì)物)保險(xiǎn)單，抵押(質(zhì)押)公證書(企業(yè)辦理的要收集

5、)等，抵押物的保險(xiǎn)單。 第九條 要件類檔案包括：各類客戶擔(dān)保業(yè)務(wù)申請報(bào)告和申請書、各類股東會決議、各類客戶擔(dān)保業(yè)務(wù)盡職調(diào)查報(bào)告、調(diào)查表、業(yè)務(wù)審查報(bào)告、簽批表、審保會會議紀(jì)、擔(dān)保意向書（含回執(zhí)）、放款通知書（含回執(zhí)）、各類客戶擔(dān)保業(yè)務(wù)合同(協(xié)議書)、保險(xiǎn)合同，以及涉及貸款擔(dān)保的其他必要資料。 項(xiàng)目貸款還應(yīng)包括項(xiàng)目立項(xiàng)建議書、可行性研究報(bào)告、開工報(bào)告、環(huán)保部門及其他國家有權(quán)部門對貸款項(xiàng)目的批復(fù)文件，項(xiàng)目變更及概算調(diào)整的批復(fù)文件復(fù)印件，項(xiàng)目概、預(yù)、決算審查報(bào)告及工程竣工驗(yàn)收報(bào)告，項(xiàng)目評估報(bào)告，項(xiàng)目建設(shè)資金來源證明文件、項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度表、資金使用計(jì)劃等。 簽發(fā)銀行承兌匯票還

6、應(yīng)包括銀行承兌匯票復(fù)印件、商品交易合同或增值稅發(fā)票復(fù)印件。 其他業(yè)務(wù)所必須的要件等。 第十條 管理類檔案包括借款人的基本資料和擔(dān)保人的相關(guān)資料：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復(fù)印件、事業(yè)單位登記表副本或復(fù)印件、企業(yè)資質(zhì)登記證復(fù)印件、特種經(jīng)營許可證復(fù)印件、稅務(wù)登記證(國稅、地稅)復(fù)印件、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書復(fù)印件、外商投資企業(yè)外匯登記證復(fù)印件、中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件、貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，

7、企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。 自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。   第十一條 綜合類檔案包括：保后調(diào)查檢查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、解除反擔(dān)保審查表、項(xiàng)目終結(jié)報(bào)告書、抵貸協(xié)議、法院裁定書、貸款訴訟全過程等相關(guān)資料。 第十二條 權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權(quán)益

8、的前提下，可以存放復(fù)印件，擔(dān)保員將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認(rèn)。 第四章 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的日常管理 第十三條 擔(dān)保檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔 收集：各客戶經(jīng)理、評審人員應(yīng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生和產(chǎn)生的擔(dān)保資料，審核權(quán)證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的要及時(shí)補(bǔ)充，第一筆業(yè)務(wù)的要收齊和審核各擔(dān)保檔案類別的相應(yīng)資料。 整理：業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生結(jié)束后，應(yīng)對擔(dān)保業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序，編寫頁碼，從擔(dān)保資料的首頁到尾頁逐頁編號(凡有字跡即為一頁)填寫卷內(nèi)目錄。 立卷：資料整理

9、后，根據(jù)目錄和編號存放在本年擔(dān)保檔案立卷盒中，客戶檔案一戶一盒，每盒按檔案類別分為四塊，分門別類， 歸檔：對已還清貸款的和已失效或已處置完畢的擔(dān)保資料從本年擔(dān)保立卷區(qū)中抽出，按結(jié)清日期排序放到歸檔區(qū)歸檔，已還清的應(yīng)保存兩年以上方可銷毀。第十四條 擔(dān)保檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀 調(diào)閱：相關(guān)人員調(diào)閱擔(dān)保檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本級擔(dān)保主管負(fù)責(zé)人簽字同意。 外借：擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能外借，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，存放在金庫的權(quán)證類檔案一律不得

10、外借。 保管：檔案管理人員要對擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，定期檢查擔(dān)保檔案的保管情況，并作書面記錄。 解除擔(dān)保關(guān)系的擔(dān)保檔案從客戶與本社的最后一筆擔(dān)保業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管期兩年。  擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊為永久保管。 銷毀：檔案管理部門提出銷毀意見，編制擔(dān)保檔案銷毀清冊，到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)檔案保管的負(fù)責(zé)人在銷毀清冊簽署意見，報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意。  第五章 責(zé)任 第十五條 對未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露擔(dān)保業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。 第六章 附則 第十六條