采購的風(fēng)險與防范

1、采購的風(fēng)險與防范【摘要】采購指的是企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場中獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)的資源,以確保企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動能正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動.而采購過程中可能出現(xiàn)的一些意外情況叫采購的風(fēng)險,如采購時預(yù)測不準(zhǔn)確導(dǎo)致的物料難以滿足生產(chǎn)的要求或者超出了預(yù)算,供應(yīng)商群體生產(chǎn)能力下降導(dǎo)致供應(yīng)的不及時,貨物沒有符合訂單要求,呆滯物料的增加,采購人員工作的失誤或者和供應(yīng)商之間存在了不誠實(shí),甚至違法的行為.這些情況都對采購預(yù)期想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)產(chǎn)生了一定的影響.其實(shí),做任何事都有風(fēng)險,但只要是風(fēng)險也就可以通過一定的手段和有效措施加以防范和控制.如果在工作中能嚴(yán)格審查訂貨合同的條款;拓寬信息的渠道,保持信息的

2、流暢;完善風(fēng)險控制的體系,充分運(yùn)用供應(yīng)鏈的管理等措施,這樣就能更好的防范采購中會出現(xiàn)的各種各樣的風(fēng)險.【關(guān)鍵詞】采購;采購風(fēng)險;防范1.采購的風(fēng)險1.1企業(yè)物資采購的外因風(fēng)險1.1.1采購的意外風(fēng)險由于受到自然災(zāi)害等不可控的災(zāi)害的影響,給企業(yè)物資的采購帶來了供應(yīng)條件的變化.比如,供應(yīng)廠商受到了災(zāi)害影響,或者在發(fā)貨過程中運(yùn)輸?shù)缆吠蝗恢袛嗔说韧话l(fā)的,沒有預(yù)料的現(xiàn)象都會給企業(yè)采購造成一定的風(fēng)險.還有,由國家調(diào)控的各種新的經(jīng)濟(jì),環(huán)保等政策的實(shí)施,以及由于各種原因而出現(xiàn)的物價上調(diào)或下降及物價的不穩(wěn)定,都有可能會對企業(yè)造成不可抵御的意外風(fēng)險.以上都屬于一個企業(yè)所以面臨并且要接受的意外風(fēng)險.1.1.2采購的

3、價格風(fēng)險由于供應(yīng)商在投標(biāo)前期有意的相互串通而給企業(yè)在采購中面臨著采購的價格風(fēng)險,比如有些商家會刻意抬高商品的價格,從而使企業(yè)在采購過程中蒙受嚴(yán)重的損失.還有由于各方面的原因?qū)е率袌龇矫嫖飪r的上漲,從而使企業(yè)采購成本的突然增加,在采購前,企業(yè)可能認(rèn)為價格合理,從而大批量采購,但是事實(shí)上該種物資很可能面臨著出現(xiàn)跌價而引起的各種價格風(fēng)險的糟糕狀況.1.1.3采購的質(zhì)量風(fēng)險采購的質(zhì)量風(fēng)險一方面,是由于都市家教140采購的風(fēng)險與防范遼寧省盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院史紀(jì)供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量沒有達(dá)到購買方的要求,從而導(dǎo)致了加工產(chǎn)品未能達(dá)到要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),或由于質(zhì)量問題而給使用者的經(jīng)濟(jì),技術(shù),人身安全以及企業(yè)聲譽(yù)等各個

4、方面都造成了嚴(yán)重的損害.另一方面,是因?yàn)椴少彽脑牧腺|(zhì)量出現(xiàn)了問題,從而直接導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品的制造的加工,整體質(zhì)量,以及交貨期等都一同受到影響,從而會嚴(yán)重地降低了企業(yè)的信譽(yù)和企業(yè)產(chǎn)品在市場上的競爭力.1.1.4技術(shù)進(jìn)步的風(fēng)險企業(yè)都有追求技術(shù)進(jìn)步的動機(jī),可是在普通的市場環(huán)境下,要面臨技術(shù)創(chuàng)新帶來的巨大風(fēng)險,這極大地降低了企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新的積極性.技術(shù)進(jìn)步的風(fēng)險是由于社會技術(shù)的進(jìn)步可能會使企業(yè)制造的產(chǎn)品出現(xiàn)貶值的現(xiàn)象,從而形成了無形的損耗,有些更甚者是被社會所淘汰掉.另一方面是由于采購物資新項(xiàng)目的開發(fā)周期也隨著企業(yè)的需要的變化在縮短.如計算機(jī)的新型機(jī)在不斷地出現(xiàn),其更新速度也是越來越快.這樣就造成了被

5、購進(jìn)的大型設(shè)備隨著信息技術(shù)的更新與發(fā)展,又面臨著被淘汰或使用效率低下的技術(shù)風(fēng)險.1.1.5合同欺詐的風(fēng)險合同欺詐的風(fēng)險是以虛假的合同主體的身份與其他供應(yīng)商簽訂合同,用偽造,假冒,作廢的票據(jù)或者其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明來作為合同的擔(dān)保;例如,騙子會通過某種途徑獲得受害人個人信息后,聘請受害人作為某種產(chǎn)品某區(qū)域的代理人,之后以部隊(duì)采購,高額回報作為誘餌,通過開具虛假的轉(zhuǎn)賬匯票,騙取受害人錢款后銷聲匿跡.1.2企業(yè)物資采購的內(nèi)因風(fēng)險1.2.1采購的計劃風(fēng)險市場的需求會發(fā)生沒有預(yù)期的變化,那么就會使采購計劃的準(zhǔn)確性受到一定影響.又因?yàn)椴少徲媱澒芾聿豢茖W(xué)或者管理的技術(shù)不適當(dāng),會使結(jié)果與目標(biāo)產(chǎn)生較大偏移,從而導(dǎo)

6、致采購方在采購中出現(xiàn)了計劃風(fēng)險.1.2.2采購的合同風(fēng)險購買方在合同條款說明模糊不清的,沒有準(zhǔn)確理解的情況下,盲目地簽約;各企業(yè)在簽立采購之前,往往有很多的隨意性,通常情況下只注重時間與便利性;時常會用電話與紙條的方式傳真給供應(yīng)商,還有的在合同條款的細(xì)節(jié)上面存在一定的誤區(qū);鑒證和公證合同比例過低等等都是有可能出現(xiàn)的采購的合同風(fēng)險.還有,合同行為出現(xiàn)的不正當(dāng)性也會出現(xiàn)相應(yīng)的風(fēng)險.比如,采購人員進(jìn)行行賄,用這種方法來套取企業(yè)的采購最低標(biāo)底,而后,再給予企業(yè)一些虛假的優(yōu)惠,或者拿某些好處作為誘餌,來公開銷售假冒偽劣產(chǎn)品.還有很多采購人員則一味貪求眼前的蠅頭小利,從而犧牲了企業(yè)的利益,導(dǎo)致了最后不能嚴(yán)

7、格的按規(guī)定簽約.1.2.3采購的驗(yàn)收風(fēng)險驗(yàn)收人不知道驗(yàn)收方法,驗(yàn)收內(nèi)容和驗(yàn)收權(quán)限;在購入的貨物的數(shù)量上出現(xiàn)缺斤少兩;質(zhì)量上出現(xiàn)魚目混珠,以劣充優(yōu)等現(xiàn)象;沒有驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)或驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確,不全面,驗(yàn)收問題不能及時處理;而在品種的規(guī)格上出現(xiàn)了貨不對路,不符合合同規(guī)定中的要求的現(xiàn)象;以及在價格上發(fā)生改變等風(fēng)險.這些問題不能做精做細(xì)很難保證采購的貨物全部合格有效.在采購的過程中,主要的任務(wù)是熟悉與采購活動有關(guān)的各種相關(guān)資料.1.2.4采購的存量風(fēng)險1.2.4.1是由于商品采購量的不足而不能滿足生產(chǎn)的需要,從而使得企業(yè)生產(chǎn)中斷,從而造成缺貨損失而引發(fā)的各種有關(guān)存貨短缺的風(fēng)險.1.2.4.2是物資存貨過多,造

8、成貨物的積壓,這樣就會有大量的資金被禁錮在庫存中,使得企業(yè)資金流通不暢,從而造成了資金短缺,即形成了貨物存儲損耗風(fēng)險.1.2.4_3是企業(yè)在對物資采購時沒有對市場行情做出準(zhǔn)確的判斷,繼而盲目的進(jìn)貨,造成存貨的不穩(wěn)定的風(fēng)險.1.2.5采購的責(zé)任風(fēng)險因?yàn)椴少徣藛T缺乏責(zé)任心,使得在采購過程中存在了各種損失風(fēng)險,而往往這種情況下卻沒人承擔(dān)這份責(zé)任.其實(shí),這種風(fēng)險就是屬于一種人為的風(fēng)險,主要體現(xiàn)在責(zé)任心方面.例如,合同簽約過程中,因?yàn)楣ぷ魅藛T沒有很強(qiáng)的責(zé)任心或者說是應(yīng)有的責(zé)任感而不能把握好合同的正規(guī)性,從而造成了合同糾紛.或是,采購人員假公濟(jì)私,收取回扣,從而謀取私利等.像這樣沒有責(zé)任心,只為了一些蠅頭

9、小利而出賣公司的利益,企圖中飽私囊的員1二都會引起采購的責(zé)任風(fēng)險.2.采購風(fēng)險的防范2.1控制采購決策的風(fēng)險2.1.1風(fēng)險決策的作用任何一個正確的決策都必須而且一定是建立在信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)之上的,做到了充分地掌握了信息,就可以提高決策方案的正確度,從而可以大大地減少決策結(jié)果的不正確性,來降低決策時可能遇到的各種風(fēng)險.例如,采購量的確定,需要先統(tǒng)計倉庫的產(chǎn)品庫存情況與分析產(chǎn)品的銷售情況,最好是用軟件管理這樣的話就可以及時得知庫存情況與缺貨情況.2.1.2風(fēng)險信息的處理信息資料多種多樣而且往往會被分布在不同的時間和空間中,所以就要求采購人員具備敏銳的洞察能力.采購員應(yīng)該采取一定的方法和手段來獲取各種

10、與風(fēng)險有關(guān)的資料,對于收集到的資料要按完整,及時,準(zhǔn)確的原則把進(jìn)行整理,歸納.應(yīng)該盡可能地拓寬得到資料的渠道,從而能夠保證信息的準(zhǔn)確度和流暢等.對于得來的信息要謹(jǐn)慎地分析,得到正確的部分,進(jìn)而找出資料中有價值,可以拿來使用的部分,從而為采購決策提供正確有用的信息,為采購風(fēng)險的控制打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).2.2建立完善企業(yè)內(nèi)部管理制度在市場經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)為了在競爭El益激烈的市場環(huán)境下求得生存和發(fā)展,必須要有一個貫徹企業(yè)最高管理當(dāng)局方針和策略的內(nèi)在制約機(jī)制.要不斷提高采購業(yè)務(wù)人員的技術(shù),對工作人員的工作責(zé)任心的培訓(xùn)和警示教育要加大力度,不斷增強(qiáng)采購人員的法律觀念,使其意識到并重視職業(yè)道德的重要性,從而

11、能夠做到依法辦事,絕不做違法的事情,加大培養(yǎng)提高企業(yè)自身內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)精神,增強(qiáng)企業(yè)自身內(nèi)部的風(fēng)險防范能力,從根本上杜絕人為的風(fēng)險出現(xiàn).2.3加強(qiáng)采購的管理和監(jiān)督審查2.3.I加強(qiáng)物料需求計劃的管理要嚴(yán)厲的排查物資采購計劃的編制依據(jù)是不是科學(xué)的;調(diào)查預(yù)測是否存在與實(shí)際的情況出現(xiàn)偏離的現(xiàn)象:采購目標(biāo),采購時間,采購數(shù)量,運(yùn)輸計劃,質(zhì)量計劃,使用計劃等是否有保證措施;做到從需求計劃上使采購的風(fēng)險降到更低.2.3.2做好采購合同的審查2.3.2.1合同簽訂的審查.合同簽訂前必須再一次認(rèn)真審查對方的真實(shí)身份和履約能力要審查經(jīng)濟(jì)合同.看合同中的各項(xiàng)條款是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求.審查經(jīng)濟(jì)合同.主要的條款

12、是否完備,文字表述的是否清楚準(zhǔn)確,審查合同印章與簽字人的身份,確保合同是有效的通過對合同的審查,可以及時發(fā)現(xiàn)合同中出現(xiàn)的問題和錯誤,及時進(jìn)行解決,減少不必要的糾紛和損失的出現(xiàn).2.3.2.2合同執(zhí)行的審查.合同執(zhí)行的審查對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行審查.查看簽訂雙方是否是按照合同條款的規(guī)定進(jìn)行的交款和供貨.對物資驗(yàn)收執(zhí)行的情況進(jìn)行審查.對物資進(jìn)貨,入庫,發(fā)放的整個過程,都要進(jìn)行嚴(yán)密的驗(yàn)收和控制.不合格產(chǎn)品控制執(zhí)行情況的審查.一旦發(fā)現(xiàn)不合格的產(chǎn)品,要及時做好記錄工作,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施.對合同異義的處理一定要重視.合同履行的過程中會出現(xiàn)各種客觀的異義,必須及時按照規(guī)定程序進(jìn)行處理,盡可能地降低風(fēng)險.同

13、時,要注意保管好做過更改的信息資料.2.3.3采購風(fēng)險的控制要降低企業(yè)的采購風(fēng)險,最關(guān)鍵是要與供應(yīng)商之間建立并保持良好的合作關(guān)系.而且企業(yè)與供應(yīng)商聯(lián)盟還存在一個很大的好處,就是可以降低供應(yīng)的成本,并建立穩(wěn)定的原材料供應(yīng)渠道.而供求雙方建立良好的合作關(guān)系要做到以下兩點(diǎn):2.3.3.1要對供應(yīng)商進(jìn)行初步的考察.企業(yè)可實(shí)地核實(shí)對方公司規(guī)模,效率,考察對方公司員工的人數(shù),若只有一,二人的皮包公司則應(yīng)引起重視.必要時需成立一個供應(yīng)商評選小組,該小組一般由采購,質(zhì)管,技術(shù)三個部門所組成,對供應(yīng)商的質(zhì)量水平,交貨能力,價格水平,技術(shù)能力,服務(wù)態(tài)度等進(jìn)行調(diào)查和評選.2.3.3.2對所要采購的產(chǎn)品的質(zhì)量,產(chǎn)量,

14、用戶情況,價格,付款期,售后服務(wù)等情況進(jìn)行逐一測試或交流.形成聯(lián)盟后的雙方還可以共同來抵御市場風(fēng)險,最終實(shí)現(xiàn)雙贏的效果.2.4健全風(fēng)險控制系統(tǒng)2.4.1預(yù)警系統(tǒng)對風(fēng)險值較大的要素,企業(yè)通過預(yù)警系統(tǒng)來對其設(shè)定一個警戒值,進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)測,及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險征兆,做到更準(zhǔn)確的預(yù)報會存在的風(fēng)險.這個預(yù)警系統(tǒng)的運(yùn)用可以更好的幫助企業(yè)避免風(fēng)險.2.4.2應(yīng)急系統(tǒng)應(yīng)急系統(tǒng)是一旦風(fēng)險發(fā)生后,企業(yè)可以啟用的應(yīng)急措施.應(yīng)急系統(tǒng)一般采用備選方案的形式其作用是要對可能出現(xiàn)的風(fēng)險做好預(yù)先準(zhǔn)備,當(dāng)風(fēng)險發(fā)生后,企業(yè)會依據(jù)實(shí)際情況來選擇合適的應(yīng)急措施進(jìn)行實(shí)施,以便更好的及時補(bǔ)救,變被動為主動,使風(fēng)險損失最大程度的降到最低.3.結(jié)論采

15、購與供應(yīng)管理在企業(yè)中存在著巨大的作用,我們說采購時所遇到的風(fēng)險和防范也是企業(yè)經(jīng)營活動時所需的重要組成部分,所以企業(yè)對采購存在的風(fēng)險和防范也應(yīng)該加以重視.采購等各方面的流程企劃表面上情況會給工作的時效性帶來不便,但無規(guī)律不成方圓,工作制度的建立,采購流程作業(yè)的規(guī)范性,完善性會給日后的工作帶來眾多的便利.所以,采購前應(yīng)作出合理的流程企劃,無論對企業(yè)還是員工個人都會有好處.為了降低采購中的風(fēng)險,那么合同的簽訂這一部分起著關(guān)鍵性的作用,所以,在簽合同前,應(yīng)做到:認(rèn)真審查標(biāo)的物的名稱,注意合同價款的表述,注意合同的質(zhì)量條款,注意約定爭議管轄權(quán)條款.對于一個企業(yè)來說,資金的流通順暢是很重要的,所以,采購中規(guī)避庫存量過高也是重要的一項(xiàng):那么需做到如下:堅(jiān)持采購金額預(yù)算制,評估周轉(zhuǎn)天數(shù)是否超過標(biāo)準(zhǔn),由電腦報表中得知,避免部分物資周轉(zhuǎn)量大,周轉(zhuǎn)天數(shù)降低而疏忽對于庫存物資的處理,與營運(yùn)主管研究庫存卡之訂貨狀況是否合理,月底盤點(diǎn)前發(fā)現(xiàn)過多庫存應(yīng)與營運(yùn)主管研究退貨動作大幅降低庫存,對于一些銷售企業(yè),庫存過高,有很大比例是從促銷期過后留下來之品項(xiàng),采購應(yīng)與供應(yīng)商商聯(lián)系促銷結(jié)束后的退貨事宜,采購人員應(yīng)該了解是否因售價過高造成滯銷而庫存過高.最后需要明確的是,采購風(fēng)險是無法和絕