商務(wù)代表崗位管理規(guī)范和流程

1、1、 商務(wù)代表崗崗位要求1.1 每位商務(wù)代表須遵循國(guó)家法律法規(guī)及股份公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按GSPf理規(guī)范的要求開(kāi)展各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。1.2 每位商務(wù)代表必須熟悉所銷(xiāo)售品種的相關(guān)知識(shí)，了解國(guó)家相應(yīng)的政策法律法規(guī)，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)及發(fā)展趨勢(shì)。1.3 每位商務(wù)代表須與相關(guān)部門(mén)（采購(gòu)部、儲(chǔ)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部、醫(yī)院部等）保持良好溝通協(xié)作關(guān)系，了解整個(gè)業(yè)務(wù)流程的相關(guān)信息，保證工作質(zhì)量。1.4 每位商務(wù)代表應(yīng)熟悉了解所管轄區(qū)域客戶(hù)的情況，包括：信用額度、品種渠道、銷(xiāo)售價(jià)格、應(yīng)收帳款是否超期、正常進(jìn)貨量等，能有效審核并進(jìn)行合理銷(xiāo)售。1.5 每位商務(wù)代表應(yīng)嚴(yán)格遵守銷(xiāo)售協(xié)議中對(duì)產(chǎn)品銷(xiāo)售區(qū)域的規(guī)定，符合品種渠道的管理要求，不

2、得進(jìn)行跨區(qū)域銷(xiāo)售。2、 商務(wù)代表崗流程作業(yè)指導(dǎo)2.1 商務(wù)代表處理日常的銷(xiāo)售工作，當(dāng)商業(yè)客戶(hù)通過(guò)電話(huà)或傳真的方式訂貨時(shí)，首先應(yīng)在商務(wù)部訂貨記錄評(píng)審表（編號(hào)：GYGFB-07-R02中準(zhǔn)確記錄商業(yè)客戶(hù)名稱(chēng)、品種名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、到貨要求等，并對(duì)客戶(hù)銷(xiāo)售資格和定貨產(chǎn)品要求進(jìn)行審核。2.2 對(duì)于新增的商業(yè)客戶(hù)，對(duì)方必須提供其合法資格，蓋有公司原印章的藥品經(jīng)營(yíng)許可證復(fù)印件和工商部門(mén)頒發(fā)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。商務(wù)代表應(yīng)認(rèn)真審核其資信、法定資格及履行合同的能力，并填寫(xiě)顧客資料檔案卡，報(bào)部門(mén)經(jīng)理簽字。將簽字批準(zhǔn)的顧客資料檔案卡與客戶(hù)其它資料交質(zhì)量管理部經(jīng)理審核簽字后，在公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)中增加新客戶(hù)，方可開(kāi)始開(kāi)展正常

3、的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。（詳細(xì)步驟見(jiàn)“新增客戶(hù)/客戶(hù)資料變更流程圖”編號(hào)：GYGFC-SW-04-P0）12.3 商務(wù)代表應(yīng)在如下方面對(duì)客戶(hù)定貨產(chǎn)品要求進(jìn)行審核（見(jiàn)公司程序控制文件GYGFB-0升的規(guī)定）：客戶(hù)是否有超期應(yīng)收款、是否超商業(yè)客戶(hù)自身信用額度、是否超過(guò)公司對(duì)商務(wù)代表合同簽定的授權(quán)額、是否低于正常供貨價(jià)格、是否是客戶(hù)銷(xiāo)售的新增品種、公司是否有能夠滿(mǎn)足客戶(hù)要求的商品庫(kù)存。2.4 如為常規(guī)合同，商務(wù)代表可與商業(yè)客戶(hù)直接簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同，將簽訂的合同傳真至商業(yè)客戶(hù)，要求對(duì)方盡快審核確認(rèn)并蓋章簽字后傳真回我公司。2.5 如為特殊合同（客戶(hù)有超期應(yīng)收款、總應(yīng)收帳款超商業(yè)客戶(hù)信用額度、合同標(biāo)的超過(guò)公司對(duì)商務(wù)代表

4、授權(quán)額、低于正常供貨價(jià)格、品種為商業(yè)客戶(hù)新增銷(xiāo)售品種等）時(shí)，如仍然進(jìn)行銷(xiāo)售，應(yīng)向大區(qū)經(jīng)理解釋說(shuō)明，并報(bào)部門(mén)經(jīng)理簽字審核。低于正常價(jià)格和新增銷(xiāo)售品種的還需填寫(xiě)商業(yè)客戶(hù)變更申請(qǐng)表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R0）1，報(bào)經(jīng)理簽字審核。將批準(zhǔn)的購(gòu)銷(xiāo)合同傳給商業(yè)客戶(hù)，經(jīng)對(duì)方確認(rèn)簽字蓋章后傳回。2.6 商務(wù)代表將合同原件和商業(yè)客戶(hù)簽字蓋章后的傳真件一起交內(nèi)務(wù)組下定單出庫(kù)。2.7 對(duì)于由現(xiàn)款商業(yè)客戶(hù)轉(zhuǎn)為賒銷(xiāo)商業(yè)客戶(hù)商務(wù)代表也應(yīng)填寫(xiě)商業(yè)客戶(hù)變更申請(qǐng)表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R01,向大區(qū)經(jīng)理及經(jīng)理提交書(shū)面申請(qǐng)，審核批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。2.8 由于業(yè)務(wù)原因需要調(diào)整商業(yè)客戶(hù)信用額度的，商務(wù)代表應(yīng)填寫(xiě)商業(yè)客

5、戶(hù)資信額度申請(qǐng)表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R02,向大區(qū)經(jīng)理及經(jīng)理提交書(shū)面申請(qǐng)，審核批準(zhǔn)后方可調(diào)整。2.9 如遇到商業(yè)客戶(hù)名稱(chēng)、稅票資料、通訊地址、發(fā)貨地址、收貨電話(huà)和聯(lián)系人有變更的，商務(wù)代表需填寫(xiě)“客戶(hù)資料檔案卡”，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字后，交質(zhì)量管理部經(jīng)理審核簽字，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行資料變更。若客戶(hù)營(yíng)業(yè)執(zhí)照和許可證有變更的，需提供新的證照交質(zhì)量管理部備案。（詳細(xì)步驟見(jiàn)“新增客戶(hù)/客戶(hù)資料變更流程圖”編號(hào)：GYGFC-SW-04-P0）12.10 市內(nèi)商業(yè)客戶(hù)的發(fā)貨，商務(wù)代表應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)查詢(xún)貨物的到貨情況；外埠商業(yè)客戶(hù)的發(fā)貨，商務(wù)代表應(yīng)該在五個(gè)工作日內(nèi)查詢(xún)貨物的到貨情況（具體內(nèi)容包括是否與發(fā)貨品種

6、、規(guī)格、數(shù)量相符，到貨破損情況等）。2.11 商務(wù)代表應(yīng)在每日下班前認(rèn)真查詢(xún)商業(yè)客戶(hù)貨款的到帳情況，并且應(yīng)在貨款到帳2個(gè)工作日內(nèi)與公司財(cái)務(wù)部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行溝通勾對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)帳款，并勾對(duì)手工和電子帳本。2.12 商務(wù)代表在1個(gè)工作日內(nèi)將發(fā)貨情況通知外埠商務(wù)代表，以便外埠商務(wù)代表及時(shí)查詢(xún)到貨情況。2.13 商業(yè)客戶(hù)有退換貨要求，有必要時(shí)須與當(dāng)?shù)貜S家代表溝通，了解銷(xiāo)售情況，向大區(qū)經(jīng)理和經(jīng)理提出申請(qǐng)并經(jīng)同意批準(zhǔn)后，方可通知客戶(hù)將貨品退回，并填寫(xiě)藥品退貨通知單，必須填寫(xiě)退貨的商業(yè)單位名稱(chēng)、品規(guī)、產(chǎn)地、批號(hào)、效期、出庫(kù)時(shí)間、退貨理由、后續(xù)發(fā)票處理辦法等，經(jīng)大區(qū)經(jīng)理和經(jīng)理簽字后轉(zhuǎn)內(nèi)務(wù)部完成退換貨手續(xù)，從接到退

7、貨到完成不得超2個(gè)工作日（詳細(xì)流程見(jiàn)“商務(wù)部退貨作業(yè)流程圖”編號(hào)：GYGFC-SW-08-P01。2.14 商務(wù)代表應(yīng)負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的投標(biāo)工作，與廠家代表協(xié)調(diào)確定投標(biāo)授權(quán)單位，準(zhǔn)備招標(biāo)文件資料，將招標(biāo)授權(quán)書(shū)復(fù)印件交內(nèi)務(wù)部歸檔留存，并填寫(xiě)招標(biāo)備案記錄表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R1）5,保證在招標(biāo)期限內(nèi)有效完成招標(biāo)工作。2.15 商務(wù)代表在發(fā)貨次日簽領(lǐng)所管轄區(qū)域的增值稅票，并及時(shí)登記手工、電子帳本，核對(duì)品種名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總金額以及票面所有內(nèi)容，妥善保管。2.16 商務(wù)代表每月定期將所領(lǐng)用發(fā)票用特快專(zhuān)遞寄給商業(yè)客戶(hù)，要求地址、公司名稱(chēng)、收件人、聯(lián)系電話(huà)書(shū)寫(xiě)準(zhǔn)確清楚，并在商務(wù)部快件郵寄登

8、記簿（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R03上登記所寄發(fā)票號(hào)、特快專(zhuān)遞號(hào)，以方便對(duì)方查詢(xún)（對(duì)北京的商業(yè)客戶(hù)要求對(duì)方在簽收本上簽收）。2.17 商務(wù)代表每月初定期給自己負(fù)責(zé)的商業(yè)客戶(hù)傳真應(yīng)付貨款明細(xì)表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R04,若有出入及時(shí)核對(duì)清楚，保證不影響正?；乜睢?.18 與廠家商務(wù)代表、各區(qū)域銷(xiāo)售代表溝通，了解區(qū)域產(chǎn)品銷(xiāo)售情況、品種推廣情況、銷(xiāo)售人員的變化等，以預(yù)測(cè)銷(xiāo)售變化趨勢(shì)。2.19 定期有效拜訪(fǎng)商業(yè)客戶(hù)，拜訪(fǎng)當(dāng)?shù)貜S家代表和銷(xiāo)售代表，收集市場(chǎng)信息和商業(yè)客戶(hù)信息。3、 日常報(bào)告管理規(guī)范3.1 每位商務(wù)代表的工作計(jì)劃（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R05和費(fèi)用預(yù)算明細(xì)表（編號(hào)：

9、GYGFC-SW-04-R06（包括月、半年、全年）應(yīng)于每月25日下班前上交給本區(qū)域大區(qū)經(jīng)理。3.2 每位商務(wù)代表的差異分析報(bào)告（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R0刖費(fèi)用使用明細(xì)表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R08（包括月、半年、全年）應(yīng)于每月第三個(gè)工作日前上交給本區(qū)域大區(qū)經(jīng)理。3.3 每位商務(wù)代表需要臨時(shí)出差時(shí)應(yīng)于出差前24小時(shí)前將出差申請(qǐng)及費(fèi)用預(yù)算表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R09上交給部門(mén)經(jīng)理，需部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.4 每位商務(wù)代表出差返回必須于兩個(gè)工作日內(nèi)將出差隨訪(fǎng)報(bào)告（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R10交大區(qū)經(jīng)理，并將費(fèi)用使用明細(xì)表（編號(hào)：GYGFC-SW-0

10、4-R08（附酒店住房流水單）交給大區(qū)經(jīng)理及部門(mén)經(jīng)理處進(jìn)行審核批準(zhǔn)，否則不給予差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。3.5 每位商務(wù)代表在組織大型活動(dòng)時(shí)，包括舉行新品種的上市會(huì)活動(dòng)、產(chǎn)品推介會(huì)、區(qū)域內(nèi)商業(yè)客戶(hù)的答謝活動(dòng)等各項(xiàng)活動(dòng)需提前一周向部門(mén)經(jīng)理提交大型活動(dòng)費(fèi)用申請(qǐng)表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R11及費(fèi)用預(yù)算明細(xì)表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R06,待部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.6 每位商務(wù)代表在組織完大型活動(dòng)后，必須在二個(gè)工作日內(nèi)將活動(dòng)總結(jié)（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R）2及費(fèi)用使用明細(xì)表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R08上交給部門(mén)經(jīng)理，待部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行審核批準(zhǔn)后方可執(zhí)行報(bào)銷(xiāo)。3.7 商務(wù)部每位員工每月20-25日進(jìn)行當(dāng)月費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，必須認(rèn)真填寫(xiě)費(fèi)用費(fèi)用使用明細(xì)表（編號(hào)：GYGFC-SW-04-R08同時(shí)需在規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)背面簽字后，整齊貼在公司規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)單后面，及時(shí)上交到大區(qū)經(jīng)理及內(nèi)務(wù)組，須部門(mén)經(jīng)