現(xiàn)金管理系統(tǒng)的作用

1、一、 現(xiàn)金管理系統(tǒng)的作用現(xiàn)金管理系統(tǒng)處理日常出納業(yè)務(wù)，包括現(xiàn)金業(yè)務(wù)、銀行業(yè)務(wù)、票據(jù)管理及其相關(guān)報(bào)表、系統(tǒng)維護(hù)等內(nèi)容?，F(xiàn)金管理系統(tǒng)既可同總賬系統(tǒng)聯(lián)合起來使用，也可單獨(dú)提供給出納人員使用。二、 初始化與系統(tǒng)設(shè)置現(xiàn)金管理系統(tǒng)正式使用之前，首先要完成初始化工作。初始化就是將與現(xiàn)金管理系統(tǒng)有關(guān)的基礎(chǔ)資料及期初數(shù)據(jù)錄入或引入到系統(tǒng)內(nèi)，完成現(xiàn)金管理系統(tǒng)基礎(chǔ)資料的建立。初始化只需要進(jìn)行一次。初始化完成后，即可使用系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。1、科目及余額的引入現(xiàn)金管理系統(tǒng)沒有自己的一套科目，必須從總賬中引入現(xiàn)金、銀行科目。同時(shí)還需要從總帳中引入這些科目的余額?？颇考坝囝~的引入過程如下：科目引入：選擇編輯"從總賬

2、引入科目或單擊工具欄的【引入】。余額引入：選擇編輯"從總賬引入余額或單擊工具欄【余額】。企業(yè)未達(dá)賬企業(yè)未達(dá)賬2、期初未達(dá)賬數(shù)據(jù)錄入所謂未達(dá)賬項(xiàng)，就是結(jié)算憑證在企業(yè)與銀行之間（包括收付雙方的企業(yè)及雙方的開戶銀行）流轉(zhuǎn)時(shí)，一方已經(jīng)收到結(jié)算憑證作了銀行存款的收入或支出賬務(wù)處理，而另一方尚未收到結(jié)算憑證尚未入賬的賬項(xiàng)。歸納起來，未達(dá)賬項(xiàng)有四種類型：第一種是銀行已收，企業(yè)未收；第二種是銀行已付，企業(yè)未付；第三種是企業(yè)已收，銀行未收；第四種是企業(yè)已付，銀行未付。存在未達(dá)賬的情況下，企業(yè)銀行存款日記賬的余額和銀行對賬單的余額往往是不相等的。分別站在企業(yè)和銀行的立場，將未達(dá)賬項(xiàng)分別對銀行存款日記賬的

3、余額和銀行對賬單的余額進(jìn)行調(diào)整。具體調(diào)整方法如下：銀行存款日記賬的余額銀行已收，企業(yè)未收的金額銀行已付，企業(yè)未付的金額=調(diào)整后（企業(yè)賬面）余額；銀行對賬單的余額企業(yè)已收，銀行未收的金額企業(yè)已付，銀行未付的金額=調(diào)整后（銀行對賬單）余額。調(diào)整后兩者的余額相等，表明企業(yè)銀行存款賬實(shí)相符。l 企業(yè)未達(dá)賬：在初始數(shù)據(jù)錄入頁面點(diǎn)擊【企業(yè)未達(dá)賬】按鈕，進(jìn)入企業(yè)未達(dá)賬錄入頁面。如下圖示：其中：科目：具體銀行存款科目；日期：業(yè)務(wù)發(fā)生日期；摘要：該筆款項(xiàng)的說明；結(jié)算方式：可選，如果輸入，則必須同時(shí)輸入結(jié)算號；借方金額：銀行已付、企業(yè)未付金額；貸方金額：銀行已收、企業(yè)未收金額。l 銀行未達(dá)賬：在初始數(shù)據(jù)錄入頁面電

4、擊【銀行未達(dá)賬】按鈕，進(jìn)入企業(yè)未達(dá)賬錄入頁面。如下圖示：其中：科目：具體銀行存款科目；日期：業(yè)務(wù)發(fā)生日期；憑證字、憑證號：總帳中與該筆業(yè)務(wù)對應(yīng)的憑證字和憑證號；摘要：該筆款項(xiàng)的說明；結(jié)算方式：可選，如果輸入，則必須同時(shí)輸入結(jié)算號；對方科目：該筆業(yè)務(wù)對應(yīng)的對方科目；借方金額：企業(yè)已收、銀行未收金額；貸方金額：企業(yè)已付、銀行未付金額。l 平衡檢查未達(dá)賬輸入完成后，進(jìn)行平衡檢查，檢查所有的銀行存款科目的余額調(diào)節(jié)表是否都平衡，否則就給予相應(yīng)的提示。l 余額調(diào)節(jié)表點(diǎn)擊余額調(diào)節(jié)表按鈕，可查看余額調(diào)節(jié)表。3、結(jié)束初始化系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)輸入完成無誤后，可結(jié)束初始化，過程如下：1、設(shè)置系統(tǒng)啟用期間。1、進(jìn)入編輯菜單

5、，選擇結(jié)束初始化。電擊【確定】按鈕，完成初始化工作。系統(tǒng)初始化完成后，可反初始化，返回到初始化狀態(tài)，但如果系統(tǒng)已經(jīng)開始正式使用（開始日常操作，相關(guān)數(shù)據(jù)已經(jīng)錄入），則不允許反初始化。系統(tǒng)初始化只需要做一次，初始化完成后，即進(jìn)入正常運(yùn)行狀態(tài)。4、系統(tǒng)設(shè)置在K/3主控臺中，選擇系統(tǒng)設(shè)置"系統(tǒng)設(shè)置"現(xiàn)金管理"系統(tǒng)參數(shù)?！跋到y(tǒng)參數(shù)”界面中，包含 “系統(tǒng)”、“總賬”和“現(xiàn)金管理”三個(gè)標(biāo)簽頁，顯示建立賬套時(shí)設(shè)置的系統(tǒng)參數(shù)、會(huì)計(jì)期間以及進(jìn)行賬套操作時(shí)的相關(guān)選項(xiàng)等，下面對這些內(nèi)容作具體說明。l 系統(tǒng)“系統(tǒng)”標(biāo)簽頁中，有公司名稱、地址、電話等內(nèi)容，<地址>和<電話&

6、gt;是非必錄項(xiàng)?？蓪ζ湫薷?。公司名稱會(huì)在系統(tǒng)狀態(tài)欄中顯示出來。l 總賬本頁顯示的數(shù)據(jù)只供查看，不能修改。l 現(xiàn)金管理“現(xiàn)金管理”標(biāo)簽頁中，提供了現(xiàn)金管理系統(tǒng)的各種控制參數(shù)，主要參數(shù)含義如下：結(jié)賬與總賬期間同步：如果選擇，則總賬必須在現(xiàn)金管理系統(tǒng)結(jié)賬后方可結(jié)賬，否則不管現(xiàn)金管理系統(tǒng)是否結(jié)帳，總帳均可結(jié)帳。其他參數(shù)：可供查看，不要修改。三、 日常操作以下按照系統(tǒng)的功能順序，分別進(jìn)行說明。1、 總帳數(shù)據(jù)總賬數(shù)據(jù)模塊處理的是現(xiàn)金管理系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系，并與總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比。l 復(fù)核記帳復(fù)核記賬是指出納人員對總賬的現(xiàn)金和銀行存款憑證進(jìn)行復(fù)核登賬的過程，按現(xiàn)金或銀行存款科目分別登到現(xiàn)金或銀行

7、日記賬中。進(jìn)入復(fù)核記帳：【現(xiàn)金管理】【總帳數(shù)據(jù)】【復(fù)核記帳】。進(jìn)入后，首先選擇會(huì)計(jì)期間和需要登帳的會(huì)計(jì)科目，如下圖示：【確定】后，進(jìn)入登帳頁面，如下圖示：登帳選擇欲登帳的憑證，點(diǎn)擊【登帳】按鈕，完成該憑證登帳處理。登帳后，在總帳管理中查詢該憑證，登帳人會(huì)出現(xiàn)在出納位置上?？煞謩e選擇不同的科目進(jìn)行登帳。l 引入日記賬即直接從總帳憑證中，引入現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬。操作如下：選擇現(xiàn)金和銀行存款，分別引入。引入日記帳免去了登帳過程，但出納信息不會(huì)反映在憑證上。l 與總帳對賬與總賬對賬是指現(xiàn)金管理系統(tǒng)中的現(xiàn)金、銀行存款日記賬與總賬中的日記賬進(jìn)行核對。以保證現(xiàn)金管理系統(tǒng)的日記賬和總賬登賬的一致性。進(jìn)入與

8、總帳對帳：【現(xiàn)金管理】【總帳數(shù)據(jù)】【與總帳對帳】，選擇需對帳的科目，即進(jìn)行對帳，不一致的數(shù)據(jù)會(huì)以紅字顯示出來。如下圖示。2、 現(xiàn)金現(xiàn)金模塊涉及現(xiàn)金部分的各種業(yè)務(wù)管理，包括：現(xiàn)金日記賬、庫存現(xiàn)金盤點(diǎn)、現(xiàn)金對賬、現(xiàn)金日報(bào)表等。l 現(xiàn)金日記帳在K/3主控臺中，選擇現(xiàn)金管理"現(xiàn)金"現(xiàn)金日記賬，進(jìn)入該處理過程。首先選擇顯示條件，然后進(jìn)入現(xiàn)金日記帳頁面。如下圖示：另外，現(xiàn)金日記帳提供修改、刪除等功能，可根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚怼 現(xiàn)金盤點(diǎn)單現(xiàn)金盤點(diǎn)單是指出納人員每天業(yè)務(wù)終了以后，對現(xiàn)金進(jìn)行盤點(diǎn)的結(jié)果。選擇現(xiàn)金管理"現(xiàn)金"現(xiàn)金日記賬，進(jìn)入現(xiàn)金盤點(diǎn)表處理頁面。手工錄入盤

9、點(diǎn)表，并可對盤點(diǎn)表進(jìn)行修改、刪除、查詢等操作。l 現(xiàn)金對帳選擇現(xiàn)金管理"現(xiàn)金"現(xiàn)金對帳，選擇對帳的現(xiàn)金科目，對帳方式，即進(jìn)入對帳頁面，如下圖所示。l 現(xiàn)金日報(bào)表選擇現(xiàn)金管理"現(xiàn)金"現(xiàn)金日報(bào)表，選擇日期及相關(guān)參數(shù)，即顯示現(xiàn)金日報(bào)表，如下圖所示。3、 銀行存款主要包括各種銀行業(yè)務(wù)，如：銀行日記賬記賬，銀行對賬單，銀行存款對賬，余額調(diào)節(jié)表，銀行存款日報(bào)表等。l 銀行存款日記帳銀行存款日記賬的增加有三種方法：a、直接從總賬引入銀行存款類憑證記錄；b、通過復(fù)核記賬的方式逐筆或選擇批量登記日記賬；c、直接逐筆新增日記賬。銀行存款日記帳的增加方式與現(xiàn)金日記帳類似，可參

10、考現(xiàn)金日記帳部分操作，此處不再贅述。l 銀行對帳單銀行對帳單的輸入有兩種方式：從文件引入、手工輸入。選擇現(xiàn)金管理"銀行存款"銀行對帳單，即進(jìn)入銀行對帳單處理窗口，如下圖所示：銀行對帳單的引入：如果銀行提供對帳單文件，可通過定義相應(yīng)的對應(yīng)關(guān)系，從文件中直接引入數(shù)據(jù)，以減少對帳單數(shù)據(jù)錄入的工作量。引入對帳單，對對帳單的格式有一定要求，要求對帳單為文本文件。在引入前還需要對該文件中的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行定義。銀行對帳單引入格式的定義過程比較復(fù)雜，可參考K/3聯(lián)機(jī)參考手冊進(jìn)行設(shè)置。銀行對帳單手工輸入：銀行對帳單手工輸入過程比較簡單，但當(dāng)銀行業(yè)務(wù)比較多時(shí)，輸入工作量比較大。在條件允許的情況下

11、，盡量采用引入的方式處理。l 銀行存款對帳銀行存款對帳，即將銀行存款日記帳與銀行存款對帳單進(jìn)行核對，找出未達(dá)帳，最終產(chǎn)生余額調(diào)節(jié)表。單擊【對賬設(shè)置】或選擇編輯>對賬設(shè)置，進(jìn)入“銀行存款對賬設(shè)置”界面。如下圖所示：其中上部分為銀行對帳單數(shù)據(jù)，下部分為銀行存款日記帳數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供了自動(dòng)對帳和手工對帳兩種對帳方式。在自動(dòng)對帳方式下，可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置對帳條件，增加對帳的自動(dòng)程度，以減少工作量。對帳方式設(shè)置窗口，如下圖示：具體的操作過程，可參考窗口提示進(jìn)行?；騾⒖棘F(xiàn)金管理系統(tǒng)聯(lián)機(jī)手冊。l 余額調(diào)節(jié)表在銀行對帳單輸入完成后，余額調(diào)節(jié)表是自動(dòng)產(chǎn)生的，不需要再進(jìn)行其他處理。選擇現(xiàn)金管理"銀行

12、存款"余額調(diào)節(jié)表，選擇銀行科目及會(huì)計(jì)期間，即進(jìn)入銀行調(diào)節(jié)表顯示窗口，如下圖所示：l 長期未達(dá)帳長期未達(dá)賬分為企業(yè)未達(dá)賬和銀行未達(dá)賬，凡是上月末存在的未達(dá)賬全部形成本月的長期未達(dá)賬。企業(yè)未達(dá)賬是根據(jù)未勾對的銀行對賬單自動(dòng)生成；銀行未達(dá)賬是根據(jù)未勾對的銀行存款日記賬自動(dòng)生成。出納人員對長期未達(dá)賬應(yīng)及時(shí)查明原因，通過作賬或催款等形式，及早消除未達(dá)賬項(xiàng)。l 銀行存款日報(bào)表提供銀行存款日報(bào)表查詢功能。l 銀行對帳日報(bào)表提供銀行對帳日報(bào)表查詢功能。為產(chǎn)生銀行存款日報(bào)表，需要及時(shí)將銀行對帳單輸入系統(tǒng)。4、 報(bào)表系統(tǒng)提供資金寸頭表及到期預(yù)警表查詢功能。報(bào)表操作比較簡單，可根據(jù)提示進(jìn)行。5、 憑證管理

13、為了方便查詢在現(xiàn)金管理系統(tǒng)生成的憑證，現(xiàn)金管理系統(tǒng)中提供會(huì)計(jì)憑證序時(shí)簿，可對現(xiàn)金管理系統(tǒng)生成的憑證進(jìn)行查看、修改、審核等操作。具體功能包括：憑證過濾、憑證修改、憑證查找、憑證審核、憑證刪除等。 在K/3主控臺中，選擇財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)"現(xiàn)金管理"憑證管理"會(huì)計(jì)憑證序時(shí)簿，進(jìn)入“憑證序時(shí)簿”界面，在該界面，可以進(jìn)行上述的所有操作。本部分功能類似與總帳中的憑證處理，只是所處理的憑證是由現(xiàn)金管理系統(tǒng)產(chǎn)生，不能處理其他系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證。企業(yè)公司涉及現(xiàn)金的憑證都是通過其他系統(tǒng)產(chǎn)生的，如：收付款憑證由結(jié)算中心產(chǎn)生，現(xiàn)金憑證直接在總帳中產(chǎn)生。故可暫時(shí)不考慮此部分功能。6、 期末處

14、理為了總結(jié)會(huì)計(jì)期間（如月度和年度）資金的經(jīng)營活動(dòng)情況，必須定期進(jìn)行結(jié)賬。進(jìn)入現(xiàn)金管理系統(tǒng)后，單擊【期末處理】，進(jìn)入期末處理模塊，在該模塊中單擊【期末結(jié)賬】進(jìn)入該處理過程。會(huì)計(jì)期末結(jié)賬，結(jié)出本會(huì)計(jì)期間借，貸發(fā)生額，期末余額，并將其結(jié)轉(zhuǎn)到下期會(huì)計(jì)期間。單擊【開始】，將自動(dòng)結(jié)賬。本系統(tǒng)同時(shí)提供反結(jié)賬功能，但只有系統(tǒng)管理員組的成員才有權(quán)力進(jìn)行此操作?！窘Y(jié)轉(zhuǎn)未達(dá)賬】在此是指把本期（包括以前期間轉(zhuǎn)為本期）未勾對的銀行存款日記賬和未勾對的銀行對賬單結(jié)轉(zhuǎn)到下一期。注意事項(xiàng)         結(jié)轉(zhuǎn)未達(dá)賬的選項(xiàng)必須打上標(biāo)志，否則將造成下期余額調(diào)節(jié)表不能平衡。執(zhí)行期末結(jié)賬后，當(dāng)前會(huì)計(jì)期間的現(xiàn)金日記賬、現(xiàn)金盤點(diǎn)單、銀行存款日記賬、銀行對賬單的數(shù)據(jù)將不能再進(jìn)行修改。因此在結(jié)賬之前應(yīng)確保當(dāng)前會(huì)計(jì)期間的所有業(yè)務(wù)已正確處理完畢。警   告             進(jìn)行反結(jié)賬時(shí)，上期結(jié)轉(zhuǎn)的銀行存款日記賬、銀行對賬單以及與這些紀(jì)錄進(jìn)行勾對的銀行存款日記賬、銀行對賬單的勾對標(biāo)志將被