物資采購(gòu)檔案管理辦法

1、物資采購(gòu)檔案管理辦法一、目的：為加強(qiáng)XXXXX物資采購(gòu)檔案管理工作，更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，特制定本管理辦法。二、適用范圍：河南XXXXX實(shí)業(yè)有限公司內(nèi)部所有自購(gòu)類物資。三、職責(zé)：我公司項(xiàng)目建設(shè)階段和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中凡涉及物資采購(gòu)活動(dòng)所形成的各種書(shū)面材料都應(yīng)立卷歸檔，該項(xiàng)工作由供銷部計(jì)劃統(tǒng)計(jì)員、合同管理員和倉(cāng)庫(kù)班長(zhǎng)分別按照工作職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理并及時(shí)進(jìn)行歸檔。四、基本要求：（一）歸檔的檔案資料必須保持完整性和成套性。（二）歸檔的檔案資料必須準(zhǔn)確地反映物資采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。（三）歸檔的檔案資料必須符合其形成規(guī)律，保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系。五、歸檔范圍：（一）材料計(jì)劃方面：分廠上報(bào)的原始

2、計(jì)劃（包括月度計(jì)劃、季度計(jì)劃、年度計(jì)劃、緊急計(jì)劃）、供銷部匯總整理上報(bào)的計(jì)劃；（二）招議標(biāo)方面：入圍供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、招議標(biāo)申請(qǐng)表、市場(chǎng)考察或調(diào)研報(bào)告、供應(yīng)商資質(zhì)、評(píng)委聯(lián)簽單、招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)委投票單、現(xiàn)場(chǎng)澄清表（商務(wù)澄清、技術(shù)澄清）、招議標(biāo)結(jié)果審批表、會(huì)談紀(jì)要、技術(shù)協(xié)議等資料；（三）合同方面：合同會(huì)審會(huì)簽單、合同正本、補(bǔ)充協(xié)議等；（四）到貨驗(yàn)收方面：到貨驗(yàn)收單據(jù)、產(chǎn)品合格證、材質(zhì)單、鑒定報(bào)告、產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)等資料；（五）入庫(kù)管理方面：入庫(kù)單據(jù)等資料；（六）出庫(kù)管理方面：出庫(kù)單據(jù)等資料；（七）來(lái)往電傳等其他方面的檔案資料。（八）每份合同需填寫(xiě)合同歸檔附件明細(xì)表（見(jiàn)附件2和附件3），記錄具體歸檔資料內(nèi)容，

3、連同合同資料一并歸檔。六、物資采購(gòu)檔案的保管：（一）檔案的保管要求 1合同簽訂結(jié)束后，物資采購(gòu)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔并存放于檔案室。 2存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。 3要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作，做到賬、物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。 4檔案庫(kù)房的一般要求：保存檔案必須有專門的檔案室，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。（二）檔案保管期限 1一般性采購(gòu)檔案，保管期限不低于10年。 2較為重要的采購(gòu)檔案，保管期限不低于30年。 3特別重要的采

4、購(gòu)檔案，應(yīng)永久保管。（三）檔案統(tǒng)計(jì) 1檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。 2檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)，檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。七、檔案管理現(xiàn)代化：（一）公司物資采購(gòu)檔案管理現(xiàn)代化是公司現(xiàn)代化管理的組成部分，列入公司現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮。（二）物資采購(gòu)檔案管理要逐步采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案檢查、匯編、打印、統(tǒng)計(jì)編目等現(xiàn)代化。（三）對(duì)所有已簽訂合同進(jìn)行分類并編號(hào)，保證一份合同只有一個(gè)編號(hào)，并建立健全的合同管理臺(tái)賬（見(jiàn)附件4），便于合同的檢索。八、檔案的借閱：（一）物資采購(gòu)檔案的借閱必須履行審批手續(xù)，經(jīng)主分管領(lǐng)導(dǎo)

5、批準(zhǔn)并登記后方可借閱，否則，檔案管理人員應(yīng)拒絕提供檔案。（二）物資采購(gòu)檔案資料如僅有一份，只準(zhǔn)在檔案室查閱，不得外借。也可將原件復(fù)印，借閱人員只可借閱復(fù)印件，資料原件應(yīng)妥善保管。（三）閱覽或借閱物資采購(gòu)檔案資料人員，不得轉(zhuǎn)借、涂改、翻印、毀壞檔案資料，因違反規(guī)定給公司造成損失的，按中華人民共和國(guó)檔案法追究法律責(zé)任。九、檔案的保密：（一）借閱人在檔案室或供銷部查閱物資采購(gòu)檔案時(shí)，檔案管理人員必須在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)看。借閱人不得超審批范圍查閱。（二）檔案借閱人必須妥善保管所借檔案資料，嚴(yán)格按照審批范圍閱覽，不得轉(zhuǎn)借他人和其它單位。（三）未經(jīng)允許不得擅自復(fù)印。（四）借出的檔案資料必須按規(guī)定時(shí)間歸還。（五）職工

6、辦理退休、調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)，必須歸還所有借閱資料。未能出具檔案室清還檔案資料證明的，人力資源部門不予辦理相關(guān)手續(xù)。十、考核：（一）對(duì)于檔案借閱期間丟失資料、文件的，每份罰款200元；物資采購(gòu)檔案資料借閱人故意或因保管不善造成泄密的，視情節(jié)和造成的損失大小，給予至少200元的罰款，同時(shí)還可給予相應(yīng)的行政處分，觸犯法律的將依法追究責(zé)任。（二）違反檔案保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人100-1000元的罰款；丟失檔案資料者，從重處罰。與他人和其它單位串通竊取企業(yè)機(jī)密、給企業(yè)造成損失的，除對(duì)責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰和行政處罰外，還可依情節(jié)追究其法律責(zé)任。（三）罰款時(shí)，由檔案主管部門出具罰款單，責(zé)任人以現(xiàn)金形式到財(cái)

7、務(wù)部繳納罰款（財(cái)務(wù)部開(kāi)具收據(jù)），并將收據(jù)復(fù)印件上交紀(jì)檢部門。十一、附 則：（一）本辦法歸解釋權(quán)歸河南XXXXX實(shí)業(yè)有限公司。（二）本辦法如與集團(tuán)公司規(guī)定出現(xiàn)不符的以集團(tuán)公司辦法為準(zhǔn)，物資采購(gòu)和營(yíng)銷合同可根據(jù)集團(tuán)公司規(guī)定和本辦法制定專用管理辦法，其它的以本辦法為準(zhǔn)。（三）本辦法自下發(fā)之日起開(kāi)始實(shí)施。附件 1.（比價(jià)）合同歸檔資料明細(xì)表 2.（招議標(biāo)）合同歸檔資料明細(xì)表 3. 物資采購(gòu)合同管理臺(tái)帳附件1： （比價(jià)）合同歸檔附件明細(xì)表合同編號(hào)比價(jià) 其他標(biāo)的物供應(yīng)商合同價(jià)（元）合 同 附 件 情 況序號(hào)附 件 名 稱歸檔情況（份數(shù)）備注1合同會(huì)簽單2商務(wù)合同正本3物資需求計(jì)劃龍宇國(guó)貿(mào)批復(fù)4物資采購(gòu)申請(qǐng)5詢價(jià)單（按實(shí)際詢價(jià)供應(yīng)商存檔）6比價(jià)結(jié)果審批表備注歸檔審核意見(jiàn)（簽字） 經(jīng)辦人： 附件2： （招議標(biāo)）合同歸檔附件明細(xì)表合同編號(hào)招標(biāo) 議價(jià) 其他標(biāo)的物供應(yīng)商合同價(jià)（元）合 同 附 件 情 況序號(hào)附 件 名 稱歸檔情況（份數(shù)）備注1合同會(huì)簽單2商務(wù)合同正本3技術(shù)協(xié)議及附件如無(wú)則打“”4物資需求計(jì)劃龍宇國(guó)貿(mào)批復(fù)5供應(yīng)商入圍推薦表、資質(zhì)審查表7招議標(biāo)申請(qǐng)表8評(píng)委簽到表9廠商報(bào)價(jià)、商務(wù)澄清、技術(shù)澄清按實(shí)際參標(biāo)供應(yīng)商存檔10評(píng)委投票單11