會計檔案保管期限延長問題分析

1、個人收集整理勿做商業(yè)用途1 / 5會計檔案保管期限延長問題分析-會計會計檔案保管期限延長問題分析柯燕萍摘要：由于機關(guān)事業(yè)單位執(zhí)行的是預算會計類型， 且不屬于經(jīng)濟單位從而 缺乏成本核算意識，從而隨著會計憑證、會計賬簿管理期限的延長，便能為財務(wù) 審計提供更加廣闊的歷史視野，來強化對單位負責人的財務(wù)監(jiān)督力度。隨著新辦 法的實施，需要著力開展：結(jié)合單位事項來認識制度變遷、 基于項目制破解人員 接續(xù)問題、確保線上線下會計信息的閉合、制度創(chuàng)新來強化會計檔案保管等四項 工作。關(guān)鍵詞：會計檔案；期限；問題；對策隨著會計檔案管理辦法在 20162016 年 1 1 月 1 1 日的執(zhí)行，針對會計檔案 保管的期限

2、就分為了永久和定期這兩大類。 其中，關(guān)于會計憑證、會計賬簿的管 理期限延長至 3030 年。盡管這只是對會計制度的一種調(diào)整，但會計為社會經(jīng)濟服 務(wù)，所以這一會計制度的調(diào)整也必將促進我國市場經(jīng)濟體制的不斷完善。將視角聚焦于機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理。由于機關(guān)事業(yè)單位執(zhí)行的是預算會計類型， 且不屬于經(jīng)濟單位從而缺乏成本核算意識， 從而隨著會計憑證、 會計賬簿管理期 限的延長，便能為財務(wù)審計提供更加廣闊的歷史視野，來強化對單位負責人的財 務(wù)監(jiān)督力度。然而，隨著會計檔案管理辦法的出臺，也促使機關(guān)事業(yè)單位的會計 檔案管理機制需發(fā)生調(diào)整。為此，本文將著重探討會計檔案保管期限延長后應(yīng)注 意的問題。一、背景資料

3、為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局對原會計檔案管理辦法（財會字199819983232 號，以下簡稱原管理 辦法 ）個人收集整理勿做商業(yè)用途2 / 5進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第 7979 號發(fā)布了新的會計檔案 管理辦法 （以下簡稱新管理辦法），將于 20162016 年 1 1 月 1 1 日起施行。新管 理辦法肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、 歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。新管理辦法明確將檔案納入會計檔案 范圍，將大力推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息新管理

4、辦法共 3131 條，與原管理辦法 相比，主要作了以下調(diào)整：一是完善了會計檔案的定義和范圍。 二是增加并明確 了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移 交的期限。二、問題的提出（一）檔案人員的接續(xù)問題在機關(guān)事業(yè)單位檔案部門工作常態(tài)下，如何解決檔案人員的接續(xù)問題應(yīng)得 到單位管理層的足夠重視。所謂“接續(xù)”可以理解為，在期限延長之后針對會計 檔案的保管，如何建立梯度的接班機制。眾所周知，會計檔案因其所具有的保密 性需要選派專人保管，那么在建立接班機制時就需要考慮到適合的人選，以及該

5、人選是否在今后離開單位。特別在涉及到機關(guān)事業(yè)單位財政體制改造工作中，解 決檔案人員接續(xù)問題則顯得更為緊迫。若是未能建立這種接班機制，將無法確保 會計檔案錄入的有序開展。（二）會計檔案的承載問題個人收集整理勿做商業(yè)用途3 / 5會計檔案的承載問題主要指向，以怎樣的形式來記載會計檔案中的信息。需要強調(diào)的是，隨著會計檔案保管期限的延長，有效的信息記載和搜索途徑則成 為單位管理層需要著手解決的問題。 根據(jù)現(xiàn)有的經(jīng)驗可知， 會計檔案的承載手段 主要包括：紙質(zhì)和電子版等兩種類型。在會計電算化工作模式下，會計電子檔案 構(gòu)成了支撐檔案保管期限延長的主體。 但這里也需要解決一個問題，那就是線下（紙質(zhì)）和線上（電

6、子版）會計檔案信息之間的閉合問題。（三）檔案保管的組織問題會計檔案管理的組織問題表現(xiàn)在，以怎樣的組織架構(gòu)來適應(yīng)會計檔案保管 期限延長這一制度安排。從現(xiàn)有的組織管理辦法中可知，會計檔案保管工作并入 到了會計管理工作之中。但隨著會計檔案保管期限的延長，確保檔案管理的連續(xù) 性、檔案信息錄入的有序性等，都需要從專門的視角來面對。可見，當前這一問 題也需要得到足夠的重視。三、對策（一）結(jié)合單位事項來認識制度變遷會計檔案管理辦法在 20162016 年 1 1 月 1 1 日執(zhí)行，目前各機關(guān)事業(yè)單位 正處于學習和自我工作調(diào)整階段。這里筆者需要指出，單純學習辦法的實施 綱要，并無法促使單位管理層、檔案部門能

7、深入解決自我工作調(diào)整問題。為此， 需要結(jié)合單位的具體事項在問題導向下，來促使傳統(tǒng)會計檔案保管工作得到合理 調(diào)整。本文以加強責任人財務(wù)監(jiān)督為例來進行主題討論，那么作為檔案管理部門就需要針對預算資金的有效監(jiān)管來從組織管理、人員配置等方面來適應(yīng)辦法 所規(guī)定的各項要求。（二）基于項目制破解人員接續(xù)問題個人收集整理勿做商業(yè)用途4 / 5針對會計檔案管理的永久和定期要求，若是以人員接班制度來解決期限的 延長問題，或許并無法根本保證會計檔案資料的有序錄入。為此，這里提出了基于項目制來破解人員的接續(xù)問題。 即在會計檔案管理的項目小組中，建立人員年 齡結(jié)構(gòu)上的層次性，以及構(gòu)建“核心人員、輔助人員”的人事安排，這

8、樣就能在 團隊的力量下，破解個人因內(nèi)外因素而導致的不穩(wěn)定問題。 而且，在這樣的團隊 中因人員之間在年齡結(jié)構(gòu)上存在梯度，所以也能解決檔案人員的接續(xù)問題。（三）確保線上線下會計信息的閉合在舊的會計檔案保管制度下，仍需確保線上線下會計信息的閉合， 而隨著 會計檔案保管期限的延長使得會計信息的錄入量顯著增加，就促使建立線上線下之間的閉合態(tài)勢更為關(guān)鍵。確保二者之間信息的閉合，仍需要從崗位意識和崗位 能力建設(shè)上下工夫。若是會計檔案管理執(zhí)行項目制之后，確保會計信息的閉合則 可以通過增強信息復核機制來實現(xiàn)。（四）制度創(chuàng)新來強化會計檔案保管會計檔案信息不僅對于機關(guān)職業(yè)單位的財務(wù)審計起到支撐作用，還在機關(guān)事業(yè)單位中的反腐倡廉工作中發(fā)揮著重要作用。因此，隨著會計檔案管理期限的延長，單位應(yīng)設(shè)立專門的紀律職能部門來指導和監(jiān)督會計檔案保管工作。四、小結(jié)本文認為，隨著會計檔案保管期限的延長，需要從：結(jié)合企業(yè)事項來認識 制度變遷、基于項目制破解人員接續(xù)問題、確保線上線下會計信息的閉合、設(shè)立 部門來強化會計檔案保管等四個方面來對傳統(tǒng)會計檔案保管工作進行優(yōu)化。參考文獻：11周敬堂對會計檔案保管期限偏短問題的探討J.J.云南檔案,2011,2011,（1111）. .個人收集整理勿