加快晉煤集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)探討

1、加快晉煤集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)探討 晉城金駒集團(tuán)辦公室 馬晉東摘 要 本文在解釋企業(yè)財(cái)務(wù)信息化涵義的基礎(chǔ)上，對(duì)晉煤集團(tuán)加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要達(dá)到的目的進(jìn)行了描述，并據(jù)此對(duì)晉煤集團(tuán)進(jìn)一步加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作提出了建議。關(guān)鍵詞 企業(yè) 財(cái)務(wù)信息化 建設(shè) 探討晉城無(wú)煙煤礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱晉煤集團(tuán)）作為主要進(jìn)行煤炭生產(chǎn)的傳統(tǒng)制造企業(yè)，在新世紀(jì)確立了“煤、氣、電、化”綜合發(fā)展，建設(shè)環(huán)保型綠色礦山的發(fā)展方向。為了適應(yīng)這個(gè)發(fā)展方向，晉煤集團(tuán)在確立發(fā)展戰(zhàn)略、深化企業(yè)改革等方面采取許多積極措施的同時(shí)，必須大力加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。1 什么是企業(yè)財(cái)務(wù)信息化通俗地講，企業(yè)財(cái)務(wù)信息化就是通過(guò)信息化

2、手段實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)的運(yùn)作、管理和控制。具體地講，企業(yè)財(cái)務(wù)信息化主要有以下三個(gè)層面：1.1 第一個(gè)層面財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息化。即把庫(kù)存信息、銷售憑證、費(fèi)用憑證、采購(gòu)憑證等都以一定的數(shù)據(jù)格式錄入到計(jì)算機(jī)里，以數(shù)字的形式保存起來(lái)，以備隨時(shí)查詢。因此，它也可以被稱作為“數(shù)字化”的過(guò)程。1.2 第二個(gè)層面財(cái)務(wù)流程的信息化。即把企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的一些財(cái)務(wù)運(yùn)作和管理流程以軟件程序的方式固化下來(lái)，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規(guī)范高效，以減少財(cái)務(wù)管理中的人為控制和“拍腦袋”的管理行為。1.3 第三個(gè)層面財(cái)務(wù)決策的信息化。即通過(guò)對(duì)那些電子化的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的加工處理，運(yùn)用一定的計(jì)算機(jī)模型，分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，

3、找到原因，提出解決辦法，從而加強(qiáng)對(duì)整個(gè)企業(yè)的管理和控制。2 晉煤集團(tuán)加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要達(dá)到的目的勿庸諱言，晉煤集團(tuán)作為國(guó)有獨(dú)資企業(yè)，其內(nèi)部管理仍很粗放，在成本、資金、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售和庫(kù)存等重要生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，還有許多管理上的漏洞，與國(guó)際水平還有很大差距。加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)正是為了幫助我們通過(guò)采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，加強(qiáng)管理和控制，彌補(bǔ)管理不足，減少管理漏洞，提升管理水平，降低管理成本，提高企業(yè)效率，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力。具體地講，就是要通過(guò)加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，在晉煤集團(tuán)中使財(cái)務(wù)管理真正成為企業(yè)管理的核心。我們說(shuō)財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的核心，是因?yàn)樗钅荏w現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理精準(zhǔn)

4、、實(shí)效的要求。企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中所有環(huán)節(jié)的人財(cái)物變化都可以通過(guò)財(cái)務(wù)績(jī)效體現(xiàn)出來(lái)。但要達(dá)此要求，必須滿足以下三個(gè)條件，即：一是企業(yè)運(yùn)作的所有環(huán)節(jié)必須與財(cái)務(wù)是緊密聯(lián)系的；二是企業(yè)運(yùn)作的所有過(guò)程狀態(tài)必須實(shí)時(shí)反映到財(cái)務(wù)上；三是財(cái)務(wù)結(jié)果必須盡快反饋到企業(yè)各級(jí)管理者，使其能夠迅速反應(yīng)，改善業(yè)務(wù)或管理，提高績(jī)效。要滿足這樣的條件，必須有信息化手段的支撐，否則是不可想象的。晉煤集團(tuán)有許多下屬單位，將來(lái)會(huì)改造成不同級(jí)別的分公司、子公司，如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，那就仍會(huì)象現(xiàn)在一樣，各個(gè)單位的情況只能靠層層的數(shù)據(jù)上報(bào)，然后匯總，最后才能形成整個(gè)晉煤集團(tuán)的合并報(bào)表。在這樣的企業(yè)系統(tǒng)中，產(chǎn)、供、銷等各個(gè)環(huán)節(jié)都和

5、財(cái)務(wù)是隔離的，他們的各種作業(yè)都是先在自己的部門內(nèi)流轉(zhuǎn)，最后才反映到財(cái)務(wù)的帳目上，財(cái)務(wù)只起記帳、核算的作用，是個(gè)“事后諸葛亮”，不僅沒(méi)有相應(yīng)的適時(shí)財(cái)務(wù)分析監(jiān)督，而且核算時(shí)間長(zhǎng)，且準(zhǔn)確度差，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足晉煤集團(tuán)的發(fā)展要求。加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，會(huì)給晉煤集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)重大的變化，主要表現(xiàn)在：2.1 準(zhǔn)確的成本核算準(zhǔn)確的成本核算是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)和重中之重。晉煤集團(tuán)現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的成本核算是模糊的、事后的，是先有銷售、再有成本。成本只能在每個(gè)月的月末結(jié)帳時(shí)才能算清楚，而且是混在一起的大成本，難以細(xì)分。這樣從整體和長(zhǎng)遠(yuǎn)看沒(méi)問(wèn)題，但卻使得業(yè)務(wù)決策者完全是憑感覺(jué)在決斷，得不到準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持

6、。實(shí)行企業(yè)信息化后，通過(guò)信息技術(shù)手段，不僅能夠了解生產(chǎn)、庫(kù)存、銷售等全部過(guò)程，而且能伴隨著它們的每一項(xiàng)作業(yè)，都有相應(yīng)的反應(yīng)，同時(shí)可以監(jiān)控。這種信息的通暢、透明，能真正保障成本的準(zhǔn)確和實(shí)時(shí)核算，也才能真正杜絕“客觀造假”的隱患。2.2 有效的風(fēng)險(xiǎn)防范實(shí)施信息化后的財(cái)務(wù)管理，要能夠?qū)Ξa(chǎn)品售價(jià)和成本的變化做出實(shí)時(shí)的監(jiān)控，對(duì)市場(chǎng)的反映迅速及時(shí)，可以有效地避免庫(kù)存積壓、決策失誤。2.3 嚴(yán)格的資金管理實(shí)施企業(yè)信息化后的財(cái)務(wù)，要能夠?qū)嵤﹪?yán)格的資金管理。這包括兩個(gè)方面：采購(gòu)在提交采購(gòu)訂單后，系統(tǒng)要自動(dòng)進(jìn)行同種同類商品價(jià)目對(duì)比，對(duì)超出允許變動(dòng)界限的訂單及時(shí)發(fā)出警告；貨物入庫(kù)后，系統(tǒng)要自動(dòng)產(chǎn)生應(yīng)付，以后財(cái)務(wù)按訂

7、單的付款條件直接付款給供應(yīng)商，避免中間環(huán)節(jié)。這樣不僅可以大大簡(jiǎn)化現(xiàn)行采購(gòu)、財(cái)務(wù)流程，極大地提高效率，而且由于采購(gòu)和財(cái)務(wù)之間“墻”的消失，使得財(cái)務(wù)能夠掌握采購(gòu)計(jì)劃的全部信息，不僅能夠做好資金和付款計(jì)劃，而且能夠有效地減少漏洞。將客戶情況和歷史表現(xiàn)全部上網(wǎng)，使財(cái)務(wù)能夠準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)地知道每一個(gè)客戶當(dāng)前的帳目情況、歷史信譽(yù)記錄，而且系統(tǒng)能夠自動(dòng)執(zhí)行能否發(fā)貨的資金審核，以減少人為控制的難度和隨意度。2.4 精確的預(yù)算管理利用信息化提供的必要手段，財(cái)務(wù)能夠在歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確地做好各類產(chǎn)品、各個(gè)地區(qū)、各個(gè)部門、各費(fèi)用科目的預(yù)算工作，并且能夠做到按月分解和及時(shí)調(diào)整。這樣就將經(jīng)營(yíng)壓力傳遞到每一塊的負(fù)責(zé)人，而

8、且使財(cái)務(wù)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)起到事前預(yù)算、事中控制、事后準(zhǔn)確核算的作用。2.5 快速的財(cái)務(wù)報(bào)表實(shí)施企業(yè)信息化后，在強(qiáng)大的信息系統(tǒng)支持下，既然能夠做到事中的實(shí)時(shí)監(jiān)控，自然很容易做到事后的準(zhǔn)確快速核算。2.6 集中財(cái)務(wù)控制實(shí)施企業(yè)信息化后，有效地進(jìn)行監(jiān)控，避免分、子公司主觀或是客觀上存在的造假行為。因?yàn)樵谝惑w化的信息系統(tǒng)中，下級(jí)對(duì)上級(jí)是透明的，無(wú)論哪一個(gè)地方發(fā)生的業(yè)務(wù)或開支，不進(jìn)入系統(tǒng)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)，而一進(jìn)入系統(tǒng)就能被總部財(cái)務(wù)所跟蹤；各地方分支或核算單位可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)形成自己的報(bào)表，同樣的報(bào)表則在總部也會(huì)同步生成，這樣除了在原始憑證上做手腳外，在其他帳目環(huán)節(jié)上弄虛作假的可能性大大減少；且原始數(shù)據(jù)一旦錄

9、入就不便更改，更改就會(huì)留下記錄，而且容易上溯。這樣在企業(yè)管理中就可以最大限度地減低作假帳的可能性，可以大大減低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。2.7 財(cái)務(wù)信息化應(yīng)該具有的特點(diǎn)一是集成，即財(cái)務(wù)和企業(yè)的產(chǎn)、供、銷各環(huán)節(jié)應(yīng)是完全集成的，并能產(chǎn)生互動(dòng)，即整個(gè)晉煤集團(tuán)應(yīng)是一體的，不管你有多少個(gè)分支機(jī)構(gòu)；二是共享，即所有的數(shù)據(jù)都應(yīng)只有惟一的一次輸入，然后就能為有權(quán)限的人共享，各部門之間的“墻”被拆除；三是實(shí)時(shí)，即每一個(gè)作業(yè)都應(yīng)實(shí)時(shí)地反映，每一項(xiàng)控制都應(yīng)實(shí)時(shí)地得到結(jié)果，每一份報(bào)表都應(yīng)實(shí)時(shí)地產(chǎn)生；四是精準(zhǔn)，即每一次作業(yè)都應(yīng)是準(zhǔn)確和可量化的，流程定了就不能隨意改，同樣的數(shù)據(jù)就應(yīng)產(chǎn)生完全一樣的報(bào)表。3 加快晉煤集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化

10、建設(shè)的建議當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)與管理的融合已成為企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的“入場(chǎng)券”和“通行證”，因此我們必須從戰(zhàn)略高度出發(fā)充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性和緊迫性。3.1 有利條件可喜的是，在新世紀(jì)之初，晉煤集團(tuán)就被國(guó)家有關(guān)部門確定為煤炭行業(yè)中的兩個(gè)信息化建設(shè)示范點(diǎn)之一，這對(duì)推動(dòng)晉煤集團(tuán)加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供了一個(gè)難得的機(jī)遇。與此同時(shí)，晉煤集團(tuán)于2002年2月18日邀請(qǐng)煤炭工業(yè)通訊信息中心負(fù)責(zé)人為企業(yè)董事、監(jiān)事和高級(jí)管理人員做了“企業(yè)信息化帶動(dòng)工業(yè)現(xiàn)代化”的專題技術(shù)講座，表明晉煤集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)加快企業(yè)信息化建設(shè)的高度重視和堅(jiān)定決心。這些都是我們加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的有利條件。3.2 不利條件

11、我們也應(yīng)看到，盡管晉煤集團(tuán)的企業(yè)財(cái)務(wù)信息化工作已經(jīng)起步，部分下屬單位搞了財(cái)會(huì)電算化（如金駒集團(tuán)等單位），但規(guī)模太小，進(jìn)程太慢，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。另外，煤炭工業(yè)作為我國(guó)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)中信息化程度相對(duì)較低、信息發(fā)展與應(yīng)用相對(duì)落后、信息資源開發(fā)明顯不適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)業(yè)，其企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)沒(méi)有先例可循。目前，晉煤集團(tuán)的信息化人才嚴(yán)重缺乏。這些都是我們加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的不利之處。3.3 對(duì)加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的建議綜合考慮有利和不利條件，我個(gè)人對(duì)于加快晉煤集團(tuán)的企業(yè)信息化建設(shè)工作，有如下建議： 統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)、量力而行面對(duì)企業(yè)資金和開發(fā)能力等有限資源的限制，要合理布局，分步實(shí)施。一方

12、面要先打基礎(chǔ)后搞信息化，管理基礎(chǔ)不形成，信息化就是空談；另一方面要注意企業(yè)的資源不要重復(fù)浪費(fèi)，要統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，即要高起點(diǎn)地進(jìn)行系統(tǒng)布局，根據(jù)資源狀況和工作重心選擇分步實(shí)施的方案?？傊炔荒懿活櫰髽I(yè)的實(shí)際需要和條件，一味貪大求全、急于求成，甚至花大錢圖虛名，把企業(yè)財(cái)務(wù)信息化作為展示企業(yè)實(shí)力和身份的“標(biāo)簽”；也不能知難而退、裹足不前，不敢大膽觸動(dòng)傳統(tǒng)的管理體制和某些人的既得利益。要有資源保障，即要保證給錢、給人。一方面搞企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)必然要有資金投入，雖然國(guó)家有關(guān)部門計(jì)劃給晉煤集團(tuán)加快信息化建設(shè)提供近2億元的貼息貸款，這相當(dāng)于為我公司無(wú)償提供貼息2450多萬(wàn)元 ，但我們還是要從企業(yè)自身出發(fā)，在發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗、勤儉節(jié)約精神、爭(zhēng)取少花錢多辦事的同時(shí)，從多渠道擠出資金，用于企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)；另一方面搞企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，無(wú)疑要有專業(yè)的咨詢公司和系統(tǒng)集成商來(lái)主打，但企業(yè)自己人的參與、參與配合也十分重要。因?yàn)橹挥斜酒髽I(yè)的人才能夠?qū)x煤集團(tuán)究竟需要什么樣的財(cái)務(wù)信息化給出清晰的描述。只有培養(yǎng)出企業(yè)自己的人才，企業(yè)才能在以后用好、維護(hù)好信息化系統(tǒng)。加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要緊密結(jié)合晉煤集團(tuán)的實(shí)際情況，著力解決制約企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)。同時(shí)，晉煤集團(tuán)的財(cái)務(wù)信息化工作已經(jīng)有了一定