集團(tuán)會(huì)計(jì)電算化管理制度

1、新奧集團(tuán)會(huì)計(jì)電算化管理制度1 總則1.1 為了規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，確保計(jì)算機(jī)軟 件和硬件設(shè)備以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全可靠，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和會(huì)計(jì)電算化管 理辦法的規(guī)定制定本制度。1.2 本制度適用于集團(tuán)公司及各成員企業(yè)。2 釋義2.1 會(huì)計(jì)電算化：把電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與會(huì)計(jì)理論、方法結(jié)合在一起，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì) 應(yīng)用軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、信息處理，完成會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)分析與預(yù)測(cè)、會(huì)計(jì)管理等工作，反 映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)， 提供即期和跨期會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息， 參與經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、 決策管理的現(xiàn)代化會(huì)計(jì)工作 總稱。主要分為會(huì)計(jì)電算化管理和電算化會(huì)計(jì)管理。2.2 會(huì)計(jì)電算化管理主要是

2、指電算化硬件管理、軟件管理及數(shù)據(jù)安全管理。2.3 電算化會(huì)計(jì)管理主要是電算會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作與實(shí)施、崗位責(zé)任等管理。3 職責(zé)3.1 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及成員企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的整體規(guī)劃，計(jì)算機(jī)及電算化軟件 的選擇和申購(gòu)， 人員培訓(xùn)， 會(huì)計(jì)核算模式的確定等項(xiàng)工作。 各企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)具體負(fù)責(zé)本企業(yè) 會(huì)計(jì)電算化工作的具體實(shí)施。3.2 集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展部信息中心負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化所需硬件設(shè)備的選型和購(gòu)買， 電算化所需 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和維護(hù)，會(huì)計(jì)電算化相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)。3.3 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部設(shè)專職會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)擬訂會(huì)計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì) 電算化培訓(xùn)，組織實(shí)施會(huì)計(jì)電算化工作，擬訂內(nèi)部權(quán)限設(shè)置方案和

3、相關(guān)制約措施。3.4 各成員企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)兼職系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)建立本系統(tǒng)的基本運(yùn)行環(huán)境，系統(tǒng)帳套和 用戶管理工作，上機(jī)日志的查看和打印工作，系統(tǒng)的安全保密工作，系統(tǒng)軟、硬件的一般維 護(hù)工作，數(shù)據(jù)的備份工作。4 會(huì)計(jì)電算化管理4.1 計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境管理4.1.1 計(jì)算機(jī)房必須具備防火、防盜、防靜電、防雷、防電磁波等條件，配備必要的器具， 如滅火器，報(bào)警器、接地線等。且需遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、超聲波等輻射源。4.1.2 放置電算化專用服務(wù)器的房間必須安裝空調(diào)，保持適宜的溫度和濕度。4.1.3 計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備需在額定的電壓和電力負(fù)荷下運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)房?jī)?nèi)每增加一臺(tái)（套）用 電設(shè)備，都必須經(jīng)過(guò)合規(guī)性檢查，符合有關(guān)電

4、壓、電源的規(guī)定后，方可投入使用，并建立相 應(yīng)的設(shè)備運(yùn)行臺(tái)帳。4.2 會(huì)計(jì)電算化硬件管理4.2.1 集團(tuán)公司及各成員企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化必須配備專用服務(wù)器、 必要的備份設(shè)備及合適 的 UPS 電源。4.2.2 非本單位財(cái)務(wù)人員未經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)主管和系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)，不得擅自使用會(huì)計(jì)電算化網(wǎng) 絡(luò)中的計(jì)算機(jī)。經(jīng)批準(zhǔn)允許使用計(jì)算機(jī)時(shí)，應(yīng)遵守機(jī)房和計(jì)算機(jī)管理的有關(guān)規(guī)定。4.2.3 未經(jīng)系統(tǒng)管理員的批準(zhǔn)， 任何人不得打開(kāi)機(jī)箱蓋， 嚴(yán)禁對(duì)機(jī)箱內(nèi)的硬件進(jìn)行帶電插拔； 擦試設(shè)備要用軟絲綢、棉布等蘸中性清潔劑，不得用濃重的清潔劑或用水擦試設(shè)備。4.2.4 系統(tǒng)管理員對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)線、集線器、路由器、調(diào)制解調(diào)器等設(shè)備每周進(jìn)行

5、保養(yǎng)和檢 查，保證計(jì)算機(jī)及整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行暢通和安全。4.2.5 出現(xiàn)硬件故障時(shí)，系統(tǒng)管理員提請(qǐng)集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展部信息中心硬件專業(yè)技術(shù)人員及 時(shí)解決，并做好故障分析和檢修記錄，其他人員不得私自進(jìn)行處理。4.3 軟件管理4.3.1 系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、自行開(kāi)發(fā)的文檔資料由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一保管，使用時(shí)要按規(guī)定 手續(xù)辦理，不得私自復(fù)制、修改和轉(zhuǎn)借。4.3.2 財(cái)務(wù)部門(mén)在獲得會(huì)計(jì)軟件后必須做好多套軟盤(pán)備份，并存放在不同地點(diǎn)。4.3.3 不得非法刪除和修改系統(tǒng)文件，保證系統(tǒng)軟件正常運(yùn)行4.3.4 未經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)主管批準(zhǔn)， 嚴(yán)禁在財(cái)務(wù)專用服務(wù)器上安裝與會(huì)計(jì)電算化工作無(wú)關(guān)的軟件。4.3.5 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件

6、的升級(jí)工作，以不斷完善會(huì)計(jì)軟件的功能，提高實(shí)效，并隨 時(shí)掌握會(huì)計(jì)軟件的發(fā)展方向， 逐步完成會(huì)計(jì)管理的電算化， 會(huì)計(jì)分析、 預(yù)測(cè)、決策的電算化。4.3.6 電算化軟件的修改、升級(jí)和計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的更換工作，由系統(tǒng)管理員提出申請(qǐng)， 經(jīng)企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)主管和集團(tuán)公司總會(huì)計(jì)師同意后，按計(jì)算機(jī)管理辦法報(bào)批。4.3.7 任何人員不得直接打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪數(shù)據(jù)，非系統(tǒng)管理員不 允許打開(kāi)原程序和數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)。4.4 數(shù)據(jù)安全管理4.4.1 數(shù)據(jù)備份4.4.1.1 系統(tǒng)管理員于每天上午和下午下班前分別做兩次數(shù)據(jù)備份，每天的備份數(shù)據(jù)應(yīng)在與 財(cái)務(wù)服務(wù)器不同房間的計(jì)算機(jī)中保存一份，企業(yè)至少應(yīng)保留最近

7、 10 天的備份資料。4.4.1.2 系統(tǒng)管理員在每月結(jié)賬后，分別在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)和備份設(shè)備上做數(shù)據(jù)備份，并報(bào)集團(tuán) 財(cái)務(wù)部一份。4.4.1.3 數(shù)據(jù)備份盤(pán)（帶）由集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部指定的專人保管，不得外借。4.4.1.4 數(shù)據(jù)備份盤(pán)需要備份的內(nèi)容主要包括能夠完全恢復(fù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)正常運(yùn)行的最小的數(shù) 據(jù)，包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、核算項(xiàng)目文件、期初余額文件、記帳憑證、報(bào)表、 上機(jī)操作記錄等數(shù)據(jù)文件。4.4.1.5 使用數(shù)據(jù)備份盤(pán)（帶）時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)主管批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行操作，操 作時(shí)必須保護(hù)好數(shù)據(jù)備份盤(pán)（帶） ，操作完成后，必須對(duì)數(shù)據(jù)備份盤(pán)（帶）進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性 檢查，并作好操作記錄。4.4.2

8、病毒防治4.4.2.1 財(cái)務(wù)部門(mén)須備有正版殺毒軟件，并及時(shí)進(jìn)行殺毒軟件升級(jí)，系統(tǒng)管理員至少每周對(duì) 財(cái)務(wù)專用服務(wù)器和專用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一次查毒、殺毒工作。并對(duì)查毒、殺毒情況作好記錄。4.4.2.2 財(cái)務(wù)專用服務(wù)器必須作成單獨(dú)的域進(jìn)行管理，并設(shè)置開(kāi)機(jī)和屏?？诹?，對(duì)財(cái)務(wù)專用 服務(wù)器必須安裝防火墻。4.4.2.3 財(cái)務(wù)部門(mén)的軟盤(pán)以及外部門(mén)的軟盤(pán)、光盤(pán)一律需經(jīng)系統(tǒng)管理員檢測(cè)合格后方能在財(cái) 務(wù)專用計(jì)算機(jī)上使用， 財(cái)務(wù)機(jī)房磁盤(pán)未經(jīng)系統(tǒng)管理同意， 不得擅自拿到另外的計(jì)算機(jī)中使用。4.4.3 電算化系統(tǒng)運(yùn)行異常，系統(tǒng)管理員要及時(shí)進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)整個(gè)檢查過(guò)程以及發(fā)現(xiàn) 的問(wèn)題都要作好記錄， 如遇不能解決的問(wèn)題請(qǐng)及時(shí)與

9、會(huì)計(jì)軟件供應(yīng)商聯(lián)系， 并爭(zhēng)取最短的時(shí) 間里解決問(wèn)題，以確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全。5 電算化會(huì)計(jì)管理5.1 電算化會(huì)計(jì)崗位設(shè)置5.1.1 財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)出納員、憑證錄入會(huì)計(jì)、復(fù)核會(huì)計(jì)、記賬會(huì)計(jì)、系統(tǒng)管理員等電算化會(huì)計(jì) 崗位，企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)主管根據(jù)工作性質(zhì)具體確定各崗位工作人員后報(bào)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部備案。5.1.2 出納員使用電算化軟件中的出納模塊登記現(xiàn)金日記賬，辦理現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)。出納人員 不得擔(dān)任記帳憑證的錄入工作。憑證錄入會(huì)計(jì)按照操作規(guī)程錄入憑證數(shù)據(jù)，并負(fù)責(zé)錄入數(shù)據(jù)的正確 性校驗(yàn)，對(duì)操作中出現(xiàn)的 問(wèn)題作詳細(xì)記錄并及時(shí) 報(bào)告系統(tǒng)管理員。5.1.4 復(fù)核會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)記賬憑證會(huì)計(jì)處理合規(guī)性、原始憑證與記賬憑證一致性復(fù)核，

10、復(fù)核會(huì)計(jì) 不得修改記賬憑證。5.1.5 記賬會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)已復(fù)核數(shù)據(jù)的入帳和入帳后憑證、帳頁(yè)的打印輸出與整理裝訂工作，負(fù) 責(zé)程序盤(pán)、 存檔數(shù)據(jù)盤(pán)與已打印憑證、 帳頁(yè)及其他資料的保管工作， 協(xié)助系統(tǒng)管理員定期做 好數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)資料的安全與保密工作。5.1.6 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)所有會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)的初始化、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的 登記與排除工作； 負(fù)責(zé)系統(tǒng)使用的組織管理， 分配操作人員的工作權(quán)限， 設(shè)置操作使用人員 的保密字。系統(tǒng)管理員不得修改已錄入憑證。操作人員應(yīng)嚴(yán)格在 規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行 軟件操作，不得越權(quán)操 作。5.2 電算化會(huì)計(jì)口令管理5.2.1 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)建立財(cái)務(wù)用

11、戶密碼臺(tái)帳，對(duì)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部及各成員 企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)的用戶密碼及其變動(dòng)情況實(shí)行登記管理。 各成員企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)工作人員應(yīng)建立 本人的密碼臺(tái)帳。5.2.2 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部系統(tǒng)管理員必須對(duì)用戶密碼，電算化會(huì)計(jì)人員必須對(duì)本人密碼的安全 性、保密性負(fù)責(zé)，不得泄露。5.2.3 密碼的字符不能少于 6 位，必須是數(shù)字與字母相結(jié)合。 各用戶密碼必須每月更換一次， 操作人員如有變動(dòng)，必須隨時(shí)更換密碼。5.2.4 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部定期對(duì)用戶密碼更改、使用情況進(jìn)行檢查。5.2.5 財(cái)務(wù)人員臨時(shí)外出，可以將本人密碼轉(zhuǎn)告工作交接者，但必須辦理臨時(shí)委托手續(xù)。當(dāng)本人正常工作時(shí)必須更改密碼。5.2.6 系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，操作人員因

12、事離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)，必須在離開(kāi)前退出會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)，以防止 其他人越權(quán)操作。5.3 電算化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作要求5.3.1 集團(tuán)公司及成員企業(yè)實(shí)行電算化會(huì)計(jì)采取統(tǒng)一的電算化軟件，同行業(yè)內(nèi)采用統(tǒng)一的賬 務(wù)設(shè)置模式、統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算方法。5.3.2 登記入帳的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須填制記帳憑證，摘要須規(guī)范填入，同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要應(yīng)有 規(guī)律性，應(yīng)盡量增大其信息容量。記帳憑證編號(hào)應(yīng)當(dāng)連續(xù)，編號(hào)出現(xiàn)間斷時(shí)，應(yīng)在斷號(hào)的第 一張憑證上注明間斷的編號(hào)，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號(hào)的原因并簽字蓋章。5.3.3 電算化會(huì)計(jì)核算應(yīng)盡量細(xì)化明細(xì)科目和核算項(xiàng)目。由憑證錄入會(huì)計(jì)輸 入計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)憑證， 必須經(jīng)復(fù)核會(huì)計(jì)審核無(wú) 誤后，方可由記賬會(huì)

13、計(jì)進(jìn) 行記帳操作。5.3.5 打印輸出的記帳憑證，各會(huì)計(jì)崗位必須簽名或蓋章，附必要的原始憑證。5.3.6 一般帳簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打?。话l(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿， 可滿頁(yè)打印。537轉(zhuǎn)換會(huì)計(jì)年度時(shí)，須在新會(huì)計(jì)年度開(kāi)始后的2 0天內(nèi)，完成結(jié)轉(zhuǎn)各帳戶的年初余額手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗(yàn)平衡正確， 年初余額在當(dāng)年記帳以前可以修改， 上年記帳以后如有調(diào)整， 只能通過(guò)填制記帳憑證進(jìn)行。5.3.8 帳務(wù)系統(tǒng)未經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)主管批準(zhǔn)，不得向外單位人員演示，機(jī)房?jī)?nèi)所有作廢文件、報(bào) 表、紙張應(yīng)集中存放，統(tǒng)一銷毀。5.3.9 電算化會(huì)計(jì)人員的任何操作必須做相應(yīng)操作記錄，每月裝訂成冊(cè)，由檔案管理人員妥 善保

14、管，年終整理歸檔。5.3.10 系統(tǒng)管理員在維護(hù)過(guò)程中， 發(fā)現(xiàn)的異常現(xiàn)象和處理方法及處理結(jié)果須完整記錄， 不得 進(jìn)行任何未作登記記錄的軟、硬件維護(hù)工作。5.3.11 各成員企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)配備打印機(jī)一臺(tái)，并安放于財(cái)務(wù)主管辦公室。5.4 電算化會(huì)計(jì)的實(shí)施5.4.1 成員企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，由集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部提供人員及技術(shù)支持。計(jì)算機(jī) 核算與手工核算須保持一段期間的并行， 在此期間， 可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的記帳憑證替代 手工填制的記帳憑證，審核后，據(jù)以登記手工帳簿。5.4.2 應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件 3 個(gè)月以后，可申請(qǐng)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部組織驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括崗位分工 及權(quán)限設(shè)置、員工技能、內(nèi)部控制程序、賬務(wù)

15、核算方法等。5.4.3 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部驗(yàn)收合格后，報(bào)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門(mén)批準(zhǔn)。6 會(huì)計(jì)電算化檔案管理6.1 會(huì)計(jì)電算化檔案的種類按照會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)電算化檔案可分為：（1 ）存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等各種磁介質(zhì)載體；（2 ）打印輸出的記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等書(shū)面材料；（3 ）通用會(huì)計(jì)軟件、 定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、 通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文 檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序。（4 ）其他會(huì)計(jì)資料。6.2 會(huì)計(jì)電算化檔案的保管保管方式存儲(chǔ)于磁帶、磁 盤(pán)、光盤(pán)等各種磁介質(zhì)載 體上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須打 印輸出一份書(shū)面材料保 存。6.2.1.2 電算化會(huì)計(jì)檔案要存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等各種磁介質(zhì)載體上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及電算 化軟件應(yīng)備份兩份，存放 于兩個(gè)不同建筑物的專 用保險(xiǎn)柜內(nèi)并定期檢查、 轉(zhuǎn)儲(chǔ)。6.2.2 保管期限。存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等其他物質(zhì)載體的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)保管期限為會(huì)計(jì)年度結(jié)束后 5年，電算化軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的 5 年。6.3 會(huì)計(jì)電算化檔案的使用。會(huì)計(jì)電算化檔案的使用須遵守公司相關(guān)規(guī)定，存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等，未經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理同意，不得外借或提供其他人員使用。7 罰則7.1 有下列違反規(guī)定行為的，將給予責(zé)任人行政、經(jīng)濟(jì)處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究其刑事責(zé)任。（