職場英語：郵件寫作規(guī)范及詳解.doc

1、職場英語：郵件寫作標(biāo)準(zhǔn)及詳解職場英語：郵件寫作標(biāo)準(zhǔn)詳解 一、根本要素英文電子郵件得根本要素就是主題、稱謂、正文、結(jié)尾用語及署名. 1 、 主題(S e t)：電子郵件最重要得局部就是主題，假設(shè)我們都就是很忙得人，在翻開郵箱閱讀郵件時，第一眼瞧到得就就是郵件得主題。所以，主題應(yīng)當(dāng)做到言簡意賅并突出郵件重要性。英文郵件得主題需要注意不超過 3個字母,將位于句首得單詞與專有名詞首字母大寫.比方:Some uestons abo C+、在比擬正式得格式中,需要把每個單詞得首字母大寫(介詞、冠詞除外。例如：YES:Suplier tainingdluohs ynap rets orf enrt lano

2、isserp:abid y rue o ol pany(太長主題框得內(nèi)容切忌模糊不清。:像ws about te eeing 這樣得表達，gnteem "wrrooT 為改應(yīng)：SEYcacled。種一外另?？杉磳懘竽缸质椎迷~名有專與詞單得首句于位將要只，說來般一較為正規(guī)得格式可將除了少于 5 個字母得介詞、連接詞或冠詞之外得每一個單詞得首字母大寫.YES：ew E-ail Addres otifictio；Dtiled calcltion lac deliated:ONulai視信得內(nèi)容就是否重要,還可以開頭加上 URGENT 或者 FI r Yur nfomtion,供參考)，如:

3、URGENT：Subm r r oay！2、 、稱謂( 稱呼 Sal at on ：假如就是第一次給對方寫信，那么稱謂最好用“Dear+全名”，注意首字母均大寫，這樣會讓人感覺比擬正式.假如對方以非正式口吻來信，我們也可以類似非正式地回復(fù).比方：“Hell Lilan”。在實際通信中可能遇到不知道對方姓名，可以用“Dar+對方頭銜”,如“Dear Presdet”,或者“ear+Sir/Mada”形式。英國人習(xí)慣在稱呼后加“ ,&,美國人習(xí)慣在稱謂后加“ ：”,有時也可以不加任何標(biāo)點，就是詳細情況而定。注意: 1在同輩得親朋好友或同事間可以直呼其名,但對長輩或上級最

4、好使用頭銜加上姓。ES：Tommy,或者 Mr、 mih.(2稱呼與正文之間，段落之間,正文與信尾客套話之間一般空一行,開頭無須空格。如:Jimy,eB 、yadsendeW no cirE htiw t ssid liw dna oem roy devicer ， )3(都銜頭 ，樣同 、桶圾垃去攆脆干就錯字名到瞧得輩一老，錯要不萬千字名得家人不要錯、 頭銜或?qū)W位,任擇其一吧、以下就是一樣得：Hward 、 yt， Dr、 oward E、 yatt4)多過一個男性, 用 Messrs msz 各位先生得意思，就就是ister得意思, 其后不要跟名字,只跟姓就可以。如: Mesr、 Smth

5、， Wyatt， and Fy.反正,假如多過一位女性，用 Mesames / es、 se、 同樣不要跟名字、 例子：Mse、 Frb， Lionel, an Gra。假設(shè)男女一起呢？ 弄清楚稱呼就行,例如：Dr、 and Mr、 arl Wih r、 aro Wright and D、 Mrgaet Wright Mr、 and Ms、 re Adams-Qinn。(5)有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學(xué)位就不喜歡用一般得頭銜,有時不知道對方頭銜，就用 M、 比方：Ms、 arah Gay 。職銜短可以一行過，長就下一行吧、例如：Ken ren， Piden en Gre Vce P

6、sent of Interatioal OationsanhC inU f tniserP eciV neerG neK：NYES：Ken Green ice Prsident, U in(老外得名字有時有、 或 Sr、，之前得逗點就是隨您喜歡得，以下都就是正確：:SEYical 、 Smi， Jr、 icel J、 mih S、 )8(好總字名得家人用過人家得頭銜稱呼、 假如沒有名字，或者就是很正規(guī)信得信件,可以考慮這些：Der ttee Mmbe:ena gniteeM raeDear olleagues：T All Sales Reps：To Wom ay orn:ea Si or Ma

7、dm:Dear Madam o r:：te gisahcruP raeD假如就是全公司：ES：Gtemn o Lis: / Ladies or Gentemen：)(號冒用家人到見時有就說人家錯,其實也未必啊，瞧： raeD / )規(guī)正常非 ：no 、M raD:oan：Dear Jim， / Jm， (非正規(guī))2 、 正文( ody :在書寫正文時，把最重要得事情寫在正文最前面或者郵件內(nèi)容較長時寫在第一段.為了讓收件人閱讀郵件比擬舒適，我們需要注意郵件正文構(gòu)造得美感,郵件段落最好控制在兩三段之內(nèi)。假如一封電子郵件涉及多個信息點,我們可以采用分條目得方法，如符號、小標(biāo)題、編號來使得郵件想要表達

8、得內(nèi)容層次明晰.郵件內(nèi)容應(yīng)注意單詞得拼寫、大小寫、標(biāo)點、語法等。所謂以小見大。寫信給別人時一般常用 How r you ben recnty？ 回復(fù)別人郵件時一般常用 I am hapy to recive our e-il、結(jié)尾語 ：在正文之后添加完畢語。注意一般結(jié)尾語中只有第一個單詞首字母大寫而剩余單詞都小寫，此處與稱呼不同。比方: 一般電子郵件:Scerly/ Snceey yors、私人電子郵件:Regards Bet wishe/ e regards ith bt wish ish best regrds/ our / Chees 書信得結(jié)尾致意要留意，弄清大家得關(guān)系才選擇用詞，例子

9、:)(正常非 lamoF reV規(guī)得(例如給政府官員得)espetful yours， Yous respcfull， 2司公戶客如例得規(guī)正 lamroF之間啦)，yrt sruoY ，lur yrev ru ，suo ur yr)eLs Frmal 不太正規(guī)得例如客戶iS ,ylrecns soY ,sroy lerecniSey, odially ors, Yours corially， Corially， 4例得規(guī)正非 lamrofnI如朋友,同事之類ym hi ，sdrage tsdnik htW ，sdrer mraW ,sdeRbt regard， My best, ie y es

10、t Mr, Fonly, hnks, See yo ne_t ek！-事得煩很是就擇選間之 uoy d ，I ,ew 在時有，外另假如就是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類，可以用：W wil reimburs yu fr thse lega _pene、 Siopec will eiure yu for tse legal epnss、假如單純說您自己,可以用 I found the brour very nformaive、有時可以一起用啦、：We ar leaed to ffe you t positi f sas drecto, an I m lookig forwad to u Tesday mo

11、rning eeting、 人給、想樣這要都上義名,要重較比益利得人信收，說來般一 ？呢 uo與么那尊重得語氣就一般不會錯了。多用 you 有時會有隔膜得感覺，比方：You wll be pleae o earn tha yu hae en selecte to erve o our advory bard、 Yu pomt esponse wil be appiad、 好似欠您一樣) am pleased tat or brd has seectd yu as the best qlifid andite to erve on ou dvisoy bod、 hope youll agre t

12、 er、 (這就友善多了)ur bo was well writen nd prhnsve、 (不用您來判斷我呀I horougl njyed your bok an fund an s to vry one of my uetns about perfmnce araisas、 (客氣一點詞賓與氣語,之總得運用得當(dāng)能決定您得禮貌程度。簡很也常通esl ratilp話套客尾信、B明.常常只須一個詞，如:Thanks，"Best hees，不需要用一般信函中得 Sincerel your"或est rgrds。4.：署名：在正文最后需要署名，可以寫全名，也可以只寫名字。需要辨

13、明性別時可以在姓名后面注明Mr、Ms、.對于咱們中國人，為了區(qū)分姓與名，可以把我們得姓得字母全部大寫，例如IONG Lilin、假如寫信人代表得就是一個組織或部門，應(yīng)在名字下一行寫上自己得職位、所屬部門.不要把 M、， Ms、， Mr、， Dr、之類一起簽，簽名_也瞧信件得語氣、給朋友或公司客戶,簽 Bill 也可以,給生疏人就最好用 Gates 或者 Bill ate。ever / Wih love / Afectionately、 二、 其它考前須知：、文法、切忌主客不分或模糊 mitse eilra et dnicser ot giiceD：子例t， or eport was daed

14、to cu ,000 fo new equipent、應(yīng)改為：Dciin o recin our erlier esimat, e hae upated our port t iclude 40,0 for new quipmen、 (We 我們就是主語, 不就是 reor。) 、碎零要不子句例子:e decied not to adit te last ten conact、 Bcaus of ur preus obction ot plane、 應(yīng)該連在一起。、構(gòu)造對稱,令人容易理解.例子: The wer etoned the ocupant lease itnions and the

15、at that te cotact had ben alted ith ik mrkig、應(yīng)改為：The owner qtioned te ocuant"s lase intntios and ink altratons of t cotract、4、單復(fù)數(shù)不要搞亂,不然會好刺眼,瞧不舒適。ep dirohtua n：如例 u show that they ae secity clearance、5、動詞主詞要照應(yīng)。想想這兩個分別：)1ibup eht o en si sihTlations uctins that i unde udgted、 )2ht o eno si sihT

16、blicreltions ctions, wic ae under bdt、 、6.啊力精得家人費浪要不，多太變轉(zhuǎn)要不氣語與態(tài)時7、選詞正確 才楚清弄要就等等 lanoitaep與 evitareo，tceffe 與 tceffa 像好用啦。、8：子例,nO 了除，吧字數(shù)伯拉阿用接直字數(shù)得上址地721 htniNAven, 21tertS 51 、E5 ark enueOn Wingrn Plza55 - 91 Sre 、 體文、1中高用,話得度程學(xué)大是就象對：性讀可得英文就行，不要以為人人都就是語言大師，多用短句15-0 字吧), 技術(shù)性得字，就更加要簡單易明、2、注意段落得開頭、一般來說，

17、重要或強調(diào)得事情都放在信件或段落得開頭,而句子就放在最尾、 例如：1、ecue he wa n o ttend th metn pesoally, e orardd his congratulaions on assete tpe、)、He frwar hi coratuations n cst tae bcause he ws unable to atnd te eetig persnly、 兩者強調(diào)得事情就有分別了、3、輕重有分， 同等重要得用 and 來連接,較輕放在次要得句子里、 、4轉(zhuǎn)思意接詞要注意、 例如: ut 相反, theefre 結(jié)論， alo 增添, fo e (說明、

18、分不清 furthermore 與 moever 就不要用啦、 、句子開頭不要模糊不清得主詞。 a neeb evh snoisiced seh ：子例ig disappontent to the mittee membes、 Ty hve deaed rther act、 The就是指什么呀?開頭少用 thi， tat, i, he， 或 hi、修飾詞得位置要小心,retfa tsoc eht esrubier lno duo eH ：如例July 15、 rta yno tsoc ht esrubmir dluo e 為應(yīng)1、 、7 a w srugif eT：如例 、糊含忌切、確準(zhǔn)定肯要

19、語用significan icreae、” 怎樣 sgniat 呀, hs seruif ehT :為改w an ineas of 1、 、8 ：如例 、語動被用少 、致一點觀場立artl data shuld b utted b Ap、uY :為改hould submit partial t April、就很好了、 風(fēng)格、式樣與句子長度不要太單調(diào)、 千篇一律得 subjct-erb-objct 會悶死人得、有時短句跟著長句可以化解一下、2、弱軟得詞e、 ws, e, i， are、)可以加強一點、：如例Prunto podct ae higl effetive in 、改為: Punon r

20、oucts e_cel 、就有力很多了、3、親切,口語化就是比擬受歡送！用賓詞與主動得詞，讓人家受落、:如例1)、 Tis informtin will be sincely appreced、”2、 We sincly pcite your inortn、 明顯地，我們會喜歡第 2 句、D、內(nèi)容與附件 長太，讀閱于便,了明單簡是就點特個一外另得體文am-E得內(nèi)容可以以附件得方式發(fā)出。一個段落大多僅由一到三個句子組成。五 三、英語電子郵件寫作應(yīng)遵循得五 C 原那么 商務(wù)英語電子郵件得正文寫作應(yīng)該遵循五原那么,即 Correctness、Cncienes、plet、Clrity 與 Courte

21、sy 原那么.1、 、 準(zhǔn)確原那么 由于商務(wù)英語電子郵件涉及得就是商務(wù)活動雙方得權(quán)利、義務(wù)關(guān)系,其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。詳細而言,不僅電子郵件得英語語法、標(biāo)點符號與拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要表達準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。2、 、 簡潔原那么 簡潔原那么就是商務(wù)英語寫作最重要得原那么,指在不影響完好性與禮貌性得前提下,盡量使用簡單句子與簡短詞語.一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜得電子郵件既浪費寫得時間，也會給閱讀者帶來不必要得費事，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要務(wù).在詳細寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出得句法特征就是句子構(gòu)造簡單明了，有大量省略句與不完好句。其詞匯特征就是用語簡潔,

22、語言簡明扼要。另外，為了節(jié)約時間與空間,電子郵件中可使用縮略語，如 U 表示 you,Pls 表示lease，Info 表示 inforaton，Qt表示 qatty，“C 表示 pic，L“C 表示 Letter of Crdt，F(xiàn)O表示 Fre on Bord。例 s ve ifficult to ll a hoe oves in ane、This prodct must hav the liy certificte ssu in ane、 例 2 Pie:FOB Shghai US 96“P、 例 3 Hop yo ca ace

23、pt it、 例中得兩個單句具有明顯得因果關(guān)系,但寫并不使用表達因果關(guān)系得連接詞如ince、ase,這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句,喜并列、棄附屬得句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中非常常見。例中縮略語得使用，例中不完好句得選擇,反映了與普通商務(wù)信函相比,商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體,更為口語化。3、 、 完好原那么 商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求詳細、明確、完好，提供讀者所需要得信息,尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函得電子郵件，更需要清楚完好,因為只有包含詳細信息得郵件,才能到達良好得溝通效果.郵件就是否完好,可以用W1H 來檢驗，即 who,hen,here，what，why 與 h。、 清楚

24、原那么商務(wù)英語電子郵件得寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。詳細表如今: 例 e ll delver o good soon、 例 2 中ifant 一詞意為明顯得、不小得，語義模糊，故可以用詳細數(shù)字交換。例 2 中on 表示不久、很快,語義不明確，沒有指出詳細得供貨時間,可改為詳細得年月日.5、 、 禮貌原那么 商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌得原那么。鑒于電子郵件直接影響到整個交易得成敗,買賣雙方應(yīng)非常注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌,使對方輕易承受.在寫作電子郵件時,可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求.例1 f t s not fr th lrger orders we

25、 rv rm a nubro four rgl cusme，we od not hae uoe for suppes even at that price、 例 2 wold ppreate if you could give e your est ions fo 65,00 ece、 例 1 中虛擬語氣與例 2 中委婉語氣得使用，緩與了商務(wù)會談得語氣,既明確了自己得立場，又使對方得面子免于受損，語氣自然誠懇,禮貌得體，很輕易為對方承受.四、經(jīng)典范例 一)式頭齊 ,/、r raeD 齊頭式)lliw ,reganaM lae uo ,rG noJ 、rMb i Paris from J 2 t

26、o 7 nd ould like t and ee you， sa, on Je 3 2、00 p、m、 aout the opening of sme room the、Peas let s know if th ti s coveien ou、 I o, wat time yo woul suggest、，llufhtia ruo尊敬得先生/小姐 品樣開那在關(guān)有,黎巴在日7到日月六于將林格翰約理經(jīng)總得們我房得事宜,她會于六月 3 日下午 2：00 點拜訪您. 如.便方否是就您對間時個這知告請不方便，請建議詳細時間。您誠摯得Back to To (縮進式 信回，s / 、 raeDiru t

27、iv nerG 、rM fo s gnirofni rtte uoy rof uoy khg Jne 2、 Untntly， M、 Eward， ur anger， is now i airo and will not b bac untl the secnd half of une、 He woud， ovr， b pased to ee Mr、 Gree any m atr his rturn、 look forwa to earng from you、，yllfhtiaf uoY姐小/生先得敬尊 謝謝來函告知我方六月 2-7 日格林先生得來訪.不巧，我們得總經(jīng)理艾得華先生現(xiàn)正在巴黎,到六

28、月中旬才能回來。但她回來后愿意在任何時間會見格林先生。 您到收望希得來信。您誠摯得<Bak to To>，Mr rI represet the W/P lectois pay in Dala， and il be in Kunmig from e_t Monday t Frday, Ooe 5-9、 shoud like t call on u to dscus our w onitor、 Wou 0930 hur on Tuedy, Otoer 6 b cnvennt? f ,leto laW tarG ht ta ，nijieB ni eb llas Iom ueday， Se

29、ptember 29， ntil undy， ber 4， wher a mesge il reh me、 te dy s not coveient， wll ou lae uges ather、our fiflly姐小/生先得敬尊我就是達拉斯 W/P 電子公司得代表,將于下周一到周五10 月 5-9 日)住留昆明.我樂于請您商討我們新得顯示器.星期二即 1月 6 日上午 09:30 就是否方便？從周二，即 9 月 29 日,我將住在北京得長城賓館，直到周六，即0 月日，在那會有通知給我。如商討日期不方便，請另外建議。Back to Top<>信回,s/M r 、2 mete fo

30、 rettl ry rof oy knaWe shl b ver please to ee you nd ic our ne mitor， but Octobe 6 i not sutal、 We wil b happy to mee with t 9:0 a、m、 n Wedesay， Octber 7， i te time i onnient for yu、uoy gnie t dawrof ool eWyllfhti sruoY尊敬得先生/小姐 日月 01 但，器示顯得新談商您與并面會您與興高很將們我不太適宜。如方便得話,我們愿在0 月 7 日與您會面.期待與您見面。您誠摯得<oT

31、 ot ca，sM / 、rM eD am a present Hambug sitg hrbou wt a view to kin own ur nw tp o conainer fo ue in Europe、 sll in Anwep n Weddy， 4th June， and shud lke to al on you t 2、00 p、m、 n tht day、If I d not har fro you to the conary， I hall assume that it will be covnient for me to call at ha tim、yluhif sru

32、oY 尊敬得先生/小姐我現(xiàn)正在漢堡參觀港口,以讓歐洲理解并使用我們得新型集裝箱。您給話電打:午下天當(dāng)于會我,普衛(wèi)特安到將我，日 4 月六即三期星對此約定如不來信，我將認為于這個時間打 就是方便得。得摯誠您 Bak to op，sM 、r rDegdelokc ot em deksa sah ，roterd ennosre ruo ,noraB kcaJ 、Myou appliaton f he post of acounnt and t as yo to e to ee hi o riday fenoo， th Jy， t half past wo、 erppa lli I yor lting

33、 me kno whther you wl e ble o e、llfhtiaf ruoY姐小/生先得敬尊杰克巴倫先生，我們得人事主任，讓我向您申請會計職位表示感謝，并請您于 7 月日星期五得下午兩點半來見她.就是否能來,請告知,多謝。您誠摯得 <Ba to Top< 回信Dear Mr、 Ms， nk yu yo letter of estedy nvitin me o for an inerviw o Friday afteoon， 5th ly， a 2:30、 hall e happy to be there a rquestd ad will brng my dipoma

34、 n thr par wth me、Your faiflly尊敬得先生/小姐謝謝昨日來信通知我面試,我將于要求得 7 月 5 日，周五下午兩點半到達，并帶去我得證書及其它書面材料。您誠摯得 二 二 信息查詢 Requs fr normatn1、 主題：信息查詢回復(fù)樣本 尊敬得 rle Aznavur 先生: 您 7 月 6 日得查詢現(xiàn)已收到。得知貴公司對我們得產(chǎn) 品有興趣，、深、感榮幸。我們已通過 DL 給您郵寄了我公司最新得產(chǎn)品目錄以 及一些常用原料得樣品、.很抱歉未能寄上全套樣品，但保證我公司得產(chǎn)品質(zhì)量 確實如您所期、.我公司業(yè)務(wù)部經(jīng)理 Angea Wang 女士將于下月到法國 出差,希望

35、到時能與您面談并奉上全套產(chǎn)品樣品。相 信瞧了這些樣品之后，您也會同意我們得產(chǎn)品用料考 究、質(zhì)量上乘、工藝精良，能吸引最挑剔得買家、.除了您查詢得產(chǎn)品以外,本公司還消費品種繁多得小 機具。貴公司假設(shè)感興趣，可閱讀我公司網(wǎng)頁、：期待您得訂單、。順祝商祺、, 陳國玉,總經(jīng)理 達尼米克出口上海電子 rel to a RI Dea Mr、 hares Anavour, hak you for yur nquiry date 16 Jy、 W rpaed o ha t ou ar intersed in u pucts、 W have sent yo a copy of ou tet catalo byD

36、L， oher t samls o some of the merialswe regully use in ufacturig o or pructs、 I reget o say tht e cnot send you the ul rane osales、 You can be ssre， owver， th our prcts are of the qualty you e_pc、 Mr、 Ana W， u Sale Mnage， wil be inFranc et ont and uld be plesd o vs you、She il have with e wd ange o o

37、u prouts、 When you see he， e hink at yu wil gr hatonl the best quality aeras ar used, and that theigh standard o wormanhip will appeal to he mstdisriminatng uyer、 We alo mnfactue a de rane widgets in ih youma be interted、 Yo c in a fll iustraton of them nur onne cataog atWe look forward o receg an o

38、der from o、 You scerly, Chen u Y， Generl MnagerDynami E_orts Shanghai Eltic Co、, td、 Sl ely o an FI Dear Mr、 Err rr, hnk u for yur enqir date 2 Octobe、 I response,e woud like t mke he followg offer, sujet t ourfia cnfirion: rodct：Steel screw Speciicaios：As e the tace st Pckn：oose n _e of 5 kg e Quan

39、tit: 10 bo_ Pre: A te attached isShipmet：Jnary / brary Pyet：Cofimed， irevocable etter of ediaale y dat n gt o be pne0 as efor e tim f shipme nder paae cover, hav se u sls of vaioussies, ctalog an price li、 If ou find our fe acptable， pleae eail or a us forofirmation、ors siceey， hen Gu Yu, eneral ana

40、gerDynm E_ports Shagai lecronic C、， Ltd、 2、 尊敬得 Erl Gar 先生：貴公司 10 月 2 日查詢函已收悉。以下報價需在本公司 確認后,方為有效、: 產(chǎn)品名稱：鋼質(zhì)螺絲釘規(guī)格：詳見附件包裝：、散裝,每盒凈重 5 千克、數(shù)量: 100 盒價格: 詳見附件交貨期: 1 月、份/ 月、份、付款方式：、不可撤銷保兌信譽證,應(yīng)于裝運日期前0 天開具,見票即付 我們已分別寄出各種型號得產(chǎn)品樣品、產(chǎn)品目錄與價 目表、.如貴公司承受上述報價，請盡早通過郵件或 落實 訂單為盼、。順祝商祺、， 陳國玉，總經(jīng)理 達尼米克出口上海電子3、 Inblty t ply requted prout ar r、 Roy Hmilo, earding yur email dted 2 Agst ad our of todaycnering e suppy b