軟件應用場景介紹(BeTalk)

1、BeTalk3.0 場景功能介紹1、 BeTalk與IM應用的區(qū)別a) BeTalk不同于其他即時聊天應用（微信、QQ、飛信.）的聊天窗口，它不是即時通信工具，而是團隊協(xié)同工作管理應用，對整個協(xié)同工作過程進行監(jiān)控管理b) 更適用于企業(yè)辦公場景，并非日常娛樂聊天工具，而即使溝通能力是中BeTalk眾多能力中之一，是為了在協(xié)同辦公中更順暢的與成員溝通和記錄工作流全過程的一種能力；（即時通信并不是BeTalk的最核心模塊，只是協(xié)同辦公中為更順暢的與成員溝通并記錄工作流全過程的一種能力）2、 團隊協(xié)同辦公場景a) 活頁夾與IM應用中聊天窗口的區(qū)別b) 團隊活頁夾Ø 在團隊協(xié)同工作中，可按照項

2、目或團隊群組創(chuàng)建活頁夾，來記錄完整的工作協(xié)同過程；Ø 每個成員加入該活頁夾群組可以查閱所有歷史過程記錄包括：即時溝通對話，共享文檔，討論記錄，批閱信息，任務派發(fā)，會議記錄等全過程，不會遺漏任何協(xié)同信息，并可以對所有過程中的內(nèi)容進行編輯管理和備份；而微信、QQ群組聊天中經(jīng)常出現(xiàn)的問題就是，新成員無法查閱歷史記錄，共享文檔只能通過群管理員上傳，群成員不能參與編輯修改，也無法記錄團隊協(xié)作過程，設定的使用場景不同；Ø 在與群組成員發(fā)起單獨聊天過程中也可輕松查閱該成員與你共享的所有活頁夾列表，無需再次進入對應的群組中取閱工作協(xié)同中的所需文件，可直接通過雙方共享活頁夾直接取閱所需文檔；

3、Ø 每一個活頁夾都會分配一個郵箱地址，可以直接通過郵箱地址發(fā)送消息、郵件、文件到對應的活頁中，對方無賬號的情況下也可以將文件發(fā)送給你和團隊c) 記錄團隊討論過程Ø 每創(chuàng)建一個團隊活頁夾都能夠承載一個團隊項目獨立的工作協(xié)同全過程，將聊天、文檔、會議記錄、任務合為一體；Ø 按時間軸管理所有過程文檔，供隨時取閱，討論的過程可以按時間順序查詢文字、音視頻、文檔的全部編輯、修改、批注及評論的全部過程；3、 文檔管理編輯操作a) 記錄文檔標注修改過程可以完全替代企業(yè)svn，上傳、保存、修改、批注文檔內(nèi)容，批閱記錄一目了然，操作簡單方便且不占用個人本地空間，可在線批注、修改、評

4、論文檔，活頁夾的對話框中顯示對文檔操作過程及修改人員的記錄，文件列表中也會對每個文件的最后修改時間進行標注。b) 可以編輯個人手寫簽名簽名工具為方便商務客戶設計，可以生成一個電子版的手寫簽名并保存。在活頁夾或會議中上傳采購協(xié)議、付款審核、登記、授權、同意書及其他格式文本，在瀏覽后可直接調(diào)出手寫簽名添加到對應的文檔上。如果紙墨手寫簽名過去在您的業(yè)務或組織中有效地發(fā)揮了作用，但耗費了太多的時間和資源，那么選擇電子手寫簽名將會減少您的風險，并且極大地提高了無紙化辦公的效率。c) 可添加語音文字氣泡對文檔的在線編輯過程中可以添加“語音/文字氣泡”注釋，到對應的內(nèi)容位置旁邊，即時在不方便打字的時候也可以

5、通過添加語音氣泡來批注文檔，這也是國內(nèi)多數(shù)即時應用所不具備的能力。d) 在線創(chuàng)建Note筆記在應用內(nèi)部可直接創(chuàng)建筆記文檔，進行文檔的編寫，并支持編號列表、字體大小、字體顏色、鍛煉對齊、縮進、插入超鏈接等多種文本格式，并可直接保存在相應的活頁夾文件中，活頁夾中成員可以直接編寫或修改該文檔。e) 文檔分類管理及備份Ø 支持多種類型的文檔上傳，在活頁夾中的文件列表頁中可以創(chuàng)建多層級的文件夾歸類文檔；Ø 可進行備份、分享、發(fā)起關于此文檔的任務等操作，便于團隊工作協(xié)同中的文件歸檔整理和文件傳遞分享。4、 企業(yè)會議場景a) 預約會議Ø 可按日歷時間預約多個音視頻會議，預約會議

6、時可填寫會議主題、會議概述，開始結束時間，邀請成員，并可以同時設置開始會議時錄制會議記錄。Ø 會議預約提交安排后，會推送會議預約邀請給被邀請的成員，并同時發(fā)送會議邀請郵件內(nèi)容包含：會議網(wǎng)址鏈接、會議號、添加日歷文件，參會成員接受邀請后可以直接將會議日程添加到日歷中，方便會議前提醒，會議開始前30分鐘可進入會議環(huán)境，主持人可提前進入。b) 即時發(fā)起會議Ø 在協(xié)同工作中經(jīng)常會出現(xiàn)僅靠文字溝通無法滿足的場景，此時無需退出當前活頁夾，可在活頁夾中的會議標簽頁中立即發(fā)起即時會議，在wifi環(huán)境下可節(jié)省話費，會議中同步分享和演示文件；Ø 適合需要遠程在線溝通，指導、分享和演示

7、文檔，互動討論的任何場景；c) 錄制會議音視頻Ø 可設置會議開始時錄制會議全程的音視頻記錄作為會議紀要存檔備份；Ø 會議中也可隨時開啟錄制功能，節(jié)選錄制重要的會議討論內(nèi)容；Ø 會議錄制文檔將保持在會議日程列表中供所有參會成員取閱；d) 可多端同時加入會議Ø 你可以使用同一個賬號不同終端，同時加入一個會議中（會議中可隨時分享不同終端上的會議中所需文檔、圖片、音視頻，無縫切換）Ø 如果需要同時參加多個會議，可使用多個終端設備登錄BeTalk參加不同的會議。e) 對方非注冊用戶也可邀請加入會議Ø 會議邀請不限于你的聯(lián)系人列表中注冊成員，還可

8、以通過對方郵箱邀請其他BeTalk注冊用戶及并未注冊過的陌生成員加入會議，讓參會人員不再受到應用注冊的限制，無論對方是否安裝BeTalk，是否為BeTalk用戶，是否在你的聯(lián)系人列表中，都可發(fā)起會議邀請；Ø 對方在接受到會議邀請時，會自動將接受會議邀請的郵箱地址設置為臨時賬號，通過郵件中的會議地址啟動BeTalk Wep版，加入到會議中。f) 會議中支持同步分享音視頻、演示文檔操作Ø 會議中可以發(fā)起共享你的應用內(nèi)屏幕Ø 可以在任何你所擁有的活頁夾中選擇文件做為演示文檔，演示中可使用過激光筆等標注工具Ø 會議文檔分享結束后g) 可查詢會議記錄并存檔

9、6; 會議結束后所有會議中分享的文件都可以保存到活頁夾中Ø 會議記錄音視頻將保存在會議日程列表中，供參會成員取閱，并可以轉發(fā)或保存5、 任務管理派發(fā)場景a) 任務指派Ø 任務是團隊協(xié)作中從項目溝通到交付執(zhí)行的關鍵過渡，輕量任務管理系統(tǒng)能有效的避免團隊溝通流于泛泛的流水賬，而是變成落實到細化可查的代辦事項，幫助團隊提高執(zhí)行效率。Ø 在活頁夾的任務列表里可以查看到當前活頁夾下所有已添加任務。新增的任務默認并不指派給任何團隊成員，點擊任一任務項目可查看該任務的詳細內(nèi)容。在任務詳情中，可將當前任務指派給活頁夾中的任意成員去完成。b) 任務定時提醒在實際團隊協(xié)作過程中，任務

10、多數(shù)均不是無期限的，截止日期是任務非常重要的一項基本屬性。給任務設置定時提醒，快到期和已經(jīng)過期的任務會有相應的顏色提醒，設置了截止日期并且已經(jīng)分配了成員的任務，將會在即將到期時給被分配的成員系統(tǒng)提醒。c) 任務重新啟動針對已完成的任務，點擊任務前的勾選框即可標記該事項已完成并歸檔至“已完成”任務列表中，但在團隊協(xié)作中不排除會出現(xiàn)誤操作或是本已完成的任務因為某些原因需要繼續(xù)完成。此時無需重建任務，在“已完成”列表中點擊任務前勾選框，該任務會自動回到任務待辦列表中。d) 任務發(fā)起或完成的所需附件Ø 針對某項任務往往會需要一定文檔作為輔助，或是指派任務給其他成員時需要文檔作為補充說明。點擊

11、單條待辦事項，在設置界面點擊“為任務添加附件”即可。Ø 若是將活頁夾內(nèi)已有文件作為任務附件，而任務還未創(chuàng)建，可在“文件”頁面點擊待操作文件屬性標志，選擇“創(chuàng)建任務”即可將當前文件直接標記為新建任務的附件。e) 團隊任務管理在活頁夾中“任務”頁面，可查看所有“待辦任務”及“已完成”任務列表，也可查看任意團隊成員（包括自己）名下分配到的任務及還未分配的任務。當任務列表過長時，也可通過關鍵字檢索的方式查找相關任務詳情。6、 遠程訪問PC端文件a) 手機、PC同時在線時，可發(fā)起遠程電腦邀請PC端授權，即可訪遠程電腦中的所有文檔進行操作；b) 支持添加多個遠程電腦訪問權限，只要你在不同PC端安

12、裝BeTalk應用，同一賬號登錄時授權遠程訪問，就可以添加到遠程電腦列表中；7、 代收郵件場景a) 可通過連接BeTalk與電子郵件，如：QQ，Gmail，Outlook等， 通過電子郵件發(fā)送消息到Moxtra活頁夾提供的郵箱地址中。你的電子郵件的內(nèi)容將被以頁面的形式推送到BeTalk活頁夾里，郵件里的任何附件也將以頁面的方式推送。b) 也可以作為郵件代收工具，實時代收企業(yè)或個人郵件，更直接的通過活頁夾就可以查閱個人/企業(yè)郵件,不必再啟動郵件應用程序，節(jié)省空間。8、 屏幕錄制講解場景a) 活頁夾內(nèi)文件屏幕錄制講解當評注、標記、評論等靜態(tài)展示方式仍不足以清晰地傳達信息時，屏幕錄制工具就體現(xiàn)出了優(yōu)勢所在。把屏幕動態(tài)包括標注、評論等配合語音講解一并錄制下來，以視頻的形式加以保存。團隊成員可以通過視頻看到