Access2010基礎(chǔ)入門

1、Access 2010 入門全部顯示全部隱藏Microsoft Access 2010 是一個數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序設(shè)計和部署工具，可用它來跟蹤重要信息。您可以將您的數(shù)據(jù)保留在計算機上，也可以將其發(fā)布到網(wǎng)站上，以便其他用戶可以通過 Web 瀏覽器來使用您的數(shù)據(jù)庫。本文概述了 Access 2010，并提供了指向更深入介紹特定任務(wù)和功能的文章的鏈接。如果您已了解 Access，并且希望獲得有關(guān)改進功能的信息，請嘗試下表中的資源。您想做什么轉(zhuǎn)至只需了解改進功能？了解 Access 2010 和 Access 2007 中引入的功能。 Microsoft Access 中的新增功能尋找有助于進一步提高工作效

2、率的培訓(xùn)？獲取新版本的培訓(xùn)。Microsoft Office 培訓(xùn)找不到菜單？使用動畫指南，利用該指南可以指向 Access 2003 中的命令以查看它們在 Access 2010 中的操作方法，也可以在該指南的 Excel 工作簿版本中僅查看二者的區(qū)別。命令映射交互式參考指南本文內(nèi)容第一次使用 Access從電子表格或其他程序?qū)霐?shù)據(jù)在若干 Access 版本中使用早期版本的數(shù)據(jù)庫第一次使用 Access當(dāng)用于跟蹤信息的程序逐漸變得不再適應(yīng)要求時，許多人都開始采用 Access。例如，假定您是一名活動計劃者，您希望跟蹤需要處理的所有細節(jié)以使活動取得成功。如果您使用文字處理程序或電子表格程序來

3、執(zhí)行此任務(wù)，那么很容易遇到數(shù)據(jù)重復(fù)和不一致性問題。您可以使用日歷軟件，但在日歷中跟蹤財務(wù)信息并非一種很好的選擇。關(guān)系數(shù)據(jù)庫有時，您需要用關(guān)系數(shù)據(jù)庫來跟蹤此類信息。關(guān)系數(shù)據(jù)庫是一個數(shù)據(jù)倉庫：為避免冗余，該數(shù)據(jù)倉庫分成了多個較小的數(shù)據(jù)集合（稱為表），而這些較小的數(shù)據(jù)集合又基于一些共同信息（稱為字段）關(guān)聯(lián)在了一起。例如，活動計劃關(guān)系數(shù)據(jù)庫可能包含一個含有客戶信息的表、一個含有供應(yīng)商信息的表和一個含有活動信息的表。含有活動信息的表可能包含一個與客戶表關(guān)聯(lián)的字段和一個與供應(yīng)商表關(guān)聯(lián)的字段。這樣，如果某個供應(yīng)商的電話號碼發(fā)生了變化，則只需在供應(yīng)商表中更改一次此信息即可，而不必在涉及此供應(yīng)商的每一個活動中進

4、行更改。ACCESS 用途Access 工具可用于快速、方便地開發(fā)有助于您管理信息的關(guān)系數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。您可以創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)庫來幫助您跟蹤任何類型的信息，例如，清單、專業(yè)聯(lián)系人或業(yè)務(wù)流程。實際上，Access 提供了多個可直接用于跟蹤各種信息的模板，因此，即便是初學(xué)者也很容易上手。打開 ACCESS 時啟動 Access 2010 時，您將看到 Microsoft Office Backstage 視圖，您可以從該視圖獲取有關(guān)當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的信息、創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫、打開現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫或者查看來自 O 的特色內(nèi)容。Backstage 視圖還包含許多其他命令，您可以使用這些命令來調(diào)整、維護或共享數(shù)據(jù)庫。Back

5、stage 視圖中的命令通常適用于整個數(shù)據(jù)庫，而不是數(shù)據(jù)庫中的對象。注釋 通過單擊“文件”選項卡可以隨時訪問 Backstage 視圖。本節(jié)內(nèi)容使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫將數(shù)據(jù)從另一個源粘貼到 Access 表中從其他源導(dǎo)入數(shù)據(jù)打開現(xiàn)有的 Access 數(shù)據(jù)庫使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫Access 提供了種類繁多的模板，使用它們可以加快數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建過程。模板是隨即可用的數(shù)據(jù)庫，其中包含執(zhí)行特定任務(wù)時所需的所有表、查詢、窗體和報表。例如，有的模板可以用來跟蹤問題、管理聯(lián)系人或記錄費用；有的模板則包含一些可以幫助演示其用法的示例記錄。模板數(shù)據(jù)庫可以原樣使用，也可以對它們進行自定義，以便更好地滿足需

6、要。使用 ACCESS 2010 附帶的模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫1. 啟動 Access 2010。 2. 在 Backstage 視圖的“新建”選項卡上，單擊“樣本模板”。 3. 在“可用模板”下，單擊要使用的模板。 4. 在“文件名”框中，鍵入文件名。 5. 或者，單擊“文件名”框旁邊的文件夾圖標(biāo)，通過瀏覽找到要創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的位置。如果不指明特定位置，Access 將在“文件名”框下顯示的默認位置創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。 6. 單擊“創(chuàng)建”。Access 將創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，然后將其打開以備使用。 使用 OFFICE.COM 中的模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫如果已連接到 Internet，則可以從 Microsoft Office

7、Backstage 視圖中瀏覽或搜索 O 中的模板。請使用下面的過程：1. 啟動 Access 2010。 2. 在 Backstage 視圖的“新建”選項卡上，執(zhí)行下列操作之一： 瀏覽模板在“O 模板”下，單擊您感興趣的模板類別（如“商務(wù)”）。 搜索模板在“搜索 O 中的模板”框中，鍵入一個或多個搜索詞，然后單擊箭頭按鈕以進行搜索。3. 找到要嘗試的模板后，單擊它以將其選中。 4. 在“文件名”框中，鍵入文件名。 5. 或者，單擊“文件名”框旁邊的文件夾圖標(biāo)，通過瀏覽找到要創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的位置。如果不指明特定位置，Access 將在“文件名”框下顯示的默認位置創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。 6. 單擊“下載”。開

8、始使用新數(shù)據(jù)庫根據(jù)使用的模板，您可能需要執(zhí)行下列一項或多項操作來開始使用新數(shù)據(jù)庫： 如果 Access 顯示帶有空用戶列表的“登錄”對話框，請從下面的過程開始： 1. 單擊“新建用戶”。 2. 填寫“用戶詳細信息”窗體。 3. 單擊“保存并關(guān)閉”。 4. 選擇剛剛輸入的用戶名，然后單擊“登錄”。 如果 Access 顯示空白數(shù)據(jù)表，您可以在該數(shù)據(jù)表中直接開始鍵入數(shù)據(jù)，也可以單擊其他按鈕和選項卡來瀏覽數(shù)據(jù)庫。 如果 Access 顯示“開始使用”頁面，您可以單擊該頁上的鏈接以了解有關(guān)數(shù)據(jù)庫的詳細信息，也可以單擊其他按鈕和選項卡來瀏覽數(shù)據(jù)庫。 如果 Access 在消息欄中顯示“安全警告”消息，并

9、且您信任模板來源，請單擊“啟用內(nèi)容”。如果數(shù)據(jù)庫要求登錄，您將需要重新登錄。小節(jié)目錄從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫注釋 如果您希望更深入地了解使用 Access 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫背后的概念，請參閱數(shù)據(jù)庫設(shè)計基礎(chǔ)一文。如果沒有模板可滿足您的需要，或者要在 Access 中使用另一個程序中的數(shù)據(jù)，那么您可能認為更好的辦法是從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。在 Access 2010 中，您可以選擇標(biāo)準(zhǔn)桌面數(shù)據(jù)庫或 Web 數(shù)據(jù)庫。注釋 有關(guān) Web 數(shù)據(jù)庫的詳細信息，請參閱生成可在 Web 上共享的數(shù)據(jù)庫一文。對于以上兩種類型的數(shù)據(jù)庫，您通常需要從以下步驟之一開始： 創(chuàng)建新表，然后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到這些表中。 從其他源中導(dǎo)入數(shù)據(jù)，從而

10、在該過程中創(chuàng)建新表。創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫1. 啟動 Access。 2. 在 Backstage 視圖的“新建”選項卡上，單擊“空白數(shù)據(jù)庫”或“空白 Web 數(shù)據(jù)庫”。 要點在此所做的選擇將決定數(shù)據(jù)庫中的可用功能。不能將桌面數(shù)據(jù)庫發(fā)布到 Web，而 Web 數(shù)據(jù)庫不支持某些桌面功能，例如，匯總查詢。3. 在右側(cè)的“文件名”框中，輸入數(shù)據(jù)庫的名稱。 若要更改文件的創(chuàng)建位置，請單擊“文件名”框旁邊的“瀏覽” ，通過瀏覽查找并選擇新的位置，然后單擊“確定”。4. 單擊“創(chuàng)建”。 Access 將創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，然后在數(shù)據(jù)表視圖（數(shù)據(jù)表視圖：以行列格式顯示來自表、窗體、查詢、視圖或存儲過程中的數(shù)據(jù)的視圖。在數(shù)據(jù)表

11、視圖中，可以編輯字段、添加和刪除數(shù)據(jù)，以及搜索數(shù)據(jù)。）中打開一個空表（名為 Table1）。5. Access 會將光標(biāo)置于新表的“單擊以添加”列中的第一個空單元格內(nèi)。 若要添加數(shù)據(jù)，請開始鍵入，也可以從另一個源粘貼數(shù)據(jù)，本文后面的將數(shù)據(jù)從另一個源粘貼到 Access 表中一節(jié)對此進行了說明。注釋 在數(shù)據(jù)表視圖中輸入數(shù)據(jù)與在 Excel 工作表中輸入數(shù)據(jù)非常類似。主要的限制是，必須從數(shù)據(jù)表的左上角開始，在連續(xù)的行和列中輸入數(shù)據(jù)。不應(yīng)當(dāng)像在 Excel 工作表中那樣，嘗試通過包括空行或列來設(shè)置數(shù)據(jù)的格式，因為這樣做將浪費表的空間。表只包含數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的所有可視化表現(xiàn)形式都將在隨后設(shè)計的窗體和報表中

12、完成。 表的結(jié)構(gòu)是在輸入數(shù)據(jù)時創(chuàng)建的。在任何時候向數(shù)據(jù)表添加新列時，都會在該表中定義新的字段。Access 基于所輸入的數(shù)據(jù)的類型來設(shè)置字段的數(shù)據(jù)類型（數(shù)據(jù)類型：決定字段可擁有的數(shù)據(jù)類型的字段特征。數(shù)據(jù)類型包括 Boolean、Integer、Long、Currency、Single、Double、Date、String 和 Variant（默認）。）。例如，如果有一個在其中僅輸入了日期值的列，則 Access 會將該字段的數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“日期/時間”。如果隨后試圖在該字段中輸入非日期值（例如，姓名或電話號碼），那么 Access 將顯示一條消息，提醒您該值與此列的數(shù)據(jù)類型不匹配。如果可能，您

13、應(yīng)當(dāng)制訂表計劃以使每個列都包含相同類型的數(shù)據(jù)，這些類型可以是文本、日期、數(shù)字，也可以是某些其他類型。這會使您更容易生成只選擇所需數(shù)據(jù)的查詢、窗體和報表。如果不想此時輸入數(shù)據(jù)，請單擊“關(guān)閉” 。注釋 如果在不保存的情況下關(guān)閉，Access 將刪除 Table1。添加表使用“創(chuàng)建”選項卡上的“表”組中的工具，可以向現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫添加新表。注釋 在 Web 數(shù)據(jù)庫中，只能在“表”組中使用“表”命令。不管從哪個視圖開始，始終可以使用 Access 窗口中狀態(tài)欄上的視圖按鈕切換到其他視圖。 在數(shù)據(jù)表視圖中創(chuàng)建空白表在數(shù)據(jù)表視圖中，可以立即輸入數(shù)據(jù)，并讓 Access 在后臺生成表結(jié)構(gòu)。字段名稱將按數(shù)字方式進

14、行分配（Field1、Field2 等），并且 Access 將基于所輸入的數(shù)據(jù)的類型來設(shè)置字段數(shù)據(jù)類型。1. 在“創(chuàng)建”選項卡上的“表”組中，單擊“表”。 2. Access 將創(chuàng)建表，然后將光標(biāo)放在“單擊以添加”列中的第一個空單元格中。 3. 若要添加數(shù)據(jù)，請在第一個空單元格中開始鍵入，也可以從另一個源粘貼數(shù)據(jù)，本文后面對此進行了說明。 若要重命名列（字段），請雙擊對應(yīng)的列標(biāo)題，然后鍵入新名稱。 提示為每個字段指定有意義的名稱，以使您能夠在不查看數(shù)據(jù)的情況下即可知道它包含的內(nèi)容。 若要移動列，請單擊它的列標(biāo)題將它選中，然后將它拖到所需位置。還可以選擇若干連續(xù)列，并將它們?nèi)恳黄鹜系叫挛恢谩?/p>

15、若要向表添加更多字段，可以在數(shù)據(jù)表視圖的“單擊以添加”列中開始鍵入，也可以使用“字段”選項卡上的“添加和刪除”組中的命令來添加新字段。 在設(shè)計視圖中開始創(chuàng)建表在設(shè)計視圖中，首先創(chuàng)建新表的結(jié)構(gòu)。然后切換到數(shù)據(jù)表視圖，既可以手動輸入數(shù)據(jù)，也可以使用某些其他方法（例如，通過窗體）來輸入數(shù)據(jù)。 注釋 “設(shè)計”視圖不可用于 Web 數(shù)據(jù)庫中的表。1. 在“創(chuàng)建”選項卡上的“表”組中，單擊“表設(shè)計”。 2. 對于表中的每個字段，請在“字段名稱”列中鍵入名稱，然后從“數(shù)據(jù)類型”列表中選擇數(shù)據(jù)類型。 3. 您可以在“說明”列中輸入每個字段的附加信息。當(dāng)插入點位于該字段中時，所輸入的說明將顯示在狀態(tài)欄中。對于通

16、過將字段從“字段列表”窗格拖到窗體或報表中所創(chuàng)建的任何控件，以及通過窗體向?qū)Щ驁蟊硐驅(qū)樵撟侄蝿?chuàng)建的任何控件，所輸入的說明也將用作這些控件的狀態(tài)欄文本。 4. 添加完所有字段之后，保存該表： 在“文件”選項卡上，單擊“保存”。5. 以通過以下方式隨時開始在表中輸入數(shù)據(jù)：切換到數(shù)據(jù)表視圖，單擊第一個空單元格，然后開始鍵入。也可以從另一個源粘貼數(shù)據(jù)，下一節(jié)將對此進行描述。 根據(jù) SharePoint 列表創(chuàng)建表通過 SharePoint 列表，未安裝 Access 的用戶可以使用您的數(shù)據(jù)。此外，列表數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器中，與存儲在臺式計算機上的文件相比，這往往可以更好地防止數(shù)據(jù)丟失。您可以從新的列表開

17、始，也可以鏈接到現(xiàn)有列表。對于要在其中創(chuàng)建列表的 SharePoint 網(wǎng)站，您必須擁有足夠的權(quán)限；這些權(quán)限可能因網(wǎng)站而異，因此，請聯(lián)系您的 SharePoint 管理員，以獲取有關(guān)您所做選擇的詳細信息。 注釋 此功能在 Web 數(shù)據(jù)庫中不可用。1. 在“創(chuàng)建”選項卡上的“表”組中，單擊“SharePoint 列表”。 2. 您可以使用某個列表模板來創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn) SharePoint 列表，例如，“聯(lián)系人”或“活動”。 也可以選擇創(chuàng)建自定義列表，或者鏈接到或?qū)氍F(xiàn)有列表。單擊所需選項。3. 如果您選擇了任何列表模板或選擇了創(chuàng)建自定義列表，系統(tǒng)將打開“新建列表”對話框以引導(dǎo)您完成這一過程。如果選擇了

18、使用現(xiàn)有列表，系統(tǒng)將打開“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框以向您提供幫助。有關(guān)表的詳細信息，請參閱表簡介一文。后續(xù)步驟設(shè)計過程的其余部分因您的目標(biāo)而異，但您可能需要考慮創(chuàng)建查詢、窗體、報表和宏。本文不提供有關(guān)創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫對象的信息。有關(guān)詳細信息，請參閱下列文章： 查詢簡介 窗體簡介 報表簡介 宏簡介小節(jié)目錄將數(shù)據(jù)從另一個源粘貼到 ACCESS 表中如果您的數(shù)據(jù)當(dāng)前存儲在其他程序（如 Excel）中，則可以將數(shù)據(jù)復(fù)制并粘貼到 Access 表中。通常，此方法最適合用于像在 Excel 工作表中一樣已按列分隔的數(shù)據(jù)。如果您的數(shù)據(jù)位于文字處理程序中，則應(yīng)首先使用制表符分隔數(shù)據(jù)列，或者在文字處理程序中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

19、為表，然后再復(fù)制數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)需要進行任何編輯或處理（如將全名分隔為名字和姓氏），則在復(fù)制數(shù)據(jù)之前可能需要先執(zhí)行此操作，在不熟悉 Access 的情況下尤其如此。將數(shù)據(jù)粘貼到空表中時，Access 會根據(jù)每個字段中發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)種類來設(shè)置該字段的數(shù)據(jù)類型。例如，如果所粘貼的字段只包含日期值，則 Access 會將“日期/時間”數(shù)據(jù)類型應(yīng)用于該字段。如果所粘貼的字段只包含文字“是”和“否”，則 Access 會將“是/否”數(shù)據(jù)類型應(yīng)用于該字段。Access 會根據(jù)其在第一行粘貼數(shù)據(jù)中找到的內(nèi)容來命名字段。如果第一行粘貼數(shù)據(jù)與后面行中數(shù)據(jù)的類型相似，則 Access 會認為第一行屬于數(shù)據(jù)的一部分，并賦

20、予字段通用名稱（如 Field1、Field2 等等）。如果第一行粘貼數(shù)據(jù)與后面行中數(shù)據(jù)不相似，則 Access 會使用第一行作為字段名，并且不會將第一行算作實際數(shù)據(jù)。如果 Access 賦予通用字段名稱，則您應(yīng)當(dāng)盡快重命名字段，以免發(fā)生混淆。請使用以下步驟：1. 保存該表。 在“文件”選項卡上，單擊“保存”。2. 在數(shù)據(jù)表視圖中，雙擊每個列標(biāo)題，然后為每一列鍵入一個名稱。 3. 再次保存該表。小節(jié)目錄導(dǎo)入或鏈接到其他源中的數(shù)據(jù)您可能已在另一個程序中收集了數(shù)據(jù)，并且希望在 Access 中使用這些數(shù)據(jù)。您可能會與將數(shù)據(jù)存儲在其他程序中的用戶協(xié)同工作，而且希望在 Access 中使用這些用戶的數(shù)

21、據(jù)?；蛘?，您也可能具有多個不同的數(shù)據(jù)源，因此需要一個將所有數(shù)據(jù)源融合在一起以便進行更深入的分析的“平臺”。Access 使您能夠很輕松地導(dǎo)入或鏈接到其他程序中的數(shù)據(jù)。您可以從 Excel 工作表中、另一個 Access 數(shù)據(jù)庫的表中、SharePoint 列表中或者各種其他源中導(dǎo)入數(shù)據(jù)。根據(jù)數(shù)據(jù)源的不同，導(dǎo)入過程會稍有不同，但下面這些說明可讓您開始執(zhí)行此操作：1. 在“外部數(shù)據(jù)”選項卡的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊要從中導(dǎo)入數(shù)據(jù)的文件類型對應(yīng)的命令。 例如，如果您要從 Excel 工作表導(dǎo)入數(shù)據(jù)，則請單擊“Excel”。如果沒有看見正確的程序類型，請單擊“更多”。注釋 如果在“導(dǎo)入和鏈接”組中找不

22、到正確的格式類型，則可能需要啟動最初創(chuàng)建數(shù)據(jù)時所使用的程序，然后使用該程序以 Access 支持的文件格式（例如，帶分隔符的文本文件（帶分隔符的文本文件：一種文件，所含數(shù)據(jù)中的各個字段值由字符分隔開，如逗號或制表符。）保存數(shù)據(jù)，然后才能導(dǎo)入或鏈接到此數(shù)據(jù)。2. 在“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“瀏覽”找到源數(shù)據(jù)文件，或在“文件名”框中鍵入源數(shù)據(jù)文件的完整路徑。 3. 在“指定數(shù)據(jù)在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中的存儲方式和存儲位置”下，單擊所需選項?？梢允褂脤?dǎo)入的數(shù)據(jù)創(chuàng)建新表，也可以創(chuàng)建鏈接表以保持與數(shù)據(jù)源的鏈接。 4. 單擊“確定”。 根據(jù)您的選擇，系統(tǒng)將打開“鏈接對象”對話框或“導(dǎo)入對象”對話框。5. 使用

23、相應(yīng)的對話框完成此過程。需要執(zhí)行的確切過程取決于您選擇的導(dǎo)入或鏈接選項。 6. 在向?qū)У淖詈笠豁撋希瑔螕簟巴瓿伞薄?如果選擇了導(dǎo)入，Access 將詢問您是否要保存剛才完成的導(dǎo)入操作的詳細信息。 如果認為您將再次執(zhí)行此相同的導(dǎo)入操作，請單擊“保存導(dǎo)入步驟”，然后輸入詳細信息。 可以很容易重復(fù)執(zhí)行該導(dǎo)入操作，方法是：在“外部數(shù)據(jù)”選項卡上的“導(dǎo)入”組中單擊“已保存的導(dǎo)入”，單擊導(dǎo)入規(guī)范，然后單擊“運行”。 如果不想保存該操作的詳細信息，請單擊“關(guān)閉”。Access 會將數(shù)據(jù)導(dǎo)入新表中，然后在導(dǎo)航窗格中的“表”下面顯示該表。若要了解有關(guān)如何將數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Access 的詳細信息，請訪問本文“請參閱”

24、一節(jié)中的鏈接。小節(jié)目錄打開現(xiàn)有的 ACCESS 數(shù)據(jù)庫提示若要快速打開最近打開過的多個數(shù)據(jù)庫中的一個數(shù)據(jù)庫，請在“文件”選項卡上單擊“最近”，然后單擊文件名。1. 在“文件”選項卡上，單擊“打開”。 2. 在“打開”對話框中單擊快捷方式，或者在“查找范圍”框中單擊包含所需數(shù)據(jù)庫的驅(qū)動器或文件夾。 3. 在文件夾列表中，雙擊文件夾，直到打開包含所需數(shù)據(jù)庫的文件夾。 4. 找到數(shù)據(jù)庫時，執(zhí)行下列操作之一： 若要在默認打開模式下打開數(shù)據(jù)庫，請雙擊它。 若要為了在多用戶（多用戶（共享）數(shù)據(jù)庫：該數(shù)據(jù)庫允許多個用戶同時訪問并修改同一數(shù)據(jù)集。）環(huán)境中進行共享訪問而打開數(shù)據(jù)庫，以便您和其他用戶可以同時讀取和

25、寫入數(shù)據(jù)庫，請單擊“打開”。 若要為了進行只讀訪問而打開數(shù)據(jù)庫，以便可以查看數(shù)據(jù)庫但不能編輯數(shù)據(jù)庫，請單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“以只讀方式打開”。 若要為了進行獨占訪問而打開數(shù)據(jù)庫，以便在您打開數(shù)據(jù)庫后任何其他人都不能再打開它，請單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“以獨占方式打開”。 要以只讀訪問方式打開數(shù)據(jù)庫，請單擊“打開”按鈕旁的箭頭，然后單擊“以獨占只讀方式打開”。其他用戶仍可以打開該數(shù)據(jù)庫，但是只能進行只讀訪問。如果找不到要打開的數(shù)據(jù)庫1. 在“打開”對話框中單擊“我的電腦”快捷方式，或者在“查找范圍”框中單擊“我的電腦”。 2. 在驅(qū)動器列表中，右鍵單擊您認為可能包含該

26、數(shù)據(jù)庫的驅(qū)動器，然后單擊“搜索”。 3. 輸入搜索條件，然后按 Enter 搜索該數(shù)據(jù)庫。 4. 如果找到該數(shù)據(jù)庫，請在“搜索結(jié)果”對話框中雙擊它以將其打開。 注釋 由于搜索是從“打開”對話框開始的，因此必須在該對話框中單擊“取消”，才能打開數(shù)據(jù)庫。注釋 可以直接打開采用外部文件格式（如 dBASE、Paradox、Microsoft Exchange 或 Excel）的數(shù)據(jù)文件。還可以直接打開任何 ODBC 數(shù)據(jù)源（ODBC 數(shù)據(jù)源：位于支持開放式數(shù)據(jù)庫連接性 (ODBC) 協(xié)議的程序或數(shù)據(jù)庫中，需要進行訪問的數(shù)據(jù)和信息。），如 Microsoft SQL Server 或 Microsof

27、t FoxPro。Access 將在數(shù)據(jù)文件所在的文件夾中自動創(chuàng)建新的 Access 數(shù)據(jù)庫，并且添加指向外部數(shù)據(jù)庫中每個表的鏈接。小節(jié)目錄返回頁首從電子表格或其他程序?qū)霐?shù)據(jù)如果您熟悉其他數(shù)據(jù)庫或電子表格程序，那么您可能了解這些應(yīng)用程序的工作原理以及數(shù)據(jù)庫的用途等基礎(chǔ)知識。Access 與眾多其他數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的不同之處在于：它允許您創(chuàng)建關(guān)系數(shù)據(jù)庫（關(guān)系數(shù)據(jù)庫：一種在表中存儲信息的數(shù)據(jù)庫。使用兩個表中的匹配值將一個表中的數(shù)據(jù)與另一個表中的數(shù)據(jù)相關(guān)。在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，通常只存儲特定類型的數(shù)據(jù)。）；Access 與大多數(shù)電子表格程序的不同之處在于：它提供了用于開發(fā)復(fù)雜查詢、窗體和報表的工具。Acc

28、ess 還為與其他數(shù)據(jù)庫程序（如 SQL Server）一起工作提供了很多選項。本節(jié)內(nèi)容將 Excel 工作表導(dǎo)入 Access使用來自其他程序的數(shù)據(jù)將 EXCEL 工作表導(dǎo)入 ACCESS很多人都是先使用 Excel 構(gòu)建報表，然后才開始使用 Access。Excel 是開始構(gòu)建列表的好地方，但隨著列表的增長，它會變得更難以組織和保持更新。將列表移入 Access 通常會成為之后的邏輯步驟。數(shù)據(jù)庫表在結(jié)構(gòu)上與工作表相似，其相似之處在于，數(shù)據(jù)存儲在行和列中。因此，通常很容易將工作表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫表。將數(shù)據(jù)存儲在工作表中和存儲在數(shù)據(jù)庫中的主要區(qū)別是數(shù)據(jù)的組織方式。直接將整個工作表作為新表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫不

29、會解決與組織和更新數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的問題，尤其是在工作表包含冗余數(shù)據(jù)的情況下。若要解決這些問題，必須將電子表格數(shù)據(jù)拆分到單獨的表中，并且每個表都包含相關(guān)的數(shù)據(jù)。有關(guān)如何在表中組織數(shù)據(jù)的詳細信息，請參閱數(shù)據(jù)庫設(shè)計基礎(chǔ)一文。Access 特有的表分析器向?qū)Э梢詭椭瓿纱诉^程。將數(shù)據(jù)導(dǎo)入表中之后，向?qū)椭鷮⒈聿鸱殖扇舾蓚€單獨的表，其中每個表都包含不會在任何其他表中重復(fù)的數(shù)據(jù)。該向?qū)н€會在這些表之間創(chuàng)建必要的關(guān)系。有關(guān)關(guān)系的詳細信息，請參閱本文數(shù)據(jù)庫中的關(guān)系一節(jié)。將 EXCEL 工作表導(dǎo)入為新數(shù)據(jù)庫中的表1. 在“文件”選項卡上，單擊“新建”，然后單擊“空白數(shù)據(jù)庫”。 2. 在“文件名”框中鍵入新數(shù)據(jù)庫

30、的名稱，然后單擊“創(chuàng)建”。 此時將打開該新數(shù)據(jù)庫，并且 Access 將新建一個空表，即 Table1。3. 關(guān)閉 Table1。 如果系統(tǒng)詢問是否要保存對 Table1 的設(shè)計所做的更改，請單擊“否”。4. 在“外部數(shù)據(jù)”選項卡上的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊“Excel”。 5. 在“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“瀏覽”。 6. 使用“打開”對話框找到文件。 7. 選擇文件，然后單擊“打開”。 8. 在“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，確保選中“將源數(shù)據(jù)導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的新表中”選項。 9. 單擊“確定”。 “導(dǎo)入電子表格向?qū)А睂?，并詢問您一些有關(guān)數(shù)據(jù)的問題。10. 按照說明，單擊“下一步”或“上一

31、步”在頁面中導(dǎo)航。在向?qū)У淖詈笠豁撋希瑔螕簟巴瓿伞薄?注釋 Access 將詢問您是否要保存剛才完成的導(dǎo)入操作的詳細信息。如果認為您將再次執(zhí)行此相同的導(dǎo)入操作，請單擊“是”，然后輸入詳細信息。然后，通過在“外部數(shù)據(jù)”選項卡上的“導(dǎo)入”組中單擊“已保存的導(dǎo)入”，可以很容易重復(fù)執(zhí)行該導(dǎo)入操作。如果不想保存該操作的詳細信息，請單擊“關(guān)閉”。Access 會將數(shù)據(jù)導(dǎo)入新表中，然后將它顯示在導(dǎo)航窗格中“所有表”的下面。使用表分析器向?qū)斫M織數(shù)據(jù)在將數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Access 表之后，可以使用表分析器向?qū)Э焖贅?biāo)識出冗余數(shù)據(jù)。然后，該向?qū)⑻峁┮环N簡單的方式來將這些數(shù)據(jù)組織到單獨的表中，以便以最有效的方式存儲它

32、。Access 會保留原始表作為備份，然后創(chuàng)建新表，您可以用這些新表作為數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的基礎(chǔ)。1. 打開包含要分析的表的 Access 數(shù)據(jù)庫。 2. 在“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡上的“分析”組中，單擊“分析表”。 “表分析器向?qū)А睂?。該向?qū)У那皟身摪粋€簡短教程，并提供了可以單擊以查看示例的按鈕。如果沒有看到引導(dǎo)頁，但看到了標(biāo)記為“顯示引導(dǎo)頁”的復(fù)選框，請選中該復(fù)選框，然后單擊“上一步”兩次，即可看到該簡介。如果閱讀該簡介之后不想再次看到引導(dǎo)頁，可以清除“顯示引導(dǎo)頁”復(fù)選框。3. 在“請確定哪張表中含有在許多記錄中有重復(fù)值的字段?”頁上，選擇要分析的表，然單擊“下一步”。 4. 可以讓向?qū)Q

33、定哪些字段進入哪些表，也可以您自己做決定。如果遵循向?qū)У慕ㄗh，仍然可以在向?qū)У南乱豁搶Ρ聿季诌M行更改。 注釋 如果讓向?qū)Q定將哪些字段放在哪些表中，那么它的選擇可能并不總是適合您的數(shù)據(jù)，尤其是如果沒有很多要處理的數(shù)據(jù)時，所以，應(yīng)當(dāng)仔細檢查向?qū)У慕Y(jié)果。另一方面，向?qū)Э赡芴峁┝吮饶胂蟮姆桨父行У慕M織建議，因此，最好是至少嘗試一次向?qū)У臎Q定。如果不喜歡該建議，仍然可以手動重新排列字段，并且始終可以單擊“上一步”，然后由您自己排列所有字段。5. 單擊“下一步”。在此頁上，可以指定哪些表包含哪些字段。如果選擇讓向?qū)ё鰶Q定，您應(yīng)當(dāng)看到通過關(guān)系線連接的多個表。否則，Access 只創(chuàng)建一個包含所有字段的

34、表。在任何一種情況下，都可以在該頁上進行更改。 可以將字段從表拖到頁的空白區(qū)域，以創(chuàng)建包含這些字段的新表。Access 會提示您輸入表名稱。 如果您認為將字段存儲在另一個表中更為有效，則可以將字段從當(dāng)前表拖到該表中。 大多數(shù)表都有一個“ID”或“生成的唯一 ID”字段。若要了解有關(guān) ID 字段的詳細信息，請單擊向?qū)в疑辖堑摹疤崾尽薄?若要撤消更改，請單擊“撤消”按鈕。 若要重命名表，請雙擊它的標(biāo)題欄，鍵入新名稱，然后單擊“確定”。6. 將字段按所需方式排列好后，請單擊“下一步”。 7. 如果向?qū)Оl(fā)現(xiàn)記錄中有非常相似的值，它會將這些值作為可能的排版錯誤標(biāo)識出來，并顯示一個屏幕供您確認對它們的操作

35、。滾動該列表以找到在“更正”列中有值的任何項，然后，單擊下拉列表中的合適項。選擇“（保留原樣）”將禁止向?qū)υ撝颠M行任何更改。完成后，請單擊“下一步”。 8. 向?qū)г儐柲欠褚獎?chuàng)建與原始表類似的查詢。如果已經(jīng)基于原始表生成了窗體和報表，則創(chuàng)建這樣的查詢是個好想法。如果選擇“是，創(chuàng)建查詢”，則向?qū)⑼ㄟ^在表名稱后面追加“_OLD”來重命名原始表，然后使用原始表的名稱來命名新查詢?；谠摫淼拇绑w和報表現(xiàn)在將使用該查詢作為它們的數(shù)據(jù)，并且繼續(xù)像以前那樣工作。 9. 單擊“完成”。 向?qū)⒏鶕?jù)指定的設(shè)置創(chuàng)建新表，然后打開它們。在您檢查完結(jié)果后關(guān)閉它們。小節(jié)目錄使用來自其他程序的數(shù)據(jù)Access 201

36、0 提供了一些使用存儲在其他程序中的數(shù)據(jù)的功能。 創(chuàng)建與另一種文件格式的數(shù)據(jù)鏈接的新 Access 數(shù)據(jù)庫可以使用 Access 打開采用另一種文件格式（例如，文本、dBASE 或電子表格）的文件。Access 將自動創(chuàng)建 Access 數(shù)據(jù)庫，并自動鏈接文件。 1. 啟動 Access。 2. 在“文件”選項卡上，單擊“打開”。 3. 在“打開”對話框中，在列表中單擊要打開的文件的類型。如果不確定文件類型，請單擊“所有文件(*.*)”。 4. 如果需要，請通過瀏覽找到包含要打開的文件的文件夾。找到文件后，雙擊將其打開。 5. 按照向?qū)е械恼f明操作。在向?qū)У淖詈笠豁撋?，單擊“完成”?將數(shù)據(jù)導(dǎo)

37、入或鏈接到現(xiàn)有 Access 數(shù)據(jù)庫可以將數(shù)據(jù)從其他源和程序中導(dǎo)入 Access 表，以便將數(shù)據(jù)包含在 Access 文件中；也可以從 Access 鏈接到數(shù)據(jù)，以便讓數(shù)據(jù)保留在原始文件中（在 Access 文件外部）。導(dǎo)入或鏈接到數(shù)據(jù)1. 在“外部數(shù)據(jù)”選項卡上的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊用于存儲數(shù)據(jù)的格式。 可以導(dǎo)入或鏈接到來自以下源的數(shù)據(jù)： Excel可以導(dǎo)入 Excel 工作簿的工作表或指定區(qū)域中的數(shù)據(jù)。必須單獨導(dǎo)入或鏈接各工作表或指定區(qū)域。 Access它對將流程與數(shù)據(jù)分離（即創(chuàng)建拆分的數(shù)據(jù)庫）非常方便。也就是說，您可以使用一個數(shù)據(jù)庫容納所有窗體、報表和宏，并將數(shù)據(jù)保存在另一數(shù)據(jù)庫中。

38、然后，您可以在不中斷任何人員工作的情況下進行改進。您也可以將多個不同 Access 數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)組合為一個數(shù)據(jù)庫，從而便于匯總多個部門或業(yè)務(wù)合作伙伴之間的數(shù)據(jù)。 ODBC 數(shù)據(jù)庫許多程序都支持此格式，其中包括許多數(shù)據(jù)庫服務(wù)器產(chǎn)品。這有助于您創(chuàng)建“平臺”數(shù)據(jù)庫，您可以在其中組合來自不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。 文本文件您可以連接到一個簡單的文本文件，甚至還可以使用 Access 來更改該文件的內(nèi)容。這有助于大量程序都可以方便地使用 Access 數(shù)據(jù)。 XML 文件此格式還提供了與諸多其他程序的兼容性，其中包括某些 Web 服務(wù)器。 SharePoint 列表這使得可通過 Web 瀏覽器來使用您的數(shù)據(jù)，這

39、是使用 SharePoint 列表的標(biāo)準(zhǔn)方法。 數(shù)據(jù)服務(wù)您可以連接到企業(yè)內(nèi)的 Web 數(shù)據(jù)服務(wù)。 HTML 文檔 Outlook 文件夾您可以連接到 Outlook 文件夾，以便更輕松地將聯(lián)系人信息和其余數(shù)據(jù)整合在一起。 dBase 文件dBase 是受 Access 支持的最受歡迎的備用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。 將出現(xiàn)“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框。2. 按照對話框中的說明操作。 Access 會將數(shù)據(jù)導(dǎo)入或鏈接到數(shù)據(jù)庫。對于大多數(shù)格式，必須指定數(shù)據(jù)的位置，然后選擇在數(shù)據(jù)庫中存儲數(shù)據(jù)的方式。小節(jié)目錄返回頁首在若干 Access 版本中使用早期版本的數(shù)據(jù)庫如果 Access 數(shù)據(jù)庫或 Access 項目是在 Ac

40、cess 2000 或更高版本中創(chuàng)建的，則可以在創(chuàng)建該數(shù)據(jù)庫或項目時所用的 Access 版本或任何更高版本中使用該數(shù)據(jù)庫或項目（即使文件已啟用安全機制）。例如，可以在 Access 2000、Access 2002、Access 2003、Access 2007 和 Access 2010 中使用 Access 2000 文件。有時候您可能需要將數(shù)據(jù)保留在早期版本的 Access 中，但有些使用較新版本的 Access 的用戶想要鏈接到該數(shù)據(jù)，但仍想利用較新版本的一些功能。解決方法是在較新版本中創(chuàng)建新的“前端”數(shù)據(jù)庫（包括窗體、報表、查詢、宏，但不包括表），并將其鏈接到早期版本文件中的表。使

41、用以下任一過程（具體使用哪一個取決于您的數(shù)據(jù)庫是包含在一個文件中，還是已拆分為前端/后端應(yīng)用程序（前端/后端應(yīng)用程序：包含一個“后端”數(shù)據(jù)庫文件和幾份“前端”數(shù)據(jù)庫文件副本的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。后端數(shù)據(jù)庫文件包含表，而前端數(shù)據(jù)庫文件包含鏈接到后端表的所有其他數(shù)據(jù)庫對象。）。本節(jié)內(nèi)容在若干 Access 版本中使用 Access 數(shù)據(jù)庫文件在若干 Access 版本中使用前端/后端應(yīng)用程序在若干 ACCESS 版本中使用 ACCESS 數(shù)據(jù)庫文件如果您早期版本的 Access 數(shù)據(jù)庫的所有表、窗體和其他對象都包含在一個文件中，并且您希望在若干 Access 版本中使用該數(shù)據(jù)庫，則您可以在較新的版本中創(chuàng)建一個新的前端數(shù)據(jù)庫，然后將其鏈接到原始文件。使用 Access 早期版本的用戶仍可以使用原始數(shù)據(jù)庫。使用較新版本的用戶可以使用新的前端數(shù)據(jù)庫鏈接到同一數(shù)據(jù)。如果需要使用多個 Access 版本，則可以創(chuàng)建多個版本的前端數(shù)據(jù)庫。第 1 步：復(fù)制現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫，并將其保存為新格式使用以下步驟將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為三種最新格式中的任何一種：Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。此命令會保留原始數(shù)據(jù)庫的原始格式，并以您指定的格式創(chuàng)建副本。1. 關(guān)閉 Access 文件。如果文件是位于服務(wù)