Office使用技巧

1、2007版Office技巧培訓(xùn)目錄一、Word實(shí)用技巧格式刷的妙用 單擊：一次效果 雙擊：ESC鍵或者再一次點(diǎn)擊格式刷取消 字或詞的選取字或詞的選取 將指針移到要選的字或詞后，將指針移到要選的字或詞后，雙擊雙擊鼠標(biāo)左鍵鼠標(biāo)左鍵 一行文字的選取一行文字的選取將指針移到該行的行首，在光標(biāo)指針變成向?qū)⒅羔樢频皆撔械男惺?，在光?biāo)指針變成向右右的箭頭時(shí)，的箭頭時(shí)，單擊單擊鼠標(biāo)左鍵鼠標(biāo)左鍵 一段文字的選取一段文字的選取將指針移到該段第一行的行首，在光標(biāo)指針變成向?qū)⒅羔樢频皆摱蔚谝恍械男惺?，在光?biāo)指針變成向右右的箭頭時(shí)，的箭頭時(shí)，雙擊雙擊鼠標(biāo)鼠標(biāo)左鍵左鍵 整個文件內(nèi)容的選取整個文件內(nèi)容的選取將指針移到第一行

2、的行首，在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時(shí)，點(diǎn)擊將指針移到第一行的行首，在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時(shí)，點(diǎn)擊三次三次鼠標(biāo)鼠標(biāo)左鍵左鍵 任意連續(xù)的文字選取任意連續(xù)的文字選取采用采用“ Shift ”鍵配合鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行選擇：將光標(biāo)移到要選取的文字首（或鍵配合鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行選擇：將光標(biāo)移到要選取的文字首（或末），再按住末），再按住“ Shift ”鍵不放，然后將鼠標(biāo)指針移到要選取的文字末（或鍵不放，然后將鼠標(biāo)指針移到要選取的文字末（或首）并首）并單擊單擊，此時(shí)也可快速選中這段連續(xù)的文字。，此時(shí)也可快速選中這段連續(xù)的文字。 巧選文本內(nèi)容巧選文本內(nèi)容計(jì)算字?jǐn)?shù)和段落計(jì)算字?jǐn)?shù)和段落審閱審閱-字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì) 畫出打勾的方

3、框畫出打勾的方框 把把“”弄成帶圈字符弄成帶圈字符 畫個矩形畫個矩形“ ”，移到，移到“”上上刪除空行刪除空行使用查找替換功能使用查找替換功能文檔樣式主題設(shè)置文檔樣式主題設(shè)置 對整篇文檔對整篇文檔文字旋轉(zhuǎn)文字旋轉(zhuǎn) - 在字體前加入符號在字體前加入符號“”，把字體逆時(shí)針旋轉(zhuǎn)，把字體逆時(shí)針旋轉(zhuǎn)90度度 字體字體 自動編號功能 Word中，提供了許多智能化的自動功能，使用起來確實(shí)很方便，中，提供了許多智能化的自動功能，使用起來確實(shí)很方便，但有時(shí)不需要這些自動功能。例如，很多人都不習(xí)慣使用但有時(shí)不需要這些自動功能。例如，很多人都不習(xí)慣使用“自動自動編號編號”功能，不喜歡在一行輸入完按回車鍵后在下一行自

4、動出現(xiàn)功能，不喜歡在一行輸入完按回車鍵后在下一行自動出現(xiàn)編號。當(dāng)按回車鍵后，出現(xiàn)自動編號時(shí)，按編號。當(dāng)按回車鍵后，出現(xiàn)自動編號時(shí)，按“Ctrl+Z”組合鍵撤消組合鍵撤消。 粘貼網(wǎng)頁內(nèi)容粘貼網(wǎng)頁內(nèi)容 - 粘貼后出現(xiàn)的粘貼選項(xiàng)框粘貼后出現(xiàn)的粘貼選項(xiàng)框 保留源格式保留源格式 合并格式合并格式 只保留文本只保留文本 快速轉(zhuǎn)換大寫金額快速轉(zhuǎn)換大寫金額插入插入編號編號 z 12345 壹萬貳仟叁佰肆拾伍壹萬貳仟叁佰肆拾伍利用利用水印說明文檔的重要程度水印說明文檔的重要程度頁面布局頁面布局 水印水印(應(yīng)用到當(dāng)前所有頁面應(yīng)用到當(dāng)前所有頁面)、自定義設(shè)置文字美化，透明或者半透明自定義設(shè)置文字美化，透明或者半透明

5、水印格式頁面設(shè)置快速進(jìn)行調(diào)整頁面設(shè)置快速進(jìn)行調(diào)整雙擊標(biāo)尺上沒有刻度的部分告知他人這是最終版本的文檔告知他人這是最終版本的文檔文件文件 信息信息 權(quán)限權(quán)限 標(biāo)記為最終狀態(tài)標(biāo)記為最終狀態(tài)把文檔定義為只讀把文檔定義為只讀也可以用其他方式加密也可以用其他方式加密 Word 2007直接保存為 Word 2003格式Word選項(xiàng) 高級 Word選項(xiàng)設(shè)置成保存為Word2003格式即可快速調(diào)整文字大小Word選擇字號大小多了預(yù)覽功能如果使用ctrl+ 和 ctrl+ 邊調(diào)整變預(yù)覽功能會更方便也有快捷按鈕 增大 減小顯示標(biāo)尺 單擊 快速插入日期時(shí)間 插入-日期和時(shí)間 快捷鍵: Alt+Shift+D 當(dāng)前日

6、期 Alt+Shift+T 當(dāng)前時(shí)間利用文檔部件實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的再利用利用文檔部件實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的再利用插入-文檔部件-將所選內(nèi)容保存到文檔部件庫 光標(biāo)處應(yīng)用快捷插入文檔的目錄快捷插入文檔的目錄“引用”選項(xiàng)卡- 目錄雙面打印文檔雙面打印文檔手動雙面打印，不必先打印奇數(shù)頁再打印偶數(shù)頁 提示：提示：請將出紙器中已打印好的一面的紙取出請將出紙器中已打印好的一面的紙取出 并將其放回到送紙器中并將其放回到送紙器中 打印選項(xiàng)！ 去除頁眉中的橫線去除頁眉中的橫線 雙擊頁眉后 開始-樣式(右鍵)選擇“無” 插入圖片后能自由移動插入圖片后能自由移動(比如簡歷上插入照片比如簡歷上插入照片) 選擇那幾個選擇那幾個“環(huán)繞型環(huán)繞型

7、”二、Excel 2007技巧 為了使您能夠在工作表中瀏覽大量數(shù)據(jù)，Microsoft Office Excel 2007支持每個工作表中最多有1,000,000行和16,000列。具體來說，Office Excel 2007單張工作表的容量為1,048,576行乘以16,384列，與Office Excel 2003相比，它提供的可用行增加了1,500%，可用列增加了6,300%。 現(xiàn)在，您可以在同一個工作簿中使用無限多的格式類型，而不再僅限于4,000種；每個單元格的單元格引用數(shù)量從8,000增長到了任意數(shù)量，唯一的限制就是您的可用內(nèi)存！為了改進(jìn)Excel的性能，內(nèi)存管理已從Microso

8、ft Office Excel 2003中的1 GB內(nèi)存增加到Office Excel 2007中的2 GB。 由于Office Excel 2007支持雙處理器和多線程芯片集，您將同時(shí)在包含大量公式的大型工作表中體驗(yàn)到更快的運(yùn)算速度。 Office Excel 2007還支持最多16,000,000種顏色。 相信通過下表的數(shù)字對比，您可以對Excel 2007的改進(jìn)有更加深刻的認(rèn)識。 1、靈活添加靈活添加ExcelExcel文檔的頁文檔的頁眉和頁腳眉和頁腳 想為Excel文檔添加頁眉和頁腳絕非是一件輕松的事情，我們需要經(jīng)過層層對話框的設(shè)置才能完成添加任務(wù)。如今，借助全新的Excel 2007

9、，就能夠在完全可預(yù)覽的“頁面布局”視圖中為Excel文檔添加頁眉和頁腳，操作過程簡單且直觀。 （1） 在Excel的“功能區(qū)”中，單擊“插入”選項(xiàng)卡。 （2） 在“文本”組中單擊【頁眉和頁腳】按鈕. （3） 此時(shí)，在“功能區(qū)”中會出現(xiàn)“頁眉和頁腳工具”的上下文相關(guān)選項(xiàng)卡，在其中的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中提供了我們需要的所有命令，由此可以非常直觀地對Excel文檔的頁眉和頁腳進(jìn)行編輯。3、以最快的速度讓表格變得漂亮以最快的速度讓表格變得漂亮 Excel 2007工作表中，您可以將注意力全部集中在重要數(shù)據(jù)的輸入上，而不必花費(fèi)任何心思在表格的格式設(shè)定與外觀的操作上。Excel 2007可以幫助您以最快的速度

10、完成表格的美化工作。 （1） 定位到包含數(shù)據(jù)的任意單元格中。 （2） 在“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組中，選擇一款“套用表格格式”。 （3） 此時(shí)彈出“套用表格式”對話框，指定表數(shù)據(jù)的來源。 （4） 單擊【確定】按鈕后，就會自動為表格添加標(biāo)題文字顏色、標(biāo)題單元格填充色以及隔行填充色，并且還會把表格區(qū)域轉(zhuǎn)化為列表，得到列表的諸多功能，4、 自動套用適當(dāng)格式與自動創(chuàng)建計(jì)算列自動套用適當(dāng)格式與自動創(chuàng)建計(jì)算列 已有表格添加新列時(shí)，Excel能夠自動套用已有格式，無需進(jìn)行重新設(shè)置。此外，在Microsoft Office Excel表格中，可以快速創(chuàng)建一個計(jì)算列。計(jì)算列使用一個適用于每一行的公式，它可以實(shí)現(xiàn)

11、自動擴(kuò)展以包括附加行，從而使公式也立即擴(kuò)展到這些行中。您只需將公式輸入一次，而無需使用“填充”或“復(fù)制”命令。 （1） 當(dāng)您想添加新列時(shí)，只需在Excel表格的右側(cè)輸入新字段名稱（如“合計(jì)”），按【Enter】鍵后便會自動增加一列并自動套用適當(dāng)格式。 （2） 定位到“XX”單元格輸入計(jì)算合計(jì)的公式，按【Enter】鍵后，會自動將公式填充至列表末尾，計(jì)算出所有合計(jì)金額，自動創(chuàng)建計(jì)算列。 5、輕松刪除重復(fù)數(shù)據(jù)輕松刪除重復(fù)數(shù)據(jù) Excel處理大量數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會遇到數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的現(xiàn)象，盡管我們一遍遍地仔細(xì)核對，但出現(xiàn)這樣的失誤還是難以避免的。借助Microsoft Excel 2007，這樣的問題可以

12、輕松得到解決。 （1） 選中需要檢查并刪除重復(fù)項(xiàng)的單元格區(qū)域，并單擊“功能區(qū)”中的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡。 （2） 在“數(shù)據(jù)工具”組中單擊【刪除重復(fù)項(xiàng)】按鈕。 （3） 此時(shí)打開“刪除重復(fù)項(xiàng)”對話框，選擇需要對哪些列進(jìn)行重復(fù)值檢查。 （4） 設(shè)置完成后單擊【確定】按鈕，Excel將對選中的列進(jìn)行重復(fù)值檢查，并給出處理結(jié)果的提示信息。 6 6、通過漸變顏色直觀地掌握數(shù)據(jù)的整體分布、通過漸變顏色直觀地掌握數(shù)據(jù)的整體分布情況情況l 在一個單元格區(qū)域中顯示雙色漸變或三色漸變，顏色的底紋表示單元格中的值，并且漸變顏色能夠智能地隨數(shù)據(jù)值的大小而改變。趕快嘗試一下Excel 2007帶給我們的全新的“色階”條件格式吧

13、。 （1） 選中需要分析的數(shù)據(jù)，如“XX:XX”單元格區(qū)域。 （2） 在Excel 2007“功能區(qū)”的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“樣式”組中的【條件格式】按鈕。 （3） 在“條件格式”下拉菜單中執(zhí)行【色階】【綠-黃-紅色階】命令。7 7、用長短不一的色條讓數(shù)據(jù)更具表現(xiàn)力用長短不一的色條讓數(shù)據(jù)更具表現(xiàn)力l如果您希望能夠一目了然地查看一列數(shù)據(jù)的大小情況，可以為數(shù)據(jù)應(yīng)用“數(shù)據(jù)條”條件格式，數(shù)據(jù)條的長度即表示單元格中數(shù)值的大小。通過觀察帶顏色的數(shù)據(jù)條，可以幫助您省去逐個對比數(shù)值的時(shí)間，從而輕松獲悉一列數(shù)據(jù)中的最大值或最小值。 （1） 選中匯總表中的“XX:XX”單元格區(qū)域。 （2） 在Excel 200

14、7“功能區(qū)”的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“樣式”組中的【條件格式】按鈕。 （3） 然后，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行【數(shù)據(jù)條】【藍(lán)色數(shù)據(jù)條】命令。8 8、借助豐富的圖標(biāo)來呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢借助豐富的圖標(biāo)來呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢l 現(xiàn)在，通過利用Excel 2007提供的色彩絢麗、形式多樣的圖標(biāo)集，可以非常快速地以圖形化的方式顯示出數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢。 出的下拉菜單中執(zhí)行【圖標(biāo)集】【四向箭頭（彩色）】命令，即可為數(shù)據(jù)（1） 選中表示趨勢的數(shù)據(jù)，如“L3:L8”單元格區(qū)域。在“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“樣式”組中的【條件格式】按鈕，在彈添加相應(yīng)圖標(biāo)。 （2） 如果此時(shí)添加的圖標(biāo)不能滿足需要，您還可以單擊“樣式”組中的【

15、條件格式】按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行【管理規(guī)則】命令，打開“條件格式規(guī)則管理器”對話框。 （3） 在該對話框中，選中“圖標(biāo)集”規(guī)則，并單擊【編輯規(guī)則】按鈕。在隨即打開的“編輯格式規(guī)則”對話框中，設(shè)置具體的規(guī)則（如值的類型和大?。燥@示不同的圖標(biāo)。lExcel 2007為您提供了十分靈巧的圖表設(shè)計(jì)工具，能夠讓您快速完成專業(yè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，輕松制作出專業(yè)的精美圖表。 （1） 選中“A1:B5”單元格區(qū)域，單擊“插入”選項(xiàng)卡，在“圖表”組中選擇“餅圖”。 （2） 隨即出現(xiàn)“圖表工具”，在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“圖表樣式”組中可以看到很多專業(yè)的配色方案，選擇一款樣式。再從“圖表布局”組中選擇第1種布

16、局，即可自動添加百分比標(biāo)注 （3） 若要設(shè)置餅圖上的標(biāo)注文字，可以右鍵單擊任意一項(xiàng)標(biāo)注文字，此時(shí)便會彈出浮動菜單（在Word和PowerPoint中也有），它包含了最常用的一些命令，可以在此設(shè)置字體顏色和字號等。9 9、單元格樣式一步到位單元格樣式一步到位l如果您想在一個步驟中應(yīng)用幾種格式，并確保各個單元格格式一致，可以使用單元格樣式。單元格樣式是一組已定義的格式特征，如字體和字號、數(shù)字格式、單元格邊框和單元格底紋。通過Excel 2007提供的內(nèi)置單元格樣式，您可以非常便捷地完成格式設(shè)置工作。 （1） 選擇要設(shè)置格式的單元格。 （2） 在“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組中，單擊【單元格樣式】按鈕。

17、 （3） 單擊要應(yīng)用的單元格樣式。10 10、創(chuàng)建創(chuàng)建ExcelExcel表格以便始終看到表格標(biāo)題表格以便始終看到表格標(biāo)題 （1） 選擇要轉(zhuǎn)換為表格的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“插入”選項(xiàng)卡。 （2） 在“表”組中，單擊【表】按鈕，打開“創(chuàng)建表”對話框，選中“表包含標(biāo)題”復(fù)選框，單擊【確定】按鈕。 （3） 創(chuàng)建表格后，上下滾動該表格就可以始終看見表格標(biāo)題，即原標(biāo)題行出現(xiàn)在列標(biāo)的位置上（當(dāng)然光標(biāo)要位于該表格中，拖動滾動條時(shí)才可看見列標(biāo)題）。 提醒大家，直接給普通的數(shù)據(jù)區(qū)域“套用表格格式”也可以把數(shù)據(jù)區(qū)域轉(zhuǎn)換為Excel表格。11 11、匯總匯總ExcelExcel表格中的數(shù)據(jù)表格中的數(shù)據(jù)l在Microsof

18、t Office Excel中創(chuàng)建表格后，就可以獨(dú)立于該表格外部的數(shù)據(jù)對該表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和分析。通過在表格的結(jié)尾處顯示一個匯總行，然后使用每個匯總行單元格的下拉列表中提供的函數(shù)，可以快速匯總Microsoft Office Excel表格中的數(shù)據(jù)。 （1） 單擊Excel表格中的任意位置，“表工具”變?yōu)榭捎茫@示“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡。 （2） 在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“表樣式選項(xiàng)”組中，選中“匯總行”復(fù)選框。 （3） 此時(shí)，在表格的下方顯示出匯總行，并在最左側(cè)的單元格中顯示“匯總”二字。 （4） 在匯總行中，單擊要為其添加匯總計(jì)算的單元格，然后在下拉列表中選擇所需函數(shù)，如求和、平均值等。12.

19、12.更改默認(rèn)工作表數(shù)更改默認(rèn)工作表數(shù)l默認(rèn)情況下，當(dāng)打開Excel時(shí)，會新建一個空白工作簿，該工作簿包含3個空白工作表。但你是否會總是用到這3個工作表呢?或者如果可能會用到更多的工作表呢?事實(shí)上，這個數(shù)值可以被更改為從1到255的任何數(shù)值。當(dāng)然，很少有人會用到255個工作表。在“Excel選項(xiàng)”對話框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡中，可以將新建工作簿時(shí)“包含的工作表數(shù)”更改為你所希望的數(shù)值。13 13、更改最近使用的文檔列表數(shù)更改最近使用的文檔列表數(shù)l默認(rèn)情況下，當(dāng)打開Excel時(shí)，會新建一個空白工作簿，該工作簿包含3個空白工作表。但你是否會總是用到這3個工作表呢?或者如果可能會用到更多的工作表呢?事實(shí)上

20、，這個數(shù)值可以被更改為從1到255的任何數(shù)值。當(dāng)然，很少有人會用到255個工作表。在“Excel選項(xiàng)”對話框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡中，可以將新建工作簿時(shí)“包含的工作表數(shù)”更改為你所希望的數(shù)值。14 14、更改用戶名稱更改用戶名稱 有些事情挺簡單，但幾乎沒人用到。添加用戶名稱可以使你將來的文檔中嵌入名稱作為作者名。當(dāng)打開工作簿屬性對話框時(shí)，可以看到作者的署名。如果要更改用戶名稱，可以在“Excel選項(xiàng)”對話框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡中進(jìn)行更改。15 15、更改文件默認(rèn)存儲格式更改文件默認(rèn)存儲格式l可以在“Excel選項(xiàng)”對話框的“保存”選項(xiàng)卡中進(jìn)行更改。如Excel 2007默認(rèn)存儲格式為*.xlsx,為兼職

21、2003格式可以把文件保存格式存儲為*.xls。16 16、保護(hù)工作表保護(hù)工作表在日常工作中可能有很多數(shù)據(jù)是非常重要的，但又是發(fā)給別人看的，那怎么預(yù)防別人更改我的excel數(shù)據(jù)呢，怎么給指定區(qū)域的編輯權(quán)限。（1）、在“審閱”功能組里面點(diǎn)擊保護(hù)工作表，輸入二次密碼后，別人就不能更改你的excel數(shù)據(jù)了。 （2）、在“審閱”功能組里在， 選擇“允許用戶編輯區(qū)域”來實(shí)現(xiàn)對定區(qū)域的行列進(jìn)行編輯。17 17、讓含有文本的單元格以零值參與加減乘除計(jì)算讓含有文本的單元格以零值參與加減乘除計(jì)算l假設(shè)A1為含有文本的單元格（空字符串或其他文本），B1=10。那么C1設(shè)置如下公式，并返回錯誤值#Value! =A

22、1+B1 =A1-B1 =A1*B1 加入N函數(shù)對其修正后，下列公式則能返回?cái)?shù)值結(jié)果。 =N(A1)+B1 =N(A1)-B1 =N(A1)*B1 其中函數(shù)N()可將文本轉(zhuǎn)換為數(shù)值0，另一個函數(shù)T()可將數(shù)值轉(zhuǎn)換為空字符串 。三、三、PPT實(shí)用技巧實(shí)用技巧 Powerpoint技巧技巧兩幅圖片同時(shí)動作 選定兩幅圖片后 “組合”成一幅圖片 幻燈片之間的切換效果幻燈片之間的切換效果（不是動畫效果）（不是動畫效果） “切換切換” 選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡- 選擇個性效果選擇個性效果效果選項(xiàng)效果選項(xiàng) 聲音設(shè)置聲音設(shè)置單張幻燈片內(nèi)部元素的動畫效果單張幻燈片內(nèi)部元素的動畫效果擴(kuò)展的動畫效果，可以添加進(jìn)常用演示時(shí)演示時(shí)黑屏黑屏:按按B鍵鍵 W鍵白屏鍵白屏幻燈片自動播放幻燈片自動播放:另存為另存為 *.ppsx格式，打開直接放映格式，打開直接放映 右鍵文件右鍵文件 顯示顯示 為模版添加公司的logo 關(guān)閉母版視圖返回到普通視圖 同一幻燈片應(yīng)用不同主題同一幻燈片應(yīng)用不同主題右鍵后選擇右鍵后選擇“應(yīng)用與選定幻燈片應(yīng)用與選定幻燈片”保存特殊字體保存特殊字體保存特殊字體保存特殊字體勾選后選擇嵌入所有字符Word文檔轉(zhuǎn)換為文檔轉(zhuǎn)換為Powerpint復(fù)制文字后新建演示文稿 切換到大綱視圖定位在第一張幻燈片在需要定位在下