項目公司項目辦公室管理制度

1、、工程會議制度 一、工程管理會議可分為專題工作會議、周工作例會等。1、專題會議主要任務(wù)是解決工程、銷售、財務(wù)、經(jīng)營等相關(guān)業(yè)務(wù)問題，由工程經(jīng)理召集， 相關(guān)部門人員參加，會議根據(jù)工作需要不定期召開。2、每周工程例會參加人員為工程部所有人員，會議主要內(nèi)容是總結(jié)各工程公司各工程部管 理人員一周工作， 制定下周工作方案， 協(xié)調(diào)解決各部門日常工作中遇到的問題， 會議為每周 一上午 9：00 開場二、會議對于需表決事項，與會最高領(lǐng)導有決定權(quán)。與會人員可保存意見， 但要執(zhí)行相關(guān)決 議。溝通探討問題應(yīng)遵循務(wù)實、 實事求是的原那么，提出觀點應(yīng)說明理由， 對于因錯誤的數(shù) 據(jù)、偏頗的意見而導致會議決策失誤，相關(guān)管理者

2、應(yīng)擔負責任。三、會議相關(guān)內(nèi)容及會議形成的方案、方案、決議，需要傳達給相關(guān)人員的，與會人員應(yīng)及 時傳達至部門相關(guān)工作人員， 嚴格按相關(guān)安排推進工作， 綜合管理專員進展檢查、 督導和落 實。會議形成的方案、方案、決議，需要時由工程公司以正式文件下發(fā)執(zhí)行。四、根據(jù)工作需要，相關(guān)人員可出席、列席相關(guān)工作會議，發(fā)表意見。五、參會人員如遇出差、 公司安排辦理有關(guān)事宜和其他特殊情況， 不能參加會議， 需向說明 情況。二、公文辦理制度一行文印鑒規(guī)定1、行文要嚴肅認真，文件按正式要求起草，核稿后由主要領(lǐng)導簽發(fā)2、文件內(nèi)容涉及到有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍的由有關(guān)部門起草，部門負責人簽字后按照授權(quán)送至 相關(guān)領(lǐng)導處審核，統(tǒng)一編

3、號簽發(fā)。3、文稿起草一律用公司統(tǒng)一發(fā)放的“呈報領(lǐng)導文件格式打印、排版。 二文件管理規(guī)定1、工程技術(shù)文件資料由工程部備案，發(fā)放到各部門的文件、資料由各部門負責人管理。2、要認真及時做好文件的登記、傳閱、保管和保密工作，建立收發(fā)文件登記薄，按檔案管 理的要求，標準檔案工作。3、各部門對領(lǐng)導交辦的文件要認真及時辦理， 急件隨到隨辦， 辦理情況要及時向領(lǐng)導回報， 不拖不壓。4、文件資料借閱要履行借閱手續(xù)，并及時收回，文檔管理員要經(jīng)常對文件資料進展清查， 發(fā)現(xiàn)喪失立即追查。三資料打印、復印規(guī)定1. 崗負責綜合性文稿的打印和保密工作。 文件內(nèi)容涉及到有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍的由相關(guān)部門 起草并打印清樣。2. 辦公

4、設(shè)備的使用者要加強機器的維護保養(yǎng)， 保持機器的衛(wèi)生、 清潔， 使之時刻處于良好 狀態(tài)，保證打印文件的清晰，美觀，減少紙張浪費。不涉及保密的打印用紙，需回收利 用反面打字，杜絕浪費。3. 使用時必須科學的采集、 輸入、輸出和整理信息， 信息載體必須平安存放、 保管、備份， 防止喪失或失效。4. 輸入電腦信息屬公司機密的，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準不許向任何人提供、泄密。5. 工程部的標準配置設(shè)備及用品合理使用， 延長設(shè)備的使用周期， 個人原因?qū)е聯(lián)p壞， 負 責賠償。三、工作紀律管理制度一、工作紀律1. 公司員工應(yīng)嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度 ,履行工作職責。2. 按時上下班 ,不得遲到、早退、曠工 ,對所擔

5、負的工作爭取時效 ,不拖不壓 ,并及時反應(yīng)。3. 盡忠職守 ,不擅離工作崗位。上班時間不得吃零食、閑聊、睡覺、脫崗、串崗或做與工 作無關(guān)的事 ,上班時間不得用電腦打游戲、上網(wǎng)聊天或瀏覽不安康網(wǎng)站。非本公司人員,未經(jīng)允許不得使用電腦。電腦重要資料都要做好備份。4. 各負責人必須加強對所管設(shè)備、財產(chǎn)、資料、文檔、密碼等的管理，建立一對一責任， 防止因思想麻痹、疏忽管理給公司造成損失。5. 各部門下班后必須關(guān)好門窗，關(guān)閉照明燈、電腦、打印機、復印機、飲水機等用電設(shè)備 的電源。6. 提高平安意識， 不違規(guī)插接電源、電線， 不在電腦和電源插座旁堆放報紙、 書籍等易燃 物，以免損壞用電設(shè)備及引起火災。7.

6、 工作時間周一至周五須保持衣著標準、整潔。男員工不得穿背心、短褲、拖鞋；女 員工不得穿無袖上裝、短褲、超短裙、健美褲、拖鞋。8. 員工要保持儀容莊重，姿式端莊，用語和藹，嚴禁在辦公場所大聲喧嘩。9. 員工必須保護和保護公司財產(chǎn)， 保持公共場所及個人辦公區(qū)域的清潔、 整齊和美觀， 嚴 禁亂堆、亂扔報紙、個人生活用品、廢雜物等。10. 員工接聽外 實行第一接聽人負責制， 根據(jù) 內(nèi)容是否屬于本人業(yè)務(wù)職責范圍， 第一 接聽人負責辦理或轉(zhuǎn)達，以確保有關(guān)問題得到及時、圓滿解決。11. 復印機、 打印機等都要指定專人管理， 員工使用這些設(shè)備須服從管理人員的管理， 以保 證設(shè)備的正常運行。12. 員工使用復印

7、紙、信紙、信封、飲用水、水杯及其他消耗品，要注意節(jié)約使用，防止浪 費。13. 員工工作時間內(nèi)外出須向部門負責人說明事由， 保持通訊暢通， 以免因無法聯(lián)系而影響 工作。14. 上班日中午非特殊工作需要或公司安排不得飲酒。15. 為保守工程秘密，保障工程的合法權(quán)益不受到侵犯,維護工程正常經(jīng)營管理秩序，本著既確保秘密又便利工作的方針，特制定本條款。16. 工程秘密保密范圍： 工程重大經(jīng)營決策中的秘密事項， 商業(yè)秘密，工程內(nèi)部掌握的合同、 協(xié)議、意見書及可行性報告、重要會議記錄等，管理秘密，技術(shù)秘密，工程所掌握的尚 未進入市場或尚未公開的各類信息以及其他經(jīng)工程確定應(yīng)當保密的事項， 具體按照簽訂 的保密

8、協(xié)議執(zhí)行17. 一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍 四、檔案管理方法 第一條 為建立健全工程檔案體系， 實現(xiàn)完整保存并有效管理的根本目標， 使檔案更好地為 工程開展效勞，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于工程的檔案管理工作。第三條 工程檔案指各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、 圖表、聲像等不同形 式不同載體的文件資料。第二章 檔案工作體制及其職責第四條 檔案工作在工程經(jīng)理的直接領(lǐng)導下進展， 綜合管理專員是公司檔案主管部門， 下設(shè) 專職或兼職人員負責，實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級負責的管理體制。 第五條 檔案管理負責人的職責1 、負責組織實施工程檔案長遠規(guī)劃和年度方

9、案。2 、建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度。3 、負責對工程形成的各類檔案進展收集、整理、組卷、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、保管和提 供利用等工作。4、編制各種檔案目錄、索引、匯編等檢索工具和參考資料。5、參加工程工程的竣工驗收、綜合驗收和設(shè)備儀器的開箱驗收等工作。第六條 文件資料的形成是隨工程籌劃、 開發(fā)建立以及管理經(jīng)營活動的進程自然完成的， 必須按規(guī)定向公司檔案管理部門移交，集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有。第七條 各負責人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍進展日常工作資料的收集、 積累和整理， 填寫歸檔單 定期向檔案管理部門移交。第八條 歸檔要求1、歸檔文件資料要求書寫材料耐久，字跡工整、圖形清晰、無涂抹、損壞

10、現(xiàn)象，文件必須 保證完整性和內(nèi)部有機聯(lián)系。2、各項管理活動形成的文件資料定期由各負責人整理立卷歸檔。3、工程工程資料及技術(shù)文件圖紙，在工程竣工驗收后一個月內(nèi)整理歸檔。4、聲像、實物檔案及外出參觀、考察和參加各種會議、培訓學習等活動收集來的文件資料 在活動完畢后及時歸檔。5、一項工作由幾個負責人參與管理，在工作活動中形成的文件材料，由主管負責人收集歸 檔，會議文件由會議主辦人收集歸檔。6、工程大型廣告、營銷、公關(guān)活動籌劃過程所形成的文字、圖表、模型、照片、錄音、錄 像、宣傳片等全部材料在活動完畢一月內(nèi)及時歸檔。7、工程工程的相關(guān)審批報建等材料待批后及時歸檔第九條 檔案的保管期限分為永久、 長期、

11、 短期三種。 但凡反映工程主要職能活動和歷 史面貌的， 具有長久保存價值的應(yīng)永久保存。 但凡在一定時期內(nèi)工程進展工作總結(jié)、 經(jīng)歷交 流等需要查考利用的， 應(yīng)酌情列為長期或短期保存， 凡介于兩種保管期限之間的， 一律從長 保存。第十條 檔案的鑒定、銷毀1 、對保管期限已到的各種檔案進展鑒定， 確定保存或銷毀， 鑒定工作要有檔案主管領(lǐng) 導、專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員參加，對檔案進展鑒定。2 、 鑒定確認銷毀的檔案，要提出銷毀報告、銷毀清冊，經(jīng)公司總裁審批備案，方可 銷毀。銷毀時銷毀人、鑒銷人簽字。任何部門或各人不得擅自處理或銷毀檔案文件資料。第十一條 嚴格按檔案統(tǒng)計規(guī)定作好檔案的收集、整理、保管、

12、 利用等情況統(tǒng)計，需要時應(yīng)按規(guī)定向有關(guān)部門報送檔案根本情況年報表。第十二條 嚴格執(zhí)行檔案保密規(guī)定和借查閱制度。 第十三條 對因各種原因離職離崗人員， 在離開本崗位之前必須到檔案部門辦理有關(guān)檔案資 料手續(xù)，無檔案人員簽字，人事、財務(wù)部門不得辦理離崗手續(xù)。第十四條 工作人員外出學習、 考察、 調(diào)查研究、 參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相 關(guān)人員核報差旅費時， 必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)， 檔案室簽字認可 后財務(wù)部門給予核報差旅費。第十五條 工程召開的各種會議， 由會議負責人指定專人將會議材料、 聲像檔案等向檔案負 責人辦理歸檔手續(xù)，檔案負責人簽字認可后財務(wù)部門給予報會議費用。

13、第十六條 凡屬公司工程調(diào)研、開發(fā)過程中形成的文件、磁盤、光盤、錄音、錄像、照片 等材料， 在工程完成后， 必須及時歸檔， 工程報銷時必須附歸檔移交清單否那么財務(wù)不予報 銷。第十七條、 工程員工因工作需要， 均可借查閱與本人工作有關(guān)的檔案， 借查閱檔案必須辦理 有關(guān)登記手續(xù)，借查閱后應(yīng)認真填寫利用效果。第十八條、 任何人不得借閱與本人工作無關(guān)的檔案， 如確因工作需要借閱非本部門工作范圍 內(nèi)的檔案資料，須經(jīng)部門領(lǐng)導簽字，綜合管理專員批準。第十九條、機密級以上檔案及辦公會會議記錄、紀要，一律不外借。需要查閱時，須公司級 領(lǐng)導批準，由檔案人員查閱，摘錄提供有關(guān)資料。第二十條、借閱檔案的時間：文書、財務(wù)

14、檔案最長三天，工程技術(shù)檔案最長兩周。 第二十一條、借閱人員必須對案卷的平安負責，要保持好案卷的整潔完好，不得任意涂改、 抽頁、剪貼和中途轉(zhuǎn)借，以防檔案的喪失和泄密。第二十二條、歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真清點，如發(fā)現(xiàn)損壞、缺頁、涂改現(xiàn)象，應(yīng)及 時匯報并追查責任和處理。喪失檔案資料、文件，應(yīng)立即報告檔案部門， 按有關(guān)情況公司給 予相關(guān)責任人處分。第二十三條、 不準無關(guān)人員翻閱檔案， 不準為個人需要摘抄有關(guān)檔案機密內(nèi)容， 不準擅自復 印檔案材料，不得擅自將檔案攜帶外出。第二十四條、 加強對機密文件的清點交接手續(xù)， 防止文件的喪失及造成的不必要的喪失、 泄 密。第二十五、 定期對庫藏檔案進展清查，

15、妥善保管標有機密的檔案， 嚴禁喪失，發(fā)現(xiàn)喪失及時 采取措施并查清原因，按有關(guān)規(guī)定處理。第二十六條、 檔案管理人員調(diào)開工作時， 必須按有關(guān)規(guī)定詳細清點移交， 嚴格履行交接手續(xù)。六、工程平安、衛(wèi)生及接待管理制度 為保持工程良好的辦公環(huán)境 ,特制定本規(guī)定。（一 ） 平安保衛(wèi)制度1、工程部成員要認真負責、嚴守崗位，按時上下班，不準脫崗，并認真做好記錄和來人接 待工作，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關(guān)領(lǐng)導。3、檔案、文件等資料的管理人員要認真負責，確保平安。4、工程負責人要安排專人負責下班前認真檢查，必須將燈、電扇、空調(diào)、電腦、飲水機等 電器設(shè)備關(guān)閉，門窗關(guān)好，鎖好前方可離開。（二 ） 二、衛(wèi)生管理制度1、工程辦公

16、室應(yīng)保持每天進展清掃，室內(nèi)要整潔，不能有雜亂物品堆積，辦公桌物品要擺 放整齊有序，地面干凈無灰塵、無積水、無煙蒂、無死角，門窗干凈明亮，保持空氣清新。2、綜合管理專員負責不定期對衛(wèi)生情況進展檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即整改。（三 ） 三、工程接待制度按照公司規(guī)定處理。八 考勤管理(一)考勤管理1. 工程所有員工均實行手工考勤制，由綜合管理專員記錄。2. 工作時間：員工正常工作時間為 : 上午 8:00 至 12:00 下午 13:30 至 17:303. 所有員工必須先到綜合管理專員報到后， 方能外出辦理業(yè)務(wù)。 因工作需要不能按時報到 者，必須先向綜合管理專員負責人申請， 否那么按外出辦私事處理。 綜

17、合管理專員建立 員工外出登記表， 員工回來后需補簽員工外出登記， 單位負責人簽字確認， 綜合管理專 員每月進展抽查。4. 考勤工作由綜合管理專員負責， 填寫出勤登記， 負責考勤工作， 每月月底將考勤表送交 工程總經(jīng)理。5. 工程總經(jīng)理對考勤表進展檢查核實，經(jīng)確認無誤后，用于考核工資發(fā)放。6. 考勤工作要求：綜合管理專員于每月 5 日前核查考勤表，整理并歸檔。 (二)遲到、早退、曠工1、員工應(yīng)嚴格遵守勞動紀律，不遲到，不早退，無曠工現(xiàn)象。2、過規(guī)定上班時間 1 小時以內(nèi)記遲到， 1 小時后為曠工半天，提前十分鐘下班記早退。3、非因公提前請假請假授權(quán)按照公司批準制度執(zhí)行。4、有以下情況均以曠工處理

18、：1) 用不正當手段，騙取、涂改、偽造休假證明；2) 未請假或請假未批準，不到單位上班；3) 不服從工作調(diào)動，經(jīng)教育后仍不到崗；4) 被公安部門拘留；5) 打架斗毆，違紀致傷無法正常上班者。6) 超過五次 ,并計曠工一天。九 車輛使用費1. 工程車輛使用由公司綜合管理專員統(tǒng)一管理。 有必要派車但不能派出時， 綜合管理 專員可以授權(quán)乘出租車，出租車費實報實銷。2. 車輛使用申請流程： 經(jīng)辦人向綜合管理專員申請安排車輛使用人填寫車輛使用 登記臺帳綜合管理專員確認后調(diào)配車輛。3. 車輛油料申請流程： 司機車輛管理員審核分管領(lǐng)導批準車輛管理員發(fā) 放油票。4. 車輛維修保養(yǎng)流程： 使用人填寫簽呈申請車輛管理員提出車輛維修保養(yǎng)具體意見 公司綜合管理專員車隊長審核行政主管領(lǐng)導審批使用人憑車輛維修保 養(yǎng)審批表到指定廠家維修保養(yǎng)指定廠家維修保養(yǎng)并在簽呈中填寫工程及費用 使用人在維修保養(yǎng)完成返回后將經(jīng)廠家簽字的簽呈交綜合管理專員備案。5. 油料購置申請及報銷流程： 車輛駕駛員填寫報銷單t綜合管理專員審核t主管領(lǐng)導 審批t財務(wù)部核銷。6. 維修保養(yǎng)費用報銷流程： 車輛管理員填寫報銷單并附維修保養(yǎng)費用明細表和各次維 修保養(yǎng)的簽呈t公司綜合管理專員審核T行政主管領(lǐng)導審批t財務(wù)部經(jīng)