超市購(gòu)物卡業(yè)務(wù)管理制度

1、超市購(gòu)物卡業(yè)務(wù)管理制度 第一條 為確保購(gòu)物卡發(fā)放流程的準(zhǔn)確、順利，保證購(gòu)物卡在定制、移交、充值、銷(xiāo)售、使用過(guò)程中的安全有效，制定本辦法。 第二條 本辦法所稱購(gòu)物卡，是可以在超市所使用的購(gòu)物卡。 第三條 購(gòu)物卡的進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)由超市財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，信息部對(duì)該業(yè)務(wù)進(jìn)行配合。業(yè)務(wù)部門(mén)均須配備專職操作人員做此項(xiàng)工作，并明確責(zé)任。 第四條 購(gòu)物卡業(yè)務(wù)的職能部門(mén)分工 （一）管理部設(shè)團(tuán)購(gòu)管理中心，落實(shí)負(fù)責(zé)人（主管級(jí)），負(fù)責(zé)定制、前臺(tái)售卡的需求統(tǒng)計(jì)、備用卡領(lǐng)用、銷(xiāo)售、售后服務(wù)等前臺(tái)銷(xiāo)售管理工作。 （二）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)購(gòu)物卡的保管、開(kāi)戶、開(kāi)通、充值、復(fù)核；執(zhí)行與購(gòu)卡單位的銜接工作，并且負(fù)責(zé)監(jiān)督購(gòu)物卡的使用。 （三）信息部保

2、證會(huì)員管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)解決系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題。 （四）綜合辦采購(gòu)部負(fù)責(zé)空白購(gòu)物卡招標(biāo)采購(gòu)。 第五條 空白購(gòu)物卡的定制、驗(yàn)收、入庫(kù) （一） 定制。管理部根據(jù)市場(chǎng)需求，按季度制定購(gòu)物卡需求計(jì)劃，確保常備 10 萬(wàn)元的各面值卡；在重大節(jié)假日前要提前制定節(jié)日用卡需求計(jì)劃，一律交由采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。 (二)驗(yàn)收。管理部負(fù)責(zé)按批次抽檢空白購(gòu)物卡的卡面印刷質(zhì)量及數(shù)量后將定制的購(gòu)物卡交付財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部在與需求計(jì)劃核對(duì)后交本部保管員入庫(kù)。 （三）入庫(kù)。財(cái)務(wù)部保管員負(fù)責(zé)空白購(gòu)物卡的保管。 第六條 購(gòu)物卡開(kāi)戶、開(kāi)通、充值、復(fù)核、交付 （一）團(tuán)購(gòu)管理中心根據(jù)市場(chǎng)情況制定次月購(gòu)物卡需求計(jì)劃表，于當(dāng)月5日前報(bào)財(cái)務(wù)

3、部。 （二）財(cái)務(wù)部根據(jù)團(tuán)購(gòu)管理中心申報(bào)的購(gòu)物卡需求計(jì)劃，由財(cái)務(wù)部保管員填寫(xiě)購(gòu)物卡注冊(cè)單（附表1）一式兩聯(lián)，一聯(lián)由財(cái)務(wù)部記賬，一聯(lián)交操作員留存。 （三）財(cái)務(wù)部專職人員根據(jù)購(gòu)物卡注冊(cè)單開(kāi)戶、開(kāi)通、充值、復(fù)核完成。遇大宗團(tuán)購(gòu)，財(cái)務(wù)部需增加人員（增加人員擁有獨(dú)立的開(kāi)戶、開(kāi)通、充值權(quán)限）。在刷卡充值前應(yīng)核對(duì)每盒購(gòu)物卡的初始卡號(hào)，并在開(kāi)通、充值后進(jìn)行復(fù)核，以核實(shí)系統(tǒng)號(hào)與卡號(hào)的準(zhǔn)確性，財(cái)務(wù)部安排兩人以上復(fù)核，復(fù)核率達(dá)到100% 。（四）對(duì)無(wú)法刷卡寫(xiě)磁的購(gòu)物卡，由專職人員填制購(gòu)物卡注銷(xiāo)單（附表2）一式兩聯(lián)，保管員與專職人員各存一聯(lián)，按照廢卡處理規(guī)定辦理。 （五）交付。團(tuán)購(gòu)管理中心與財(cái)務(wù)部在確認(rèn)無(wú)誤后，將已充值

4、購(gòu)物卡交付團(tuán)購(gòu)管理中心。 第七條 購(gòu)物卡的領(lǐng)用 （一）日常待售備用卡的領(lǐng)用。團(tuán)購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)人按一周售卡量到財(cái)務(wù)部填制購(gòu)物卡申領(lǐng)單（附表3）領(lǐng)備用卡。購(gòu)物卡申領(lǐng)單一式兩聯(lián)，一聯(lián)由財(cái)務(wù)記賬，一聯(lián)由售卡人留存?zhèn)洳?。?cái)務(wù)部在團(tuán)購(gòu)負(fù)責(zé)人申領(lǐng)本周備用卡時(shí)，對(duì)上周售卡情況先行核對(duì)售款和庫(kù)存，無(wú)誤后交付本周備用卡。領(lǐng)卡時(shí)必須雙方核對(duì)充值準(zhǔn)確性，一旦接收視為已經(jīng)核對(duì)無(wú)誤。 （二）大宗團(tuán)購(gòu)卡的領(lǐng)用：團(tuán)購(gòu)管理中心需在重大節(jié)日前合理時(shí)間向財(cái)務(wù)部提供明確面值、數(shù)量、總金額的備用卡需求申請(qǐng)。領(lǐng)卡時(shí)，由團(tuán)購(gòu)管理中心業(yè)務(wù)人員陪同團(tuán)購(gòu)單位一同到財(cái)務(wù)部憑購(gòu)物卡申領(lǐng)單取卡，該購(gòu)物卡申領(lǐng)單應(yīng)標(biāo)明折扣折扣率、折扣額、付款時(shí)間、發(fā)票要

5、求等事項(xiàng)，由團(tuán)購(gòu)單位經(jīng)辦人和團(tuán)購(gòu)管理中心人員簽字。 （三）備用卡申領(lǐng)由購(gòu)物中心分管副總簽批，大宗團(tuán)購(gòu)卡的申領(lǐng)一律經(jīng)分管副總及總經(jīng)理簽批。同時(shí)，大宗購(gòu)物卡的團(tuán)購(gòu)政策應(yīng)在購(gòu)卡前經(jīng)分管副總及總經(jīng)理簽批后方可生效。 （四）團(tuán)購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)人對(duì)備用卡按照現(xiàn)金管理規(guī)范使用金柜進(jìn)行保管。 第八條 售卡、退卡、調(diào)換、補(bǔ)磁 （一）銷(xiāo)售 （1）團(tuán)購(gòu)管理中心日常售卡根據(jù)購(gòu)物卡售卡單（附表4）操作，一式兩聯(lián)，一聯(lián)在售卡當(dāng)日與現(xiàn)金一同交由財(cái)務(wù)記賬，二聯(lián)由售卡單位留存?zhèn)洳椤?同時(shí)，團(tuán)購(gòu)管理中心需接受財(cái)務(wù)部每周不低于兩次的購(gòu)物卡及現(xiàn)金對(duì)應(yīng)復(fù)查。 （2）節(jié)假日大宗售卡，根據(jù)本辦法中“購(gòu)物卡的領(lǐng)用”條款由團(tuán)購(gòu)管理中心輔助財(cái)務(wù)部

6、辦理售卡工作。 （3）購(gòu)卡人接收購(gòu)物卡時(shí)，必須由售卡人在前臺(tái)銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的外掛程序中進(jìn)行復(fù)核確認(rèn)。簽署購(gòu)物卡售卡單（單位購(gòu)卡暫不付款的需加蓋購(gòu)卡單位公章）時(shí)進(jìn)行交付。 （4）會(huì)員卡需辦理購(gòu)卡人的身份登記并錄入系統(tǒng)。 （5）團(tuán)購(gòu)管理中心需對(duì)團(tuán)購(gòu)卡暫時(shí)賒欠萬(wàn)元以上者保留其身份證明，對(duì)大宗購(gòu)卡單位需保留其工商執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記復(fù)印件、經(jīng)辦人身份證明等資料，已備相關(guān)職能部門(mén)復(fù)查。（二）退卡 （1）因系統(tǒng)問(wèn)題或其它正當(dāng)原因需作退卡處理的，售卡部門(mén)應(yīng)首先確認(rèn)購(gòu)物卡無(wú)消費(fèi)記錄，經(jīng)管理部經(jīng)理簽署意見(jiàn)后執(zhí)行退卡。一萬(wàn)元以上（含本數(shù)）退卡由分管副總經(jīng)理最后審批。退卡后由管理中心與財(cái)務(wù)部協(xié)調(diào)辦理內(nèi)部退卡工作。退卡

7、流程以購(gòu)物卡退卡單（附表5）為載體。 （2）財(cái)務(wù)部接收退卡后作清零、消磁、入庫(kù)備售或作廢處理。 （3）節(jié)假日大宗購(gòu)物卡的退卡須經(jīng)分管副總經(jīng)理及總經(jīng)理共同審批。 （三）調(diào)換 （1）顧客因消磁、卡損或改變面額等原因需要調(diào)換購(gòu)物卡的，售卡部門(mén)應(yīng)首先確認(rèn)購(gòu)物卡無(wú)消費(fèi)記錄，管理部經(jīng)理簽署意見(jiàn)后給予調(diào)換。原卡執(zhí)行退卡程序，新卡執(zhí)行銷(xiāo)售程序，廢卡執(zhí)行廢卡處理規(guī)定。 （2）折扣卡不予調(diào)換。 （四）補(bǔ)磁 無(wú)需調(diào)換的消磁卡，團(tuán)購(gòu)管理中心在前臺(tái)直接給予補(bǔ)磁，即時(shí)辦理。 第九條 庫(kù)存盤(pán)點(diǎn) 6 （一）備用卡保管員在每月末對(duì)備用卡進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，財(cái)務(wù)部責(zé)成其他人員會(huì)同團(tuán)購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)人應(yīng)在每月底對(duì)庫(kù)存卡進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)并向分管副總書(shū)面

8、匯報(bào)售存情況。 （二）分管副總經(jīng)理隨時(shí)對(duì)購(gòu)物卡的售存情況進(jìn)行檢查。 第十條 購(gòu)物卡回收 購(gòu)物卡金額消費(fèi)為空后，收銀員將其收回。財(cái)務(wù)部需要進(jìn)行挑揀，選擇可以重復(fù)使用的進(jìn)行登記使用，不可重復(fù)使用的按照廢卡處理。 第十一條 廢卡處理 （一）被確定為廢卡的，由財(cái)務(wù)部憑團(tuán)購(gòu)管理中心的廢卡確認(rèn)意見(jiàn)和揀選后的記錄，會(huì)同管理部共同進(jìn)行銷(xiāo)毀。 （二）廢卡銷(xiāo)毀方式為在磁條上打孔處理。 第十二條 購(gòu)物卡業(yè)務(wù)流程中的所有表格須按要求填寫(xiě)完整，并嚴(yán)格審批流程。 第十三條 顧客申辦購(gòu)物卡的支付方式可以現(xiàn)金、銀聯(lián)卡、支票等方式交易，不得收取手續(xù)費(fèi)，款到帳后方可開(kāi)通。 第十四條 顧客購(gòu)卡需要開(kāi)具發(fā)票的，需在購(gòu)卡時(shí)一同開(kāi)取，使

9、用購(gòu)物卡消費(fèi)時(shí)，不再另行開(kāi)具發(fā)票。 第十五條 購(gòu)物卡不記名、不掛失、不兌現(xiàn)。 第十六條 罰則 （一）對(duì)于不按本辦法規(guī)定的程序辦理的工作人員給予警告處分，造成后果的處以300元以下罰款，造成損失的處以300元至1000元罰款，此外還應(yīng)如數(shù)補(bǔ)足損失。 （二）在購(gòu)物卡業(yè)務(wù)操作過(guò)程中營(yíng)私舞弊、故意違反規(guī)定企圖謀取私利的，除賠償已經(jīng)造成的損失外，一律開(kāi)除。 第十七條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。 2016年1月1日附表：1.購(gòu)物卡注冊(cè)單 2.購(gòu)物卡注銷(xiāo)單3.購(gòu)物卡申領(lǐng)單 4購(gòu)物卡售卡單 5. 購(gòu)物卡退卡單 附表1購(gòu)物卡注冊(cè)單 時(shí)間：?jiǎn)螕?jù)號(hào)面值（元）起始卡號(hào)終止卡號(hào)數(shù)量（張）錄入日期記賬日期財(cái)務(wù)結(jié)算中心： 營(yíng)銷(xiāo)中心： 附表2購(gòu)物卡注銷(xiāo)單 時(shí)間：?jiǎn)螕?jù)號(hào)面值（元）起始卡號(hào)終止卡號(hào)數(shù)量（張）備注記帳日期財(cái)務(wù)結(jié)算中心： 營(yíng)銷(xiāo)中心：附表3購(gòu)物卡申領(lǐng)單單據(jù)號(hào)： 打印時(shí)間：發(fā)卡單位： 發(fā)卡部門(mén)：申領(lǐng)組織： 申領(lǐng)部門(mén)：面值起始卡面號(hào)結(jié)束卡面號(hào)數(shù)量金額申領(lǐng)數(shù)量： 申領(lǐng)金額：發(fā)卡人： 申領(lǐng)人：附表4購(gòu)物卡售卡單 單據(jù)號(hào)：打印時(shí)間： 記賬時(shí)間：售卡組織： 售卡部門(mén)：卡面值起始卡面號(hào)結(jié)束卡面號(hào)數(shù)量金額合計(jì)銷(xiāo)售額： 支付方式： 制單人： 收款員： 顧客：附表5購(gòu)物