展覽項(xiàng)目的工作流程

1、展覽工程的工作流程一. 接洽階段獲取參展客戶信息上門拜訪客戶取得客戶參展相關(guān)資料明確設(shè)計(jì)圖交付日期二. 設(shè)計(jì)階段與設(shè)計(jì)師溝通并即時同客戶進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的交流向客戶交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說明、工程報(bào)價研究客戶反應(yīng)意見并再次修改交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價三. 簽約階段同客戶確定工程價格明確同客戶的相互配合要求簽定合同四. 制作階段根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作安排客戶到工廠實(shí)地觀察制作及準(zhǔn)備情況完成主辦、主場、展館等各項(xiàng)手續(xù)五. 現(xiàn)場施工階段現(xiàn)場展位搭建處理現(xiàn)場追加、變更工程配合客戶展品進(jìn)場客戶驗(yàn)收六. 展會期間及撤場階段安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急效勞和增值效勞配合客戶展品離場現(xiàn)場撤除七. 后續(xù)跟蹤效勞

2、展會的后續(xù)總結(jié)報(bào)告為客戶提供行業(yè)會展信息和分析邀請客戶參觀公司其他效勞案例一. 工程接洽階段1. 獲取參展客戶信息：以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步 的客戶信息的。上屆展覽會的會刊一一一般比擬成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中 的主要廠商根本上會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資 料往往登載有平面圖可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要特別布置的、展商的聯(lián)系方式和簡介有些展會也 會把公司的展會負(fù)責(zé)人登在上面。會刊資料可以配合現(xiàn)場實(shí)景照片 進(jìn)行比擬，重要展會進(jìn)行拍攝存檔數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、 相片紙打印編號存檔以方便查閱。展會專設(shè)網(wǎng)站 比擬有規(guī)模的展會根本上建有專門的

3、網(wǎng)頁，一 般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回憶， 有些不僅會列出上屆的展 商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。行業(yè)資訊媒體一一行業(yè)資訊媒體比擬熟悉其行業(yè)的展會和廠商， 有些專門的采訪類欄目，類似展會快報(bào)的性質(zhì)，里面有參展商市場宣 傳方面的負(fù)責(zé)人信息。正在效勞客戶的參展商手冊和平面圖 一一如果在每次展會上有 已經(jīng)在效勞的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖在為新 客戶效勞時也要盡可能獲得所有展商的平面圖，上面是最新的參展 商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。2. 上門拜訪客戶：會展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶根本是確 定的，只是客戶需要選擇不同的供應(yīng)商而已。 很多的客

4、戶會進(jìn)行邀稿 競標(biāo)，這些是很多展覽公司都可以進(jìn)入的， 有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定 的客戶需要通過其他時機(jī)再進(jìn)入。 很多時候，確實(shí)要參展的特裝客戶 是需要展覽效勞的，可以進(jìn)行登門拜訪的。通過對客戶的交談，詳細(xì)了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的 主題，偏愛色調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶會提 供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對方的公司介紹，通過交流， 業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺情況，特別是為什么會放棄原有的合 作關(guān)系，有哪些地方是不滿意的。有些客戶通常邀請很多家比稿，但最后選中的方案是幾個方案的 集合，對于這種客戶事先很難分辨。也有個別客戶已經(jīng)有了搭建商， 只是為了形式，或是為了通

5、過比稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計(jì)圖， 最后自己 另外找人做。目前會展行業(yè)比擬混亂，該種情況希望可以通過與客戶 交流能夠提前得以覺察。3. 取得客戶參展相關(guān)資料：如果得到客戶的認(rèn)可，同意為其展 覽提供籌劃設(shè)計(jì)，通常需要得到客戶的以下資料 一一展館平面圖、展 位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標(biāo)準(zhǔn)司 標(biāo)、客戶標(biāo)準(zhǔn)字體、客戶標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參 展產(chǎn)品用電要求、重點(diǎn)參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算。通常不管是何種情況，客戶都會提供設(shè)計(jì)本身需要的資料，但對 于展覽效勞公司來說，獲得客戶的費(fèi)用運(yùn)算是最關(guān)鍵的，在投標(biāo)比稿 中尤為重要。有些客戶會給一個大概的范圍，但有些客戶不愿透露， 甚

6、至本身也沒有事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶的以往同行業(yè)展位照進(jìn)行比擬，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費(fèi)用， 請其選擇參考。客戶一般會選擇其風(fēng)格和價格都比擬接近的展臺圖參展商手冊和客戶要求關(guān)系到設(shè)計(jì)師的方案是否能夠到達(dá)入圍 中標(biāo)，應(yīng)該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。 展商手冊涉及到了展館的 技術(shù)參數(shù)和規(guī)那么要求等?？蛻粢罂蓮囊韵聨讉€方面明確：展位結(jié)構(gòu)、 展位材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計(jì)重點(diǎn)、照明要求、展板數(shù)量、展位高 度等。4. 明確設(shè)計(jì)圖交付日期，制定工作方案：同客戶明確首稿的交 付時間和要求，會同設(shè)計(jì)師進(jìn)行安排。對于大的工程，應(yīng)該制定一份 工作時間明細(xì)表，有需要可以提交給客戶。二.

7、設(shè)計(jì)階段1. 向設(shè)計(jì)師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計(jì)要求并隨時與客戶進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的相 關(guān)溝通交流為形成設(shè)計(jì)部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客戶在工程接洽中 獲得的客戶設(shè)計(jì)要求和可能的需求風(fēng)格， 填寫設(shè)計(jì)明細(xì)表，轉(zhuǎn)交給設(shè) 計(jì)部的負(fù)責(zé)人在設(shè)計(jì)師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶的隨時聯(lián)系，把握其 可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計(jì)師介紹給客戶，讓雙方可以有 直接的聯(lián)系。對于需要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計(jì)師安 排去現(xiàn)場。設(shè)計(jì)師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系， 了解最新的展示 材料，防止設(shè)計(jì)采用的材料陳舊或者有些設(shè)計(jì)無法實(shí)地施工。2. 向客戶交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說明、工程報(bào)價展臺初稿定下以后，會同供應(yīng)商得到本錢

8、價，制作明晰的報(bào)價單。 一般展臺設(shè)計(jì)的報(bào)價有一個比擬細(xì)分的順序， 既是為了方便具體列項(xiàng) 也有助與讓客戶明了并樂于接受，往往按照設(shè)計(jì)圖從天到地或者從外 到里按順序羅列，防止漏掉工程。在報(bào)價中要對材料、顏色、形狀及 尺寸進(jìn)行盡可能完整的描述。一份完整的報(bào)價就是一份詳細(xì)的工單， 便于把握施工本錢核算及施工的準(zhǔn)確性。展覽設(shè)計(jì)承建中，有一局部費(fèi)用是可以由客戶自己向展館支付的， 但往往實(shí)踐中都是展覽公司代交的，應(yīng)在報(bào)價中凡代場館收費(fèi)的工程 一定要注明，比方電箱申請、場地管理費(fèi)等。有些客戶要求在提交設(shè)計(jì)圖時同時附上設(shè)計(jì)說明，但有些要求比 較簡單，只要看到實(shí)際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比擬注 重形象宣

9、傳，盡管沒有明確要求設(shè)計(jì)圖附有說明， 但從今后正規(guī)化考 慮，應(yīng)該提倡設(shè)計(jì)師寫設(shè)計(jì)說明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說明、 展位功能、色彩說明、照明說明、設(shè)計(jì)重點(diǎn)等幾個方面進(jìn)行闡述。交 圖時，如果能夠安排設(shè)計(jì)師一起同客戶見面的就好， 可由設(shè)計(jì)師向客 戶說圖，解釋該方案的賣點(diǎn)和最大的與眾不同。3. 研究客戶反應(yīng)意見并進(jìn)行再次修改客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩選。如果要求我們繼續(xù) 修改，那么應(yīng)仔細(xì)了解其真實(shí)意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接觸后，即 便是原來對展覽陌生的要說出個一二來。 應(yīng)仔細(xì)同其溝通。如果客戶 要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。4. 交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價三. 簽約階

10、段1. 同客戶確定工程價格在報(bào)價確定價格時，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能 夠做到的。否那么一旦客戶確認(rèn)而現(xiàn)場無法到達(dá)要求的話， 將造成不好 影響。2. 明確同客戶的相互配合要求展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比擬緊張，只有 2-3天的安排，這其 中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時涉及到需要提前申報(bào)的事宜， 應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)的范圍。3. 簽定合同四. 制作階段1. 根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作根據(jù)具體工程的需要，安排 AV設(shè)備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng) 商、美工制作等局部按照設(shè)計(jì)圖的要求和客戶的制定進(jìn)行制作。注意 在制作過程中如果有變動，應(yīng)及時同設(shè)計(jì)師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng) 照會客戶。

11、2. 安排客戶到工廠實(shí)地觀察制作及準(zhǔn)備情況一般客戶確認(rèn)最后的效果圖后就只是等待到時進(jìn)場，有些工程較 大或者是客戶特別注重的工程會在制作中進(jìn)行監(jiān)督， 我們應(yīng)做好安排 其到公司或工廠間參觀的準(zhǔn)備。3. 完成主辦、主場、展館等各項(xiàng)手續(xù)有些工程應(yīng)該是要于開展前向展館或者主辦方進(jìn)行申報(bào)的，如果 該局部工作是由我們來完成就要就定水、電、氣與客戶確認(rèn)，并向主 辦方提供必要的材料，如電圖等進(jìn)行審批。對于某些特殊用材如霓虹 燈、高空氣球等等還要進(jìn)行特別的審批。五. 現(xiàn)場施工階段1. 現(xiàn)場展位搭建現(xiàn)場施工的好壞決定了工程設(shè)計(jì)是否得到了實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)在有很多的 展覽公司只注重設(shè)計(jì)不注重搭建， 造成了客戶的不滿，這也是展覽

12、服 務(wù)中經(jīng)常有客戶更換供應(yīng)商的原因。一般在搭建中客戶也會在現(xiàn)場布 置展品，此時最好具體負(fù)責(zé)該工程的業(yè)務(wù)效勞人員能到現(xiàn)場陪同，有必要，設(shè)計(jì)師也可以到現(xiàn)場監(jiān)督施工，并同客戶即時交流。盡管實(shí)際 的效果不能馬上表達(dá)，但是很多客戶希望能得到這樣的效勞。 如果業(yè) 務(wù)人員確實(shí)有原因不能在現(xiàn)場，應(yīng)該把負(fù)責(zé)搭建布置的聯(lián)系人介紹給 客戶。2. 處理現(xiàn)場追加、變更工程現(xiàn)場中經(jīng)常會有一些設(shè)計(jì)中本身沒有預(yù)料到的情況出現(xiàn)，而且客 戶也會臨時提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，應(yīng)即 時進(jìn)行更改，如果是客戶額外提出的，應(yīng)保證首先滿足其合理的要求， 同時對追加的局部要求客戶簽收補(bǔ)充到總工程款項(xiàng)中。3. 配合客戶展品進(jìn)

13、場實(shí)踐中往往是先把展臺結(jié)構(gòu)布置好以后再安排展品入場的，現(xiàn)場 的工作人員一定要注意為客戶效勞，配合其展品進(jìn)場。4. 客戶驗(yàn)收所有的搭建工作完成后，要進(jìn)行展位的衛(wèi)生清潔，該項(xiàng)工作主要 能安排我們的工作完成好，直到客戶驗(yàn)收完，確保次日的開幕。應(yīng)注意有些時候自己展臺搭建完成的較早， 所有工作都結(jié)束后，大家都 以為沒事了，但隔壁展位的施工會造成展臺衛(wèi)生和展品擺放等受到影 響六. 展會期間及撤場階段1. 安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急效勞和增值效勞在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很多時候會需要對展臺 進(jìn)行維護(hù)和臨時配置東西。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員和一二個工人應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行 應(yīng)急效勞。從客戶方來講，他很是希望能夠在展覽期間有

14、展覽公司的 人在場，并且最好是他熟悉的，能夠有需要的時候隨時可以得到解決。 客戶在現(xiàn)場的工作人員應(yīng)該有我們的現(xiàn)場效勞人員的最直接的聯(lián)系 方法。增值效勞方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在現(xiàn)場幫助客戶做接待 工作，外語水平好的可以充當(dāng)翻譯效勞，甚至可以幫助客戶發(fā)送資料、 安排客戶間見面等。2. 配合客戶展品離場和現(xiàn)場撤除展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進(jìn)行展位的拆 除，如果客戶對有些材料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運(yùn)輸；如果 是需要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。3退回前期預(yù)付的相關(guān)費(fèi)用完成工程后，應(yīng)即時進(jìn)行本錢總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預(yù) 付的電箱申請、通訊押金等費(fèi)用。七后續(xù)跟蹤效勞作好后續(xù)效勞是贏得回頭客的重要原因。許多公司認(rèn)為展會有些 要間隔半年一年的才舉辦一次