鮮易供應鏈費用報銷管理制度

1、費用報銷管理制度第一章：總則第一條 為加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條 費用報銷采取“預算控制、憑票報銷、無票不報”的總體控制原則，所有費用預算需事前審批，特殊緊急事項需在事后兩天內進行預算審批。第三條 本制度適用于河南鮮易供應鏈有限公司及其下屬的各子公司、分公司、部門。 第二章：費用預算申請審批流程第四條 預算費用事前審批具體規(guī)定： 鮮易供應鏈預算管理實施細則第五條 預算費用事前審批基本流程：經辦人填寫OA/紙質申請部門主管審批分管經理審批財務經理審批鮮易供應鏈副總經理審批財務預算稽核部審批第三章：日常費用報銷標準第六條 差旅費報銷標準： 自有

2、車司機差旅費補助每車每日餐補100元、住宿補助50元，住宿補助憑正規(guī)發(fā)票報銷；其他人員按鮮易供應鏈差旅管理制度執(zhí)行。第七條 招待費報銷標準： 按鮮易供應鏈招待費用管理制度執(zhí)行。第八條 通訊費報銷標準： 按鮮易供應鏈通訊費管理辦法執(zhí)行。第九條 辦公費用報銷標準：1、辦公用品、IT耗材費用總部由綜合管理部統(tǒng)一管理；異地固定資產類辦公用品和非消耗性辦公用品需OA系統(tǒng)預算審批；消耗性辦公用品執(zhí)行10元/人/月，限額內據實憑正規(guī)發(fā)票報銷。2、郵寄費用按實際發(fā)生憑正式有效單據，年度預算內的據實報銷，不需事前申請。第十條 水電費用報銷標準：1、辦公水電費：根據物業(yè)或其他相關單位提供的有效單據據實報銷，杜絕浪

3、費。2、住宿水電費：執(zhí)行20元/人/月，限額內據實報銷標準；基地內有公司自建宿舍的住宿水電費不予報銷。第四章：費用報銷基本制度及基本流程 第十一條 報銷人必須取得合法有效的內部報帳單據(行政事業(yè)收據、發(fā)票)，內部報帳單據(行政事業(yè)收據、發(fā)票)要求：1、內部報帳單據(行政事業(yè)收據、發(fā)票)的取得必須以業(yè)務的真實發(fā)生為基礎，任何人不得虛構業(yè)務虛報費用，凡虛假報賬的，處以虛報金額的3倍但不低于500元的罰款。2、取得機打發(fā)票，開票方必須開具準確有效的公司全稱，如“河南鮮易供應鏈有限公司”，單位名稱不得出現(xiàn)簡寫或錯別字，對方發(fā)票專用章必須加蓋在正確位置上，凡單位名稱出現(xiàn)簡寫、錯別字、無發(fā)票章的或發(fā)票專用

4、章位置不正確、不清晰的，一律視為不合規(guī)發(fā)票退回報帳人。3、取得定額發(fā)票，凡發(fā)票上面印有“付款單位”的，報賬人應把公司名稱手工填寫完整，單位名稱不得出現(xiàn)簡寫或錯別字，所蓋發(fā)票章必須完整，可看清開票方納稅人識別號，凡單位名稱出現(xiàn)簡寫、錯別字、無發(fā)票章的或發(fā)票專用章位置不正確、不清晰的，一律視為不合規(guī)發(fā)票退回報帳人。4、發(fā)票的真假辨別：發(fā)票章的單位名稱需要和網上注冊的名稱一致，可以登錄發(fā)票上提供的查詢網址進行核實，但是在出差期間不太方便隨時核對發(fā)票信息，建議大家到正規(guī)的地方消費索取發(fā)票，避免出現(xiàn)假票現(xiàn)象。5、行政事業(yè)收據包括：財政機關批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據；郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的

5、收據、支出證明單。6、節(jié)日走訪、慰問發(fā)生的費用嚴禁開成“辦公用品、購物卡”項目，可要求對方開具“食品”一類的招待發(fā)票。7、經辦人員因特殊原因確實不能取得合法憑證時，允許以普通收據報銷（總額不超過報銷金額的5%）；對于既沒發(fā)票，也沒收據的，一律不予報銷；8、凡發(fā)現(xiàn)用假發(fā)票報賬的，除當次費用不予報銷外，另每次處以100元的罰款。第十二條 費用內部報帳單填寫及票據粘貼要求： 1、內部報帳單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改。 2、內部報帳單封面與封面后的托紙必須大小一致，各票據不得突出于封面和托紙之外（票據過大時應按封面大小折疊好）。 3、各票據應均勻貼在內部報帳單封面后的托紙上，整份內部報帳單各部

6、分厚度應盡量保持一致。 4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼。 5、內部報帳單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊，并按金額大小排列。 6、報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。 7、內部報帳單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫。8、內部報帳單各項目應填寫完整，大小寫金額一致，并經部門領導有效批準。 9、有實物的內部報帳單據須由驗收人驗收后，附驗收單位；需入庫的實物單據應附入庫單。10、出租車票據需在票據背面注明業(yè)務發(fā)生時間、起至地點、人物事件等資料。第十三條 費用報銷基本流程：    經辦人填寫內部報帳單部門負

7、責人審批簽字財務審核報銷憑證公司負責人審批財務填制付款單據出納憑單據付款      第五章：報銷時間的具體規(guī)定第十四條 為了規(guī)范費用報銷，報銷時間具體安排如下： 1、各部門人員在出差返回或經辦業(yè)務事項辦理完畢后，必須在5日內報賬完畢。2、各基地發(fā)生的費用，每月集中郵寄、報銷兩次（每月10號、20號付款），個人原因造成費用單據遺漏沒有集中郵寄的，當月不再受理，推遲到下月報銷。3、各分、子公司當月的費用報賬單所制成的憑證應于次月10日前集中郵寄回總部財務管理部稽核，財務管理部稽核人員在收到各單位寄來費用憑證的5個工作日內審核完畢，集中郵寄的票據量較

8、大時，延長至10個工作日內審核完寄回各單位。4、自業(yè)務發(fā)生之日起，凡超過2個月沒有報賬的，該項費用不再報銷。5、總部報銷費用時需同時登記“*部門費用報銷登記表”發(fā)財務管理部稽核，審核后會把費用的審增、審減情況及原因進行詳細登記并發(fā)回給相應機構。第六章：借款管理規(guī)定及流程第十五條 借款管理規(guī)定 1、日常費用開支原則上不允許員工借款，應由個人先墊支，事后報銷；大額開支確需借備用金的，根據費用預算，填報借款申請表報批后，到所屬財務部門申領借款。但需在事項完畢后5個工作日內辦理報銷手續(xù)。當年12月31日前的借款尚未核銷的，如無特殊情況，一律從工資或獎金中先扣回。2、員工借款須確有公務需要，個人借款一般

9、不超過其半個月工資額。3、出差借款出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，出差返回3個工作日內辦理報銷還款手續(xù)。4、員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經有效批準后到財務部支取現(xiàn)金。 5、辦公人員借用公款，在原有借據未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。 6、借款實行“前款不清，后款不借”原則。員工在財務部門有借款余額或上次借款尚未歸還或核銷的，除非有特殊情況，否則不允許再次借款；借款人員完結事務，費用報銷時，如無特殊理由，應先歸還借款，扣除借款后有余額的，按余額付款，若報銷金額小于借款的，借款人需交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，轉為個人借款從工資

10、中扣回。7、財務部門應加強對員工借款的管理，定期催收。第十六條 借款流程 經辦人填寫借款單部門負責人審批簽字財務審核借款內容公司負責人審批財務填制付款單據出納憑單據付款          第七章：費用審批管理第十七條 費用審批管理1、公司各模塊負責人在總公司授權內行使審批權。  2、公司所有非經營類費用預算1萬元以上（含1萬元）、經營類費用預算50萬元以上（含50萬元）支付的審批權限原則上由集團公司總經理統(tǒng)一審批。 3、 審批人應當根據上述預算授權批準權限的規(guī)定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超

11、越審批范圍。4、費用預算支付的批準方式為書面方式。5、公司對費用預算支付的審批建立以 “誰批準，誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的費用負責任，以防范資金風險，保證資金的安全。對于違反公司財務制度的規(guī)定而批準支付的單據，各相應審核人或審批人以失職論處，并對由此引起的不良后果負連帶責任。6、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額510倍的罰款，情節(jié)嚴重者一律開除并做進一步處理。7、 審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金

12、額10%-50%的罰款。8、因審核過失造成借款人未有效報賬沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工資中扣還。9、 財務人員在收到內部報帳單據后應審核內部報帳單據是否填寫、粘貼規(guī)范，是否經過有效批準，是否符合規(guī)定標準，所附附件是否合法合規(guī)等，對符合要求的內部報帳單據應及時制作結算憑證并交與所在單位、部門結算管理人員，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。10、財務結算人員收到內部報帳單或結算憑證后后應檢查部門負責人、公司負責人、會計簽名是否齊全，對審批手續(xù)齊

13、全的內部報帳單據應及時給予報銷，對于不符合審批手續(xù)的內部報帳單或結算憑證財務結算人員有權拒絕付款。第十八條 各單位具體報帳簽批流程序號單位簽批流程1河南鮮易經辦人部門主管費用審核員財務總監(jiān)鮮易經理層2安陽鮮易經辦人部門主管分管財務經理副總會計師溫控運營中心總經理3鄭州鮮易4洛陽鮮易5新鄉(xiāng)鮮之達6許昌鮮易經辦人部門主管分管財務經理副總會計師溫控運營中心總經理7許昌眾榮8集采分銷經辦人部門主管集采財務經理集采總經理9香港眾品經辦人部門主管國際貿易財務經理國際貿易總經理10眾品進出口11昆山眾品經辦人部門主管所在公司財務經理所在公司總經理12鮮易網絡科技13許昌鮮之達14四季鮮易15鮮咨達16深圳前

14、海經辦人部門主管所在公司財務總監(jiān)前?？偨浝?7包頭眾榮經辦人部門主管核算員包頭眾榮總經理第八章：費用付款管理規(guī)定及流程第十九條 日常費用付款：各部門人員在辦理業(yè)務發(fā)生且本人已先行代付過的差旅費、辦公費、低值易耗、招待費、郵寄費、培訓費、招聘費、員工住宿房租租賃可在填報費用報賬單同時將收款方信息填寫完整一并審批付款，要求收款方與報賬人員保持一致第二十條 專項費用付款：（1）會務費、咨詢費、政府部門規(guī)費：經辦人員填寫匯款單部門主管簽字單位總經理簽字對應財務經理簽字（集團公司由財務總監(jiān)簽字）財務結算部門付款。（2）廣告費：集團公司發(fā)生的廣告費納入全年銷售費用計劃，由市場中心（供應鏈優(yōu)化部）從嚴掌握，

15、只能節(jié)約，不能超支。經辦人填寫匯款單市場中心負責人簽字總經理簽字財務總監(jiān)簽字財務結算部門付款（3）采購支出（包括原、輔、包裝材料及物資采購）審批：預付款審批程序：各單位：經辦人員填寫匯款單部門主管簽字單位總經理簽字單位財務經理總經理簽字副總會計師簽字職能部門：經辦人員填寫匯款單部門主管簽字總經理簽字財務總監(jiān)簽字賬期性付款審批程序：各單位：經辦人員填寫匯款單部門主管簽字單位總經理簽字單位財務經理職能部門：經辦人員填寫匯款單部門主管簽字總經理簽字財務總監(jiān)簽字（4）金融業(yè)務付款經辦人員填寫匯款單部門主管簽字財務經理總經理簽字副總會計師簽字第二十一條 固定資產的新建、擴建、技改支出審批：經辦人員簽字預

16、算員簽字部門主管簽字單位總經理簽字主管領導簽字項目經理簽字財務部負責人簽字出納報賬新建項目在公司成立之前發(fā)生的費用預借（經辦人簽字部門主任簽字主管領導簽字財務負責人簽字財務結算部門付款）。第二十二條 其他支出審批程序：經辦人員簽字部門主任簽字主管領導簽字費用會計審核簽字財務部門負責人簽字出納報賬第二十三條 預付款審批程序：經辦人員寫報告部門主任簽字主管領導簽字財務部門負責人簽字財務結算部門付款；各級領導要從嚴掌握。第九章：附   則 第二十四條 本制度解釋權歸公司財務管理中心。 第二十五條 本制度經管理中心討論通過并由總經理簽字后生效，修改亦同。第二十六條 本制度于2016

17、年2月1日起執(zhí)行。河南鮮易供應鏈有限公司 2016年1月31日附件1：財務費用報銷流程圖 流程圖 說明權責部門相關表單文件內部報帳單據整理粘貼根據預算管理實施細則（鮮易）審批通過預算各部門提交預算申請各部門根據本部門實際業(yè)務發(fā)生，提交相關預算申請；根據預算管理實施細則（鮮易）審批通過預算，當事人辦理相關業(yè)務。相關部門人員各類預算申請單據 NGNG主管經理審核算財務部審核轉下一頁NG直接主管審核填寫內部報帳單當事人辦理完業(yè)務后，取得相關的正規(guī)發(fā)票或單據，并整理進行整齊粘貼。相關部門人員報銷發(fā)票內部報帳單據財務費用報銷制度借款單當事人用黑色碳素筆填寫內部報帳單，不得涂改，不得用鉛筆，圓珠筆或紅色字

18、體的筆填寫，并附上相關原始票據。報銷時間同事件發(fā)生間距不得過長。相關部門人員費用內部報帳單出差審批單財務費用報銷制度借款單費用內部報帳單及相關單據準備完成后，相關人員提交給直接主管審核簽字，直接主管必須對以下方面進行審核：1） 費用產生的原因及真實性；2） 費用的合理性；3） 票據及單據的規(guī)范性。若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還給相關報銷人員重新整理提報。相關部門主管費用內部報帳單報銷發(fā)票內部報帳單據出差審批單財務費用報銷制度借款單直接主管審核簽字后，須將內部報帳單據報分管業(yè)務經理進行進一步審核簽字，審核內容包括：1） 費用產生的原因及真實性；2） 費用的合理性；3） 票據及單據的規(guī)范性；4） 直接主管審核的嚴謹性。若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還給相關報銷人員重新整理提報。相關部門經理費用內部報帳單報銷發(fā)票內部報帳單據出差審批單財務費用報銷制度借款單部門經理審核簽字后，將內部報帳單據提交給財務部，由財務部門會計人員進行報銷費用的確認，主要內容包括：1） 產生的費用是否符合報銷標準；2） 財務是否能及時安排此費用；3） 單據或票據是否符合財務規(guī)范要求.若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還給相關部門重新整理提報。財務部費用內部報帳單報銷發(fā)票內部報帳單據出差審批單財務費用報銷制度借款單