項目管理思想——項目管理培訓(xùn)師吳永達(dá)

1、項目管理思想 吳永達(dá)前言目前多數(shù)企業(yè)都面臨挑戰(zhàn)：從外部而言，國際經(jīng)濟(jì)形勢日益嚴(yán)峻，市場競爭日趨激烈，客戶要求日益苛刻；從內(nèi)部來看，資源永遠(yuǎn)是不夠使用的，資金永遠(yuǎn)是不夠花的，人員永遠(yuǎn)是不能滿足要求的，工作永遠(yuǎn)是做不完的。這些都對企業(yè)管理者提出更高要求，必須選擇一種方案來應(yīng)對這種復(fù)雜的情景，項目管理是這樣一種可以充分利用資源、提高企業(yè)響應(yīng)速度、有效服務(wù)客戶的方法論。本文的定位是通過生活中的案例，來介紹項目管理的基本流程、核心工具，以及優(yōu)秀項目管理者需要具備的知識和能力，為正在從事或即將從事項目管理者提供學(xué)習(xí)的方向。本文不適合受過專業(yè)訓(xùn)練（如參加過PMP或其他項目管理專業(yè)認(rèn)證）、或者具有豐富項目管理

2、經(jīng)驗的（如從事項目在5年以上）、IT咨詢工程行業(yè)資深項目管理人士，本文適合希望能迅速了解項目管理并運用項目管理解決生活、工作中實際問題的所有人士。概念項目就是一項工作，這個工作有明確的時間限制（臨時性）、最終將取得獨特的產(chǎn)品、成果或服務(wù)（獨特性）、在進(jìn)行過程中充滿變化，開始了解少，慢慢增加，直到結(jié)束才真正了解它（漸進(jìn)明晰）。項目的例子生活中的如舉辦婚禮、談戀愛、過生日、聚會、爬山、旅游；工作中的如研發(fā)產(chǎn)品、開發(fā)軟件、建設(shè)工程、組織培訓(xùn)、組織會議、搞6S活動、過程改進(jìn)等；學(xué)習(xí)中的如讀一本書、上一堂課、寫篇文章。項目管理就是把各種知識、技能、工具和方法運用到項目活動中來滿足項目目標(biāo)。項目活動包括兩

3、類：一是技術(shù)活動（如軟件項目中的寫代碼、建筑項目的砌磚、晚會項目的節(jié)目彩排等）；一是管理活動（包括啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾，這些在每個項目中相似）。項目管理是包容性非常強的學(xué)科，凡是對完成項目有幫助的，都可以吸納到項目管理知識之中，項目管理是真正從做事的角度出發(fā)，以目標(biāo)為導(dǎo)向的一種綜合性管理知識體系。項目中涉及到的一些角色：項目經(jīng)理，就是負(fù)責(zé)項目成敗的個人。項目團(tuán)隊，負(fù)責(zé)具體完成工作的那些人。項目出資人，就是項目出錢的人（通常是老板）。客戶，就是從項目產(chǎn)品得到好處的單位或個人。用戶，具體使用產(chǎn)品的個人或組織。案例晚餐項目背景：在某月某日，我在家準(zhǔn)備晚餐。決定開始項目的時間是下午4點，涉及到

4、的項目干系人就是我和我愛人。為什么使用這個案例？首先，可以確認(rèn)它是個項目，因為，對我而言，它符合臨時、獨特、漸進(jìn)明晰的特點。其次，這是個小項目，同樣涉及到技術(shù)活動（炒菜）和管理活動（啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾），小項目的好處是，容易理解；最后一點，這個項目大家都比較熟悉，便于集中精力學(xué)習(xí)項目管理過程上。啟動“好的開始是項目成功的一半”，項目成功的標(biāo)準(zhǔn)就是實現(xiàn)項目目標(biāo)，而目標(biāo)就是在啟動時來確定。具體而言，此過程要分析干系人、確定項目目標(biāo)以及找出制約因素和假設(shè)。識別干系人項目干系人就是和項目相關(guān)的人，他們要么參與項目過程，要么會受到項目影響，或影響到項目。例如奧運會項目各國運動員、教練、奧組委人

5、員、志愿者等都屬于第一類干系人；北京市民就屬于第二類干系人，還有些施加影響和干擾的國際勢力屬于第三類人。每個項目都有很多干系人，通常你沒有識別的干系人會對項目的進(jìn)行造成意想不到的影響，因此啟動首先要識別干系人。案例：的晚餐項目，干系人非常簡單，我和我愛人都是干系人。我愛人是項目發(fā)起人，發(fā)起項目并提出對項目的要求，我愛人也是團(tuán)隊成員中的專家角色。我是項目經(jīng)理也是團(tuán)隊成員，我負(fù)責(zé)策劃實施整個項目。同時倆都是客戶。假如決定外出吃飯，飯店也算是干系人，假如項目包括外出買菜，菜販子也屬于干系人，具體而言，他們都是供應(yīng)商（提供項目所需要的原材料和服務(wù)）。分析干系人的需求和影響項目成功的標(biāo)準(zhǔn)客觀上是實現(xiàn)項目

6、目標(biāo)，主觀上是干系人滿意。滿意的前提是了解干系人需求，需要注意的是，一個是干系人不明確表達(dá)自己潛在的需求，項目經(jīng)理需要有優(yōu)秀的溝通能力了解其潛在需求，另一點就是項目干系人往往需求不一致，而且有時候會矛盾，項目經(jīng)理需記錄下來他們各自需求，并進(jìn)行平衡。在大型項目中，如果涉及到很多方干系人，項目經(jīng)理還需要評估他們對項目的影響力和影響是正面的負(fù)面的，項目經(jīng)理需要高度關(guān)注哪些影響力較強的干系人。案例：作為發(fā)起人和客戶，我愛人的需求是：希望我獨立完成項目；能夠保證飯菜有一定的質(zhì)量水平；飯菜樣式搭配要合理；因為她晚餐后需要練習(xí)瑜伽，希望項目盡快完成；同時希望基于家里現(xiàn)有原材料進(jìn)行。作為項目經(jīng)理和團(tuán)隊成員，我

7、的需求是：希望全程得到專家的技術(shù)支持；建議關(guān)鍵任務(wù)（如炒菜）由專家親自完成。影響力評估，我們倆都有很強的影響力，因為在家里她是領(lǐng)導(dǎo)，她影響力比我大一點。確定干系人目標(biāo)在了解項目干系人需求之后，需要將需求轉(zhuǎn)化為具體的目標(biāo)。目標(biāo)和需求不同，需求是一種感覺，而目標(biāo)必須是符合SMART原則的（具體、可衡量、可實現(xiàn)、相關(guān)的、有時間限制）。項目的目標(biāo)可以從四個方面描述：范圍（做什么不做什么），進(jìn)度（什么時間做什么，用多長時間完成），成本（花多少錢），質(zhì)量（做到什么程度為止）。案例：經(jīng)過項目干系人多次交流，確定晚餐項目的目標(biāo)如下：1）范圍目標(biāo)：成果必須包括四菜、一湯和主食（米飯或饅頭），搭配上需要有葷有素、

8、有飯有湯、有涼有熱2）進(jìn)度目標(biāo)：項目必須在2小時內(nèi)完成，當(dāng)前時間是下午4點，完成時間為下午6點，這樣才能保證7點半?yún)⒓渝憻?）質(zhì)量目標(biāo)：營養(yǎng)豐富、美味可口4）成本目標(biāo)：直接成本是原材料成本，間接成本是水、電、氣。確定目標(biāo)優(yōu)先級通常干系人會提出很多目標(biāo)，有些目標(biāo)有時候是矛盾的，比如希望范圍要多、進(jìn)度要快、成本要少、質(zhì)量要好。當(dāng)目標(biāo)較多時，需確定目標(biāo)的優(yōu)先順序。這樣做好處：可以集中精力滿足關(guān)鍵目標(biāo)。案例：經(jīng)過使用目標(biāo)優(yōu)化矩陣（見圖表1），最終確定目標(biāo)優(yōu)先順序：進(jìn)度、質(zhì)量、范圍、成本。晚餐項目范圍進(jìn)度成本質(zhì)量合計級別范圍 01012進(jìn)度1 1131成本00 004質(zhì)量1

9、01 23說明：將縱軸上的項目依次與橫軸上的項目對比，相對重要填 1，相對不重要則填 0，最后將數(shù)字相加，根據(jù)合計的數(shù)值進(jìn)行優(yōu)先排序找出制約要素制約要素就是當(dāng)前存在的會對項目實施有限制的因素。如在培訓(xùn)項目中教室的大小、在工作中大多數(shù)項目事先確定的預(yù)算、事先確定的日期等等。了解這些，可以讓計劃更可行。案例：制約要素列表1）必須使用家里現(xiàn)有原材料；2）工具有限：電飯鍋、鐵鍋、菜刀都只有一個；3）廚房面積有限；4）我的工作經(jīng)驗、能力、水平有限；找出假設(shè)假設(shè)就是項目成功的前提條件。如為了培訓(xùn)如期進(jìn)行，需要老師能夠及時到場、學(xué)員能到場、投影能正常工作，這些都是假設(shè)。假設(shè)充滿不確定性、如果不成立

10、就是風(fēng)險。假設(shè)需要漸進(jìn)明晰，開始了解少，在項目進(jìn)行中需要逐步確認(rèn)。案例：假設(shè)條件列表1）有電、有氣、有水2）鐵鍋、電飯鍋、菜刀、切菜板都是可用的3）原材料有蔬菜、有肉除了上述六個基本步驟之外，大型項目還需要正式任命項目經(jīng)理、建立項目管理團(tuán)隊等工作。挑戰(zhàn)與要求在此案例中，項目干系人較少，需求較一致，項目干系人容易識別，而在實際項目中，大多數(shù)項目涉及很多干系人，識別干系人是非常關(guān)鍵的任務(wù)。此外干系人的需求很模糊、表達(dá)不明確，而且，有些干系人的需求相互矛盾。這是在啟動過程，項目經(jīng)理面臨的最大挑戰(zhàn)。在這個過程中，需要項目經(jīng)理具備的能力包括：溝通（和陌生干系人會面，迅速建立良好的關(guān)系）、談判（用來共同確

11、定目標(biāo)）、說服（讓干系人相信你，聽從你的建議）、觀察力（對環(huán)境的觀察、理解）、決策力（準(zhǔn)確做出判斷，必要情況下幫助干系人做出選擇）、協(xié)調(diào)（和不同干系人溝通，召集會議等）。規(guī)劃“沒有做計劃，就是在計劃失敗”。做計劃就是找出實現(xiàn)項目目標(biāo)的途徑。從項目管理的角度，計劃包括下面至少8個步驟：定義范圍范圍就是做什么不做什么，在計劃的開始，首先需要和干系人交流，確定項目的具體成果有哪些，以及項目的邊界。然后，可以使用WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）來有效組織成果。WBS是個結(jié)構(gòu)化的圖表，特點是簡單、直觀，可以讓干系人對項目成果、以及成果之間關(guān)系有清楚的認(rèn)識，因此被廣泛的用在項目范圍確認(rèn)、資源分配等活動中。WBS通常

12、使用框圖來表示，上面組成部分比較粗略、下面組成部分詳細(xì)，最低層稱為工作包。WBS里面的組成部分，多是名詞，基本上都是成果?？梢酝ㄟ^分解來制定WBS，具體而言，第一種方式，可以按成果來劃分，如圖表2；自行車車架車輪組裝外胎內(nèi)胎橡膠輻條鋼圈鋼鐵配件車軸車鈴鐺車座車把傳輸系統(tǒng)第二種方式，對于時間較長的項目，很難對所有成果有清楚認(rèn)識，可以首先按階段劃分，然后再對階段的成果進(jìn)行細(xì)分，在這種情況下，的WBS需要隨著項目的推進(jìn)逐步細(xì)化。如圖表3。軟件開發(fā)項目需求設(shè)計實現(xiàn)測試試運行審批報告需求規(guī)格調(diào)研計劃設(shè)計評審詳細(xì)設(shè)計概要設(shè)計測試報告評估報告代碼產(chǎn)品版本測試報告集成代碼最終產(chǎn)品缺陷修復(fù)缺陷報告無論采用何種分

13、解方法，都需要遵循兩個基本原則：第一個，100%法則，在拆分時，必須確保某層工作包完成，那么它上面的工作包也就完成了。例如，在圖表2中，車輪、車架、配件完成之后要確保能夠得到自行車，所以需要有組裝這個工作包；第二個，父子關(guān)系，就是說某個工作包只能屬于上面某一個父工作包，不能同時屬于兩個父工作包，假如出現(xiàn)，代表上層分解就出現(xiàn)了問題。例如，在圖表2中，有些人對車輪按照前輪、后輪來拆分，這樣兩個工作包下面都會出現(xiàn)內(nèi)胎這個子工作包，這種情況是不恰當(dāng)?shù)?，工作包的重?fù)，在安排人力資源時會發(fā)生浪費現(xiàn)象。正確的劃分方法是，相同的工作或成果需要合并到一起。案例：制定WBS是個反復(fù)的過程，需要和干系人反復(fù)討論。下

14、面是我的晚餐項目的WBS（圖表4）。上面粗略、下面詳細(xì)，分解過程，基本遵循了項目的目標(biāo)。最低層都是工作包，都是名詞（燉排骨在這里是個菜名）。最初的WBS下面主食包括了米飯、饅頭、油餅；由于面食做工復(fù)雜，考慮到時間限制不妥，假如外出采購需要花費額外的成本，因此被砍掉，最終確定的主食工作包為米飯。晚餐項目主食菜湯油餅饅頭米飯醬牛肉花生黃瓜涼菜魚香肉絲燉排骨熱菜西紅柿雞蛋湯定義活動通過WBS清楚了項目的范圍和項目的具體成果，接下來，需要確定項目必要的活動。節(jié)省時間的最好方法是只做必要的事，什么叫必要的事？就是能夠創(chuàng)造成果、對項目結(jié)果有影響的事情。很多人在日常工作中，習(xí)慣于行動，不習(xí)慣于思考事情的必要

15、性，導(dǎo)致事倍功半。如何確定哪些活動是必要的。可以對WBS中的每個工作包進(jìn)行分解，要思考為了得到這個工作包，需要做什么具體的活動。此刻，可以使用活動清單（見圖表5）來組織活動。案例：在晚餐項目中，我對要得到的米飯進(jìn)行了深入思考，發(fā)現(xiàn)得到米飯需要淘米、下米、煮飯三個活動。在借助專家的協(xié)助，我對其他成果進(jìn)行分析，列出了得到成果所需必要的活動，并對必要性進(jìn)行了評估，是否必要就看是否能產(chǎn)生成果，而且成果要么是WBS低層的工作包，要么就是必要的過程性成果。為了節(jié)約紙張，我對活動進(jìn)行了簡化。具體活動內(nèi)容在圖表5。活動ID名稱歷時前置活動人員資源成果1淘米5 W自來水洗凈的米2下米11W自來水電飯鍋

16、下到鍋里的米 3煮飯502W電飯鍋米飯4擇菜、洗菜、切菜20 W自來水、案板、菜刀切好的菜5做涼菜104Y調(diào)料涼菜6炒菜305Y鐵鍋、調(diào)料、鏟子其他熱菜7洗排骨10 W自來水、盆干凈排骨8燉排骨1107W高壓鍋，干凈排骨熟排骨9裝盤18W熟排骨，盤子盤裝排骨10做湯10 W電飯鍋or鐵鍋熱湯圖表5估算活動資源和歷時首先需要估算資源，然后估算活動歷時，因為某個活動歷時會受到資源投入的影響，影響有兩個：第一個，大多數(shù)活動，資源投入越多，活動歷時越短；第二個，同樣一個活動，不同資源來完成，時間可能也不同。資源估算，最簡單的方法，就是類比估算法，根據(jù)上次作某個活動需要使用

17、哪些資源，分析這個活動的資源，這通常要求估算的人員是專家，有豐富的經(jīng)驗；活動歷時估算除了使用類比估算法，還可以采用參數(shù)估算法，這適合依賴于投入資源數(shù)量的活動，比如需要消滅100個包子，一個人1分鐘能吃1個，假如10個人需要多長時間？答案是10分鐘。參數(shù)估算法不適合固定歷時的活動，比如培訓(xùn)、會議，通常參加資源的增加，活動歷時不會發(fā)生相應(yīng)的變化。在完成估算工作后，通常把資源、時間信息寫入活動清單（見圖表5），大型項目需要建立單獨的文檔對每個活動進(jìn)行描述。案例：在晚餐項目中，我使用了專家判斷，通過請教我愛人，估算了每個活動的資源和活動。實踐中，專家判斷也是常用的方法，假如項目經(jīng)理本身有豐富經(jīng)驗，也可

18、以直接估算每個活動的資源數(shù)量，最終累加每個活動的資源可以確定項目總體資源數(shù)量。歷時我們采用分鐘作為單位。確定活動邏輯順序“物有本末，事有終始，知其先后，則近道矣”。在確定哪些是必要的活動之后，需要對活動之間的邏輯關(guān)系進(jìn)行分析，來優(yōu)化排序。確定排序的方法非常簡單，就是對每個活動進(jìn)行思考：在開始它之前需要完成哪些活動？在這個活動結(jié)束后需要開始哪些活動。之前的叫“前置活動”，之后的“后置活動”?；顒又g的關(guān)系表達(dá)，最常用的是“完成-開始”。在分析完順序之后，為了清楚地、直觀的表達(dá)活動邏輯關(guān)系，可以繪制網(wǎng)絡(luò)圖（見圖表6）。通過網(wǎng)絡(luò)圖，可以讓員工更好的相互配合，減少管理者在協(xié)調(diào)方面花費的時間。當(dāng)完成網(wǎng)絡(luò)

19、圖之后，把活動的歷時寫進(jìn)去，就可以找到最長的路徑，這個路徑就是關(guān)鍵路徑。關(guān)鍵路徑上的活動需要高度關(guān)注，因為關(guān)鍵活動的耽誤，會導(dǎo)致項目進(jìn)度出現(xiàn)問題。案例：圖表6就是晚餐項目的網(wǎng)絡(luò)圖，可以看到關(guān)鍵路徑為“洗排骨、燉排骨、裝盤”，歷時為121分鐘，項目的要求是120分鐘，超過1分鐘，怎么辦？需要作進(jìn)度壓縮。進(jìn)度壓縮的方法有四個：A趕工，增加資源投入；B快速跟進(jìn)，把本來先后順序的，調(diào)整為同時進(jìn)行；C砍范圍，例如在這個項目中，如果必須120分鐘，就不裝盤了，就鍋啃；D技術(shù)改進(jìn)，縮短歷時。在此案例中綜合考慮了上面四種，A和B不可行，C不文雅，D沒有找到方案，最終經(jīng)過召開變更控制委員會（重大干系人組織）討論

20、決定，項目基準(zhǔn)調(diào)整為在121分鐘完成。炒菜30涼菜10備菜20煮飯50下米1淘米5裝盤1燉排骨110洗排骨10做湯10SE圖表6完成項目進(jìn)度表網(wǎng)絡(luò)圖能表達(dá)邏輯關(guān)系，可活動歷時體現(xiàn)的不夠直觀，為了讓管理層直觀、清楚地了解項目進(jìn)展?？梢允褂酶侍貓D來表達(dá)最終的進(jìn)度表。甘特圖（見圖表7）通常左側(cè)列出活動名稱，右上方顯示時間標(biāo)尺，右方用橫道表示每個活動的歷時。案例：在晚餐項目中，因為項目總體歷時為2小時，所以時間標(biāo)尺以10分鐘為單位，在實踐中可以根據(jù)項目歷時進(jìn)行調(diào)整，如果項目歷時比較長，時間標(biāo)尺可以按月、周、天來表示；也可以根據(jù)需求調(diào)整，如果給企業(yè)高層看，可以看按季度、月的；如果指導(dǎo)實施人員，可以按周、

21、天、甚至小時都可以。5：004：504：404：304：204：10做湯10裝盤9燉排骨8洗排骨7炒菜6涼菜5備菜4煮飯3下米2淘米16：005：505：405：305：205：10任務(wù)/日期ID制定項目成本基準(zhǔn)對于大多數(shù)項目不但需要考慮預(yù)計費用，還要考慮，每筆費用支出的具體日期。這就需要我們制定項目成本基準(zhǔn)。首先我們需要把活動清單中的所需的資源（見圖表-4）乘以費率，這樣就知道每個活動需要的費用，然后根據(jù)甘特圖（見圖表-7）中每個活動完成的日期，估算出來大概每筆費用的支出日期，最后通過累計得出項目成本基準(zhǔn)S曲線（見圖表-8）。確定項目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)項目的質(zhì)量包括三方面：第一，成果的質(zhì)量，即項目產(chǎn)品

22、需要達(dá)到的技術(shù)要求；第二個，過程的質(zhì)量，即項目過程是否規(guī)范；第三個，原材料的質(zhì)量，即項目中所使用設(shè)備、原材料的品質(zhì)。案例：在晚餐項目中，成果的質(zhì)量就是飯菜是否可口；過程的質(zhì)量就是項目中我炒菜、洗菜、切菜動作是否符合最佳實踐；原材料的質(zhì)量就是我洗的菜是否干凈，切的菜是否大小均勻合適。通過和我愛人反復(fù)討論，確定了如下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：1）米飯外觀要晶瑩潤澤，口感清香有嚼頭2）炒菜色、香、味俱佳3）淘的米、洗的菜要干凈4）切菜，黃瓜需要拍，大小要均勻；魚香肉絲配料必須切得外觀均勻，大小合適5）用過的設(shè)備（如菜刀、案板）必須洗刷干凈，放回原位制定項目人力資源計劃人力資源計劃需要解決三個問題：1、明確需要的人；

23、2、找到合適的人；3、用好身邊的人。如何明確需要的人？通過對項目活動進(jìn)行分析，把相似活動歸類到一起，就確定了崗位，分析崗位所需能力就知道了需要什么樣的人；如何找到合適的人？首先對企業(yè)人力資源進(jìn)行梳理，知道每個資源的態(tài)度、性格、特點、能力、知識構(gòu)成等，然后根據(jù)崗位要求進(jìn)行篩選。合適的人需要滿足三點：1、態(tài)度積極，就是非常想做這份工作；2、有必要的能力和知識；3、性格匹配，這個是關(guān)鍵，性格就是人的行為和思考模式，需要注意不同崗位需要不同的性格，比如護(hù)士需要溫柔、感性、謹(jǐn)慎的人，而產(chǎn)品研發(fā)者可能需要冒險、創(chuàng)新、理性的思維，某個人和他的崗位性格匹配，他就是在天堂里，如果性格不匹配，他就是在地獄里。如何

24、用好身邊的人？就是確保每個事情有人負(fù)責(zé)，每個人都有事情做。案例：對晚餐項目而言，人力資源計劃如下（圖表9）：崗位ID名稱職責(zé)能力要求數(shù)量考核指標(biāo)考核人1項目經(jīng)理分工、管理組織能力、策劃能力1分工明確合理項目發(fā)起人2大廚技術(shù)把關(guān)經(jīng)驗豐富、技能過硬1飯菜品質(zhì)項目經(jīng)理3小工作準(zhǔn)備工作手腳勤快、認(rèn)真負(fù)責(zé)1準(zhǔn)備是否及時大廚人員ID名稱角色參與活動到來日期離開日期費用1W項目經(jīng)理、小工淘米、下米、備菜、洗排骨（對于外部資源需要填寫）（對于外部資源需要填寫）02Y項目發(fā)起人、大廚煮飯、炒菜、燉排骨、做湯  0職責(zé)分配矩陣：活動/人員W（吳永達(dá)）Y（我愛人）淘米負(fù)責(zé) 下米負(fù)責(zé)&#

25、160;煮飯負(fù)責(zé) 擇菜、洗菜、切菜負(fù)責(zé) 做涼菜 負(fù)責(zé)炒菜 負(fù)責(zé)洗排骨負(fù)責(zé) 燉排骨 負(fù)責(zé)裝盤負(fù)責(zé) 做湯 負(fù)責(zé)制定項目溝通計劃溝通就是交換信息，溝通計劃就是確保合適的人在合適的時間通過合適的方式得到合適的信息。溝通計劃的制定需要考慮1、項目每個干系人的信息需要；2、可選的溝通方式，如口頭、書面或面對面；3、溝通使用的工具；4、溝通需要的地點；5、溝通的頻率或日期。通常完整的溝通計劃還包括文檔計劃、會議計劃等。案例：晚餐項目的溝通計劃包括三部分：1）溝通需求干系人ID名稱所需信息溝通方式使用工具溝通頻率溝通地點溝通時間溝

26、通負(fù)責(zé)人費用1大廚飯菜質(zhì)量要求備料完成時間面對面無隨時廚房計劃前項目經(jīng)理 2小工備料要求；完成時間要求；評價面對面無隨時廚房執(zhí)行前大廚 2）文檔計劃文檔ID名稱目的編寫人使用人頻率產(chǎn)生日期傳遞方式介質(zhì)費用1項目計劃指導(dǎo)工作項目經(jīng)理團(tuán)隊成員1執(zhí)行前書面紙介 2小工操作手冊指導(dǎo)小工工作大廚小工1執(zhí)行前書面紙介 3經(jīng)驗總結(jié)總結(jié)教訓(xùn)項目經(jīng)理團(tuán)隊成員1收尾時書面紙介 合計        3）會議計劃會議ID名稱目的/主題發(fā)起人頻率預(yù)計日期參與者地點方式費用1啟動會啟動項目項目

27、經(jīng)理1啟動時團(tuán)隊成員   2例會了解進(jìn)展項目經(jīng)理1執(zhí)行時團(tuán)隊成員   3總結(jié)會收尾項目、驗收成果做出評估項目經(jīng)理1收尾時團(tuán)隊成員             制定項目采購計劃多數(shù)項目都會涉及到采購，區(qū)別在于采購的數(shù)量和比例不同，一般采購的內(nèi)容包括服務(wù)、原材料、設(shè)備等。采購計劃需要解決1、買什么不買什么；2、什么時間買；3、買多少；4、采用什么購買方式或流程；5、需要采用的合同類型？如何管理合同（大宗采購）；6、具體付款的

28、方式和時間；7，如何作合同收尾等。案例：因為晚餐項目制約條件第一條：“必須使用家里現(xiàn)有原材料”，所以此項目不涉及采購。應(yīng)對風(fēng)險風(fēng)險就是未來的一個事件，可能發(fā)生，也可能不發(fā)生，一旦發(fā)生，會對項目造成影響。按這個定義，風(fēng)險無處不在，只要人活著就有風(fēng)險：起床后，刷牙沒牙膏了，洗臉沒水了，刮胡須走神了，早餐吃雞蛋噎著了，喝水嗆著了，出門沒趕上公交車，開車發(fā)現(xiàn)沒油了，走著去被車撞了.看到這里別害怕，畢竟大家還是安全的活到現(xiàn)在，因為我們不知不覺中已經(jīng)采取了很多風(fēng)險管理的措施。風(fēng)險管理的步驟包括：1、識別風(fēng)險，就是找出哪些地方可能出現(xiàn)風(fēng)險；2、分析風(fēng)險，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性（概率）和影響（后果），對風(fēng)險進(jìn)行

29、排序；3、應(yīng)對風(fēng)險，找出風(fēng)險征兆，做好應(yīng)對措施和備選計劃；4、監(jiān)控風(fēng)險，隨時監(jiān)控項目是否發(fā)生，如果發(fā)生應(yīng)對措施效果如何，如果需要再采取備選方案。需要注意，這四個步驟是不斷循環(huán)進(jìn)行的。案例：在晚餐項目中，我采用了頭腦風(fēng)暴法、德爾斐方法、流程圖法等工具識別了項目的風(fēng)險，同時進(jìn)行了分析和應(yīng)對，具體成果如下：風(fēng)險ID描述識別人后果概率征兆應(yīng)對措施備選措施優(yōu)先級1停電W取消項目1%無無外出就餐102停水W取消項目1%無提前準(zhǔn)備水外出就餐93停氣W取消項目1%無無外出就餐84鍋壞了W取消項目2%無無外出就餐75刀鈍了W進(jìn)度拖延2%切排骨吃力磨刀取消燉排骨66材料不夠Y范圍縮減10%無檢查外出采購47切菜傷

30、手Y進(jìn)度拖延30%心不在焉培訓(xùn)準(zhǔn)備急救用品28炒菜燙手W進(jìn)度拖延、成本上升10%心不在焉培訓(xùn)準(zhǔn)備急救用品19原料沒洗干凈Y質(zhì)量下降50%小工態(tài)度不端正教育返工310炒菜炒煳了Y質(zhì)量下降1%火候不易控制培訓(xùn)返工5在作項目計劃時，上面8個步驟需要重復(fù)進(jìn)行：在作風(fēng)險計劃時，我們可能需要修改原來完成的計劃，而計劃的修改可能引發(fā)新的風(fēng)險，我們又需要識別分析應(yīng)對。一般項目需要重復(fù)上述8個步驟3遍，大型的項目需要更多。挑戰(zhàn)與要求：切實可行的項目計劃需要項目干系人的參與，而大多數(shù)項目干系人認(rèn)為計劃是項目經(jīng)理自己的事情，而不喜歡參與；項目的特點導(dǎo)致項目充滿不確定性，不確定性讓人沒有安全感，高層管理者為了得到安全

31、感，通常會要求中層項目經(jīng)理做出詳細(xì)計劃，這給項目經(jīng)理帶來很大的壓力；項目計劃過程是項目管理的核心，完整的項目計劃需要項目經(jīng)理掌握大量工具和技術(shù)方法。如何讓干系人參與？如何把計劃做到恰到好處？如何掌握必要的工具和方法？這都是項目經(jīng)理面臨的挑戰(zhàn)。在此過程，要求項目經(jīng)理，知識方面需要熟悉必要的工具和方法；能力方面首先需要懂得激勵，能夠讓干系人充分參與，其次，需要很好的說服，能夠讓干系人對計劃達(dá)成共識。執(zhí)行&監(jiān)控“計劃來自思考，結(jié)果來自行動”再好的計劃也需要執(zhí)行，再好的團(tuán)隊也需要監(jiān)控。在此過程需要做的事情有：執(zhí)行計劃在完成計劃編寫之后，項目經(jīng)理需要將計劃分發(fā)給每個團(tuán)隊成員，然后給成員提供需要的

32、資源，由成員開始執(zhí)行計劃。此過程除非項目經(jīng)理還兼職技術(shù)角色，通常需要做的事情不多，假如你在此階段非常辛苦，通常是因為計劃作的不夠好。案例：在晚餐項目中，因為我還兼職小工，所以比較忙，這會兒已經(jīng)開始淘米、下米、洗菜、切菜等活動。團(tuán)隊建設(shè)首先，項目經(jīng)理需要懂得團(tuán)隊發(fā)展的階段（形成、震蕩、規(guī)范、成熟），其次項目經(jīng)理必須熟悉各種領(lǐng)導(dǎo)（指導(dǎo)、教練、支持、授權(quán)）、管理風(fēng)格（民主、獨裁、自由、官僚），并在合適的時機采用合適的風(fēng)格。此外，項目進(jìn)行中，難免出現(xiàn)困難、挫折和打擊，團(tuán)隊成員的士氣會低落，嚴(yán)重影響項目績效。此刻，項目經(jīng)理需要采用各種手段激勵團(tuán)隊，讓團(tuán)隊充滿干勁。激勵的關(guān)鍵有幾點，第一點，要想激勵別人先

33、激勵自己；第二點，必須懂得人們做事的動機；第三，要根據(jù)團(tuán)隊成員的特定采用恰當(dāng)?shù)募钍侄危坏谒?，在恰?dāng)?shù)臅r機來激勵。案例：在晚餐項目中，因為我們就兩個人，彼此非常熟悉，所以團(tuán)隊震蕩期非常短，形成后迅速到達(dá)規(guī)范期。啟動項目時我采用了自由式的風(fēng)格，大家各抒己見，來討論各種可能性；我做計劃的時候采用了民主式的風(fēng)格，因為我愛人屬于做飯方面的專家，民主式可以廣泛征求團(tuán)隊成員的建議；在執(zhí)行中，我采用了獨裁式，嚴(yán)格要求我們執(zhí)行既定的計劃；在接近工作完成，我采用了官僚式的風(fēng)格，對晚餐執(zhí)行中的問題、經(jīng)驗、進(jìn)行了記錄和總結(jié)。關(guān)于激勵，是每時每刻必做的事情，我愛人不斷贊美我洗菜的專注、切菜技術(shù)的進(jìn)步；我也時刻保持謙虛

34、謹(jǐn)慎，用求知的眼神向她請教、用崇拜的目光欣賞她的成果?？偠灾?，我們保持了優(yōu)良的團(tuán)隊作風(fēng)，大家充滿激情的、充滿快樂的完成項目的工作。管理團(tuán)隊再熟悉的成員，也會有摩擦，再好的團(tuán)隊，也會有沖突。項目經(jīng)理必須了解沖突常見原因，熟悉沖突常用解決策略（問題解決、強制、撤退、妥協(xié)、調(diào)和、合作）和使用時機，能夠迅速的解決團(tuán)隊中出現(xiàn)的沖突，而且必須注意及時、私下、合作這些基本原則。及時就是越早越好，因為沖突開始的時候大家不會情緒化；私下就是不要在正式場合，給對方面子，不讓對方下不來臺；合作就是本著解決問題共同進(jìn)步的態(tài)度，不是要追究誰的責(zé)任、證明誰是對的、誰是錯的。請記住這句話：沒有對錯，只有觀點不同。案例：在

35、完成項目執(zhí)行期間，我和我愛人發(fā)生了二個沖突，分別采用了不同的措施進(jìn)行解決：第一個，在做花生黃瓜時，我想用刀切，而不是拍黃瓜。我愛人指出來必須拍，我問為什么，她解釋拍出來的味道鮮美，用刀切味道會受菜刀的影響。因為她是專家我聽她的，問題得到解決；第二個，在洗菜過程中，我突然想起來需要寫點東西，于是擦手計劃去電腦旁邊，我愛人根據(jù)計劃指出來，我洗菜必須按時按質(zhì)量完成。我不服還想去寫東西，我愛人采用了強制的手段：如果我去寫東西，這段飯就不做了。我采用了撤退的策略，放棄寫東西的念頭，乖乖繼續(xù)洗菜。驗收成果很多人會誤解，以為項目成果的驗收是項目收尾的事情，其實不然，在執(zhí)行過程中，可以隨時對完成的成果進(jìn)行驗收

36、。驗收包括兩個步驟，一是質(zhì)量是否符合要求，二是得到干系人（通常是上級）認(rèn)可。在實際項目中，得到認(rèn)可非常重要，因為認(rèn)可后的才可以要求付款。案例：在晚餐項目中，我們隨時進(jìn)行驗收，如淘米工作完成時，我對淘完的米進(jìn)行檢查，我愛人進(jìn)行認(rèn)可；洗菜完成時，我對洗完的菜進(jìn)行檢查，我愛人進(jìn)行認(rèn)可；切好菜之后，我對菜切的大小數(shù)量進(jìn)行檢查，我愛人進(jìn)行認(rèn)可；在炒菜工作完成時，我愛人自己品嘗咸淡對菜質(zhì)量進(jìn)行檢查，我進(jìn)行認(rèn)可；這些都屬于階段性的成果驗收。應(yīng)對變化在項目進(jìn)行中，項目的環(huán)境可能發(fā)生變化，如此前的假設(shè)不再成立，或者因為發(fā)生了風(fēng)險，項目的計劃可能需要調(diào)整。變化是必然的，為了應(yīng)對變化，在必要的情況下我們需要變更項目

37、計劃。這需要在項目啟動時，就確定變更的流程、變更審批的組織（在大型項目中通常由高層組成變更控制委員會CCB）、變更的文檔制度。監(jiān)控風(fēng)險在項目執(zhí)行過程中，項目經(jīng)理需要密切關(guān)注已經(jīng)識別的風(fēng)險是否發(fā)生？發(fā)生的風(fēng)險是否應(yīng)對？應(yīng)對的效果是否達(dá)到？同時還需要識別新的風(fēng)險。實踐中，需要定期召開風(fēng)險會議來實現(xiàn)上述目標(biāo)。具體會議召開的次數(shù)，需要看項目的階段、項目的規(guī)模來確定。案例：在晚餐項目中，因為我們識別了可能的風(fēng)險，并采取了應(yīng)對措施，基本沒有出現(xiàn)新的風(fēng)險。挑戰(zhàn)和要求在項目執(zhí)行和監(jiān)控中，項目經(jīng)理需要做兩類事情，一是管項目，對項目績效的管理；一是管人，對團(tuán)隊的管理。第一類事情比較容易，只要懂得必要的技術(shù)知識、制

38、定了完整的項目計劃，按計劃進(jìn)行即可。最難的是第二類，如何管理項目團(tuán)隊。由于我們國家的發(fā)展背景，目前大多數(shù)企業(yè)中項目管理者都是技術(shù)出身，對技術(shù)很熟悉，對管理很陌生。面臨的最大挑戰(zhàn)就是如何由技術(shù)到管理、如何在思想、能力、行為方面做出轉(zhuǎn)變。在此過程對項目經(jīng)理的要求，知識方面需要具備心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)模式、管理模式、團(tuán)隊規(guī)律等方面知識；能力方面需要懂得溝通、激勵（當(dāng)團(tuán)隊遇到困難時）、說服（在變更發(fā)生時）、談判（隨時隨地）、領(lǐng)導(dǎo)（指明方向）、管理（協(xié)調(diào)資源）、問題解決（解決沖突、控制風(fēng)險）等能力。收尾“失敗不是成功之母，總結(jié)才是成功之母”每個項目的收尾都在為下一個項目的成功做準(zhǔn)備。收尾過程出現(xiàn)的問題，90%都

39、是因為前面過程的問題處理不當(dāng)導(dǎo)致的結(jié)果。假如你前面做的足夠好，這個過程幾乎不會出現(xiàn)問題。這個過程需要做的事情有：驗收項目成果首先需要找到此前和干系人達(dá)成的項目目標(biāo)和成果驗收標(biāo)準(zhǔn)，然后可以根據(jù)合同或者與干系人協(xié)商，驗收的過程，最后執(zhí)行這些過程，完成成果的移交。案例：在晚餐項目中，我們的收尾非常簡單，我和我愛人一起首先驗收了餐桌上的飯菜；然后一起到廚房對所使用過的廚具進(jìn)行了檢查，發(fā)現(xiàn)除了我菜刀位置放的不對，其他都符合要求；檢查完畢，我們發(fā)現(xiàn)時間正好6點，剛好在2個小時內(nèi)完成。最終結(jié)論：實現(xiàn)了項目目標(biāo)。獎勵項目團(tuán)隊人是需要獎勵的，項目經(jīng)理需要執(zhí)行項目最初對項目成員做出的承諾，有功勞的要獎勵，有苦勞的要激勵。案例：在晚餐項目中，我和我愛人相互激勵贊美，然后共同享用項目成果。總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)學(xué)習(xí)有很多種方法，最深刻的是從實踐中學(xué)習(xí)，在項目結(jié)束的時候一定要做出總結(jié)，形式上項目總結(jié)一定要用書面方式，因為你的記憶會欺騙你；內(nèi)容上不需要寫太多，只需要寫三點：在這個項目中我作對了什么？在這個項目中我哪些地方作得不夠好？在以后的項目我需要做哪些改進(jìn)。關(guān)鍵是長期堅持，只要每次都做總結(jié)，只要每次都有進(jìn)步，堅持下