采購管理程序

1、采購管理程序文件編號：CX/P-005-2011擬制：宗繼宏會 審 批準(zhǔn)：宗宇后計劃物控部品管部總經(jīng)辦 行政部設(shè)備部研發(fā)中心本版修訂記錄版本號修改內(nèi)容概要原因生效日期A/0新擬制2008-04-23A/1組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，技術(shù)部和品管部合并為技術(shù)品管部2008-09-28A/2實施ERP2009-07-10A/3組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，技術(shù)品管部分為技術(shù)部與品管部2010-01-28A/4組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，供應(yīng)科劃歸生產(chǎn)計劃部2010-09-29A/5公司組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，生產(chǎn)計劃部更名計劃物控部2010-10-262011/0內(nèi)容更新和完善，增加流程圖，明確過程的輸入、輸出、責(zé)任人及時間2011-9-29鄭重聲明

2、：未經(jīng)批準(zhǔn) 不得復(fù)制1 目的規(guī)范公司采購作業(yè)，確保外購物料完全符合公司規(guī)定要求。2 范圍本程序適用于公司生產(chǎn)所需原輔料、辦公用品及設(shè)備配件、五金、電器、工具、金屬材料類采購的控制。3 參考文件3.1 CX/M-001-2011 質(zhì)量環(huán)境食品安全手冊3.2 CX/P-006-2011 供應(yīng)商評估程序3.3 CX/P-012-2011 不符合控制程序3.4 CX/P-009-2011 檢驗控制程序4 定義規(guī)格外原材料：不在公司原材料規(guī)格表范圍之內(nèi)的原材料。5 職責(zé)5.1計劃物控部供應(yīng)科長負(fù)責(zé)采購訂單發(fā)放并跟進(jìn)物料交期，擁有并維護(hù)本系統(tǒng)。5.2計劃物控部調(diào)度室負(fù)責(zé)確定生產(chǎn)物料采購需求。5.3各部門負(fù)

3、責(zé)對本部門所需申購的辦公用品上報行政部，行政部負(fù)責(zé)對辦公用品申購的統(tǒng)計、送審、請購。5.4各部門負(fù)責(zé)對本部門所需申購的設(shè)備配件、五金、電器、工具、金屬材料等上報設(shè)備部，設(shè)備部負(fù)責(zé)審核，及送常務(wù)副總審批后，交由供應(yīng)科請購。5.5品管部負(fù)責(zé)采購原輔料的驗證。 本標(biāo)準(zhǔn)必須一年回顧一次。作為回顧的結(jié)果，某些變更就會根據(jù)修訂記錄給出的指示而引入進(jìn)來?；仡櫟谋O(jiān)測與執(zhí)行由本標(biāo)準(zhǔn)的負(fù)責(zé)人來做。 6.工作流程:時間/步驟NO負(fù)責(zé)部門/人員作業(yè)流程輸入文件/記錄輸出文件/記錄備注15：00后的請購單第二天10：00前需確認(rèn)好。每單20min1個工作日物控員申購部門、常務(wù)副總計劃物控部長申購部門部長行政部采購職能負(fù)

4、責(zé)人、設(shè)備部長常務(wù)副總供應(yīng)科/采購員申購部門供應(yīng)科/采購員ERP生成的物料需求計劃月度物料需求計劃請購單物資需求申購單 原材料規(guī)格表請購單規(guī)格外原材料申購審批表合格供應(yīng)商名單6.1請購6.1.1進(jìn)入ERP系統(tǒng)物料的請購.1物控員根據(jù)ERP生成的物料需求計劃編制月度物料需求計劃，經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)，通過ERP形成請購單并由部長批準(zhǔn)后，下達(dá)供應(yīng)科進(jìn)行請購。6.1.1.2 ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的物料需求計劃不在月度物料需求計劃內(nèi)的物料，由物控員通過ERP形成請購單，由部長批準(zhǔn)后下達(dá)供應(yīng)科進(jìn)行請購。6.1.2尚未進(jìn)入ERP系統(tǒng)物料的請購6.2.1.1辦公用品類：各部門每月統(tǒng)計本部門的申購物品，由部長批準(zhǔn)后，于下

5、月5號之前將月度物資需求申購單統(tǒng)一交由行政部，行政部對各部門上交的物資需求申購單進(jìn)行統(tǒng)計并形成總的物資需求申購單，經(jīng)常務(wù)副總審批后，交由供應(yīng)科進(jìn)行采購。6.2.1.2設(shè)備配件、五金、電器、工具、金屬材料類：申購部門填寫物資需求申購單經(jīng)部長批準(zhǔn)后，交由設(shè)備部進(jìn)行審核，審核通過后由設(shè)備部將物資需求申購單提交常務(wù)副總審批，審批通過后提交供應(yīng)科進(jìn)行采購。6.1.3規(guī)格外原材料申購評審研發(fā)中心根據(jù)公司產(chǎn)品所使用的原材料編制原材料規(guī)格表，供應(yīng)科采購材料時核對所采購的材料是否在原材料規(guī)格表范圍之內(nèi)，若在范圍之外，則停止采購并通知申購部門，申購部門對材料規(guī)格表范圍之外的材料組織生產(chǎn)部、技術(shù)科、研發(fā)中心、計劃物

6、控部、品管部等部門進(jìn)行評審，交總經(jīng)理審批，審批通過后方可進(jìn)行采購。評審的結(jié)果及時填寫到規(guī)格外原材料申購審批表中。6.2供應(yīng)商選擇6.2.1生產(chǎn)物料采購必須從公司最新合格供應(yīng)商名單中選取質(zhì)量、價格及交貨期最合適的供應(yīng)商， 步驟NO負(fù)責(zé)部門/人員作業(yè)流程輸入文件/記錄輸出文件/記錄備注 1小時 采購定單發(fā)出時確認(rèn)供應(yīng)科/采購員供應(yīng)科/供應(yīng)科長供應(yīng)科/采購員物流科/原料倉管員供應(yīng)科/采購員調(diào)度室/物控員采購?fù)ㄖ獑尾少徍贤少復(fù)ㄖ獑尾少徍贤夹g(shù)標(biāo)準(zhǔn)采購?fù)ㄖ獑问肇泦尾少復(fù)ㄖ獑尾少徲唵巫粉櫛泶哓浲ㄖ獑?如公司現(xiàn)有供應(yīng)商不能滿足交期要求時，供應(yīng)科采購員應(yīng)及時通知計劃員能否改產(chǎn)品交期。對于技術(shù)部門評估或試用物

7、料，供應(yīng)科采購員應(yīng)首先考慮在合格供應(yīng)商處購買，如無合適對象，則依供應(yīng)商評估程序?qū)ふ夷軡M足要求的新供應(yīng)商。6.2.2供應(yīng)科按請購單要求通過ERP形成采購?fù)ㄖ獑?，對于價格變動較大的物料，選擇二家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價和議價作業(yè)，同時初步確認(rèn)交期，填寫二聯(lián)原物料采購計劃單，呈常務(wù)副總經(jīng)理審批后，按原物料采購計劃單要求通過ERP形成采購?fù)ㄖ獑巍?.3采購訂單開立、評審、分發(fā)6.3.1供應(yīng)科采購員負(fù)責(zé)制定采購合同a)第一次向供方采購主要原輔材料時，應(yīng)簽訂采購合同F(xiàn)。b)在已訂采購合同之約束條款下，可直接向供應(yīng)商發(fā)放采購?fù)ㄖ獑蜦。c）對于部分不經(jīng)常合作或采購物料較少的供應(yīng)商，以采購合同的形式下達(dá)采購?fù)ㄖ?/p>

8、。6.3.2采購合同制定完畢交采購科長，報呈常務(wù)副總審核后蓋章。6.3.3核準(zhǔn)后的采購?fù)ㄖ獑闻c采購合同由負(fù)責(zé)采購員分發(fā)并與供應(yīng)商確認(rèn)。采購?fù)ㄖ獑我皇蕉荩▊髡嫘问接行В?，其中供?yīng)商、供應(yīng)科各一份，供應(yīng)商收到后當(dāng)天確認(rèn)并簽名后回傳。采購合同一式二份（傳真形式有效），經(jīng)供需雙方蓋章后生效，其中供應(yīng)商、供應(yīng)科各一份。 步驟NO負(fù)責(zé)部門/人員作業(yè)流程輸入文件/記錄輸出文件/記錄備注根據(jù)品管規(guī)定的各種物料的檢驗時間3小時內(nèi) 供應(yīng)科/采購員調(diào)度室/物控員物流科/原料倉管員品管部/檢驗員物流科/原料倉管員 采購?fù)ㄖ獑尾少徲唵巫粉櫛泶哓浲ㄖ獑嗡拓泦喂┓綑z驗報告收貨單收貨單入庫單 以確保滿足公司生產(chǎn)要求。6.3

9、.4供應(yīng)科采購員必須向供方提供相應(yīng)采購料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，作為合同附件，以利其完全理解采購品質(zhì)要求。6.3.5倉庫導(dǎo)入采購?fù)ㄖ獑涡纬墒肇泦螠?zhǔn)備收貨。6.4采購交貨控制6.4.1采購訂單發(fā)出后，供應(yīng)科應(yīng)按預(yù)定交貨期督促供應(yīng)商交貨，通過ERP形成采購訂單追蹤；并與物控員協(xié)調(diào)進(jìn)料進(jìn)度，以減輕倉儲壓力。6.4.2供應(yīng)商交貨時，所有來料必須有送貨單并完整填寫物料號。6.4.3供應(yīng)商交期如有延誤時，供應(yīng)科應(yīng)在ERP中催貨通知單FP.005.006上調(diào)整交貨日期并通知物控員。物控員收到通知后即以書面或電子形式通知計劃員進(jìn)行生產(chǎn)計劃變更或調(diào)整，以利于生產(chǎn)安排.6.5采購驗證a) 原輔料到貨后，由倉管員對貨物數(shù)量、規(guī)格、包裝外觀、供方檢驗報告(A類物料必須要有，其它物料原則上也應(yīng)提供)等進(jìn)行檢查，確認(rèn)后記錄于收貨單，若和收貨單有出入，則拒收該批貨物，通知供應(yīng)科處理；若確認(rèn)無誤則放入待檢區(qū),由倉管員通知質(zhì)量檢驗科人員進(jìn)行驗證。b)質(zhì)量檢驗科人員檢驗合格后,通知倉管員進(jìn)行入庫、標(biāo)識、分類貯存作業(yè).c)采購品的驗證按檢驗控制程序CX/P-009執(zhí)行；d)經(jīng)驗證不合格的產(chǎn)品，按不符合控制程序CX/P-012執(zhí)行。7.