會議籌備方案

1、會議籌備方案一、制定大型專業(yè)會議的籌備方案1. 確定會議主題會議主題的確定的主要依據(jù) ：一是要有切實的依據(jù)；二 是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。2. 確定會議的時間和地點會議時間包括會議實際進(jìn)行時間和會議過程中的休會 時間。會議地點選擇的重點是會場大小適中，會場地點適中，環(huán)境適合，交通方便，會場附屬設(shè)施齊全。3. 確定會議的規(guī)模會議的規(guī)模主要指，會議出席人員 （正式代表）、特邀代 表、列席人員、工作人員（包括服務(wù)人員）的總體數(shù)量，會議 規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為 原則。4. 確定會議議程會議議程包括會議主持，會議典型發(fā)言（或重點發(fā)言）、會議討論、會議講話

2、、會議總結(jié)。確定會議議程的方法主要 一是根據(jù)到會主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會議主持人；二是根據(jù) 會議的主題，確定會議發(fā)言人；三是圍繞會議主題，確定會 議討論題目，并根據(jù)會議規(guī)模，確定討論方式；四是根據(jù)會 議擬達(dá)到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會議的總結(jié)。5. 確定會議文件和材料的準(zhǔn)備包括大會的主報告；大會發(fā)言單位的材料；會議日程表、 參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討 論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱文件和相 關(guān)資料。6. 確定會議組織和分工這里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。包括和會議有關(guān)的每項組織工作，每一個工作環(huán)節(jié)都必須有 專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要

3、求。會議組織分工包 括文件起草和準(zhǔn)備、會務(wù)組織、會場布置、會議接待，生活 服務(wù)（含娛樂活動安排）、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療救護(hù)等。二、大型會議籌備方案（案例）xx市經(jīng)濟(jì)工作會議安排方案1. 會議主題：貫徹落實中央經(jīng)濟(jì)工作會議精神。重點是討論研究全市 經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一些突出問題， 分析原因、理清思路、確定重點、 提出對策，做好明年的工作。2. 會議的時間、地點：擬定于x月x至x日（4天），在“秘書工作” x招待所 召開。X月x日下午或晚上報到。3. 會議規(guī)模：1.參加會議人員（正式代表）；2.特邀代表和列席人員：工作人員（含服務(wù)人員）共計xx人4. 會議議程：會議由市委書記、市長分別主持。第一天大會

4、由市長主持，聽取市部分綜合職能部門關(guān)于 本年度工作總結(jié)和貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會議精神的具體措施 的發(fā)言；第二天分組討論(圍繞會議確定的討論題目進(jìn)行 )；第三天繼續(xù)分組討論；第四天上午繼續(xù)分組討論，下午大會由市委書記主持會 議，市長作會議總結(jié)，書記講話。5. 會議材料準(zhǔn)備。(1) 大會發(fā)言單位材料；(2) 會議日程表、參加會議人員名單、主席臺座次安排、 分組名單(分組討論地點)、討論題目、作息時間表；會議須 知等；(3) 會議參閱文件。6. 會務(wù)工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負(fù)責(zé)(具體分工略)。附：(1)會議通知(包括會議材料準(zhǔn)備通知)(2) 會議日程表(3) 參加會議人員名單“秘書工作”注意事項：

5、方案擬定后，須報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)。方案一經(jīng)批準(zhǔn)，需作下列工作：(1) 召集會務(wù)工作會議，明確分工。主要分工有：文件起草包括(文件準(zhǔn)備)；會務(wù)服務(wù)(住宿安排)生活保障，宣傳 報到、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療、保衛(wèi)等，經(jīng)費預(yù)算。(2) 草擬材料準(zhǔn)備通知(3) 選定會場，并布置會場(包括會標(biāo))(4) 準(zhǔn)備會議所需用品(5) 會議材料準(zhǔn)備。三、領(lǐng)導(dǎo)辦公會議和大型會議的組織工作1. 領(lǐng)導(dǎo)辦公會議的組織工作議題安排。對于需要提請辦公會議討論決定的事項，一 般應(yīng)交秘書長(辦公室主任)匯總，集中同有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究后作 出安排。會議議題除特殊情況外，應(yīng)提前兩天、重大議題提 前十天通知和會人員，有關(guān)材料盡可能隨通知印發(fā)。會務(wù)人員

6、應(yīng)做好議題的準(zhǔn)備工作。一是平時做好議題的 調(diào)查、敦促工作，使有關(guān)方面早做準(zhǔn)備；二是議題(多表現(xiàn)為文件)提出后，做好閱審協(xié)調(diào)工作，對不成熟的和需要和 有關(guān)方面協(xié)商的提出意見；三是做好安排方案。這樣，才不 至于例會已到還無議題，也不至于議題成堆，會議議不了。 同時還可避免把不成熟的議題拿到會議久議不定，浪費時間。發(fā)送會議通知。提前印制會議材料和安排會場。在領(lǐng)導(dǎo) 確定會議時間和內(nèi)容后，要及時發(fā)出會議通知，明確會議的時間、地點、出席人、討論議題等內(nèi)容。秘書部門要提前打 印或復(fù)印出會議需要討論的文件材料，根據(jù)要求提前或會上 發(fā)給和會者。要事先安排布置好會場。會議組織。辦公會議 必須有半數(shù)以上成員出席方能

7、召開。會前要做好簽到工作， 會中作好會議記錄，會后要及時撰寫會議紀(jì)要。議定事項的催辦和反饋。會議議定的事項，可由有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)主持分解到有關(guān)部門落實辦理。也可指定專人負(fù)責(zé)催辦并 收集情況，可按照紀(jì)要，填寫有關(guān)事項催辦卡片，或派專人 調(diào)查了解。辦理事項及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，并按月、季作出 總結(jié)報告，綜合向領(lǐng)導(dǎo)匯報。重要問題可分多次反饋，使領(lǐng) 導(dǎo)及時了解辦理情況。會議文件的管理。辦公會議的記錄有關(guān)文件必須妥善保 管，建立嚴(yán)格的管理及查閱批示制度。2. 大型會議的組織工作召開這類會議有完整的過程和程序，一般可以分為三個 階段。(1)會前準(zhǔn)備階段會前準(zhǔn)備階段的會務(wù)工作主要有：第一，了解、掌握有關(guān)情況，確定會

8、議主題，明確通過 開會要解決什么問題。第二，起草文件材料，組織發(fā)言文稿。第三，確定和會者并發(fā)送通知， 要把會議的內(nèi)容、時間、地點、對象和注意事項通知有關(guān)單位和個人，使有關(guān)的單位 和個人及早作好準(zhǔn)備。第四，做好行政性事務(wù)的準(zhǔn)備工作。先安排好和會人員 的接待工作，包括交通、食宿、醫(yī)療和參觀訪問等。(2) 會議進(jìn)行階段會議開始后，首先要檢查、核對和會人員，特別是立法 性質(zhì)的會議，還要進(jìn)行代表資格審查， 發(fā)現(xiàn)問題要采取措施， 妥善安排。?匯總情況，編寫簡報。匯總情況包括分組討論情況， 整理提案，送給大會主席團(tuán)或提案審查委員會。編寫會議簡 報，要少而精，供領(lǐng)導(dǎo)掌握會議進(jìn)程和存在的問題，以便及 時部署工作，使會議健康發(fā)展。做