檔案管理系統(tǒng)需求

1、檔案管理系統(tǒng)需求一、硬件系統(tǒng)配置需求（根據(jù)實(shí)際需求更改） 本次招標(biāo)的硬件系統(tǒng)包括以下內(nèi)容： 硬件配置方案序號(hào)名稱型號(hào)數(shù)量備注1檔案服務(wù)器IBM X3650 M21機(jī)架式2存儲(chǔ)設(shè)備UNISTOREN NAS 9200 4塊500G硬盤(pán)1清華紫光NAS存儲(chǔ)器、3高速文檔掃描儀虹光 Avision1具備雙頁(yè)掃描以上硬件配置品牌僅供參考，不局限于此配置。二、軟件平臺(tái)投標(biāo)人需要根據(jù)公司要求制定具體的解決方案。特別聲明：項(xiàng)目實(shí)施完成后，此項(xiàng)目軟件平臺(tái)產(chǎn)權(quán)屬公司所有。三、項(xiàng)目工期簽訂合同2個(gè)月內(nèi)完工。四、系統(tǒng)總體功能要求1 .建設(shè)原則開(kāi)放性原則電子檔案管理系統(tǒng)除了完成本系統(tǒng)內(nèi)的各種業(yè)務(wù)工作之外，還應(yīng)可以與其

2、他系統(tǒng)互聯(lián)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，采用數(shù)據(jù)接口技術(shù)并考慮軟件系統(tǒng)以后的擴(kuò)充問(wèn)題，將該軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)成一個(gè)可擴(kuò)充的開(kāi)放性的系統(tǒng)。擴(kuò)展性原則在該軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都應(yīng)充分考 慮到整個(gè)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。系統(tǒng)將滿足隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展而隨時(shí)增加用戶及軟 硬件產(chǎn)品的需求。安全性原則在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，采用良好的安全機(jī)制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當(dāng)前成熟的數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡(luò)上，選用多層結(jié)構(gòu)技術(shù)。同時(shí)，利用大型數(shù)據(jù)庫(kù) 的安全性能確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全。先進(jìn)性原則采用先進(jìn)成熟的技術(shù)，確保系統(tǒng)的先進(jìn)性和實(shí)用性。規(guī)范性原則開(kāi)發(fā)過(guò)程控制、開(kāi)發(fā)技術(shù)、系統(tǒng)編碼、文檔應(yīng)規(guī)范化，并遵循相應(yīng)的國(guó)內(nèi)外 標(biāo)準(zhǔn)。

3、開(kāi)發(fā)結(jié)束，需要提供必要的文檔資料?？煽啃栽瓌t保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行和在升級(jí)過(guò)程中的方便快捷。2 .系統(tǒng)總體功能要求基本要求1、檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、整理編目、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檢索查詢、統(tǒng)計(jì) 報(bào)表、借閱管理、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、銷(xiāo)毀管理、光盤(pán)制作、 WEB 查詢系統(tǒng)、全文檢索模塊、在線識(shí)別（OCR等基本功能，并能輔助實(shí)體管理及 根據(jù)特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。2、檔案管理軟件的功能設(shè)計(jì)必須符合國(guó)家有關(guān)檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng) 管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3、檔案管理軟件的安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機(jī)制。4、檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實(shí)用性、兼容性及可擴(kuò)展性，并做到界面友 好，用語(yǔ)規(guī)范

4、，操作簡(jiǎn)單，使用方便。5、檔案管理軟件應(yīng)具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性，確保在軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí) 數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。6、檔案管理軟件應(yīng)配有完備的安裝與使用技術(shù)資料，主要包括：系統(tǒng)說(shuō)明、使用手冊(cè)、安裝程序、培訓(xùn)手冊(cè)等。（一）數(shù)據(jù)錄入功能數(shù)據(jù)錄入模塊應(yīng)該具備以下功能，可在自定義的界面下錄入、編輯修改各種 檔案數(shù)據(jù)以及完成檔案文本與各種電子檔案原件（掃描的光柵圖或矢量圖）的掛 接。在此處可完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。選擇檔案類(lèi)蟄騙群修改 E案背面1、數(shù)據(jù)錄入的功能和流程應(yīng)該如上圖所示，檔案人員在進(jìn)行項(xiàng)目、案卷和 文件的錄入工作時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)提供添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，并

5、 可任意指定某一記錄進(jìn)行復(fù)制。2、修改后重歸檔功能應(yīng)該可以使被修改后的電子檔案替換掉舊檔案，使電廠用戶能夠在檢索查詢時(shí)直接瀏覽到修改后的新電子文件。同時(shí)，記錄了修改信息和舊檔案，以備電廠用戶對(duì)檔案修改情況的跟蹤。3、電子文件的批量掛接功能可以將檔案人員已錄入的檔案記錄和電子檔案 原件根據(jù)某種規(guī)則自動(dòng)對(duì)應(yīng)，以使電廠查詢用戶能夠在檢索到檔案條目的同時(shí)瀏 覽電子原件。（二）整理編目功能整理編目部分應(yīng)具備如下功能：對(duì)未歸檔的文件、資料、圖紙的管理、存儲(chǔ) 和預(yù)歸檔（分類(lèi)組卷），并可為電廠用戶提供上述未歸檔文件的檢索、查詢和利 用。對(duì)于在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的文件和設(shè)計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的圖紙文件，可由辦公人員、設(shè)

6、計(jì)人員或檔案人員先錄入到臨時(shí)整編庫(kù)中，到一定階段由檔案管理人員 進(jìn)行整理編目，編目后再由臨時(shí)庫(kù)轉(zhuǎn)入正式的檔案庫(kù)中，供檢索利用檔案或文區(qū)人員辦公人員設(shè)訐人員整理編目部分針對(duì)已整理的卷內(nèi)文件和待編目的案卷應(yīng)提供添加、編輯、刪除、加入當(dāng)前卷、撤出當(dāng)前卷、拆卷和編目等功能?？梢詫?duì)電廠用戶提交的文件、 資料、圖紙進(jìn)行存儲(chǔ)和預(yù)歸檔（分類(lèi)組卷）。未歸檔文件的所有信息均應(yīng)放在系 統(tǒng)的未歸檔庫(kù)中，并可以有電廠用戶通過(guò)檢索查詢子系統(tǒng)對(duì)未歸檔庫(kù)進(jìn)行檢索查 詢。在整理編目部分中，檔案管理員可以對(duì)未歸檔庫(kù)中的文件信息進(jìn)行審查等工 作，審查合格的文件和案卷可以通過(guò)編目等操作進(jìn)行歸檔，歸檔后的檔案應(yīng)存入已歸檔庫(kù)中。（三）系

7、統(tǒng)設(shè)置功能系統(tǒng)設(shè)置功能應(yīng)符合公司檔案管理的規(guī)范和需求，檔案管理員應(yīng)該可以對(duì)檔 案類(lèi)型，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，用戶錄入的界面，分類(lèi)方法等進(jìn)行自由的定義。系統(tǒng)設(shè)置應(yīng)具有以下功能：自定義檔案類(lèi)型檔案管理員可根據(jù)本單位檔案管理的要求，建立所需的檔案類(lèi)型自定義數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)檔案管理員可對(duì)系統(tǒng)默認(rèn)的項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)字段進(jìn)行任意的編輯， 以滿足我單位檔案管理的需求。檔案管理員可分別對(duì)已建立好的項(xiàng)目庫(kù)、 案卷庫(kù) 和文件庫(kù)結(jié)構(gòu)定義其錄入和查詢界面， 如自定義字段的排列位置和顯示大小， 而 且可以定義字段的輸入方式、下拉選擇框、初始值、字段組合、字體等功能。分類(lèi)表管理檔案管理員可根據(jù)本行業(yè)的檔案分類(lèi)規(guī)范建立相應(yīng)的樹(shù)型分

8、類(lèi)結(jié)構(gòu)（分類(lèi)表）。任意添加、添加子項(xiàng)、刪除、刪除子項(xiàng)分類(lèi)字及其內(nèi)容（含義），并可任意 選擇分類(lèi)字的連接符，還可以從參數(shù)表中掛接分類(lèi)項(xiàng)。日志庫(kù)維護(hù)系統(tǒng)提供的日志庫(kù)可滿足檔案管理人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控并為檔案的 各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)提供依據(jù)。代碼表設(shè)置檔案管理員可對(duì)代碼表進(jìn)行新建、修改、錄入、刪除等操作。（四）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是指：用戶可以通過(guò)該模塊將用戶以前或正在應(yīng)用的其他管理軟件 所錄入的本3案數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換到檔案庫(kù)中來(lái)。（五）權(quán)限設(shè)置部分檔案管理人員可通過(guò)權(quán)限設(shè)置部分對(duì)網(wǎng)上的每一個(gè)用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門(mén)或?qū)I(yè)對(duì)檔案的權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活的設(shè)置，并可細(xì)化到某一案卷和 文件的權(quán)限（如：該文件是否可

9、瀏覽、下載和借閱等），也可以為某一用戶臨時(shí) 賦權(quán)。（六）銷(xiāo)毀管理部分銷(xiāo)毀管理部分功能為：允許用戶對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定的舊檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，即從檔案庫(kù)中刪除，同時(shí)在系統(tǒng)日志中記錄銷(xiāo)毀信息（如申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、銷(xiāo)毀原因、 銷(xiāo)毀日期等），以便于對(duì)從前銷(xiāo)毀的操作進(jìn)行檢索。鑒定銷(xiāo)毀的流程應(yīng)該下圖所示:竹空蘆理尸i領(lǐng)導(dǎo)罌定打印饕定銷(xiāo)毀中請(qǐng)單（七）借閱管理部分借閱管理部分功能應(yīng)包括：借閱、歸還和催還，并可以打印借閱單和催還單。還可以對(duì)電廠用戶的借閱情況，以及網(wǎng)上電廠用戶對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行方 便地統(tǒng)計(jì)和打印。借閱管理部分應(yīng)分為紙介質(zhì)檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計(jì)兩部分。借閱流程應(yīng)如下圖所示:用戶借閱用戶（八）檢

10、索查詢部分檢索子系統(tǒng)主要是對(duì)本系統(tǒng)所管理的各類(lèi)檔案進(jìn)行多種方式的檢索、瀏覽和 下載。電廠用戶在查詢時(shí)可按：分類(lèi)、工程項(xiàng)目、案卷、文件、進(jìn)行各種條件的 組合檢索，也應(yīng)提供卡片檢索等方式，另外，檢索查詢部分應(yīng)支持對(duì)用戶庫(kù)和日 志庫(kù)也可進(jìn)行組合檢索，并可以打印檢索結(jié)果。電廠用戶在檔案系統(tǒng)中檢索，只要權(quán)限允許，應(yīng)可以直接瀏覽到所需信息的 原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利用。該模塊中的檢索查詢應(yīng)均受到權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中用戶和檔案權(quán)限的限制。（九）統(tǒng)計(jì)報(bào)表部分通過(guò)統(tǒng)計(jì)報(bào)表部分，檔案管理人員應(yīng)能夠完成檔案工作所需的任意報(bào)表的設(shè) 計(jì)和打印工作。該部分應(yīng)該有較強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)功能， 可以打印和統(tǒng)計(jì)各種檔案 數(shù)據(jù)，并

11、可以靈活的定義統(tǒng)計(jì)項(xiàng)和檢索條件等。該系統(tǒng)應(yīng)該可以打印所有檔案管理所需的信息， 例如：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、 備考表等。（十）光盤(pán)制作部分光盤(pán)制作部分應(yīng)全面支持由國(guó)家科技部、 國(guó)家檔案局、國(guó)家技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局 等幾家單位聯(lián)合制定的 CAD文件光盤(pán)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)格式的光盤(pán)進(jìn)行數(shù) 據(jù)讀入、數(shù)據(jù)輸出及檢索，并可將檔案數(shù)據(jù)按照上述標(biāo)準(zhǔn)的格式直接存儲(chǔ)在光盤(pán) 中。形成的光盤(pán)檔案應(yīng)可以用于數(shù)據(jù)交換和電子檔案的脫機(jī)保管。（H一）WE諼詢系統(tǒng)WEB!僉索子系統(tǒng)部分應(yīng)作為本單位檔案信息的發(fā)布、查詢和下載利用的平 臺(tái)，既可獨(dú)立使用，也可嵌入我單位主頁(yè)，為電廠用戶的檢索查詢提供了極大方 便。WE諼詢系統(tǒng)應(yīng)有如下功能：

12、B/S結(jié)構(gòu)，客戶端無(wú)須安裝任何軟件，便于維護(hù)和升級(jí)?？膳c電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)連接，進(jìn)行檔案信息的查詢和利用。對(duì)檔案檢索查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置的控制，充分保證檔案的安全性。模糊檢索功能?？芍С治覇挝粓D形圖像等電子文件的瀏覽和顯示可外掛瀏覽器和漢字庫(kù)。（十二）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分應(yīng)可以滿足如下需求：檔案管理人員在客戶機(jī)上進(jìn)行檔案數(shù)據(jù) 的備份和恢復(fù)工作，而不用去操作服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)， 應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全 性提供良好保障。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流程應(yīng)如下圖所示：選擇檔案類(lèi)型備份到硬盤(pán)用戶f備份/恢復(fù)笆k恢復(fù)到數(shù)據(jù)庫(kù)恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換部分還應(yīng)提供備份/恢復(fù)日志，以供檔案管理員查詢。（十三）全文檢索模塊系統(tǒng)應(yīng)具有專(zhuān)業(yè)的全文檢索模塊，可以為用戶實(shí)現(xiàn)屬性查詢、同義詞查詢、 相關(guān)文件提示等傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢方式無(wú)法實(shí)現(xiàn)的智能檢索功能。全文檢索系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)嵌快速 OCRfc術(shù)，可以無(wú)須人工干預(yù)，自動(dòng)識(shí)別