學校檔案管理說明

1、學校檔案管理說明一. 學校檔案分類1 文書檔案一一分黨支部、工會、辦公室、教導處、總務處、團委；2. 教學和教師業(yè)績檔案一一分學籍檔案（按年度分類）和教師業(yè)績檔案；3. 基建、設(shè)備檔案一一按建設(shè)項目、設(shè)備型號分類；4. 會計檔案一一按年度分類；5. 聲像、實物檔案一一按年度分類。二. 文件材料的形成與歸檔1. 凡是在學校各項工作、活動中形成的具有查考利用價值的各種文件材料均應 歸檔，歸檔范圍（見附件）。2. 歸檔的文件材料應當字跡清楚，書寫工整，簽署完備。禁用鉛筆、圓珠筆、 純蘭、紅墨水、復寫紙書寫、審批公文。3.歸檔的文件材料力求完整齊全，按照規(guī)范要求，整理立卷，做到分類清楚、組卷合理、保管

2、期限準確、標題簡明確 切、結(jié)構(gòu)完整、排列系統(tǒng)、編目清晰、裝訂結(jié)實，便于保管和利用。三. 各類檔案的歸檔時間I .文書檔案于次年6月底前歸檔；2. 教學檔案和教師業(yè)績檔案于本學年度結(jié)束后歸檔；3 .基建、設(shè)備檔案于項目（成果）鑒定后 3個月內(nèi)歸檔；4.會計檔案立卷后 暫由財務部門保管一年后歸檔；5. 聲像、實物檔案于制作（獲得）后 3個月內(nèi)歸檔。四. 檔案的管理與提供利用1. 學校檔案室應當制定檔案分類方案和編號辦法，做好檔案的接收、排架工作。2. 資料管理員應確保檔案安全，并定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。3. 學校成立檔案鑒定小組，做好檔案鑒定工作，嚴格檔案銷毀制度。4. 各處室應協(xié)

3、助做好檔案統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)力求準確、可靠。5. 資料管理員變動時，必須做好檔案移交工作，辦理檔案交接手續(xù)。6. 資料管理員應熟悉檔案庫存情況， 根據(jù)工作需要編制檔案檢索工具， 編寫檔 案參考資料，積極、主動地開發(fā)利用檔案信息，為學校各項工作服務。附件：學校文件材料歸檔范圍及保管期限表類別序號歸檔范圍保管期限文書檔案1上級機關(guān)（含業(yè)務主管部門）下發(fā)的需要學校貫徹執(zhí)行的各項工作的決定、 條 例、辦法、規(guī)定、指示、批復、通知、會議主要文件等 針對本校的 永久 業(yè)務 指導的長期一般的 短期2 本校黨、工、團組織年度工作計劃、總結(jié)和重要會議的工作報告、匯報等文 件材料永久或長期3 本校黨支部發(fā)展黨員、

4、評優(yōu)等工作意見、結(jié)果、批復及黨、團、工干部名冊， 會議記錄等文件材料永久4 本校在各項工作中形成的決議、決定、年度工作計劃、總結(jié)、重要的工作報告、匯報，請示、批復 永久或長期5 本校制定的黨務、行政管理制度、崗 位責任制等文件材料長期6 本校行政會議或校長會議記錄永久7 本校重大活動（運動會、聯(lián)歡會等）材料 永久或長期8 上級領(lǐng)導來校視察，檢查工作中形成的材料、照片及本校專項工作的調(diào)查、檢查、普查材料永久或長期9 本校外事活動中形成的有關(guān)材料（包括合同、協(xié)議書、照片等）長期10 各類報刊登載有關(guān)本校情況的通報、報道等長期11 本校安全、保衛(wèi)工作及重大事故的處理情況等有關(guān)材料長期12 本校評選各

5、種先進集體、先進個人等材料永久13 反映本校成績的榮譽證書，有紀念憑證作用的實 物，?？皩W校等級認定等材料 永久14 本校關(guān)于機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制、干部任免、啟用印章等 請示、批復和報告永久15 本校教職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、職稱評定的報告、批復、通知長期16 本校教職工名冊、履歷表及勞工報表 永久17 本校人員調(diào)動、離退休、傷亡、撫恤，勞保福利報告、批復、通知長期18 本校離退休人員名冊、改變待遇審批表本校人員調(diào)動、離退休、傷亡、撫 恤，勞保福利報告、批復、通知 長期19 本校教職工申請離職、辭職等材料 長 期20本校征地、房地產(chǎn)權(quán)、界址、協(xié)議書、批復、契約等永久21本校

6、財產(chǎn)物資等清單、移交清冊及其有關(guān)的協(xié)議合同等憑證永久22 本校財產(chǎn)物資等公物管理、使用制度辦法等文件材料長期23 上級教育、財政部門下達本校的經(jīng)費、基建指標等文件永久24 本校財務管理制度、辦法等文件材料長期25 本校教職工工資花名冊長 期26 本校開展勤工儉學、實踐基地等文件材料長期27 本校接受群眾來信、來訪及處理情況短期教 學 及 教 師業(yè) 績 檔 案1 上級教育主管部 門下達的教學任務、課程設(shè)置、教學安排、教學管理、政治思想工作等文件材料 針對本校的 永久一般參考性的 短期2 本校教學質(zhì)量評估結(jié)論、年度教學計劃、總結(jié)、課程總表、教研活動安排表等永久3 本校教改方案、觀摩教學教案、教師備

7、課方案短期4 本校制定的各種教學制度、辦法、規(guī)定、校歷及教育管理辦法長期5 本校自編校本教材、講義、典型教案、習題集等 長期6 本校各科試卷（空 白）及答案、評分標準、試卷分析、學科考試成績統(tǒng)計及成績分析長期7 本校新生入學成績統(tǒng)計表、期末檢測考、中考成績統(tǒng)計表、成績匯總表長期8 本校學生開展社會調(diào)查、義務勞動、夏令營等活動的通知、安排、總結(jié)短期9 本校學生體育達標、體質(zhì)健康的綜合材料，參加各級體育比賽成績、獎杯、獎旗、獎狀、證書長期10 本校學生參加社會上組織的各種競賽活動的獲獎名單及獲獎作品長期11本校三好生、優(yōu)秀班干、團干部、先進集體及各方面獲獎名單及典型材料 長 期12 本校畢業(yè)生質(zhì)量

8、跟蹤調(diào)查、信息反饋的材料長期13 本校教師基本情況登記，鑒定、教師考勤、任課等匯總材料長期14 本校教師培訓，進修、專業(yè)考核、考試以及外出講學、參加學術(shù)活動等材料長期15 教師講授公開課、觀摩課的教案、自編講義、教材或典型教案教材長期16 教師業(yè)務工作材料及個人教學經(jīng)驗總結(jié)等材料長期17 教師個人教改科研內(nèi)容及其成果、教學成果等材料長期18 教師專業(yè)技術(shù)職務評定等材料永久19 教師受表彰、獎勵、處分等材料 永久20 教師在各種刊物和學術(shù)會上發(fā)表、翻譯的論文、文章、論著、作品及有關(guān) 專家評價材料長期21 本校新生報到注冊名冊、學生花名冊、學生人數(shù)統(tǒng)計表、成績冊、學籍卡長 期22 本校學生學籍變動

9、：休學、退學、留級、復學、轉(zhuǎn)學、輟學、開除學籍等材料長期23 本校學生畢業(yè)名冊、統(tǒng)計表、畢業(yè)證、結(jié)業(yè)證存根、歷屆同學錄及照片永 久24 學生個人檔案永久基建、設(shè)備檔案1 本校負責組織的科研課題（項目）活動所產(chǎn)生的成果材料、證書永久2 本校基建平面圖、規(guī)劃圖、紅線圖、建筑物地上、地下管道設(shè)計、施工、竣工驗收的文字材料、圖紙、工程概、預決算永久3 本校各種貴重教學儀器、模型的說明書、圖紙、合格證書、操作規(guī)程、安裝調(diào)試報告、維修記錄、預、決算 長期4 本校校辦農(nóng)場的土壤分析、品種栽培 試驗、田問管理記錄、動、植物保護的圖表、標本等技術(shù)文件材料長期會計檔案1本校決算報表永久2本校預算會計年報表、會計憑證 15年3現(xiàn)金出納帳、銀行存