淺談系部辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)的基本素質(zhì)

1、淺談系部教學(xué)秘書(shū)的基本素質(zhì)及在教學(xué)管理工作中的作用劉禮寬文章摘要 本文從基本素質(zhì)、在管理中的地位和作用及日常工作多個(gè)方面論述了辦公室主任工作的工作性質(zhì)和重要地位。關(guān)鍵詞 秘書(shū)和辦公室主任 基本素質(zhì) 地位作用 日常工作高校系辦公室主任和教學(xué)秘書(shū)是保證學(xué)院各項(xiàng)管理制度在本系順利實(shí)施和正常開(kāi)展各項(xiàng)教學(xué)、科研等活動(dòng)的重要執(zhí)行者和組織者;是聯(lián)系院、系領(lǐng)導(dǎo)和各管理職能部門(mén)的紐帶;是行政管理和教學(xué)管理的重要崗位。一、辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的基本素質(zhì)1、具備準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)精神、意圖的能力系部辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)首先具備的能力應(yīng)該是準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)學(xué)院、系部領(lǐng)導(dǎo)的指示精神。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為學(xué)院和系部的發(fā)展費(fèi)心盡力,掌握著學(xué)院和

2、系部的工作大局。作為辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該從學(xué)院的有關(guān)文件中及時(shí)準(zhǔn)確地捕捉到學(xué)院在一定時(shí)期內(nèi)的發(fā)展方向和工作重點(diǎn),并由此來(lái)確定自己的工作思路,對(duì)于系部領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)和布置的各項(xiàng)任務(wù),必須做到一次就能全面準(zhǔn)確的領(lǐng)會(huì)其中的精神實(shí)質(zhì),并在工作中予以貫徹執(zhí)行,協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)搞好本部門(mén)的各項(xiàng)工作。2、具備較強(qiáng)的預(yù)見(jiàn)能力辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)必須具有較強(qiáng)的預(yù)見(jiàn)能力,要提前思考、獨(dú)立思考,根據(jù)本系部實(shí)際工作中可能出現(xiàn)的有關(guān)問(wèn)題,預(yù)先提出自己的建議,提前向系部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),以便于領(lǐng)導(dǎo)在布置有關(guān)工作時(shí),預(yù)設(shè)方案,防患于未然,避免在工作中出現(xiàn)偏差。從而提高工作效率,使整個(gè)系部工作走向良性循環(huán)的軌道。3、具備善于溝通的能力現(xiàn)實(shí)

3、社會(huì)中,已沒(méi)有完全意義上的純粹的人,每個(gè)人都是社會(huì)的人,是社會(huì)的人,就會(huì)存在人與人之間的交往,辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)必須具備良好的人際交往的能力、善于同領(lǐng)導(dǎo)和教師溝通的能力。只有這樣,才能在不斷的溝通中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)布置工作的精神實(shí)質(zhì)、目的要求、進(jìn)度質(zhì)量;善于同教師溝通,能及時(shí)的了解教師在教學(xué)中對(duì)教學(xué)管理的要求、教學(xué)中存在某些方面的問(wèn)題,以便采取針對(duì)性的工作。通過(guò)多方面的溝通還能使人與人之間的感情交流加深,在我們的工作存在某些問(wèn)題時(shí),就會(huì)有人能及時(shí)的提醒,而不至于在工作中出現(xiàn)問(wèn)題后再解決,給工作帶來(lái)被動(dòng)。4、具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力隨著學(xué)院的大發(fā)展和院系兩級(jí)管理體制的不斷完善,系部的對(duì)外聯(lián)系會(huì)進(jìn)一步加強(qiáng)

4、。如固定資產(chǎn)的投資需要市場(chǎng)調(diào)研、招投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)、簽訂合同、質(zhì)量驗(yàn)收、付款、質(zhì)保金的支付等;學(xué)生的就業(yè)和假期的專業(yè)實(shí)踐活動(dòng),需要與學(xué)院外部的有關(guān)單位和人員進(jìn)行接洽和談判,這些都必須要有足夠的組織能力和協(xié)調(diào)能力;在學(xué)院內(nèi)部,主要抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。所謂縱向協(xié)調(diào),即指上下級(jí)之間的關(guān)系融洽,做到上令下行,下情上曉,上下緊密配合,步調(diào)一致的協(xié)調(diào)工作。所謂橫向協(xié)調(diào),是指系部與學(xué)院各職能部門(mén)、其他系部之間的關(guān)系融洽和諧的工作。所謂內(nèi)部協(xié)調(diào),是指系部?jī)?nèi)部領(lǐng)導(dǎo)與教師、輔導(dǎo)員、教學(xué)輔助人員以及學(xué)生之間的關(guān)系融洽,這是搞好系部建設(shè)的重要一環(huán)。5、具備善于合作的能力一個(gè)系部的建設(shè)和發(fā)展與學(xué)院各職能部門(mén)

5、、其他兄弟系部有著不可分割的關(guān)系。作為系部辦公室主任,應(yīng)該具備良好的合作精神,本系部上交的各種資料,應(yīng)該從有利于接受資料的部門(mén)整理的角度出發(fā)來(lái)上報(bào),對(duì)于兄弟系部的有關(guān)配合協(xié)助的要求,必須全力解決,只有這樣才能為全院的發(fā)展提供良好的內(nèi)部環(huán)境。6、具有良好的服務(wù)意識(shí)良好的服務(wù)意識(shí),必須做到“三心”、“四勤”。“三心”是熱心、誠(chéng)心、耐心。熱心:就是要有一付熱心腸,滿腔熱情地服務(wù),自覺(jué)自愿地服務(wù),要認(rèn)真負(fù)責(zé),積極努力,克己奉公,埋頭苦干。誠(chéng)心:就是要真心實(shí)意,實(shí)實(shí)在在地干事情,不弄虛作假,不懈怠,不自滿。反映情況,提供資料要實(shí)事求是,真實(shí)可靠,有一是一,有二是二。不能想當(dāng)然,含糊其辭,似是而非,以免貽

6、誤工作。耐心:就是不怕麻煩,不辭辛苦,謙虛謹(jǐn)慎,不驕不躁。辦公室工作單調(diào)而瑣碎,有時(shí)要面對(duì)全系教職工,難免有眾口難調(diào)的現(xiàn)象出現(xiàn),所以當(dāng)好辦公室主任,要有較高的涵養(yǎng),要有韌性,有忍辱負(fù)重的精神。接受任務(wù)、聽(tīng)取意見(jiàn)、匯報(bào)工作、開(kāi)展工作,都要有耐心,不可急躁冒進(jìn),不可粗枝大葉,更不可三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)?！八那凇笔悄X勤、嘴勤、手勤、腿勤。腦勤:就是勤于動(dòng)腦,善于思考,使我們的工作適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展,更有針對(duì)性和實(shí)效性。嘴勤:一方面要多請(qǐng)示匯報(bào),及時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)的指示,支持和幫助;一方面要多做宣傳工作,把學(xué)院和系部的有關(guān)精神及時(shí)地傳達(dá)的本系部的全體人員,并幫助領(lǐng)導(dǎo)做好思想工作,在工作中加以落實(shí)。手勤:就是要勤于動(dòng)手

7、動(dòng)筆寫(xiě)文章,如工作總結(jié),情況匯報(bào),調(diào)研文章,請(qǐng)示匯報(bào)等。這是辦公室主任的一項(xiàng)基本功。腿勤:要邁開(kāi)雙腿,不辭辛苦地上跑下跑。上跑,及時(shí)地請(qǐng)示工作匯報(bào)情況;下跑,多與教職工交流溝通,掌握思想動(dòng)態(tài),為系部領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供第一手資料。7、具備高度的工作責(zé)任心辦公室主任不能被“難”字所嚇倒,在其位就要謀其政,要盡心竭力,任勞任怨,忠于職守,默默奉獻(xiàn),克服困難,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手。8、良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣辦公室主任要首先成為文人、學(xué)者,或具有這樣的基本素質(zhì),同時(shí)要增強(qiáng)自己敏銳的觀察能力,綜合分析能力和精明的辦事能力。所以當(dāng)好辦公室主任要努力學(xué)習(xí),善于學(xué)習(xí),善于在日常與教職工的交流中向他們學(xué)習(xí),要做到懂理論,有基礎(chǔ),

8、善表達(dá),善于獨(dú)立思考。9、培養(yǎng)良好的工作主動(dòng)性在自己的職責(zé)范圍內(nèi),積極主動(dòng)地做好工作,要處理好請(qǐng)示匯報(bào)工作和主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)的關(guān)系,自己能解決的問(wèn)題不讓系部領(lǐng)導(dǎo)操心。不能讓系部領(lǐng)導(dǎo)為一些小事情操心、分心,使領(lǐng)導(dǎo)真正把精力用到系部建設(shè)和發(fā)展的大事中去。10、創(chuàng)新能力辦公室主任的觀點(diǎn),給領(lǐng)導(dǎo)提出的意見(jiàn)和建議,要有創(chuàng)意,尤其是在一些重大問(wèn)題上,要讓人覺(jué)得這個(gè)觀點(diǎn)不錯(cuò),很新穎,能引導(dǎo)大家往高處去,往正面走,不能人云亦云。二、辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的地位、作用辦公室在教學(xué)管理中處于承上啟下的地位,是聯(lián)結(jié)系部領(lǐng)導(dǎo)和教研室的橋梁,協(xié)調(diào)各有關(guān)部門(mén)關(guān)系的紐帶,保持系部工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞。辦公室主任的位置既

9、重要又特殊,應(yīng)該為系部領(lǐng)導(dǎo)解憂,而不是給領(lǐng)導(dǎo)添亂。當(dāng)好辦公室主任至少要做好以下幾點(diǎn):1、增強(qiáng)輔助決策能力,提高參謀水平。2、善于協(xié)調(diào)服務(wù),營(yíng)造融洽和諧的工作氛圍,確保政令暢通。3、勤于督促檢查。4、樂(lè)于無(wú)私奉獻(xiàn)。5、貴在百事如常。三、系部辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理日常工作(一教學(xué)安排1、協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)檢查有關(guān)教學(xué)資料和任課教師上課的有關(guān)資料。如教案、授課計(jì)劃的上報(bào)等。2、協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱的修訂和印刷工作。3、協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下一學(xué)期教學(xué)任務(wù)的安排及匯總工作,將全體教師的任課一覽表整理后匯報(bào)系領(lǐng)導(dǎo),以便系部領(lǐng)導(dǎo)安排一些臨時(shí)性工作。4、發(fā)放下學(xué)期學(xué)生平時(shí)成績(jī)記錄、教室日志、教案紙等教

10、學(xué)基礎(chǔ)資料。5、負(fù)責(zé)期末考試試卷的收集、印刷、分裝、考場(chǎng)布置、監(jiān)考的調(diào)整,對(duì)監(jiān)考老師監(jiān)考的提醒。6、審核學(xué)生期末考試成績(jī)及打印工作,并排序后上報(bào)教務(wù)處。7、組織期末考試工作。8、協(xié)助教務(wù)處做好學(xué)生畢業(yè)前的補(bǔ)考工作。(二教學(xué)檢查1、負(fù)責(zé)組織學(xué)生對(duì)教師的教學(xué)質(zhì)量測(cè)評(píng)工作。2、負(fù)責(zé)組織期中學(xué)生座談會(huì)、教師座談會(huì),并寫(xiě)出座談會(huì)的會(huì)議紀(jì)要及時(shí)上報(bào)教學(xué)督導(dǎo)。3、負(fù)責(zé)上學(xué)期試卷抽查工作的收集并及時(shí)上報(bào)教學(xué)督導(dǎo)室。4、組織各教研室寫(xiě)出上學(xué)期的工作總結(jié)、本學(xué)期的工作計(jì)劃、教研活動(dòng)計(jì)劃并存檔。5、及時(shí)將各種教學(xué)資料整理匯總裝袋,妥善保存。(三面向?qū)W生的工作1、組織學(xué)生選修課的報(bào)名工作。2、組織好本系學(xué)生補(bǔ)考的準(zhǔn)備工作和安排學(xué)生補(bǔ)考,將學(xué)生的補(bǔ)考成績(jī)打印排序后上報(bào)教務(wù)處。3、組織本系部重修學(xué)生的報(bào)名工作。4、組織學(xué)生的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、英語(yǔ)三級(jí)、四級(jí)、專升本的報(bào)名工作。(四其他工作1、負(fù)責(zé)教師工作量的核算及獎(jiǎng)金計(jì)算工作。2、負(fù)責(zé)組織本系部實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購(gòu)等工作及經(jīng)費(fèi)計(jì)劃申報(bào)