房產(chǎn)中介門店秘書職責(zé)手冊

1、秘書職責(zé)手冊目錄一、秘書工作職責(zé)二、秘書工作安排三、與總部各部門的配合工作第一章秘書工作職責(zé)店務(wù)秘書為總部統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓(xùn)、統(tǒng)一管理的行政類管理人員,隸屬于總部運(yùn)營中心,總部賦予秘書以管理者與執(zhí)行者并存的職能;既要管理單店行政事務(wù),也要配合及監(jiān)督、上報單店的業(yè)務(wù)工作,同時作為單店與總部溝通的橋梁,配合總部各個部門做好相應(yīng)工作。一、電腦管理與使用1、各網(wǎng)站廣告房源的每天上傳、更新;協(xié)助經(jīng)紀(jì)人在其個人使用網(wǎng)站上注冊賬號;2、電腦基礎(chǔ)維護(hù)工作;確保公司電腦正常運(yùn)行監(jiān)督經(jīng)紀(jì)人使用網(wǎng)絡(luò)的情況,制止登錄不良網(wǎng)站、看小說及在店內(nèi)打游戲,發(fā)現(xiàn)一次對當(dāng)事人處以每次人民幣50元的處罰;對游戲軟件等不良軟件給予刪

2、除,并對當(dāng)事人處以每次人民幣50元的處罰;每臺電腦設(shè)置屏幕保護(hù)程序,但不設(shè)置密碼,秘書電腦需設(shè)置密碼;對店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件硬件等問題進(jìn)行修復(fù),如不能修復(fù)的,盡快聯(lián)系網(wǎng)管,確保店內(nèi)電腦的正常運(yùn)行;3、秘書重要工作文檔的整理及備份,對涉及需要保密的重要文件設(shè)置密碼;4、對于總部傳達(dá)的文件及通知,及時做好歸檔、張貼、通知等工作;5、店內(nèi)房友管理確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢;查閱公司網(wǎng)站及房友的通知(消息并下載、傳達(dá);二、公司文件管理文件須分門別類管理并及時檢查與更新(所有文本需使用公司logo范本。第一類:電子檔文件:定期做好存檔備份工作第二類:工作中所需各類文件表格(不需要蓋公章或者合同章:制成表格文件手冊,

3、做好目錄便于經(jīng)紀(jì)人自行取用,每周一檢查,對于缺少的表格,及時補(bǔ)全;第三類:蓋章類文件;1、關(guān)于制式文件的領(lǐng)用公司的制式文件:出租出售委托書、房地產(chǎn)買賣合同居間協(xié)議、房地產(chǎn)租賃居間協(xié)議、租賃合同、獨(dú)家委托書、限時獨(dú)家委托、傭金確認(rèn)單、看房單等由秘書統(tǒng)一在總部領(lǐng)取并妥善保管。對于以上文件必須嚴(yán)格管理,做好領(lǐng)用登記、回收、統(tǒng)計等工作,總部將每月經(jīng)行檢查各項表單的使用明細(xì)表。對于秘書在保管過程中丟失的,由秘書承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。居間協(xié)議的領(lǐng)用:每次領(lǐng)用50份店。秘書領(lǐng)用新居間協(xié)議時需上交上次領(lǐng)用的居間協(xié)議,上交需附打印的領(lǐng)用登記單,未上交的居間協(xié)議原件,請經(jīng)理在領(lǐng)用登記單上注明原因并簽字,需在一個月內(nèi)上交原

4、件。另,居間協(xié)議需三聯(lián)齊全方換領(lǐng),如遇不齊全的,需提交情況說明。因客戶/業(yè)主遺失居住協(xié)議的,需提交客戶/業(yè)主的身份證復(fù)印件和有客戶/業(yè)主及銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)的情況說明;因保管不當(dāng)造成遺失的,同制式文件遺失處理。收據(jù)的領(lǐng)用:秘書領(lǐng)用新收據(jù)本時需上交上次所領(lǐng)用的收據(jù)領(lǐng)用回收的收據(jù)必須是編號連號完整的,如收據(jù)開具的是意向金等非我司收益的款項,必須要收齊第三聯(lián)方可再次領(lǐng)用。如收據(jù)本有5份以上空白未用的一律不得領(lǐng)用新收據(jù)本。租貸合同的領(lǐng)用:每次領(lǐng)用10套/店。秘書領(lǐng)用新租貸合同時需上交齊上次所領(lǐng)用的租貸合同上次的租貸合同如已簽約的,則必須帶上租貸相關(guān)的客戶資料及所需的復(fù)印件方可再次領(lǐng)用。領(lǐng)換任何制式文件都

5、必須提前一天通知相關(guān)人員,方可到總部領(lǐng)換。2、關(guān)于制式文件的管理一般委托書、看房單:每個經(jīng)紀(jì)人每次最多領(lǐng)取5份,領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認(rèn),秘書及時回收。居間協(xié)議、傭金確認(rèn)書、獨(dú)家委托書、限時獨(dú)家委托書:每組經(jīng)理每次領(lǐng)取2份,領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認(rèn),領(lǐng)用文件,秘書及時回收。簽訂有效則上交復(fù)印件、作廢則上交原件;租賃合同:由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管、使用登記造冊。領(lǐng)用文件,秘書及時回收,簽訂有效則上交房東及客戶身份證復(fù)印件、產(chǎn)證復(fù)印件,作廢則上交原件。3、關(guān)于制式文件的責(zé)罰如遇制式文件遺失,責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)罰?？捶繂巍⒊鲎獬鍪畚袇f(xié)議,責(zé)任人承擔(dān)罰款50元份;除看房單、出租出售委托協(xié)議以外的其他制

6、式文件遺失,責(zé)任人承擔(dān)罰款500元份,如遇責(zé)任人無法明確,則秘書承擔(dān)罰款200元份,經(jīng)理承擔(dān)300元份。三、鑰匙管理1、由秘書對店門鑰匙(含公配、私配鑰匙統(tǒng)一建檔管理,負(fù)責(zé)對管理的鑰匙的數(shù)量、編號及使用等內(nèi)容逐一進(jìn)行確認(rèn),并制定鑰匙領(lǐng)用簿,做好鑰匙的借用登記入簿管理工作;2、秘書應(yīng)定期對鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙編號進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號脫落或模糊不清時,應(yīng)及時跟新改進(jìn);3、借用人員辦理鑰匙退還手續(xù)時,秘書應(yīng)在核對鑰匙標(biāo)識、數(shù)量后,在對應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還時間,并將鑰匙整齊有序地放置回鑰匙柜內(nèi);4、本門店人員領(lǐng)用鑰匙,借用人員應(yīng)及時登記入簿;5、領(lǐng)用人看房完畢后,應(yīng)于借用當(dāng)日及時歸還門店,嚴(yán)

7、禁發(fā)生將鑰匙在個人身邊無故滯留、攜帶回家等情形;6、嚴(yán)格做好鑰匙的外借登記,內(nèi)部與外部借鑰表格分開,借鑰匙方填寫鑰匙外借登記表,直營店內(nèi)部人員借用鑰匙,秘書應(yīng)要求借用人員提供名片、身份證原件并簽字確認(rèn);直營店以外的人借用鑰匙,應(yīng)由本門店對接人員做相應(yīng)擔(dān)保簽字確認(rèn),同時秘書應(yīng)要求借用人員提供名片、身份證原件并簽字確認(rèn);7、當(dāng)發(fā)生鑰匙丟失、損壞等情形時,秘書應(yīng)急時記錄事件經(jīng)過,急時報備門店經(jīng)理;8、直營店內(nèi)部人員借用鑰匙未及時登記簿的,相應(yīng)責(zé)任人給予20元次處罰;9、直營店內(nèi)部人員借用鑰匙未在當(dāng)日返還的,相應(yīng)責(zé)任人給予50元次處罰;10、直營店內(nèi)部人員借用鑰匙發(fā)生丟失、損壞等無法歸還等情形,相應(yīng)責(zé)

8、任人給予100元次處罰;11、直營店以外人員借用鑰匙發(fā)生未在當(dāng)日及時返還、丟失、損壞等無法歸還等情形,列入黑名單管理,直營店鑰匙一律不得借用給該責(zé)任者,同時直營店相應(yīng)擔(dān)保責(zé)任人給予100元次處罰;12、每月15日對鑰匙箱進(jìn)行一次清理,取出已售已租的房源鑰匙,收好并表明具體信息;四、財務(wù)管理1、收據(jù):由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管并登記造冊。每一周交由財務(wù)部審核并提供收據(jù)使用情況統(tǒng)計表。收據(jù)的使用必須做好登記,無特殊情況必須由秘書開具,如遇到經(jīng)理及經(jīng)紀(jì)人需外出收取意向金或傭金之情形,每次只能限領(lǐng)一份,并做好領(lǐng)用登記記錄(必須注明物業(yè)地址、金額、用途,事后必須歸還其他兩聯(lián)及所開收據(jù)金額相應(yīng)的款項,作廢需交回

9、原件。對于收據(jù)丟失、或開具收據(jù)無收款回來的,對責(zé)任人處以500元份的罰款,具體責(zé)任人無法確定的,秘書承擔(dān)罰款500元,如應(yīng)收據(jù)丟失及錯誤填寫造成的損失,嚴(yán)重者做開除處理,并將追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。2、意向金:秘書統(tǒng)一保管意向金專用卡,經(jīng)理使用時必須向秘書申請使用此卡,秘書同時應(yīng)及時做好此卡的金額出入記賬工作。收取意向金時開具意向金收據(jù),秘書通過意向金收據(jù)的使用情況,及時掌握意向金的走向,必須保證意向金收據(jù)三聯(lián)完整,不可缺少任何一聯(lián)。3、傭金:由秘書統(tǒng)一收取并開具收據(jù),如果客戶需要發(fā)票,則用收據(jù)換取發(fā)票。收到傭金后24個小時內(nèi)必須存入公司賬戶。4、房款:房款只能由公司財務(wù)部門收取,不得有經(jīng)紀(jì)人或

10、者門店自己代收,違反者,公司將追究其法律責(zé)任。5、經(jīng)理罰款:秘書配合總部收取經(jīng)理各項罰款,并及時上交總部。6、其他:團(tuán)隊基金、罰款的管理,所有費(fèi)用的進(jìn)出,做好現(xiàn)金日記賬,保留發(fā)票,做好單店報銷工作。7、成交記錄單:合同簽訂后,督促業(yè)務(wù)人員填寫好成交記錄單、經(jīng)理簽字,制作成交記錄匯總表,每周一給總部運(yùn)營中心上報成交記錄匯總表并傳真上周所有的成交記錄單。如果與其他單店合作,及時傳真到其他單店并確認(rèn)收到,成交雙方均簽字確認(rèn)后,由成交方傳真至總部運(yùn)營中心。當(dāng)日做好房友中的交易合同及收傭記錄,總部將根據(jù)成交記錄單及房友中的數(shù)據(jù)確認(rèn)最后的獎金;客源需在成交之日的三天前錄入房友系統(tǒng),入未及時登記,將扣除成交

11、方經(jīng)紀(jì)人10%業(yè)績,如遇特殊情況,需提交書面說明提前備案。a 財務(wù)報表的制作:根據(jù)財務(wù)要求每月做好相應(yīng)財務(wù)報表,在規(guī)定時間上報公司財務(wù)部。b 工資提成核算:每月8日、18日做好薪資、提成核對,做到與經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人確認(rèn)無誤并簽字。因個人過失造成公司損失的,由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。詳見公司財務(wù)管理制度。五、人事管理1、應(yīng)聘:有人來應(yīng)聘,填表,安排初試。初試合格者將雇員信息表上報公司人事部,并確認(rèn)收到。2、入職:通知復(fù)試合格者按時入職,并按照公司人事部要求填寫人事類表格。安排入職人員在規(guī)定時間內(nèi),攜相關(guān)資料,來公司人事部辦理入職手續(xù)。3、離職:及時向人事部反饋門店人員離職信息,并填寫員工房友賬號變

12、動申請單提交運(yùn)營中心刪除其房友賬號。監(jiān)督所有離職人員填寫離職相關(guān)表格,經(jīng)審批后確認(rèn)離職成功。員工離職當(dāng)天秘書必須在房友情報站中發(fā)布離職通告,同時馬上處理其在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的房源。秘書離職,需做好移交工作,如實填寫交接清單,否則不予辦理離職手續(xù)。4、調(diào)動:填寫員工房友賬號變動申請單。5、晉級:填寫晉級申請表,讓經(jīng)理簽字后上報人事部報批。6、考勤:每月底根據(jù)考勤卡做好考勤表,每月1日將上月的考勤表發(fā)到公司的人事部。7、值班:月底安排下一個月的業(yè)務(wù)員值班情況,做到公平。8、培訓(xùn):房友使用的簡單培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)房源發(fā)布及更新的培訓(xùn)注:詳見人力資源管理制度六、保密工作秘書為單店的核心管理,需要有高度的責(zé)任意識、嚴(yán)

13、明的組織紀(jì)律要求、高度的職業(yè)精神,保證做到公司房源信息不對任何非公司制度許可的第三人透露,對損害到第三方利益的行為要做到公平公證。七、行政工作1、安排值班人員店內(nèi)整潔,督促每位店員在離開位置時,擺放好辦公桌上電話、書架、各類文件、椅子等相關(guān)物品;督促每位店員的儀容儀表,未經(jīng)許可不穿制服著,每次罰款10元。詳見店務(wù)管理制度手冊2、來人來電要熱情接待,使用規(guī)范禮貌用語,給予及時幫助;對于投訴等問題及時反映給經(jīng)理或上報總部,并做好跟進(jìn)工作,確保每件事都落到實處;3、生活用品、辦公用品的購買,并做好現(xiàn)金日記賬;4、制式物品、文件管理及登記造冊;5、低值易耗品、固定資產(chǎn)的維護(hù)保養(yǎng),數(shù)碼相機(jī)的保管;6、文

14、件收發(fā):所有函件須確認(rèn)其基本信息方可簽收,不能隨意簽收有疑義文件,所簽收文件需在簽收后60分鐘內(nèi)通知當(dāng)事人,如本人不在店內(nèi),需電話通知。因秘書保管不當(dāng)丟失或延誤通知而導(dǎo)致?lián)p失的,由秘書承擔(dān)責(zé)任,并按最低人民幣50元的標(biāo)準(zhǔn)處罰。7、櫥窗廣告、店內(nèi)板報的布置及更新;注:櫥窗廣告須30天更新一次,房源催促經(jīng)理按時提供。8、訂水、制作名片及橫幅;9、報紙廣告的征集、錄入及按時上傳;10、外出登記:嚴(yán)格監(jiān)督所有人員按公司制度填寫外出登記表,經(jīng)理級經(jīng)紀(jì)人一次未填,罰款10元;11、溝通、跟進(jìn)、反饋工作:對于店內(nèi)出現(xiàn)的管理問題。及時和總部反映;另須做好事件處理、轉(zhuǎn)辦、跟進(jìn)、催辦、回復(fù)、報告等溝通工作;12、

15、協(xié)助經(jīng)理做好其他工作及總部臨時交辦的工作;13、與總部運(yùn)營中心配合做好各項統(tǒng)計報表,做好各項數(shù)據(jù)收集;八、監(jiān)督工作1、蓋章類文件監(jiān)督對于經(jīng)理及經(jīng)紀(jì)人領(lǐng)取制式文件,必須做好領(lǐng)用登記及回收,對于不能提供文件并無真當(dāng)理由的,對經(jīng)理或經(jīng)紀(jì)人按制度罰款;2、信息安全監(jiān)督經(jīng)理或經(jīng)紀(jì)人向外公司人員透露房源或客源信息的行為帶領(lǐng)其他公司人員來本公司查看房友系統(tǒng),抄錄信息的行為經(jīng)紀(jì)人其他損害公司信息安全的行為3、考勤及外出登記監(jiān)督經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人外出須填寫外出登記及大致回來時間。否則按制度處罰,情節(jié)嚴(yán)重者以無故曠工處罰;每日必須本人自行打卡考勤,不能代打,或干脆不打,否則按人事考勤制度處罰;外出公干,必須電話通知經(jīng)理

16、或秘書,返回后必須及時找經(jīng)理簽名確認(rèn);經(jīng)理不得在沒有查明經(jīng)紀(jì)人外出事項情況下隨意簽考勤卡,否則追究經(jīng)理責(zé)任;秘書因工作原因離開工作崗位30分鐘以上,必須第一時間報備門店高級經(jīng)理及上級秘書主管(以郵件方式,否則給予10元次處罰;秘書因非工作原因離開工作崗位,必須第一時間經(jīng)過門店高級經(jīng)理及上級秘書主管同意(以郵件或電話形式確認(rèn),否則給予20元次處罰,情節(jié)嚴(yán)重者以無故曠工處罰。4、其他問題監(jiān)督接待客戶、接聽電話不規(guī)范的行為;經(jīng)紀(jì)人上網(wǎng)聊天,上不良網(wǎng)站的行為;經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人私自或以朋友名義擔(dān)保把鑰匙借給外公司,而不按規(guī)定手續(xù)辦理;經(jīng)理包庇某一員工,造成其他員工不滿情緒或者做出過激行為;九、備注1、秘書發(fā)

17、現(xiàn)以上違規(guī)行為必須及時上報總部,每月必須就單店問題作2點(diǎn)闡述,可以電話或以文字形式上報。2、總部運(yùn)營中心每月對秘書工作職責(zé)經(jīng)行考評,對于沒有負(fù)起秘書職責(zé),無視單店違規(guī)行為的,按制度罰款,情節(jié)嚴(yán)重者予以開除。(詳見秘書考核表3、秘書需妥善保管所有制式文件,在三個月內(nèi)未有任何管理制式文件工作上的失誤,公司將給予秘書相應(yīng)的獎勵。秘書保管好所有15本制式文件,如損壞、遺失,按100元本處罰。第二章秘書工作安排一、秘書每日必做日事日畢日事日清秘書對于以下事宜未盡到秘書職責(zé)的,各有相應(yīng)罰則:1、各網(wǎng)站廣告房源的每天上傳、更新,每天上報上傳量;協(xié)助經(jīng)紀(jì)人在個人使用網(wǎng)站上注冊賬號;網(wǎng)絡(luò)廣告公司賬號首次上傳須錄

18、滿后,每天至少更新20條新房源,必須保證每天上傳與刷新,至少做到早晚各一次;建議時間段在上午9:0010: 00;下班前發(fā)布一次;總部將不定期抽查監(jiān)督;2、確保公司電腦正常運(yùn)行;監(jiān)督經(jīng)紀(jì)人使用網(wǎng)絡(luò)的情況,對于違規(guī)上網(wǎng)、操作電腦,按規(guī)定處罰;對于店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件及硬件進(jìn)行及時修復(fù),或盡快聯(lián)系網(wǎng)管,確保店內(nèi)電腦正常運(yùn)行;確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢;每天至少兩次查閱公司網(wǎng)站及房友通知(消息并下載、傳達(dá);如有重要通知或重要政策出臺。務(wù)必做到通知到每個人;建議時間為上午及下午班前各一次;罰則:領(lǐng)用、登記不規(guī)范、罰款50元次;4、嚴(yán)格做好鑰匙的外借登記,內(nèi)部與外部借鑰表格分開;每天早、晚須檢查鑰匙是否齊全,與值班

19、人員或經(jīng)理做好交接工作,否則按規(guī)定處罰。5、收據(jù)原件及使用狀況、意向金專用卡的明細(xì)單每周與財務(wù)部經(jīng)行核對,收據(jù)的領(lǐng)用、保管、使用登記造冊,對于丟失數(shù)據(jù)的,按照相關(guān)規(guī)定處罰;6、做好現(xiàn)金日記賬(現(xiàn)金概念包括:備用金、處罰金、活動基金;7、秘書每日將意向金使用情況以電子檔的方式發(fā)到財務(wù)部相關(guān)人員郵箱;8、成交記錄單及時傳真、及時做好房友中的合同傭金實收實付記錄;9、每日秘書日報與當(dāng)日21:00前發(fā)送至秘書主管郵箱,內(nèi)容包括但不限于自身工作情況、店內(nèi)業(yè)務(wù)狀況(簽約業(yè)務(wù)、轉(zhuǎn)定業(yè)績、收取意向金、傭金、簽訂獨(dú)家委托等、銷售經(jīng)理工作情況等內(nèi)容,如發(fā)生超時發(fā)送或者未發(fā)送情形,一次給予10元處罰;10、做好房友

20、中的交易合同及收傭記錄。11、應(yīng)聘、入職、離職、調(diào)動、晉級;填寫相應(yīng)申請表,讓經(jīng)理簽字后上報公司人事部報批;12、考勤:做好遲到、早退、請假等記錄;13、關(guān)注培訓(xùn)通告,及時與培訓(xùn)部聯(lián)系14、維護(hù)店內(nèi)整潔及督促店內(nèi)所有人員保持整潔;要求監(jiān)督店內(nèi)所有人員需按公司要求著裝;15、生活、辦公用品管理、發(fā)放;16、外出登記簿管理:嚴(yán)格監(jiān)督所有人員按公司制度填寫外出登記表;17、表格及相關(guān)文件及時整理或存檔或備份,做到隨時發(fā)生,隨時歸類整理;18、其他當(dāng)日處理的事情,須及時處理,比如領(lǐng)用物品、業(yè)務(wù)員收取新鑰匙或備用鑰匙、領(lǐng)用收據(jù)、看房單、委托書、居間協(xié)議等都須做到領(lǐng)用即登記,成交后及時填寫相應(yīng)成交信息,比

21、制作財務(wù)報表,不準(zhǔn)積累、拖延到月底結(jié)算、整理;總部將不定期進(jìn)行抽查;其他如開盤申請應(yīng)及時傳到總部(注:要求配合業(yè)務(wù)員填寫清楚開盤申請單并提交經(jīng)理審核簽字確認(rèn)后,方可提交總部;由于考慮傳真影響清晰度,因此要求以MSN或E-MAIL方式,同時提交總部;19、總部及經(jīng)理臨時交辦的事情。二、每周必做平時細(xì)致認(rèn)真、輕松迎接考核1、制成表格文件手冊,做好目錄便于經(jīng)紀(jì)人自行取用,每周一檢查,對于缺少的表格,復(fù)印好補(bǔ)上;2、每周一給總部運(yùn)營中心上報成交記錄匯總表并傳真上周所有的成交記錄單;3、每周須整理人事資料,并向總部人事提交人員流動表;4、報紙廣告的征集、錄入及按時上傳;5、櫥窗廣告須30天更新一次,房源

22、催促經(jīng)理按時提供;6、每周會議對單店問題做單店周小節(jié),發(fā)送總部運(yùn)營中心;7、每周四秘書必須將銀行回單原件、POS單原件與相應(yīng)收據(jù)粘貼在一起交給財務(wù)相關(guān)人員存檔。8、總部及經(jīng)理臨時交辦的事情;三、每月必做1、秘書重要工作文檔的整理及備份,對涉及需要保密的重要文件設(shè)置密碼;2、根據(jù)財務(wù)要求每月做好相應(yīng)財務(wù)報表,在規(guī)定時間上報公司財務(wù)部;3、工資提成核算:每月8日、18日做好薪資、提成核對,做到與經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人確認(rèn)無誤并簽字;4、考勤:每月底根據(jù)考勤卡做考勤表,每月1日將上個月的考勤表發(fā)到公司人事部;5、值班:月底安排下一個月的業(yè)務(wù)員值班情況,做到公平;6、日常生活、辦公方面的店務(wù)工作;7、定做名片、

23、紅幅;8、團(tuán)隊基金、備用金、處罰金明細(xì)表每月25、26號上報公司,如遇假日則順延至假后第一個工作日;9、網(wǎng)絡(luò)廣告補(bǔ)貼人員名單每月25日前統(tǒng)計并發(fā)送總部運(yùn)營中心;10、總部及經(jīng)理臨時交辦的事情;11、每月15日對鑰匙箱進(jìn)行一次清理,取出已售已租的房源鑰匙,收好并表明具體信息;第三章 與總部各部門配合工作 一、 為了更好的保證報紙廣告房源上交的及時性及準(zhǔn)確性，特制定如下制度， 秘書必須按照要求嚴(yán)格遵守。 第一條：房源數(shù)量通知時間及方式：每周三 17：00 前市場部統(tǒng)一發(fā)送上交廣告 房源通知郵件， 郵件名稱為“關(guān)于月日報上交廣告房源數(shù) 量通知” ，秘書要及時查看郵件，如未收到請及時聯(lián)系市場部。如遇特

24、 殊情況需變更通知時間，市場部會提前一天以電話、MSN 或郵件告知 并說明情況。 第二條：報紙房源于每周五下午 17：00 前上交。上交內(nèi)容為：房源電子表格和 經(jīng)理簽字的傳真件。傳真件提交后需以電話、MSN 或郵件告知。如遇 特殊情況不能按時提交，需提前一天報備市場部并說明理由。上交房源 不得隨意更改。 第三條： 電子表格上交時要嚴(yán)格按照下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)格式填寫，相關(guān)格式及內(nèi)容要求 如下： 1、房源電子表格命名格式：門店月日報廣告房源， 例：世紀(jì)一店 11.13 搜房周刊廣告房源，其中日期為見報日期。 2、房源信息字體：宋體；大?。?0 號；行高:18；字體居中。 3、 “所在路段”如果有兩個路段則

25、中間用“”隔開；房源描述用“,” 隔開。 4、對店內(nèi)提交的房源備案號進(jìn)行審核并保證表格內(nèi)相關(guān)文字。數(shù)字等 信息準(zhǔn)確無誤。 5、若需提供房源圖片的，需按要求提供，圖片命名格式為：門店+樓盤 名，例：永新店永業(yè)公寓。 6、若需提供獨(dú)家委托房源時，獨(dú)家房源必須是經(jīng)總部備案并審核通過 的，否則不予刊登。 違反市場部關(guān)于公司網(wǎng)站提交要求，予以一條 10 元處罰，關(guān)于獨(dú)家房源提 交要求，予以一條 20 元處罰。 二、房友公盤配合工作 1、輸入新房源若發(fā)現(xiàn)無該樓盤，要馬上聯(lián)系總部開通。新樓盤一定要填寫開通 樓盤申請單， 讓經(jīng)理簽字確認(rèn)后傳真給總部房友秘書及通過 MSN 發(fā)送電子檔。若 輸入棟座位置時發(fā)現(xiàn)沒有

26、所需要的號，請及時通知總部添加號碼，不能自己隨意 輸入棟座號。否則將引起重盤等不良后果。 2、每個月 2 次的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，都要及時讓經(jīng)理填寫各項指標(biāo)和客戶來源的表格并 簽字確認(rèn)。 準(zhǔn)時將數(shù)據(jù)傳真給總部房友以及發(fā)送電子檔，一定要確認(rèn)電子檔和傳 真數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確一致。 3、新業(yè)務(wù)員開通房友前，根據(jù)培訓(xùn)部計劃，上報培訓(xùn)名單，員工離職要及時通 知運(yùn)營中心關(guān)閉房友權(quán)限。 4、輸入新房源一定要符合規(guī)則輸入，不允許有空格，每格都要填寫。 三、會議要求 1、各店的銷售經(jīng)理有人員變動，需要提前告知。 2、每月兩次經(jīng)理會議需提醒經(jīng)理準(zhǔn)時參加。 3、總部下店檢查需要改進(jìn)的地方，該店秘書要告知并時常提醒店東和經(jīng)理。 4、準(zhǔn)

27、時參加秘書會議（直營店秘書每月兩次，加盟店秘書每月一次） ，做好會議 記錄。 四、財務(wù)部 1、成交記錄單及銀行回單整理 每天傳真直營店成交記錄單，按分店歸檔 每月 1 日收上月直營店業(yè)績報表 2、每月報銷 整理當(dāng)月報銷票據(jù) 做好明細(xì)報銷表格 經(jīng)理確認(rèn)簽字 3、每月更換收據(jù) 配合經(jīng)理管理，做好記錄 做好明細(xì)收據(jù)使用表格 經(jīng)理確認(rèn)簽字 五、人事部 1、應(yīng)聘 接待應(yīng)聘者，安排填寫職位申請表 。 初試合格者，將職位申請表傳真總部人事部，落實復(fù)試。 2、勞動合同簽署 員工入職一月內(nèi)，配合人事部與其簽署勞動合同 。 3、績效考核 每月 5 日，配合經(jīng)理確認(rèn)員工的級別和考核期。如有疑問。自見表始 3 日內(nèi)致電 人事部解決，過期不予辦理。 每月 1 日，安排員工填寫經(jīng)紀(jì)人晉級申請單和經(jīng)紀(jì)人降級報備單 ，傳真 總部人事部。 4、離職 協(xié)助經(jīng)理指導(dǎo)員工填寫員工離職審批單和員工工作移交表 ，檢查填寫完 畢后