淺析項(xiàng)目秘書崗位職責(zé)

1、淺析項(xiàng)目秘書崗位職責(zé)    腳印論文網(wǎng)淺析項(xiàng)目秘書崗位職責(zé)摘   要在我國，秘書學(xué)作為一門獨(dú)立的學(xué)科開始于上個世紀(jì)80年代初期。經(jīng)過二十幾年的發(fā)展，秘書工作方面的理論研究取得了長足的進(jìn)步。本文對工程企業(yè)秘書中項(xiàng)目經(jīng)理秘書的工作、在企業(yè)管理中的地位和作用進(jìn)行分析和研究。在此基礎(chǔ)上，本文針對項(xiàng)目秘書工作的特點(diǎn)、崗位職責(zé)，結(jié)合筆者自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，項(xiàng)目秘書要更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會對秘書工作不斷變化的需求、更好地履行自身崗位職責(zé)、充分發(fā)揮項(xiàng)目參謀和助手作用應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一、擁有積極主動的工作態(tài)度；第二、具備良好的品德素養(yǎng)和心理素質(zhì)、廣博

2、的知識素養(yǎng)以及扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)；第三、日常工作中遵循一定的工作原則；第四、掌握必要的工作方法。關(guān)鍵字：項(xiàng)目秘書，崗位職責(zé)，參謀，助手 經(jīng)濟(jì)意識 8參考文獻(xiàn) 9 1項(xiàng)目經(jīng)理秘書的內(nèi)涵1.1項(xiàng)目經(jīng)理秘書的涵義一提到“項(xiàng)目秘書”這個職務(wù)，人們總會聯(lián)想到各類文藝作品中經(jīng)常出現(xiàn)在公司老總身邊的各式各樣的女性形象。一提到“秘書”，就使人聯(lián)系到打字、接待和起草文件等各類文字性工作。其實(shí)，這些認(rèn)識都存在著很多的局限性。到底“項(xiàng)目秘書”是一個什么樣的崗位？他在公司中的地位和作用如何？如何才能更好的勝任這個崗位？要想更好的認(rèn)識和理解這些問題，首先應(yīng)當(dāng)了解到底什么是“秘書”，它

3、是一個什么樣的崗位。“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物。東漢初期秘書指宮中秘藏的圖書資料。曹操所設(shè)的秘書令，是我國歷史上第一次出現(xiàn)的與現(xiàn)代“秘書”一詞涵義基本相同的古代秘書官職。在現(xiàn)代漢語詞典中對“秘書”的定義是，秘書是掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員6。1998年5月，國家勞動部（現(xiàn)勞動和社會保障部）在其新頒布的秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。我國已經(jīng)從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟(jì)。黨政機(jī)關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)和企事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人所肩負(fù)的責(zé)任要比過去大得多。這就要求秘書人

4、員也應(yīng)該相應(yīng)跟上領(lǐng)導(dǎo)工作的變化，把協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策、指揮、協(xié)調(diào)、控制作為自己的主要職責(zé)。秘書的職責(zé)發(fā)生了變化，那么秘書的涵義也必然有所不同。從以上幾個定義，不難看出秘書就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的人員。根據(jù)服務(wù)對象不同，可以將我國的秘書種類主要分為公務(wù)秘書和企業(yè)秘書。根據(jù)工作內(nèi)容或性質(zhì)的不同，又可以將企業(yè)秘書分成不同的種類，如：行政英語中的秘書“secretary”一詞中的詞干“secret”的意思也是“秘密”。這恰恰反映出秘書工作的重要性和保密性。2項(xiàng)目經(jīng)理秘書的工作職責(zé)“項(xiàng)目秘書”的具體的工作職責(zé)可以劃分為基本工作職責(zé)和特殊工作職責(zé)兩種類型。項(xiàng)目秘書屬于企業(yè)秘書類型，它所包含的基本工作職責(zé)是指項(xiàng)目秘書與

5、其他類型企業(yè)秘書，或者與其他類型秘書一樣工作中都應(yīng)包含的工作職責(zé)。例如：文字性工作、接待性工作、會務(wù)準(zhǔn)備工作等等；特殊工作職責(zé)是指項(xiàng)目秘書由于具體工作環(huán)境或企業(yè)根據(jù)自身情況對該職位定位不同，而具有的不同于其他類型秘書或其他企業(yè)秘書的工作職責(zé)。根據(jù)本文工作分析內(nèi)容以及神龍公司項(xiàng)目秘書實(shí)際工作情況，神龍公司項(xiàng)目秘書的工作職責(zé)的具體內(nèi)容如表2所示：2.1 崗位職責(zé)（1）協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理辦理合同項(xiàng)目的行政事務(wù)和文書管理工作；（2）處理項(xiàng)目來往電函，保證信息的及時傳達(dá)；（3）負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)項(xiàng)目組各種會議的準(zhǔn)備、服務(wù)、記錄等工作；(4)負(fù)責(zé)來訪賓客的接待工作，聯(lián)系解決有關(guān)問題；(5)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目文件、資料、報告、記

6、錄的收發(fā)、整理、編號等工作，保證文件資料的完整、有序、準(zhǔn)確及有效地運(yùn)用；(6)進(jìn)行項(xiàng)目行政管理、文秘等工作的總結(jié)；(7)完成項(xiàng)目經(jīng)理交辦的其他工作；(8)完成部門經(jīng)理交付的其他工作；(9)與部門其他員工形成互為備份的工作習(xí)慣；2.2 工作內(nèi)容(1)及時完成項(xiàng)目經(jīng)理安排的工作；(2)見習(xí)期內(nèi)每天記錄工作日志；(3)學(xué)習(xí)公司質(zhì)量體系文件、HSE管理體系文件，熟悉設(shè)計(jì)工作流程；(4)學(xué)習(xí)有關(guān)秘書、文檔管理、辦公軟件、日常行文等工作技能；(5)學(xué)習(xí)PRIMAVERA、PROJECT等計(jì)劃編制軟件；(6)負(fù)責(zé)部門資料的存檔管理工作；(7)負(fù)責(zé)工時系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)匯總工作；2.3工作時間大概分布情況表2-1

7、 2009年工作時間分布概表S08038D 北帕斯 S08007D S09017 S09050 Z09012 統(tǒng)計(jì) 培訓(xùn) 學(xué)習(xí) 會議 其他 月份小計(jì)8月 25 15     12 18 60 5 50 1859月 50 50     16 12 40 5 30

8、 20310月 20 30 30    12 6 25 5 10 13811月 15 20 80 20   16 18 25 5 9 20812月 10 25 70  40 20 16 24 20 5 12 242工作小計(jì)

9、0;120 140 180 20 40 20 72 78 170 25 111 976注：此表中數(shù)據(jù)為每月工時統(tǒng)計(jì)表填報的數(shù)據(jù)與日常工作記錄綜合后所得。由于在現(xiàn)實(shí)情況中，各個公司的規(guī)模、大小、組織架構(gòu)、所處行業(yè)特性等因素的不同，同時，再加上各公司對“項(xiàng)目秘書”這一職務(wù)賦予的期望和內(nèi)涵不同，因此各公司的“項(xiàng)目秘書”的具體工作職責(zé)也存在著差異。本文認(rèn)為，這就是神龍公司根據(jù)自己的實(shí)際情況，重新對“項(xiàng)目秘書”進(jìn)行定位，賦予新職責(zé)的結(jié)果。但是，不論是簡簡單單的“秘書”也好，還是將“項(xiàng)目秘書”和“

10、項(xiàng)目助理”兩個職位合而為一也好，“項(xiàng)目秘書”的工作職責(zé)始終應(yīng)包含公文、公務(wù)、公關(guān)這些基本工作內(nèi)容。只是根據(jù)公司的實(shí)際需要和任職人員的能力，被賦予簡單或者復(fù)雜的要求和職責(zé)。如果從日常工作中重復(fù)出現(xiàn)的頻率角度來劃分，以上的工作職責(zé)又可以分為經(jīng)常的常規(guī)性工作和臨時的突發(fā)性工作兩大類別。這種簡單的劃分同樣可以涵蓋項(xiàng)目秘書的所有工作內(nèi)容。常規(guī)性工作是指那些在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)或重復(fù)的工作，如起草文件、信函、開會、接待來訪等；還有一些具有周期性特點(diǎn)的工作，如年初的工作計(jì)劃，半年和年終的工作總結(jié)，重大節(jié)日領(lǐng)導(dǎo)活動安排等等。常規(guī)性工作往往都是事先有可預(yù)見性，有計(jì)劃性，執(zhí)行時有依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)可循。項(xiàng)目秘書做好常規(guī)性

11、工作，有利于提高組織內(nèi)部的整體工作效能以及領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，使整個組織像一部機(jī)器有效運(yùn)轉(zhuǎn)。作為項(xiàng)目秘書應(yīng)注意各項(xiàng)常規(guī)性工作的連續(xù)性，作好妥善安排，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況。還應(yīng)注意在常規(guī)工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累資料，探索特點(diǎn)和規(guī)律。特別應(yīng)保持對新事物的敏感，善于從常規(guī)工作中發(fā)現(xiàn)新情況，研究新問題，提出新辦法。突發(fā)性工作有兩種類型，一種是指事前無法預(yù)計(jì)到的、突然發(fā)生的、需要項(xiàng)目秘書及時判斷處理的事項(xiàng)，如事故、災(zāi)情等必須立即處理偶發(fā)重大突發(fā)事件；另一種是指需要臨時完成的某項(xiàng)突發(fā)性任務(wù)，如臨時要求處理某一事件，為會議準(zhǔn)備臨時需要的材料，接待突然到訪的客人，等等。所有這些，項(xiàng)目秘書必須按照領(lǐng)導(dǎo)要求完成，不得延誤。

12、處理重大突發(fā)事件，要求項(xiàng)目秘書善于應(yīng)變，既要迅速敏捷，又要沉著冷靜；完成突發(fā)性臨時任務(wù)，要求秘書人員具有過硬的綜合素質(zhì)，吃苦耐勞的精神，很強(qiáng)的工作能力。項(xiàng)目秘書是一個普通而又不平凡的工作崗位。它的工作職責(zé)看起來簡單，但是要想做好項(xiàng)目秘書工作確又不容易。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會的進(jìn)步，項(xiàng)目秘書被賦予的角色和內(nèi)涵也在不斷發(fā)生著改變。光靠單純的意愿和熱情已經(jīng)無法真正滿足秘書工作的要求，只有同時具有良好的綜合素質(zhì)、廣博的知識、專業(yè)的培訓(xùn)以及必要的工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法才能更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目秘書的參謀和助手作用。 3項(xiàng)目經(jīng)理秘書工作的要求3.1項(xiàng)目經(jīng)理秘書的工作態(tài)度任何企業(yè)，都需要那些主動尋找任務(wù)、主動完

13、成任務(wù)、主動創(chuàng)造財富的員工。所謂的主動，指的是隨時準(zhǔn)備把握機(jī)會，展現(xiàn)超乎他們要求的工作表現(xiàn)，以及擁有“為了完成任務(wù)，必要時不惜打破成規(guī)”的智慧和判斷力。那些工作時主動性差的員工，墨守成規(guī)、避免犯錯，凡事只求遵守公司規(guī)則，項(xiàng)目沒讓做的事，決不會插手。領(lǐng)導(dǎo)不在身邊卻依然努力工作的員工，才是真正具有主動性的員工。最嚴(yán)格的表現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是自己設(shè)定的，而不是由別人要求的。如果你對自己的期望比領(lǐng)導(dǎo)對你的期望更高，那么你必然會得到領(lǐng)導(dǎo)對你工作的肯定和贊許。如果想登上成功之梯的最高頂端，你必須永遠(yuǎn)保持主動率先的精神，縱使面對缺乏挑戰(zhàn)或毫無樂趣的工作，終能最后獲得回報。當(dāng)你養(yǎng)成這種自覺自愿的習(xí)慣時，你就有可能成為

14、領(lǐng)導(dǎo)者。有人說態(tài)度是基礎(chǔ)。也有人說態(tài)度決定一切。因此，積極主動地工作態(tài)度，是項(xiàng)目秘書做好本職工作的前提條件。3.2項(xiàng)目經(jīng)理秘書的工作原則在企業(yè)中，項(xiàng)目秘書作為管理人員，應(yīng)該學(xué)會：堅(jiān)持工作原則，運(yùn)用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，要協(xié)調(diào)好公司內(nèi)部各種關(guān)系：包括與項(xiàng)目之間、公司各部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間的關(guān)系等。此外，要注意與公司有關(guān)部門建立和保持良好的工作關(guān)系。這對于項(xiàng)目秘書搞好工作也是大有好處的。和睦融洽的工作關(guān)系是良好的潤滑劑。它有利于提高工作效率，降低企業(yè)內(nèi)部損耗。 4項(xiàng)目經(jīng)理秘書應(yīng)具備的能力4.1專業(yè)能力每一個工程都有它的專業(yè)特點(diǎn)，秘書一要多看有關(guān)的專業(yè)書籍，了解專業(yè)術(shù)語；二要多

15、讀文件、合同，多聽會議，三是虛心請教，不能不懂裝懂；四要盡快試著進(jìn)入“角色”，講行話寫行語。4.2文字綜合能力在工程建設(shè)中這方面的能力要求更高，要準(zhǔn)確全面而及時。工程建設(shè)大大小小事情，都需要秘書進(jìn)行綜合歸納，迅速反饋出去，各種文件、材料、信函的上傳下達(dá)等，都需要秘書人員有扎實(shí)的文字綜合能力。4.3公關(guān)能力當(dāng)今的社會，宣傳廣告早已進(jìn)入我們的日常生活。一個工程，特別是重點(diǎn)工程，你不宣傳那是無法引起人們的注意和重視的。作為秘書，在這方面應(yīng)及時報道有關(guān)工程方面的大事，廣泛宣傳工程建設(shè)的重要性，宣傳工地人物先進(jìn)事跡，激發(fā)人們給予工程更多的關(guān)心和支持。 5任何做好項(xiàng)目經(jīng)理秘書目前，在各地經(jīng)濟(jì)建設(shè)

16、中，在建工程特別是重點(diǎn)工程占著很大的比重。如何做好重點(diǎn)工程建設(shè)的秘書工作，更好地為工程建設(shè)服務(wù)，這已是擺在秘書工作者面前的一個新課題。作為重點(diǎn)工程建設(shè)秘書人員，首先，應(yīng)具備四種意識5.1參謀意識一個重點(diǎn)工程，它往往涉及到本地區(qū)乃至本省各個方面，它總要涉及到各種會議、合同。作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書人員就需要從高處著眼，從小處著手，收集資料，試探對方意圖，全面、盡快地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)想法，為領(lǐng)導(dǎo)提供帶有啟發(fā)性的工作建議和決策方案。對此，我專門制定了一份領(lǐng)導(dǎo)每月參閱，將每個月發(fā)生的大事、工程進(jìn)展、解決的問題、存在的不足以及我的參考意見在下個月初呈給領(lǐng)導(dǎo)，收到了很好的效果。5.2奉獻(xiàn)意識工程建設(shè)，大多條件艱苦甚至惡

17、劣，對此，倘沒有一點(diǎn)吃苦的精神，沒有一點(diǎn)甘于奉獻(xiàn)的熱情，要想當(dāng)好秘書，那是不現(xiàn)實(shí)的。我的家離工地三百多里，工地事忙，我一年很少回家，為了盡快適應(yīng)工程建設(shè)需要，我專門購了一套電力方面的書籍逼自己去鉆，而自己喜愛的文學(xué)書只得割愛了。5.3協(xié)調(diào)意識一項(xiàng)重點(diǎn)工程，往往涉及到該地區(qū)各個環(huán)節(jié)和部門，關(guān)系復(fù)雜，稍有不慎，便會麻煩接踵。我所在的水電工程是湖南省大庸市重點(diǎn)工程之一，施工內(nèi)部，有施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、建設(shè)四家；施工外部，有移民、航管、公路、國土、銀行等各個部門；另外還涉及到部、省有關(guān)部門。對此，作為辦公室秘書，對待矛盾糾紛，我總是耐心地協(xié)調(diào)，真正做到了耐心、虛心、細(xì)心。在處理有些棘手問題時，我注意從大

18、局出發(fā)，以工程為重，采取原則與靈活兼顧，使許多有可能激發(fā)的矛盾得以平息解決。5.4經(jīng)濟(jì)意識可以這樣說，經(jīng)濟(jì)意識的有無，已成為衡量一個秘書工作人員是否具有現(xiàn)代意識的標(biāo)準(zhǔn)之一。作為一個重點(diǎn)工程建設(shè)，它的建成投產(chǎn)遲早，直接關(guān)系到經(jīng)濟(jì)效益。如何采用一定經(jīng)濟(jì)手段，力爭用最經(jīng)濟(jì)的材料，最經(jīng)濟(jì)的時間完成工程建設(shè)，這不僅是領(lǐng)導(dǎo)層的大事，也是工程建設(shè)秘書人員不可推卸的一件大事。對此，秘書人員要注意廣泛收集經(jīng)濟(jì)信息，進(jìn)行分析，及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)，以減少失誤。 參考文獻(xiàn)1 蔡超、楊鋒主編，現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)，暨南大學(xué)出版社，2007年3月第一版2 郝文勉，“走出秘書學(xué)發(fā)展的困境”，河南社會科學(xué)，2008年1月3 李欣，“如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系”，黑龍江科技學(xué)院人文社會科學(xué)學(xué)院，2009年10月，4 李成武，高級秘書業(yè)務(wù)，中國農(nóng)業(yè)大學(xué)出版社，2007年