公司存貨管理的調(diào)查分析與研究

1、前言近幾年來，實業(yè)作為一種利潤較低的行業(yè)，其在經(jīng)濟圈中的主導地位已經(jīng)逐漸被金融等一些抽象化的、高利潤的行業(yè)所取代。然而近幾十年來，頻繁的經(jīng)濟危機也悄悄地向人們暗示著，實業(yè)作為一種較為穩(wěn)定、影響因素較少的行業(yè)必將重回霸主巔峰。美國作為經(jīng)濟危機的最大受害者已經(jīng)意識到實業(yè)的重要性，不斷地出臺政策拯救實業(yè)，這足以說明回歸實業(yè)將成為本世紀各國發(fā)展的重要任務。上海第科自動控制有限公司作為美國Xaerus在中國市場的一級代理商就是我們研究的好對象，其近乎于“零”庫存的理念更是我對其產(chǎn)生濃厚興趣的一點。本文通過對上海第科自動控制有限公司存貨管理中存貨的購入、存儲和銷售這一整體流程的調(diào)研，結合公司體制與運營思想

2、，來分析在日常實際運營過程中出現(xiàn)的一些問題，總結管理上的漏洞，找出改進辦法，并為其提供一些簡單的參考意見。另外將桔子酒店存貨管理的方法與ABC存貨分類法相結合找出更有利于該公司的存貨管理方法。一、公司簡介及存貨分類 1.1公司簡介 空調(diào)冷凍行業(yè)上海第科自動控制有限公司，成立于2005年，主要經(jīng)銷美國Xaerus冷凍油全系列潤滑油、3GS/4GS/5GS/5GD冷凍油，美國瑞孚（Shrieve）冷凍油。以及美國丹納赫（Danaher）壓力、溫度、流量、液位傳感器。意大利萊富康（Refcomp）低溫活塞螺桿壓縮機，丹麥丹佛斯（Danfoss）壓縮機，膨脹閥等產(chǎn)品。本公司為美國Xaerus合成潤滑油

3、在中國市場的總代理，現(xiàn)為全國多家中央空調(diào)、冰箱冰柜及汽車生產(chǎn)廠以及空氣壓縮機廠家配套供貨。1.1.1公司定位公司是美國Xaerus在中國市場的一級代理商，是一家以進口為主的貿(mào)易公司，主要經(jīng)營冷凍空調(diào)行業(yè)、制冷壓縮機行業(yè)、空氣壓縮器行業(yè)的部分流體科技產(chǎn)品及自動控制部件。1.1.2公司經(jīng)營模式公司以從國外進口、對內(nèi)分銷為主，實行區(qū)域銷售制，交貨時及時壓縮交貨期，以達到公司“零”庫存的經(jīng)營理念（實際上還是會有一些庫存，以防止臨時由于國際運輸耗時較長而失去重要客戶），由于資金鏈單一所以公司較為重視收款期，對客戶的信用評級較為重視。一般實行款到發(fā)貨制度。主要客戶群：OEM工廠、中小型（個體）企業(yè)的售后維

4、修服務部門 1.2公司結構1.2.1人員構成公司設總經(jīng)理、副總經(jīng)理各一人，分別負責銷售、采購物流，行政綜合、倉儲四個部門，并由總經(jīng)理兼任銷售部門主管，由副總經(jīng)理兼任行政綜合部門主管，另外兩個部門單獨設主管各一名。銷售部另設營銷主管一名，銷售助理一名，銷售員兩名。采購物流部設有采購助理、物流助理各一名，司機兩名。行政綜合部設財務專員一名，認識專員一名，前臺一名。倉儲部設備貨出庫員、出貨出庫員、倉庫賬目文員各一名。1.2.2部門職責銷售部門：銷售部門是這家公司的主體，整間公司都圍繞著銷售部來運作。他們負責聯(lián)系客戶，與客戶談判、簽訂合同用，收集客戶資料對客戶進行信用評級。銷售部主管由總經(jīng)理兼任負責聯(lián)

5、絡長期往來的大客戶，完成大部分銷售額。下設銷售員兩名，負責其他中小客戶，另外設銷售助理一名，負責起草文件、整理訂單、搜集信息等一些列工作。采購物流部門：采購物流部的主要職責分采購與物流兩大方面，分別由采購助理和物流助理分管。采購助理負責搜集供應商信息，與供應商談判、簽訂合同，制定采購指令單等采購單據(jù)，編寫采購報告；物流助理負責收、發(fā)貨物，對在途物資負責，下設司機兩名配有貨車兩輛，當需要接收、運送大量的、運送距離較遠的貨物時，也負責聯(lián)系大型物流公司。采購物流部有主管一名，負責對采購、物流相關事宜的整體決策。行政綜合部門：行政綜合部門是這家公司的大腦，負責公司的日常運營活動。下設財務專員一名記錄日

6、常賬目；人事專員一名負責組織人事工作、考察員工工作情況、尋找適合的新員工等；前臺一名，負責對來電應答、相關資訊等工作。行政部主管由副經(jīng)理兼任，指揮日常工作，解決突發(fā)問題。倉儲部門：倉儲部門有主管一名，負責所有貨物的接收、儲存、發(fā)出。下設備貨入庫員一名，負責貨物的接收、歸類以及備貨；出貨出庫員一名負責貨物的提取、發(fā)出；倉庫賬目文員一名，負責倉庫賬目的處理以及貨物的定期盤點工作。 1.2存貨分類冷凍空調(diào)行業(yè)：意大利萊富康（Refcomp）低溫活塞螺桿壓縮機，活塞壓縮機；丹麥丹佛斯（Danfoss）壓縮機，制冷控制元件；美國（Setra）和（Gems）壓力開關、液位開關，壓力傳感器，液位傳感器等；G

7、E傳感器和德圖儀器；瑞士威科（Refco）高低壓力表、針閥等。制冷壓縮機行業(yè)：制冷壓縮機用電加熱帶、排氣溫度保護開關、保護模塊等；丹佛斯、谷輪、比澤爾、萊富康復盛漢中等制冷壓縮機冷凍油；3GS/4GS/5GS/5GD冷凍油；美國CPI冷凍油；美國瑞孚（Shrieve）冷凍油；壓縮機減震管?？諝鈮嚎s器行業(yè)：壓縮器潤滑油。二、存貨管理現(xiàn)狀 公司的總體經(jīng)營流程是將國外供應商的成品購入，然后直接銷售給國內(nèi)的客戶。客戶下訂單后根據(jù)客戶時間需要結合實際庫存數(shù)量選擇發(fā)貨方式。另外為了購入方便，公司均購入大容量包裝，分銷時按照客戶需要分裝在小容量包裝中。下面按照購、存、銷的順序進行詳細敘述。2.1購入2.1.

8、1購貨申請需要購貨時，公司里只有兩個部門的人員有權限提出申請，即銷售部門和倉儲部門。銷售部門提出采購申請，是在各個銷售人員與客戶商談之后，客戶確定了購貨意向后，上報總經(jīng)理（銷售部長）并整理相關貨物信息，如貨物名稱、數(shù)量等，填制采購申請單（一份原件、兩份復印件），并將采購申請單原件交到采購物流部準備向供應商下訂單采購，將一份采購申請單復印件交給行政綜合部財務專員準備入賬，另外一份采購申請單復印件留存。倉儲部門提出采購申請，是在倉庫保管人員發(fā)現(xiàn)貨物存儲量達不到日常標準，預計會有出現(xiàn)斷貨風險的情況下，上報副經(jīng)理，得到允許后向采購物流部提出采購申請。與銷售部門提出申請流程一樣，整理相關信息，填制采購申

9、請單，原件交到采購部門，復印件一份交給行政綜合部財務專員一份部門內(nèi)留存。2.1.2采購當銷售部門或者倉儲部門將采購申請單交到采購物流部后會按照采購申請單上的相應要求選擇供應商，與供應商商談貨物數(shù)量、價格、發(fā)貨時間、付款方式的相關問題后，填制采購指令單（即訂單，一份原件、四份復印件）。采購指令單原件作為訂單交給供應商，一份復印件交給申請采購的銷售部門或者倉儲部門與已留存的采購申請單合并后作為臨時存檔留存，一份復印件由采購物流部采購助理留存做臨時存檔并根據(jù)臨時存檔制作采購報告，一份復印件由采購物流部物流助理留存為收貨做準備，還有一份復印件交給行政綜合部財務專員準備入賬。2.2存儲2.2.1貨物的接

10、收貨物的接收由采購物流部門的物流助理負責，當采購助理下達采購指令單（即訂單）時，物流助理也要保存一份復印件，以備與供貨商提供的貨品清單相對照，準確清點、檢查貨物以后，填制收貨報告，一式五份（一份原件、四份復印件）原件交給采購助理以示完成采購，一份復印件交給采購申請部門，一份復印件交給財務專員用以入賬，一份復印件與之前收到的采購指令單復印件和貨物清單作為收貨單據(jù)自己存檔，還有一份復印件作為是否為投資物品憑證將貨物劃分為投資存貨、常規(guī)貨物兩種。另外，值得一說的是，為了方便管理，物流助理手下只有兩名司機及兩輛貨車，只有接收、發(fā)出少量貨物時，或者近距離送貨時，采用公司的貨車運輸，對于一般長距離大量貨物

11、的接收和發(fā)送，公司會采用大三方大型物流機構如圓通等。2.2.2貨物接收的后續(xù)問題在采購申請時，采購申請部門會將采購指令單復印件留存作為臨時存檔，收到收貨人員的收貨報告后，與之前的臨時存檔一同歸建為存檔以備日后審查。倉儲部門在接收收貨單復印件后，根據(jù)采購意圖，將歸建后的存檔分為投資存檔與日常存檔兩部分。采購部門的臨時存檔與收貨報告一同歸建為存檔以備日后審查。2.2.3貨物的存儲倉儲部門收到貨物以后會根據(jù)物流人員提供的貨物清單進行核查，然后將貨物卸在地上倉庫中等待其運走，如若當天不能運走的貨物，將會轉運到地下倉庫。倉庫賬目文員會根據(jù)當日的進出的貨物進行盤點。值得注意的是，由于供貨商與購買商對于貨物

12、單位體積的不同需求，我們會在給購買商送貨之前進行分裝，分裝過程全憑操作員根據(jù)重量手工分裝。另外，由于從國外進口運輸時間較長，為了滿足客戶臨時需要，公司一般會長期存放一批貨物，以防止因為滿足不了臨時訂單而導致失去客戶。倉庫賬目文員在日常盤點的時候，如若發(fā)現(xiàn)某些主要貨物存貨較少時，可以經(jīng)由倉儲部門主管審批后向采購部門提出采購申請。提前購買貨物儲存起來以獲得利潤。再有由于貨物屬于國際采購，那么貨物的價格會因為多種因素而產(chǎn)生較大的波動，在某一時期如果覺得貨物的價格會有明顯上浮時，公司也會以投資為2.3銷售2.3.1貨物的銷售在銷售方面，公司有自己的一套銷售訂單系統(tǒng)。首先由客戶下訂單（預定），然后根據(jù)其

13、訂單我們將倉庫里的貨物發(fā)送出去，或者為其專門進行采購。直接發(fā)貨時，出貨人員需要提前備貨并準備好貨物清單，物流專員準備好裝箱單、物流單，三個單據(jù)的復印件作為銷售單據(jù)一并存檔。在簽訂合同之前，我們還會根據(jù)內(nèi)部的信用評級對客戶信息進行審核，確定信用條款之后再審批銷售單。所有手續(xù)完成之后，等待物流公司取貨，裝箱后填制裝箱單，復印件留作存檔。物流部門人員確定所裝貨物為訂單要求貨物，審核物流信息，確定發(fā)到時間，審核完畢后制定物流單，復印件留作存檔。至此，整個貨物從采購、存儲再到銷售的全部過程就陳述完畢了。2.4財務工作公司設財務專員一名專門記錄應付款等往來賬務。會計專員分別收到采購申請單、采購指令單和收貨

14、單復印件后將三分復印件整理好作為臨時存檔，收到供貨商開出的發(fā)票并核查無誤后即可入賬。憑證匯總后將整個過程記錄，并將憑證與臨時存檔編制為存檔，供日后編制總賬查詢。公司目前使用管家婆的ERP財務軟件。由于公司總經(jīng)理在香港開設其他公司，為方便統(tǒng)籌，兩家公司總賬賬目匯總編制，交由代理公司編制并進行審計工作。三、存在的問題3.1倉儲部門人員安排不合理 由于客觀因素，每天的訂單或者收貨大多在下午收到，這樣一來就造成了倉庫賬目文員下午忙不完，上午沒事干。當物流人員來送（取）貨時，賬目文員需要一路跟隨出（入）庫員核查搬運的貨物數(shù)量是否夠，型號是否正確，在下午的高峰期，賬目文員很難抽出時間到計算機前登帳，所以他

15、只能記錄下來之后在短暫的時間內(nèi)將多筆業(yè)務集中登帳，這樣一來就特別容易出現(xiàn)賬目記錄的錯誤，使得賬目經(jīng)常出現(xiàn)紅字更改，增加了審計、總賬登錄的麻煩。3.2產(chǎn)品分裝方法誤差大 為了節(jié)約成本、方便運輸，公司在向海外供貨商買貨時一般購買大包裝產(chǎn)品，但是國內(nèi)的客戶經(jīng)常要求購買小包裝產(chǎn)品。所以在倉庫整理時，備貨人員負責將打包裝整理為小包裝，由于技術、設備的不足，備貨人員只能利用稱來大致測量分裝在小包裝里貨物的重量，這樣就造成了月末盤點時貨物會經(jīng)常性出現(xiàn)大量的虧空或盈余。曾經(jīng)再一次盤點中發(fā)現(xiàn)盈余三大桶冷凍油，價值數(shù)十萬元。3.3銷售人員整體素質(zhì)不高銷售人員作為與客戶溝通的橋梁，其綜合素質(zhì)的高低有時候決定著銷售成

16、功率的高低，就目前來講，現(xiàn)有銷售人員素質(zhì)較差，不能完全為客戶提供深度理論性的咨詢，服務熱情也不高，不能為上門咨詢的顧客提供一種“家”一般的溫馨，無法使顧客發(fā)自內(nèi)心的十分愿意購買我們的貨物。3.4網(wǎng)絡營銷還需下功夫 對于大型客戶，公司一般都是長期合作，由總經(jīng)理單獨聯(lián)系。其余中小客戶一般為網(wǎng)上咨詢后確定購買意向。然而進入上海第科自動控制有限公司的主頁我們可以看到，主頁的內(nèi)容比較少、字體較小，頁面上彈出的窗口也比較多，比較不利于客戶對公司有更升入的認識。另外，當你在主頁上停留的時候，每隔25秒左右，系統(tǒng)就會在屏幕最中間自動彈出是否需要幫助的對話框，影響客戶瀏覽介紹內(nèi)容。3.5倉庫管理制度 公司的理念

17、是“零”庫存，雖然仍然有部分庫存貨物，但那時為了規(guī)避因運貨時間問題失去客戶的現(xiàn)象、投資行為等因素。所以公司并沒有一個屬于自己的大型的倉庫，而是租用國營倉庫的一部分，等到必要的時候存儲貨物。租用的倉庫分地上、地下兩個，得上的較小，用來臨時存放貨物，地下的稍大，用來長期存放貨物，而且地下倉庫每次運貨時都需要租用倉庫中的叉車，這樣一來，管理人員更愿意在地上倉庫堆積貨物，造成地上倉庫較為擁擠。并且地下倉庫由于是租用大型國營長褲的一部分，所以不能堆積，地上倉庫可以堆積起來。四、改進意見4.1對于倉儲部門人員安排不合理的改進意見由于工作時間與內(nèi)容上的限制，對于倉庫賬目文員的工作應該做一些調(diào)整，當日入庫的貨

18、物盡量集中一處，減少核查、等待的時間，騰出時間給倉庫賬目文員在ERP財務軟件中登入當前賬目，以減少集中登帳出現(xiàn)的錯誤。當日賬目當日必須完成，如若時間不夠，應加班完成并給予相應的加班費用。手工帳目于第二天上午完成。頭一天堆放的貨物于第二天上午進行歸類分放。另外，如果能給倉庫帳目文員配備小型移動設備在等待核查的過程中就可以完成ERP電子賬目的業(yè)務，這樣既省時又省力。4.2對于產(chǎn)品分裝方法誤差大的改進意見 現(xiàn)有的分裝方法由于全靠備貨人員的掌握及稱所顯示的重量大致分裝，誤差太過明顯，分裝過程中的損耗必定較大。如若能配備類似加油站汽車加油裝置一樣的電子計數(shù)噴槍，備貨人員才做起來會更方便，損耗更小，而且能

19、大大減小分裝時所帶來的誤差。4.3對于銷售人員整體素質(zhì)不高的改進意見 由于現(xiàn)有銷售人員經(jīng)驗豐富，全部換為新招聘的銷售人員效果必定不佳，為了提高銷售人員的整體素質(zhì)，公司應該出臺相應政策，定期對銷售人員進行業(yè)務、理論、服務方法、銷售技巧等相關培訓，引進高學歷技術人員為銷售人員隨時講解，從根本上解決銷售人員不懂理論的漏洞。另外，還應該指定相應的獎懲機制，隨即抽查銷售人員的服務態(tài)度、講解內(nèi)容以及客戶滿意程度，按照一定的比例進行打分，分數(shù)高銷售人員可以獲得公司表彰已經(jīng)現(xiàn)金獎勵，分數(shù)低的銷售人員需要到培訓機構進行培訓。4.4對于網(wǎng)絡營銷的改進意見 21世紀是信息化的時代，網(wǎng)絡是人們離不開的工具。當客戶想要

20、了解公司形象、產(chǎn)品信息時一定會登陸公司的網(wǎng)站進行詳細的閱讀。我們應該將網(wǎng)頁內(nèi)的內(nèi)容更加詳細化、具體化。例如公司簡介應該放到頁面的中上部而不是現(xiàn)在的右側一個不明顯的小地方，簡介的內(nèi)容應該再豐富一些；產(chǎn)品的圖片、介紹應該再具體些，每一種產(chǎn)品旁的文字都應該能夠顯示出來，目前有些產(chǎn)品照片下面的名稱都顯示不全；網(wǎng)站全部字體偏小，沒有行間距，這樣閱讀起來比較累眼。另外詢問幫助的對話框彈出一次就夠了，關閉之后就最小化到旁邊的位置，經(jīng)常出現(xiàn)十分影響閱讀。4.5對于倉庫管理制度的改進意見 由于目前租用國營倉庫無法堆積，距離地上倉庫較遠，每次搬運貨物都需要租用國營倉庫的叉車，給日常貨物的管理藏成了一定的麻煩。建議

21、改用一個稍大的地上倉庫，專門騰出一部分作為每天進貨入庫堆積處，避免進貨入庫時耽誤倉庫賬目文員過長的時間，第二天上午再進行細致整理。兩庫合一也可以減少取貨、存貨時兩庫之間的麻煩，即省人工又省錢。4.6引入ABC管理法（1）基本思想企業(yè)存貨包括的范圍相當?shù)膹V泛，品種也很多，尤其是在大中型企業(yè)中存貨量可能多達上萬種甚至是數(shù)十萬種。另外，各種不同存貨對企業(yè)財務目標實現(xiàn)具有不同作用。所以，要對各類存貨實行統(tǒng)一的管理，在實務中是很難做到的。有些存貨數(shù)量很少，但金額巨大；有些存貨數(shù)量很多，但金額微小。對于差別如此之大的存貨，無論從管理能力角度還是經(jīng)濟角度考慮企業(yè)都應當區(qū)別對待。ABC存貨分類管理正式在這一慮

22、的基礎上提出的。其目的在于使企業(yè)分清主次，突出重點，提高存貨資金管理的整體效果。但是當前的許多企業(yè)，基礎薄弱、起點較低對所有存貨管理僅做最基本的收發(fā)存控制，還有些企業(yè)對所有存貨采用同樣辦法進行的管理這種粗放的管理方式增加了存貨的管理成本，還造成企業(yè)管理支出的浪費。ABC存貨管理法可以幫助企業(yè)很好解決存貨區(qū)別管理的難題。ABC存貨管法亦稱為成本比重分析法或巴雷特分析法。這種方法是意大利經(jīng)濟學家巴雷特于19世紀首創(chuàng)的，經(jīng)過不斷的發(fā)展與完善現(xiàn)在已經(jīng)被廣泛應用于存貨管理、成本管理以及生產(chǎn)管理方面。這種管理方法的原理就是按照重要程度，消耗數(shù)量，價值大小，資金占用等情況，對存貨進行分類排隊，將企業(yè)的存貨劃分為A、B、C三類，分別實行重點管理、一般控制和靈活掌握的存貨管理方法。（2）ABC存貨分類標準劃分存貨的分類標準主要有金額標準和品種數(shù)量標準兩個。其中以金額標準為主。一般而言三類存貨的金額比重大致為A：B：C=07：02：01，而品種數(shù)量大致為A：B：C=01：02：07。具體劃分步驟為：（1）列示企業(yè)全部存貨的明細表。并計算出每種存貨的價值總額及占全部存貨金額的百分比；（2）按照金額標志由大到小進行排序并累加金額百分比；（3）當金額百分比累加到70左