采購流程現(xiàn)實描述及優(yōu)化思路

1、付款付款付款付款付款付款付款付款組織和編制組織和編制組織執(zhí)行組織執(zhí)行提供數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)提供現(xiàn)有成本提供現(xiàn)有成本價格及目標(biāo)成價格及目標(biāo)成本結(jié)構(gòu)本結(jié)構(gòu)審核審核審批審批批準(zhǔn)批準(zhǔn)批準(zhǔn)批準(zhǔn) 組組織織執(zhí)執(zhí)行行組織組織提供安全提供安全庫存數(shù)據(jù)庫存數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)參與評估供應(yīng)參與評估供應(yīng)商財務(wù)狀況：商財務(wù)狀況：參與合同的簽參與合同的簽定或?qū)徍硕ɑ驅(qū)徍藚⑴c評估參與評估供應(yīng)商質(zhì)供應(yīng)商質(zhì)量狀況量狀況提供安全提供安全庫存數(shù)據(jù)庫存數(shù)據(jù)組織驗組織驗收收付款付款全年計劃全年計劃審批審批全年計劃全年計劃審核審核審核審核主持制訂主持制訂參與參與提供數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)審批審批審批審批參與參與非計劃非計劃審批審批審核審核審核審核參與參

2、與審核審核審批審批審批審批審批審批參與參與主持制訂主持制訂 組織和編制組織和編制主持簽訂主持簽訂主持?jǐn)M訂主持?jǐn)M訂審閱審閱參與參與參與參與審閱審閱審閱審閱審閱審閱照單付照單付款款參與參與檢驗檢驗審批審批組織組織參與參與付 款 給 供 應(yīng) 商 應(yīng) 付 帳 款 管 理 接 收 商 品 /服 務(wù) 采 購 商 品 /服 務(wù) 提 出 采 購 申 請 目目 的的 技技術(shù)術(shù)手手段段標(biāo)標(biāo)桿桿做做法法保證申請的真實性和適當(dāng)性，申請應(yīng)有適當(dāng)?shù)膶徟掷m(xù)保證采購物品與請購物品一致保證應(yīng)付帳款的真實性和合理性在確保企業(yè)財務(wù)狀況安全的前提下，及時支付防止采購過程中的舞弊行為 采購申請相應(yīng)生成采購定單 設(shè)定審批的權(quán)限和途徑

3、將“采購卡”應(yīng)用于用料單位低值易耗品的采購 與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟 大宗物資采購宜集中，一般性采購宜分散 產(chǎn)地分散的通用物資采購適用統(tǒng)一的購銷合同 建立企業(yè)統(tǒng)一的驗收制度 將推動供應(yīng)商的品質(zhì)保證流程的建設(shè)作為企業(yè)與供應(yīng)商合作關(guān)系的一部分內(nèi)容 使用條碼技術(shù)，縮短驗收時間并自動更新庫存 對一定金額以下的采購定單，自動批準(zhǔn)/付款 應(yīng)付帳款管理與采購過程緊密銜接 按供應(yīng)商、經(jīng)辦人、申請人追蹤/報告采購定單的進展 對一般性的重復(fù)采購物品，自動支付 依據(jù)重要性原則合理授權(quán)，簡化費用報銷程序 對往來頻繁的供應(yīng)商的付款采用電子支付手段電子數(shù)據(jù)交換集成化的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng) (如 SAP， Lawson等)接收貨物的條

4、碼管理統(tǒng)一銀行帳戶電匯劃轉(zhuǎn) 組織方面組織方面采 購 執(zhí) 行 主 體 分 散 ，造 成 采 購 信 息 在 各 主 體 間 的 傳 遞 時 間 長 ，易 產(chǎn) 生 失 真調(diào)整建議調(diào)整建議優(yōu)優(yōu) 化化 后后 的的 影影 響響 將 各 分 散 主 體 執(zhí) 行 的 采 購 功 能 集 成 ， 可 以 提 高 效 率 ， 縮 短 時 間 ，降 低 采 購 成 本 ， 實 現(xiàn) 資 源 共 享 。 環(huán)環(huán) 節(jié)節(jié) 方方 面面采 購 流 程 的 各 環(huán) 節(jié) 的 銜 接 不 夠 順 暢 ，時 常 脫 節(jié)對 供 應(yīng) 商 的 管 理 比 較 薄 弱 ，沒有 一 個 完 整 的 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng)采 購 的 資 金

5、計 劃 和 應(yīng) 付 帳 款 管 理 缺 乏 前 瞻 性 和 計 劃 性完完 善善 各各 環(huán)環(huán) 節(jié)節(jié)的的 功功 能能 ，搞，搞好好 銜接銜接 開 發(fā) 會 計 電 算 化 系 統(tǒng) 的 功 能 ，完 善 采 購 付 款 的 動 態(tài) 管 理，實 現(xiàn) 應(yīng) 付 帳 款 的 逐 筆 核 銷 減 少 流 程 的 參 與 主 體 ， 集 成 功 能 ， “合 并 同 類 項” 明 確 供 應(yīng) 商 管 理 政 策 ，建 立 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng)優(yōu)優(yōu) 化化 后后 的的 影影 響響 明 確 責(zé) 任 ， 有 效 控 制 質(zhì) 量 和 時 間，提 高 資 金 周 轉(zhuǎn) 率 ； 及 時 掌 握 / 追 蹤 采 購 業(yè) 務(wù)

6、 的 狀 態(tài)，降 低 采 購 成 本； 加 強 了 資 金 的 計 劃 性，降 低 了 資 金 風(fēng) 險 及 資 金 管 理 成 本 。 建建 立立 有有 效效 的的 監(jiān)監(jiān)控控 系系 統(tǒng)統(tǒng) 對 采 購 定 單 分 類 管 理 ，抓 大 放 小。 嚴(yán) 格 合 同 審 批 程 序。 以 監(jiān) 控 過 程 為 主 ， 財 務(wù) 部 參 與 計 劃 制 定 、 資 金 審 核 、 應(yīng) 付 帳 款 管 理 及 支 付 的 全 過 程 ； 對 重 大 合 同 的 法 律 條 款 進 行 審 核 ； 構(gòu) 筑 安 全 的 監(jiān) 控 體 系 。 監(jiān)監(jiān) 控控 方方 面面 不 能 分 別 管 理 不 同 類 型 的 采 購

7、 ， 所 有 采 購 均 采 用 大 致 相 同 的 的 審 批 程 序 和 權(quán) 限 設(shè) 置 ，結(jié) 果 是 “大 的 沒 管 住 ，小 的 管 不 好”。 是否有采 購 合 同 評 審 制 度？是否 起 到 應(yīng) 有 的 控 制 作 用？是否存在 合 同 先 生 效 后 評 審 的 現(xiàn) 象 ？ 優(yōu)優(yōu) 化化 后后 的的 影影 響響 強 調(diào) 對 過 程 的 監(jiān) 控 ， 降 低 經(jīng) 營 風(fēng) 險 和 營 運 成 本 明 確 職 責(zé) ， 提 高 管 理 效 率 ， 降 低 管 理 費 用 建建 立立 完完 整整 的的采采 購購 信信 息息 系系統(tǒng)統(tǒng) 建 立 統(tǒng) 一 完 整 的 采 購 信 息 處 理 系

8、統(tǒng) ，實 現(xiàn) 采 購 信 息 的 即 時 處 理 和 傳 遞 ，逐 步 替 代 手 工 處 理 通 過 對 公 司 的 采 購 活 動 進 行 分 類 分 析 ， 合 理 授 權(quán) ，明確 職 責(zé)，減 少 不 必 要 的 審 批 手 續(xù)效效 率率 方方 面面 物 資 管 理 尚 需 手 工 處 理 ， 占 用 時 間 長 ， 信 息 共 享 差 。 審 批 手 續(xù) 繁 雜 重 復(fù) ， 浪 費 大 量 的 人 力 物 力 公 司 財 務(wù) 部優(yōu)優(yōu) 化化 后后 的的 影影 響響 通 過 信 息 共 享 ， 實 現(xiàn) 實 時 監(jiān) 控 ， 降 低 數(shù) 據(jù) 處 理 成 本 和 人 力 、 資 金 、 物 資

9、的 占 用 減 少 不 必 要 的 審 批 環(huán) 節(jié) ， 提 高 流 程 運 行 效 率 通 過 對 公 司 各 類 數(shù) 據(jù) 的 分 析 研 究 ， 為 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 提 供 有 用 的 信 息 ，提 高 決 策 效 率 在采購流程的診斷過程中，從財務(wù)的角度，對公司月度付款的情況進在采購流程的診斷過程中，從財務(wù)的角度，對公司月度付款的情況進行統(tǒng)計分析，以了解公司支付的特點及其對采購流程效率的影響。行統(tǒng)計分析，以了解公司支付的特點及其對采購流程效率的影響。建建 議議 開 發(fā) 會 計 電 算 化 系 統(tǒng) 的 功 能 ，完 善 采 購 付 款 的 動 態(tài) 管 理，實 現(xiàn) 應(yīng) 付 帳 款 的 逐 筆

10、核 銷減 少 流 程 的 參 與 主 體 ， 集 成 功 能 ， “合 并 同 類 項”明 確 供 應(yīng) 商 管 理 政 策 ，建 立 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng)實實 施施 條條 件件 與軟件供應(yīng)商聯(lián)系購買或自行開發(fā)通 過 部 門 職責(zé) 的 界 定 實 現(xiàn) 可 以 立 即 實 施 建建 議議 對 采 購 定 單 分 類 管 理 ，抓 大 放 小嚴(yán) 格 合 同 審 批 程 序以 監(jiān) 控 過 程 為 主 ， 財 務(wù) 部 參 與 計 劃 制 定 、 資 金 審 核 、 應(yīng) 付 帳 款 管 理 及 支 付 的全 過 程 ；對審 計 重 大 合 同 的 法 律 條 款 進 行 審 核 ； 構(gòu) 筑 安 全 的 監(jiān) 控 體 系建 立 統(tǒng) 一 完 整 的 采 購