會議管理體系文件

1、 會議管理體系文件 人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部會議管理體系執(zhí)行程序目 錄一、建立會議管理體系的目的 3二、會議管理體系定義 3三、會議種類 3四、會議形式 3五、會議管理原則 4六、會前準(zhǔn)備 4七、會議要求 5八、會議紀(jì)要檔案管理 5九、借閱會議紀(jì)要流程 6十、部門會議管理 6十一、運營團隊會議管理 7十二、營銷團隊會議管理 8十三、市場開發(fā)團隊會議管理 9十四、專項會議管理 11十五、會議決議的跟進、督辦 11 十六、會議流程圖 13十七、會議管理體系表單模板 14一、建立會議管理體系的目的 1.規(guī)范會議程序，提高會議質(zhì)量和效率； 2.統(tǒng)一工作思想、保持步調(diào)一致、提升工作效率、提高團

2、隊凝聚力；3.有效進行信息傳遞，加強溝通，協(xié)調(diào)各項目或部門之間的工作關(guān)系。二、會議管理體系定義 1.由經(jīng)營管理事業(yè)部總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織召開的各級各類會議； 2.會議形成的決議、決定或意見由經(jīng)營管理事業(yè)部所屬各職能部門或各項目團隊負(fù)責(zé)人組織落實，由總經(jīng)理秘書單獨或協(xié)同相關(guān)職能部門予以跟進或督辦。三、會議種類 1.例行會議：周工作會議、月工作會議、季度總結(jié)會議、年度總結(jié)大會 2.專項會議：專題會議3.特定主題會議：是一種交流性質(zhì)的會議，具培訓(xùn)提升功能，如不定期分別組織召開關(guān)于營銷策略、企業(yè)文化建設(shè)、團隊管理、安全、客戶服務(wù)等各種特定的主題交流會議4.現(xiàn)場會議：針對現(xiàn)場特定情形下，為部署工作或解決某一具

3、體問題而組織召開的現(xiàn)場辦公會議四、會議形式1.見面會議 2.視頻會議 3.電話會議 五、會議管理原則1.計劃原則：會前計劃、會中控制、會后跟進，通過會議計劃使會議達到預(yù)期目標(biāo)；2.高效原則：提高會議質(zhì)量和會議效率；3.節(jié)約原則：降低會議成本，精簡會議頻次；4.追蹤原則：會議決議或決定的執(zhí)行情況必須指定有專人跟進追蹤；5.評估原則：檢核會議的組織過程和流程，對會議的基本規(guī)則和效果進行評估。六、會前準(zhǔn)備1.例會：會前1小時提示參會人員到會時間。專項會議：明確會議主題，并第一時間下發(fā)會議通知（見【附件一】）,會前1小時提示參會人員到會時間，提示參會人準(zhǔn)備會議資料及相關(guān)數(shù)據(jù)。如會議形式為電話會議，則提

4、前2小時提示參會人，參會人如使用移動電話，需提前檢查移動電話電量是否充足，并準(zhǔn)備好備用電話； 2.會前行政辦須準(zhǔn)備好會議所需相關(guān)設(shè)備及用品，禮儀部做好會議服務(wù)準(zhǔn)備工作； 3.會議室如需接待尊貴客人或供尊貴客人使用，則行政辦需提前1個小時做好會議室保潔、設(shè)備調(diào)試、用品準(zhǔn)備及禮儀服務(wù)等相關(guān)工作。 尊貴客人包括：a.公司董事會成員；b.各事業(yè)部總經(jīng)理；c.政府職能部門人員；f.公司合作伙伴,如大客戶；g.員工家屬；h.其他與公司有相關(guān)業(yè)務(wù)往來的客人。七、會議要求1.參會人須嚴(yán)格按照會議時間出席，提前十分鐘到達會議室，并填寫會議簽到表（見【附件二】）； 2.會議發(fā)言嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的時限，參會人要做到準(zhǔn)備

5、充分、條理清晰，突出重點，簡潔有序；3.周會、月會等例行會議要求參會人員主要圍繞當(dāng)期的工作重點、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)，下一步工作重點以及需要其他部門或團隊予以協(xié)同的事項；4.會議期間禁止中途離席、引用或提供不確切虛假信息、人身攻擊、發(fā)表與會議無關(guān)的言論，應(yīng)保守會議秘密，禁止泄露會議內(nèi)容；5.會議期間應(yīng)將移動電話及相關(guān)電子設(shè)備調(diào)至無聲狀態(tài)，禁止在會議期間出現(xiàn)移動電話或電子設(shè)備異常響動。八、會議紀(jì)要檔案管理1.加強會議紀(jì)要的規(guī)范管理，增強會議檔案的實用性和有效性；2.由行政辦專人負(fù)責(zé)會議紀(jì)錄，經(jīng)總經(jīng)理審批后下發(fā)至相關(guān)參會人員。3.事業(yè)部所有會議紀(jì)要由行政辦負(fù)責(zé)

6、分類管理，指定專人負(fù)責(zé)備份、編號、登記、存檔。4.申請借閱會議紀(jì)要嚴(yán)格按照借閱流程，辦理相關(guān)審批手續(xù)。5.所借閱的會議紀(jì)要檔案必須在借閱當(dāng)日17時前歸還，如不能按期歸還，需再次辦理延期借閱手續(xù)；6.所借閱的會議紀(jì)要檔案嚴(yán)禁復(fù)印留存；7.借閱期間借閱人須保證資料的完整，歸還時如發(fā)現(xiàn)資料破損或改動，則依照獎懲辦法對當(dāng)事人進行處罰。九、借閱會議紀(jì)要流程借閱人填寫會議紀(jì)要借閱審批單主管副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批借閱人將審批單交檔案管理員留存借閱人填寫借閱登記表領(lǐng)取會議紀(jì)要按時歸還會議紀(jì)要檔案管理員檢查后歸檔模板名稱：會議紀(jì)要借閱審批單模板（見【附件十】）會議紀(jì)要借閱登記表模板（見【附件十一】）十、部門會議

7、管理事業(yè)部所屬各職能部門、運營、營銷及市場開發(fā)團隊負(fù)責(zé)人在召開本部門或團隊會議時，須執(zhí)行以下要求： 1.周會、月會以及重要專項會議（如領(lǐng)導(dǎo)交辦事項）必須設(shè)置會議記錄人，會后形成會議紀(jì)要；2.會議紀(jì)要須建立完善的存檔管理體系，以備查閱；3.會后1日內(nèi)將會議紀(jì)要備份上報至事業(yè)部行政辦；4.如需使用事業(yè)部會議室，則提前填報會議室使用申請單（見【附件七】），經(jīng)審批后由行政辦查閱會議室使用登記表（見【附件八】），安排相應(yīng)時間供申請部門使用。十一、運營團隊會議管理運營團隊會議分為周例會、月例會1.周例會（1）召開時間：每周一14時（2）召開形式：電話、視頻（3）主會人：事業(yè)部總經(jīng)理（4）參加人：各運營團隊

8、副總級以上人員（5）會議內(nèi)容：a.各運營團隊負(fù)責(zé)人匯報本周工作重點、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)交辦事項完成情況，下周工作重點以及需要其他部門或團隊予以協(xié)同的事項；匯報范圍主要圍繞運營策略、促銷活動、客戶服務(wù)、物業(yè)管理、費用異常支出等運營層面各項工作進行報告；b.總經(jīng)理對本周工作進行點評，對下周工作進行部署。（6）會議時長：1小時（總經(jīng)理發(fā)言20分鐘，其他人匯報10-15分鐘）（7）會議召集人：總經(jīng)理秘書2.月例會（1）召開時間：每月28日14時（2）召開形式：以見面會議為主，特殊情況下采取電話、視頻方式（3）主會人：事業(yè)部總經(jīng)理（4）參加人：各運營團隊副總

9、級以上人員（5）會議內(nèi)容：a.各運營團隊負(fù)責(zé)人匯報本月工作重點、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)交辦事項完成情況，下月工作重點以及需要其他部門或團隊予以協(xié)同的事項；匯報范圍主要圍繞運營策略、促銷活動、客戶服務(wù)、物業(yè)管理、費用異常支出等運營層面各項工作進行報告；b.總經(jīng)理對本月工作進行點評，對下月工作進行部署。（6）會議時長：2-3小時（總經(jīng)理發(fā)言30分鐘，其他人匯報15-20分鐘）（7）會議召集人：總經(jīng)理秘書 十二、營銷團隊會議管理營銷團隊會議分為周例會、月例會1.周例會（1）召開時間：每周一15時（2）召開形式：電話、視頻（3）主會人：事業(yè)部總經(jīng)理（4）參加人

10、：各營銷團隊副總級以上人員（5）會議內(nèi)容：a.各營銷團隊負(fù)責(zé)人匯報本周工作重點、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)交辦事項完成情況，下周工作重點以及需要其他部門或團隊予以協(xié)同的事項；匯報范圍主要圍繞營銷策略、團隊建設(shè)、客戶意向、人員異動等營銷層面各項工作進行報告；b.總經(jīng)理對本周工作進行點評，對下周工作進行部署。（6）會議時長：1小時（總經(jīng)理發(fā)言20分鐘，其他人匯報10-15分鐘）（7）會議召集人：總經(jīng)理秘書2.月例會（1）召開時間：每月29日14時（2）召開形式：以見面會議為主，特殊情況下采取電話、視頻方式（3）主會人：事業(yè)部總經(jīng)理（4）參加人：各營銷團隊副總級

11、以上人員（5）會議內(nèi)容：a.各營銷團隊負(fù)責(zé)人匯報本月工作重點、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)交辦事項完成情況，下月工作重點以及需要其他部門或團隊予以協(xié)同的事項；匯報范圍主要圍繞營銷策略、團隊建設(shè)、客戶意向、人員異動等營銷層面各項工作進行報告；b.總經(jīng)理對本月工作進行點評，對下月工作進行部署。（6）會議時長：2-3小時（總經(jīng)理發(fā)言30分鐘，其他人匯報15-20分鐘）（7）會議召集人：總經(jīng)理秘書十三、市場開發(fā)團隊會議管理市場開發(fā)團隊會議分為周例會、月例會1.周例會（1）召開時間：每周一16時（2）召開形式：電話、視頻（3）主會人：事業(yè)部總經(jīng)理（4）參加人：各市場開

12、發(fā)團隊副總級以上人員（5）會議內(nèi)容：a.各市場開發(fā)團隊負(fù)責(zé)人匯報本周工作重點、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)交辦事項完成情況，下周工作重點以及需要其他部門或團隊予以協(xié)同的事項；匯報范圍主要圍繞市場開發(fā)策略、政府接洽、商圈概述、選址意向等市場開發(fā)層面各項工作進行報告；b.總經(jīng)理對本周工作進行點評，對下周工作進行部署。（6）會議時長：1小時（總經(jīng)理發(fā)言20分鐘，其他人匯報10-15分鐘）（7）會議召集人：總經(jīng)理秘書2.月例會（1）召開時間：每月30日14時（2）召開形式：以見面會議為主，特殊情況下采取電話、視頻方式（3）主會人：事業(yè)部總經(jīng)理（4）參加人：各市場開發(fā)

13、團隊副總級以上人員（5）會議內(nèi)容：a.各市場開發(fā)團隊負(fù)責(zé)人匯報本月工作重點、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)交辦事項完成情況，下月工作重點以及需要其他部門或團隊予以協(xié)同的事項；匯報范圍主要圍繞市場開發(fā)策略、政府接洽、商圈概述、選址意向等市場開發(fā)層面各項工作進行報告；b. 總經(jīng)理對本月工作進行點評，對下月工作進行部署。（6）會議時長：2-3小時（總經(jīng)理發(fā)言30分鐘，其他人匯報15-20分鐘）（7）會議召集人：總經(jīng)理秘書十四、專項會議管理事業(yè)部總經(jīng)理確定會議主題及參加會議人員，總經(jīng)理秘書下發(fā)會議通知，明確召開時間、地點、會議主題及會議時長，并在會后跟進督辦。會議相關(guān)

14、要求：（一） 凡事業(yè)部例行會議，參會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加，如遇特殊情況另行通知。（二） 嚴(yán)格按照確定的會議時長和會議主題，保證會議效果。（三） 要按照高效、節(jié)約的原則，全國性會議盡可能釆用視頻、電話會議等形式召開。（四） 事業(yè)部臨時組織召開的會議，可簡化會議流程，以提升會議效率。十五、會議決議的跟進、督辦1.跟進范圍a.周例會b.月例會c.各項專項會議2.事項跟進、督辦形式會議后由行政辦指定專人進行跟進督辦，每次跟進督辦須做好記錄工作以備查閱，督辦形式主要包括：a.電話b.手機短信c.傳真d.郵箱e.現(xiàn)場跟進督辦f.調(diào)閱部門會議紀(jì)要4.跟進、督辦事項記錄要求（1）督辦人員必須準(zhǔn)確詳實地了解所跟進事項

15、進展情況，并如實填寫會議決議跟進表（見【附件六】）。（2）跟進督辦事項的進展?fàn)顟B(tài)以紅燈、黃燈和綠燈標(biāo)明。a.紅燈：代表該項工作尚未開展或正在進行中；b.黃燈：代表該項工作已完成但超過規(guī)定時限或未達到預(yù)期目標(biāo)；c.綠燈：代表該項工作如期完成且達到預(yù)期目標(biāo)。（3）督辦人員應(yīng)根據(jù)所跟進事項實際情況實時或定期向主管副總經(jīng)理總經(jīng)理、上報會議決議跟進記錄表。十六、會議流程圖會議流程圖確定會議主題確定會議地點、時間、參加會議人員下發(fā)會議通知會前準(zhǔn)備（桌椅擺放、水、紙張、空調(diào)等）召開會議會議紀(jì)要會后整理（桌椅擺放、水、紙張、空調(diào)等）簽到整理會議紀(jì)要下發(fā)會議紀(jì)要會議紀(jì)要回執(zhí)會議紀(jì)要存檔整理會議紀(jì)要會議流程說明：

16、由事業(yè)部總經(jīng)理確定專項會議的主題明確參會的人員、時間、地點總經(jīng)理秘書下發(fā)會議通知行政辦人員做會前準(zhǔn)備總經(jīng)理主持召開總經(jīng)理秘書紀(jì)錄行政辦人員會后整理總經(jīng)理秘書整理會議紀(jì)要后報總經(jīng)理批閱總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)下發(fā)會議紀(jì)要總經(jīng)理秘書收取會議紀(jì)要回執(zhí)總經(jīng)理秘書存檔。十七、會議管理體系表單模板【附件一】會議通知模板會 議 通 知 ：經(jīng)營管理事業(yè)部定于 年 月 日 時 分在 會議室由事業(yè)部總經(jīng)理主持召開 會議，請準(zhǔn)時參加并就會議主題準(zhǔn)備相關(guān)資料。特此通知。經(jīng)營管理事業(yè)部 年 月 日25 會議管理體系文件【附件二】會議通知記錄單模板會議通知記錄單會議主題會議時間通知時間通知形式接收人所屬部門通知記錄通知人 會議管理

17、體系文件 【附件三】會議簽到表模板會議簽到表會議主持會議主題會議時間參加人員時 間與會人員簽到時 間與會人員簽到缺席人員姓名缺席原因批準(zhǔn)人 會議管理體系文件 【附件四】會議紀(jì)要模板會 議 紀(jì) 要編號< >會議主題： 會議時間： 月 日 開會： 時 分 閉會： 時 分會議地點： 會議類型： 會議主持： 會議記錄： 與會人員： 會議缺席： 會議議題1會議內(nèi)容及結(jié)論執(zhí)行部門會議議題2會議內(nèi)容及結(jié)論執(zhí)行部門會議決議【附件五】會議紀(jì)要回執(zhí)單模板 回執(zhí)單 ： 為確保 及時送達，請在收到文件后，將本回執(zhí)單簽字確認(rèn)并回傳。對您的支持與配合表示感謝！聯(lián)系人：電 話：傳 真： 接收單位: 接收人：年

18、月 日 會議管理體系文件【附件六】會議決議跟進記錄模板會議決議跟進記錄會議紀(jì)要編號會議主題會議決議執(zhí)行部門跟進人跟進時間跟進形式跟進狀態(tài)跟進結(jié)果備注：跟進事項進展?fàn)顩r，在“狀態(tài)”欄中采用紅燈、黃燈、綠燈形式標(biāo)注。a.紅燈：代表該項工作尚未開展或正在進行中；b.黃燈：代表該項工作已完成但超過規(guī)定時限或未達到預(yù)期目標(biāo)；c.綠燈：代表該項工作如期完成且達到預(yù)期目標(biāo)。 會議管理體系文件【附件七】會議室使用申請單模板會議室使用申請單 年 月 日申請部門會議議題會議時間 年 月 日 時 分至 時 分與會人員會議所需設(shè)備和物品經(jīng)辦人申請部門經(jīng)理簽字主管副總經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字 會議管理體系文件【附件八】會議室