《材料部管理制度》

1、材料部制度匯總材料部管理制度目 錄序第一章、材料部管理職能第二章、材料部崗位職責一、組織架構二、崗位編制三、崗位職責（一）、部門職員崗位職責1、經(jīng)理崗位職責2、行政助理職責3、材料調度員職責4、材料員職責第三章、材料部采購管理原則一、成本效益原則二、完善文檔管理原則三、持續(xù)更新制度原則四、信息化管理第四章、材料部管理制度一、運作流程概況二、運作流程三、材料進場檢測程序流程（一）、檢測程序一（二）、檢測程序二第五章、材料部采購管理制度一、采購方式和權限劃分二、采購基本程序（一）、材料計劃階段（二）、材料準備階段（三）采購實施階段（四）合同簽署階段（五）、材料送貨、驗收與退貨三、履約評價與供方管理

2、（一）履約評價（二）供方管理四、周轉移交管理第六章、材料部工作管理制度一、工作紀律（一）基本紀律（二）接待（三）禮儀二、出差、請假制度（一）考勤（二）請假制度（三）獎懲制度三、辦公管理規(guī)定（一）部門辦公用品管理規(guī)定（二）辦公電話使用規(guī)定（三）資料管理規(guī)定（四）保密規(guī)定（五）計算機的管理和使用（六）本部門自動化辦公（OA）管理四、檔案存放管理規(guī)定五、培訓（一）適用范圍（二）培訓內容（三）培訓方式六、材料部管理表格第一章 材料部管理職能序材料部的建立是實現(xiàn)公司對項目的自掌自控，深化改革、完善公司治理和運作機制、實現(xiàn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的重要手段，做為一個裝飾公司，有效的內部控制能使企業(yè)不斷降低經(jīng)營成本

3、，合理調配資源，增加對關鍵業(yè)務的投入。第一章、材料部管理職能1、對公司所有自營項目的材料進行統(tǒng)籌管理、負責公司工程材料、設備的采購、生產(chǎn)加工部木材原料采購及工程中涉及材料、設備價格認證工作。2、規(guī)范本公司工程材料、設備采購管理工作，滿足工程需要，降低工程成本，提高經(jīng)濟效益。3、負責制定、完善并實施材料部管理制度。4、參與經(jīng)營部前期工程預算報價，及工程管理部成本單價分析。5、負責工程材料的采購、供應及質量控制。6、負責公司自營項目的用材料、設備的詢價、比價、認價、采購及配送工作，并協(xié)助公司對進場材料進行檢測驗收，對合同中有關材料價格的審核工作。7、及時了解掌握工程建設中所用的新材料的規(guī)格性能和相

4、關法律法規(guī)，隨時掌控建材市場的價格走勢情況，為工程建設及時提供材料方面的預測支持。8、負責組織材料采購合同的起草及會簽，并負責材料采購合同管理工作。完善的材料采購合同分類管理、材料庫管理、庫存材料明細匯總。9、負責組織人員對進場的工程材料進行現(xiàn)場驗收，負責辦理材料交接手續(xù)。10、負責公司材料、設備采購辦法、流程、審批表格的制定和修訂。11、開拓視野、提高自身業(yè)務水平，了解市場經(jīng)濟需求以便為公司創(chuàng)造經(jīng)濟效益。第二章 材料部崗位職責第二章、材料部崗位職責一、組織架構 部門經(jīng)理 A：以自營項目為中心，負責自營項目工程的材料正常運轉。B：以自營項目為中心，負責自營項目的同時按公司實際需要輔助其他部門材

5、料價格、樣板的提供。C：以自營項目為中心，負責管理好駐外項目的材料供應D：以自營項目為中心，負責管理好生產(chǎn)加工部的材料供應。材料員B材料調度員材料員C材料員A材料員D統(tǒng)計員行政助理生產(chǎn)加工部工程管理部經(jīng)營部二、崗位編制 材料部共由： 人組成。三、崗位職責（一）經(jīng)理崗位職責對總經(jīng)理負責。對本部門一切人事、行政、業(yè)務進行統(tǒng)籌管理。1、確保質量管理、文件控制清晰、工作流程程序在材料部的有效實施，負責上報流程。2、監(jiān)督本部門員工按工作程序有效工作，達到公司要求，確保實現(xiàn)本部門的質量目標。3、負責本部門工作范圍內工程材料、設備采購合同的擬訂、審批與簽署工作及工程有關材料、設備的價格認證審查與簽署工作。4

6、、負責本部門工作范圍內工程材料、設備合同執(zhí)行情況的監(jiān)督與貨款支付審查工作。5、負責與各供應商的結款付款的呈報審批和劃撥款工作；6、負責對現(xiàn)有工程材料、設備供應商作出評價、評優(yōu)、淘汰及擴大范圍的選優(yōu)工作。7、負責工程材料、設備的采購及采購合同審定工作，審核合格供方名冊、公司內部材料信息價及年度工程材料采購統(tǒng)計。8、組織學習考察新材料的性能指標，及時掌握建材的價格市場走勢。（二）行政助理崗位職責對本部門經(jīng)理負責。協(xié)助領導進行部門行政業(yè)務管理。1、嚴格遵守公司員工手冊，負責對外公共關系協(xié)調；處理日常事務；2、負責員工檔案管理，包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的建立；3、對一般文件的起草和行政

7、人事文件的管理； 4、負責辦公用品采購計劃制定及物品領取管理。5、負責部門人員辦公會議的組織（通知、安排、記錄、跟蹤等）；6、制定部門各項規(guī)章制度和人事檔案管理；監(jiān)督ISO9001質量體系的實施，7、編制合格供方名冊及建立公司內部材料信息價，對來訪單位認真進行登記造冊，廣泛儲備貨源渠道，及時掌握市場行情。8、負責工程材料、設備的采購及采購合同的起草、擬定工作，及工程有關材料、設備的價格信息的收集整理工作。9、負責對工程項目剩余可二次使用的材料及設備做好登記、移交記錄。10、負責本部門與相關單位來往文件的收發(fā)、記錄、存檔，及時通知和督促責任人直至其工作完成。11、負責按年度對工程材料進行分類統(tǒng)計

8、。12、負責錄入、完善材料管理制度。13、負責工程材料檔案的整理及移交。14、完成經(jīng)理交待的其它工作。（三）材料調度員崗位職責對部門經(jīng)理負責，在部門經(jīng)理領導下進行工作。1、按照項目情況合理分配材料員負責的項目，保證工程能夠順利進行。2、負責材料員分配登記，做到工作細致、不出差錯。3、有計劃的調配材料員，作好新舊工程交叉調配材料員的計劃，保證不管在任何情況下，所有項目的采購工作的進行。4、負責完成材料部經(jīng)理安排的各種臨時性的任務。（四）材料員崗位職責對本部門經(jīng)理負責。在部門經(jīng)理的領導下做好本職工作，配合協(xié)調材料部與項目部在工程項目中與材料有關的事宜。1、嚴格按照工作程序，認真履行工程材料、設備采

9、購工作的審批手續(xù)。2、嚴格按照貨比三家、比價采購的原則，依照同樣的質量比價格、同樣的價格比信譽的方法，評價對本工程最適合的、合格的供應商，按質、按量、按時采購材料，確保供應，滿足需求。3、監(jiān)督供應商的材料配送，保證材料按時按質到達項目部。4、積極配合工程管理部和監(jiān)理公司對甲方認價、乙方采購的材料設備做好進場前的檢測檢驗和進場后的驗收工作。5、嚴格執(zhí)行出入庫記錄制度，建立庫存材料明細帳和應付材料款明細帳6、積極配合經(jīng)營部投標工作，提供樣板及投標報價。7、負責與各個材料、設備供應商的聯(lián)系及材料樣品和合同履行的認證工作。8、對購進的材料及設備在使用過程中進行抽查和二次檢查驗收；9、定期對項目材料庫的

10、出入庫賬目和庫存材料賬目進行檢查核對；10、積極主動地學習、考察現(xiàn)行建筑行業(yè)方面的新材料、新工藝，積極儲備供方信息，對主要建筑材料及時掌握市場價格行情，并針對市場走向及時作出材料價格預測，為材料采購或認價做好準備。第三章 材料部采購管理原則第三章、材料部采購管理原則任何工作活動都是需要成本的，不僅有審批時間、人力的成本和機會成本。因此我們在設計內控制度時，需要衡量投入的成本和取得的效益，必須做好以下硬性工作：一、成本效益原則成本效益是體現(xiàn)公司項目利潤成果和競爭力的主要目標，,目的就是為保證公司經(jīng)營管理目標的實現(xiàn)?？茖W管理,力爭以最小的控制成本取得最大的經(jīng)濟效益。二、完善文檔管理原則材料的采購過

11、程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，管理好這些數(shù)據(jù)信息很重要，它不僅是外部監(jiān)管材料采購程序受控與否，以及項目成本核算的重要證據(jù)，更是公司自身內部核算、分析和解決問題的依據(jù)。比如采購材料過程中沒有設置供應商評審、詢價和比價等資料的記錄文檔，將會致使在發(fā)生原材料質量問題以后都找不到內部的責任者，分析不出失誤的原因，更找不到解決問題的方法。三、持續(xù)更新制度原則隨著市場競爭和材料價格的不斷變動，以及企業(yè)內部組織架構和經(jīng)營管理的調整，原有的一些管理可能會不適應或跟不上公司的實際需要，出現(xiàn)制度內容不夠完善、可操作性不強、制度滯后等問題。因此，我們要持續(xù)更新制度，一方面要修改制度中不符合實際工作的內容，另一方面要根據(jù)

12、實際需要增加新的內容，固化好的經(jīng)驗和控制方法，最終建立一套行之有效的內部控制制度，使內控制度更規(guī)范，更具現(xiàn)實意義。四、信息化管理加強內部控制檢查監(jiān)督原則部門要培養(yǎng)積極的工作方式，管理部門開展自我評價工作并進行抽樣檢查。這種方法對于部門來說，管理人員可以更清楚地了解業(yè)務流程、重要風險、關鍵控制點以及存在的缺陷，有利于加強管理；對于管理人員來說，可以減少檢查工作量，也可以緩解高強度工作時時人際關系的緊張。另外，積極采用信息化手段，建立內部材料采購管理信息系統(tǒng)，固化內部材料采購程序和方法，規(guī)范歸檔、后續(xù)跟進等工作，提高內部控制信息匯總和分析能力。第四章 材料部管理制度第四章、材料部管理制度一、運作流

13、程概況流程目的遵循公平、公正、公開的原則，對自營項目材料的采購進行全面控制。適用范圍適用于自營項目所有由我方采購的主材、輔材及設備材料部宗旨1配合項目組織好材料的采購及公司木材加工廠材料的組織運作，做到材料供應及時到位。2建立好公司的材料網(wǎng)絡，以便能及時與市場的 價格同步，做到更準確的成本評估。責任主體流程中承擔職責材料部經(jīng)理1. 審批工程中標單價及成本分析單價；2. 審批公司年度材料設備類采購計劃；3. 審批擬確定的供應商候選單位；4. 對材料合同進行法律審核，簽署相關合同文件。項目部1 編制項目進度計劃，于項目開工前遞交材料部。2 在工程材料進場前，做成材料成本分析；3 根據(jù)編制的項目進度

14、計劃，提出材料進場計劃；4 提出材料設備選定定板結果；5. 編制材料設備類采購計劃，并配合技術答疑。材料部1. 依據(jù)項目材料選型定板結果、及按合同工期編制的工程進度計劃和項目部編制的材料進場計劃，編制自營項目材料設備類采購計劃；2. 根據(jù)領導審批通過后材料成本采購計劃，按各項目需求編制個自營項目材料設備類采購實施計劃，并知會相關部門；3. 編制合格供貨方名冊，收集供方資料，推薦材料入圍單位；4. 匯總、編制材料采購答疑，報總經(jīng)理審批，落實采購方及采購單價；5. 簽署材料采購合同，落實相關采購工作；6. 負責供方管理，建立供方信息庫；7. 定期對采購工作進行總結、評估。工程管理部1 參與合同交底

15、，配合材料部實施采購；二、運作流程項目部材料進場計劃 項目部 材料部材料需求分析填寫采購表重新審查編制報公司領導審批報領導審批 不同意 同意材料采購進入材料進場檢測程序流程錄入材料信息庫編制內部定額三、材料進場檢測程序流程（一）檢測程序一（材料部）材料進場 不合格內容：數(shù)量、來源、時間采購員驗收不合格不合格合格采購員檢查內容：規(guī)格、型號、材質、批號、資料合格材料取樣檢驗用于項目合格（二）檢測程序二（項目部）材料、設備進場檢驗外觀檢驗是否完整無損傷退回重送符合合約規(guī)范的材料設備附有原廠證明書、測試報告或公認機關檢驗證明書或者免檢證明材料設備判定是否符合資料經(jīng)質量檢驗合格的材料設備經(jīng)業(yè)主或監(jiān)理單位

16、審驗合格準予進場三、流程概述第五章 材料部采購管理制度第五章、材料部采購管理制度一、采購方式和權限劃分（一）依據(jù)采購內容對項目及產(chǎn)品的影響程度、相關要求、采購發(fā)生頻次、風險因素等，公司采購方式分為以下四類：1、集中采購：是指根據(jù)不同項目部的實際需求，集中整合不同項目在某一階段具有相同的采購需求、由本部統(tǒng)一采購的采購方式。2、合作采購：依據(jù)進度計劃采購計劃，對符合采購條件的采購項目，由本部組織各專業(yè)部門和項目部共同完成采購的采購方式。3、議價采購：在某些特定采購項目中無法通過多家競標的方式進行招標，為確保項目進度，由項目部提出議價申請，采購小組對材料報價候選人進行審核，使最終報價符合成本控制指標

17、的采購方式。4、直接委托：對于采購金額較小的項目，為提高采購效率，由項目部提出申請，由公司及材料部核價后直接詢價采購的采購方式。二、采購基本程序（一）材料計劃階段各項目部根據(jù)項目工程進度計劃，編制本項目（周/旬）材料進場計劃，并提交至材料部。經(jīng)部門匯簽后，由材料部根據(jù)“方便采購、降低成本（集中采購）、保證質量、保證工期”的原則，對各項目材料進場計劃進行優(yōu)化整合，編制一個時期的材料設備類采購工作計劃，報公司領導審批。審批通過后，由材料部依據(jù)年度材料設備類采購計劃和公司實際情況，根據(jù)各項目部提出的材料進場計劃編制時期制材料設備類采購實施計劃，并知會相關部門。（二）材料準備階段1、資格預審：1.1公

18、司各部門均有權推薦供方，由材料部匯總后通知各供方在規(guī)定時間內提供書面資料。1.2由材料部負責進行書面審核，根據(jù)項目質量、工期要求篩選出合格供方，并根據(jù)采購內容和供方情況確定是否進行實地考察（對于處在履約期或二年內已考察過的供方或二年內曾經(jīng)合作過的A類供方可免于考察）。1.3若確定進行實地考察，由公司確定考察小組名單，依據(jù)材料部編制的合格供方審查評價表，確定考察項目和標準、權重等內容，由考察小組在考察結束后編制供方考察報告，交至材料部。由材料部根據(jù)書面資料和實地考察結果編制合格供方資格評審分析匯總表，推薦入圍單位名單（3-5家）。1.4材料部審核單價，并確定最終候選單位（不少于3家）。（三）采購

19、實施階段1、根據(jù)項目部材料計劃下定單。2、確定材料單價及貨源供應符合需求后，簽署材料采購合同。3、對于普通材料的采購按此程序辦理。對于難度較大的采購任務，可以報告公司領導協(xié)助制定采購計劃。4、特殊情況處理4.1在采購過程中，采購小組若發(fā)現(xiàn)某供應商的報價明顯低于其他供應商的情況，使得其報價可能低于其成本的，應要求該供應商提供能夠達到合同文件要求的工期、質量和技術標準的書面證明。4.2如供應商所提供材料數(shù)量達不到項目近期需求的，應以保證質量為前提立即考慮備用供應商。4.3對存在問題的原材料處理方法由公司領導及工程管理部拿出意見，并形成報告，報領導審核后執(zhí)行。對不符合要求的材料可以與供應商協(xié)商降價、

20、退換貨、或者索賠。（四）合同簽署階段1、合同組卷：由材料部視項目情況完成合同組卷后交至公司，由公司完成法律審核和相關專業(yè)部門會簽，并按權限提交領導審批。2、合同簽署：領導審批及簽署。3、合同交底：由材料部向項目進行合同交底說明，并形成書面交底記錄。交底內容包括：合同各方及關聯(lián)方職責、技術要點、組織要點、經(jīng)濟要點、合同雙方違約責任和合同雙方約定的其它事項等。4、合同保管：合同簽訂完成后，公司原則上應保留至少三份原件，分別由財務部、公共事務部和材料部（掌握確定單價）各留存合同原件一份；若因外部原因無法保留三份原件的，原件留存順序依次為：財務部、公共事務部、材料部；材料部負責建立材料采購合同臺賬。合

21、同使用項目留存合同復印件。（五）、材料送貨、驗收與退貨1、材料的送貨根據(jù)采購方式確定材料的送貨方式。2、材料到達施工現(xiàn)場后，由項目經(jīng)理指定專人驗收，并在驗收單上簽署意見。3、對于合同材料，由物料部配合項目部進行驗收。4、驗收人必須對材料數(shù)量、品牌、規(guī)格、型號隨貨資料詳細察看，并簽署意見，驗收人有權拒絕外觀質量不合格的材料進場，一經(jīng)簽字認可的材料，均視為項目部及施工隊已認可其數(shù)量、品牌、規(guī)格、型號、質量等。在此，必須強調的是，項目經(jīng)理一定要負起責任；根據(jù)材料、設備和現(xiàn)場的具體情況。首先要負責將到場材料、設備轉交各施工隊，由各施工隊負責簽字認可。同時對于分期分批使用的材料，要控制好實際用量，做好記

22、錄，為預算部提供詳實準確的決算依據(jù)。5、對材料的驗收要做好以下幾點：5.1、檢查產(chǎn)品的出廠合格證明書檢驗、檢測報告書是否齊全，如果不齊應及時向物料部提出并由其供貨方索取，否則不予驗收和使用。5.2、仔細檢查產(chǎn)品實物與其證明書的內容和各項技術指標是否相符。5.3、檢查產(chǎn)品的外觀形狀，包括其包裝、標識及相關內容是否合格。5.4、檢查同一批進場的產(chǎn)品型號、規(guī)格是否一致，防止質量不同的產(chǎn)品混雜進場。5.5、對于進場的材料必須認真的做好進貨檢驗和抽樣檢測，確保質量。5.6、使用任何材料都應堅持先試驗后使用的原則，經(jīng)試驗后不合格的材料要堅決退場。5.7、對庫存的材料要經(jīng)常性的查看，防止其變質損壞。5.8、

23、材料驗收單要填寫清楚其名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、單價、合價、日期。驗收單嚴禁隨意涂改，如有涂改須有當事人簽章。三、履約評價與供方管理（一）履約評價材料部每年末組織開展年度供方履約評價工作，各個部門配合實施。材料部負責建立公司供方信息庫，并根據(jù)評價結果對供方實施等級管理。1、合格供方分為以下四級管理：1.1 A類供方：優(yōu)秀供應商；1.2 B類供方：合格供應商；1.3 C類供方：一般供應商（包括通過資質預審，但未選中單位）；1.4 D類供方：不合格供應商。2、供方管理：根據(jù)年度供方履約評價結果，由材料部提出供方獎懲建議，如對優(yōu)秀供應商進行精神獎勵，對不合格供方3年內不得再次合作等，獎懲建議經(jīng)公司審批通

24、過后實施。四、周轉移交管理 對項目完工后剩余的可再利用的材料及設備，由項目部建立臺帳，移交材料部統(tǒng)籌管理，做到合理周轉利用。對可多次利用的主電纜、電箱等建立設備編號，以便日后進行可追溯性管理。第六章 材料部工作管理制度第六章、材料部工作管理制度一、工作紀律（一）基本紀律1、加強學習，敬業(yè)愛崗，熱愛本職工作，以高度的事業(yè)心和責任感履行好崗位職責，積極進取，開拓創(chuàng)新。2、遵守制度，嚴格考勤3、工作時間，要堅守工作崗位，履行工作職責。不得擅自脫崗、竄崗，做與工作不相干的事情。4、切實遵守辦事程序、辦文規(guī)則和逐級上報的審批手續(xù)，不得違反程序，超越職權，擅自決定。5、認真、及時辦理職責范圍內的工作，不得

25、借故推托、延誤。6、工作中的重大事項，及時向分管領導進行匯報、請示，不得推延和隱瞞。7、對于不符合辦事程序、手續(xù)不完備的事項不得受理，要及時退回并說明原因。8、嚴格遵守保密和回避制度。要妥善保管相關項目的資料，不得向外界泄漏保密范圍內的信息。（二）接待1、接聽電話及時，語言親切，堅持使用禮貌用語（“您好”、“請講”、“請稍等”、“再見”等）。在同事不在崗位時，應及時代接并留言轉告，通話結束應先讓對方掛電話，切忌在電話中聊天。2、接待客人親切、周到，稱謂得體，不使用“喂”、“哎”等不禮貌用語。耐心解答對方的問題，切忌態(tài)度生硬、有不耐煩情緒；對非本部門職責范圍的事情，應做好解釋工作并幫助聯(lián)系有關部

26、門。3、接待中要杜絕與訪客發(fā)生沖突，如遇對方情緒激動，周圍同事及在職領導應及時勸解，避免激化矛盾。 （三）禮儀1、在辦公場所要保持良好的精神狀態(tài)和飽滿的工作熱情。 2、儀表整潔大方，著裝端莊得體，注重個人衛(wèi)生，保持整潔形象。3、言談舉止得體。與人交談避免使用“口頭語”，不說粗話、臟話，不隨意打斷別人的談話，保持良好的站姿、坐姿。4、尊重領導，關心同事，團結協(xié)作，有強烈的集體榮譽感二、出差、請假制度（一）考勤1、考勤內容1.1上班時間已到而未到崗者，即為遲到；1.2未到下班時間而提前離崗者，即為早退；1.3工作時間未經(jīng)領導批準離開工作崗位者，為擅離職守；1.4遲到、早退或擅離職守超過30分鐘，或

27、未經(jīng)準假而不到班者，均為曠工。2、考勤須知對有遲到、早退、擅離職守現(xiàn)象的員工，應進行教育，數(shù)屢教不改的，給予適當?shù)募o律處分，如有造成嚴重后果的，應按公司員工手冊追究其責任。（二）請假制度1、休探親假，工齡假，婚育假，假期超過三天（含）以上都須提前提交書面請假報告。2、 申請報告，經(jīng)所在部門負責人同意并經(jīng)公司領導批準同意后，方可休假。3、公派外出學習、培訓，必須及時報告公司，并做好工作交接。4、凡自學或自費上學人員，如占用工作時間，須提前征得部門經(jīng)理同意，否則一律不予批假。5、各類事假，必須提前請示，無特殊情況，缺勤中途電話請假或他人代假，一律無效，均視為曠工。6、各類請假須按期限返回，并辦理銷

28、假手續(xù)，不得超假，如遇特殊情況，必須向所在部門負責人請示，經(jīng)項目經(jīng)理批準同意后，可按批準日期返回，否則按曠工處理。（三）、獎懲條例1、獎勵:1.1工作積極主動，認真負責，任勞任怨，完成或超額完成本職工作，受到同事或領導好評者。1.2 組織紀律性強，工作態(tài)度好，有團結協(xié)作精神。1.3 自覺控制部門成本及費用開始，取得明顯效果者。1.4對部門經(jīng)營、管理提出合理化建議，獲得采用并取得明顯效果者。2、處罰:2.1無故遲到早退，以累計計算，月累計超過四個小時者，按曠工半日計算，超過六個小時者，按曠工一天計算，以此類推。2.2未經(jīng)請假，無故不上班者，視為曠工，曠工半日，取消月獎金50%，曠工一天取消當月全

29、部獎金，連續(xù)曠工七天，年累計十五天以上送交公司有關部門處理。2.3工作時間未經(jīng)請假擅自離崗，外出辦私事，二小時以內者，每次罰款50元，超過兩小時計曠工半天，超過四小時，計曠工一天，以此類推。三、辦公管理規(guī)定（一）部門辦公用品管理規(guī)定1、部門辦公用品的配置堅持必需的原則，基本滿足工作需要。其配發(fā)的辦公用品均為項目部固有資產(chǎn)，全體人員應妥善保管。2、辦公用品的配置程序:由使用部門提出書面申請，表明數(shù)量和要求，部門經(jīng)理審批后，交由公共事務部進行采購。3、辦公用品的采購，發(fā)放、由行政助理辦理。配發(fā)辦公用品應建立臺帳并由領發(fā)人簽字。4、部門工作人員應妥善保管好自己的辦公用品，不得故意損壞或挪做他用，如有

30、發(fā)生，將按原價兩倍罰款。5、部門配發(fā)給個人使用的書籍、圖冊、計算器、質檢用具、測量用具等，都屬于辦公用品，在調離崗位時都必須移交至行政助理。（二）辦公電話使用規(guī)定1、辦公電話是為了工作人員加快對外業(yè)務聯(lián)系而配置的，嚴禁使用辦公電話辦理個人私事。2、禁止長時間占用辦公電話，使用時應做到長話短說，少講閑話，盡可能提高電話辦公效率，嚴禁使用辦公電話聊天、閑談、拉家常等與工作無關的通話。3、嚴禁使用辦公電話進行點聽歌曲等高費用電話，如有發(fā)現(xiàn)，每次罰款100元。4、禁止撥打與工作無關的信息咨詢電話、私人業(yè)務查詢電話，如發(fā)現(xiàn)每次扣款50元。（三）資料管理規(guī)定1、填寫資料應統(tǒng)一用計算機管理，簽字需齊全。2、

31、編號統(tǒng)一，由行政助理統(tǒng)一管理。3、填寫資料應完整。4、行政助理要及時對采購的材料做到及時分類及歸檔。（四）保密規(guī)定1、為保守公司檔案秘密，維護公司權益，特制定本規(guī)定。2、屬于公司秘密的文件，資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由本部門經(jīng)理或總經(jīng)理委托專人執(zhí)行；采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由部門行政助理負責保密。3、對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：3.1 非總經(jīng)理或部門經(jīng)理批準，不得復制和摘抄；3.2 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施；3.3 在有完善得讓保險設備中保存。4、不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不

32、準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。（五）計算機的管理和使用1、部門電腦專人專用，電腦及其外部設備實行定位安裝、定位使用、定人管理。未經(jīng)批準，不得挪作他用或借給他人使用。嚴格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程，確保人身、設備安全。使用者對電腦及外設負有保管和日常維護的責任。應定期進行系統(tǒng)軟件與硬件的維護，定期查毒，做好數(shù)據(jù)備份工作。樹立保密意識，定期檢查各項安全保密措施，發(fā)現(xiàn)隱患及時報告、及時采取措施，防止公司機密信息泄露。2、禁止安裝和運行與公司工作內容無關的軟件，禁止瀏覽與公司工作無關的網(wǎng)頁、資料等，已正常運轉的軟件不得隨意修改程序或相關參數(shù)。3、嚴禁未經(jīng)檢查的軟件或數(shù)據(jù)文件上機操作或上網(wǎng)下載來源不明的軟件，避免病毒感染。工作人員在下班或確認不再用機時，必須