表格制作的方法與技巧

1、表格制作的方法與技巧湖南常德中山外語(yǔ)電腦專修學(xué)院 415000 黃桂林制作表格是日常工作中常用操作之一，表格制作的形式與方法很多，常見的形式有兩種：一種是根據(jù)現(xiàn)有的表格再模仿制作，也就是常說的“依葫蘆畫瓢”；另一種是根據(jù)提供的表格需包含的內(nèi)容要素，自行設(shè)計(jì)表格結(jié)構(gòu)，我們稱為創(chuàng)作表格。下面我們以相對(duì)簡(jiǎn)單一些的第一種“依葫蘆畫瓢”為例來介紹表格制作的方法與技巧。Word與Excel是常見的表格制作軟件，我們將分別介紹。一Word表格制作方法與技巧Word制表的一般過程如下：步驟一：分析表格由于是對(duì)照制作，有一張現(xiàn)存的表格拿在手上，,因此表格的框架、內(nèi)容及格式等一目了然。我們?cè)陂_始制作前，必須快速掃

2、視表格，形成制作的初步方案，并留意表格中比較特殊的地方。對(duì)照制作表格的最高境界就是制成和原表一模一樣，一般分析表格應(yīng)重點(diǎn)注意如下幾個(gè)問題：1、 紙張大?。喊瑢挾群透叨?，其數(shù)值的取得一是靠經(jīng)驗(yàn)，二是拿刻度尺測(cè)量。2、 頁(yè)邊距：頁(yè)邊距有上、下、左、右四個(gè)方向，其大小也是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際測(cè)量取得。3、 表格內(nèi)部比較特殊的地方：如大塊連續(xù)區(qū)域具有相同的行高或列寬；局部區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)不對(duì)稱或不成比例；單元格內(nèi)文字形式特殊等。步驟二：頁(yè)面設(shè)置主要是設(shè)置頁(yè)面紙張大小，頁(yè)邊距等，操作方法為：從“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置”，再分別選擇相應(yīng)的選項(xiàng)分別進(jìn)行設(shè)置。如下圖所示 圖 1 圖 2 步驟三：繪制表格框架繪

3、制表格最大的禁忌就是表格過大（超過一個(gè)頁(yè)面，形成多頁(yè)）或過?。ú蛔阏麄€(gè)頁(yè)面的二分之一），為防止這一嚴(yán)重現(xiàn)象的發(fā)生，我們首先繪制表格外部的大框，此大框一般占整個(gè)頁(yè)面有效區(qū)域的三分之二到五分之四，不能畫得太滿，具體要根據(jù)表格內(nèi)部線條的密集程度和表格前后文字的多少?zèng)Q定。步驟四：繪制表格內(nèi)部線條在繪制表格內(nèi)部線時(shí)，一般應(yīng)采用如下原則和方法：1、手動(dòng)與自動(dòng)相結(jié)合。行高或列寬相同的連續(xù)區(qū)域，可能使用“拆分單元格”命令進(jìn)行。其操作如下圖所示。 圖 3 圖 42、手工繪制線條時(shí)，同一條線段應(yīng)一次性畫成，盡量避免多段拼接，浪費(fèi)時(shí)間。3、手工繪制的線條，需調(diào)整為相同的行高或列寬時(shí)，可以使用“平均分布各行”和“平均

4、分布各列”命令進(jìn)行。也可以使用表格和邊框工具欄上的相應(yīng)的命令按鈕。 圖 5 圖 64、如需要將相應(yīng)的行或列調(diào)整為指定高度或?qū)挾?，可以使用固定的行高或列寬。其操作方法為?）首先選中要調(diào)整的行或列。2）在選中的區(qū)域上單擊右鍵選擇“表格屬性”或從“表格”菜單中選擇“表格屬性”。3）如果是調(diào)整行高為固定值，則單擊“行”，然后選中“指定高度”，并選擇“固定值”再輸入指定的高度。4）如果是調(diào)整列寬為固定定值,則單擊“列”選項(xiàng)，選中“指定寬度”，并設(shè)置相應(yīng)的數(shù)值和單位。5)單擊“確定”。 圖 7 圖 8 圖 95、相鄰的行或列含了不對(duì)稱或不成比例的行數(shù)或列數(shù)的處理。我們采用的方法是表格嵌套法，即在表格相應(yīng)

5、單元格中再畫一個(gè)表格，形式上以嵌入的表格做為原表格的一個(gè)單元格。表1 表2 表3注意：要實(shí)現(xiàn)嵌入表格邊框與原單元格邊框完美重合，需做如下設(shè)置：1)文件頁(yè)面設(shè)置文檔網(wǎng)絡(luò)選中“無(wú)網(wǎng)絡(luò)”圖 102) 文件頁(yè)面設(shè)置文檔網(wǎng)絡(luò)單擊左下角的“繪圖網(wǎng)格”按鈕將水平間距與垂直間距設(shè)置為最小數(shù)值（一般為0.01）。圖 113)在原表格中的任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵并選擇“表格屬性”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“表格”選項(xiàng)，再在此窗口的右下角單擊“選項(xiàng)”按鈕，在出現(xiàn)的窗口中將默認(rèn)單元格邊距全設(shè)為“0”。 圖 12 圖 13步驟五：輸入文字輸入文字相對(duì)來說比較簡(jiǎn)單,但文字在表格內(nèi)的排列形式多種多樣,因此我們也必須高度重視.1、輸

6、入文字的基本原則：先設(shè)置格式，后輸入文字，且格式相同的連續(xù)或相鄰區(qū)域的格式應(yīng)一次性設(shè)定。2、表格內(nèi)文字特殊形式處理A、橫排文字比較簡(jiǎn)單，從左到右、從上到下直接輸入，需要換行，按回車鍵即可。B、單列豎排：一般有兩種實(shí)現(xiàn)方法。方法一：先直接輸入文字，然后使用“文字方向”命令常德中山外院 圖 14 圖 15常德中山外院方法二：每輸入一個(gè)文字按一次回車鍵C、雙列豎排且左右對(duì)稱：如果左右兩列的文字?jǐn)?shù)目一樣多，其處理方法和單列相似，但要注意，輸入文字時(shí)只能按文字形式輸入，不能想當(dāng)然按文字語(yǔ)意順序輸入；如果左右兩列的文字?jǐn)?shù)目不一樣多，我們可以按空格鍵將其補(bǔ)全后處理，如下圖所示。常德中山外院湖南常德中山外院湖

7、 南D、雙列豎排但左右不對(duì)稱：對(duì)于這一種情況，我們采取用兩個(gè)單元格實(shí)現(xiàn)，將一個(gè)單元格中雙列變?yōu)閮蓚€(gè)單元格中的單列，最后將兩個(gè)單元格中間的線條去掉。湖南常德中山外語(yǔ)電腦專修學(xué)院湖南常德中山外語(yǔ)電腦專修學(xué)院提示步驟四繪制表格內(nèi)部線條與步驟五輸入文字可以根據(jù)個(gè)人的習(xí)慣結(jié)合進(jìn)行，但在結(jié)合進(jìn)行時(shí)需嚴(yán)格遵守相應(yīng)的原則。步驟六：表格微調(diào)表格完成后，一個(gè)判定好壞的根據(jù)就是打印出來的效果。因此當(dāng)表格做完后一定要根據(jù)打印預(yù)覽效果對(duì)表格進(jìn)行一些細(xì)微的調(diào)整，以達(dá)到完美的效果。其操作為：從“文件”菜單中選擇“打印預(yù)覽”。二Excel表格制作方法與技巧Excel表格制作理論上與Word表格制作相似，只是制作的環(huán)境有一些差

8、異。Word繪制線條的靈活性較大，可以任意繪制線條；而Excel只能用相應(yīng)的單元格去組合，增刪任意一條線段都會(huì)影響到線段所在的一整行或整列。Excel制表的一般過程如下：步驟一：分析表格當(dāng)我們拿到表格后要象Word制表一樣，對(duì)表格的頁(yè)面大小、頁(yè)面邊距以及表格內(nèi)部狀況等進(jìn)行快速掃描分析，獲取相關(guān)信息。由于Excel制表是用相應(yīng)的單元格組合而成相應(yīng)的表格，因此分析表格最重要的一個(gè)任務(wù)就是計(jì)算表格所包含的行數(shù)與列數(shù)，特別是對(duì)新手而言，這一環(huán)節(jié)尤為重要。計(jì)算表格包含的行數(shù)與列數(shù)的原則：凡是不對(duì)齊的線條均視為一行或一列。如下表，它是由五行八列構(gòu)成的。表4步驟二：頁(yè)面設(shè)置其操作過程與注意事項(xiàng)和Word制表

9、相應(yīng)步驟完全一樣。步驟三：表格形成通過調(diào)整相應(yīng)的行高與列寬形成表格。可以從行開始調(diào)整，也可以從列開始調(diào)整。一般情況下我們建議：如果表格頁(yè)面是縱向的，我們先從上到下，然后從左到右，以列為單位開始調(diào)整；反之，如果頁(yè)面是橫向的，我們則先從左到右，然后從上到下以行為單位開始調(diào)整。在調(diào)整的過程中，有些單元格是由多個(gè)Excel默認(rèn)的單元格構(gòu)成的，為了查看方便，我們可以將相應(yīng)的默認(rèn)單元格合并,但合并前要考慮里面的文字形式處理。我們可以將表4做成如下圖所示的效果。圖 16步驟四： 輸入文字輸入文字相對(duì)來說比較簡(jiǎn)單,但文字在表格內(nèi)的排列形式多種多樣,因此我們也必須高度重視.1、輸入文字的基本原則：先設(shè)置格式，后

10、輸入文字，且格式相同的連續(xù)或相鄰區(qū)域的格式應(yīng)一次性設(shè)定。2、表格內(nèi)文字特殊形式處理A、橫排文字比較簡(jiǎn)單，從左到右、從上到下直接輸入，需要換行，按ALT加回車鍵即可。B、單列豎排：一般有兩種實(shí)現(xiàn)方法。方法一：先直接輸入文字，然后在該單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“設(shè)置單元格格式”，再在出現(xiàn)在對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”，然后選擇垂直方向。 圖 17 圖 18 方法二：每輸入一個(gè)文字按一次ALT加回車鍵。C、雙列豎排且左右對(duì)稱：如果左右兩列的文字?jǐn)?shù)目一樣多，其處理方法和單列相似，但要注意，輸入文字時(shí)只能按文字形式輸入，不能想當(dāng)然按文字語(yǔ)意順序輸入；如果左右兩列的文字?jǐn)?shù)目不一樣多，我們可以用文字將其補(bǔ)全成標(biāo)準(zhǔn)型后

11、處理，然后將多余的字符顏色設(shè)置為背景色（我們稱其為文字補(bǔ)全法），如圖19、圖20。如果空缺的部分右邊還有文字，我們也可以用空格鍵補(bǔ)全。如圖21。將多余的“工”的顏色設(shè)為背景色用空格鍵補(bǔ)全即可 圖 19 圖 20 圖 21D、雙列豎排但左右不對(duì)稱且不成比例：對(duì)于這一種情況，我們采取用兩個(gè)單元格實(shí)現(xiàn)，將一個(gè)單元格中雙列變?yōu)閮蓚€(gè)單元格中的單列，最后將兩個(gè)單元格中間的線條去掉。E、表頭斜線的處理：Excel雖沒有直接提供制作表頭斜線的命令，但我們?nèi)钥梢暂p松的實(shí)現(xiàn)。首先將單元格的水平對(duì)齊方式設(shè)為左對(duì)齊，然后依照表頭的形式，換行按ALT+回車鍵，文字后移按空格鍵（也可以采用前面提到的文字補(bǔ)全法），最后用繪

12、圖工具中的直線工具繪制斜線，如下圖所示。所畫直線的兩端一定要與單元格邊框重合，且要將其屬性設(shè)置為大小、位置隨單元格而變。 圖 22 圖 23 圖 24 圖 25提示 步驟三形成表格與步驟四輸入文字可以根據(jù)個(gè)人的習(xí)慣結(jié)合進(jìn)行，但在結(jié)合進(jìn)行時(shí)需嚴(yán)格遵守相應(yīng)的原則。步驟五： 添加表格邊框Excel制表不象Word制表那樣畫完即有線條，默認(rèn)情況下的線條僅供參考，是不會(huì)被打印出來的。若要使默認(rèn)表格線條打印出來，我們必須手工添加邊框。其操作方法為：首先選中要添加邊框的單元格區(qū)域，然后在選中的區(qū)域上單擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“邊框”選項(xiàng)，如圖26所示，然后首先設(shè)置邊框的線條顏色和線條樣式，再設(shè)置相應(yīng)的邊框位置。圖16設(shè)置邊框后效果如圖27所示。 圖 26 圖 27步驟六：表格微調(diào)表格完成后，一個(gè)判定好壞的根據(jù)就是打印出