公司收發(fā)文管理制度

1、公司收發(fā)文管理制度第一章 總那么第一條 為了標(biāo)準(zhǔn)公司對(duì)收發(fā)文的管理，提高文件的利用效率，進(jìn)而提高公司工作質(zhì)量和工作效率，特制定本規(guī)定。 第二條 公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司規(guī)章制度、請(qǐng)示、指示和答復(fù)問題，指導(dǎo)工作，報(bào)告情況等的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為公司效勞。 第三條 公司所收發(fā)文件由綜合部行政科統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管和立卷歸檔。行政科指定專職人員負(fù)責(zé)收文和發(fā)文管理工作。收發(fā)文人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫收文登記表和發(fā)文登記表。行政科必須按照準(zhǔn)確、及時(shí)、平安、統(tǒng)一的原那么做好公司的收發(fā)文管理工作。第二章 發(fā)文辦理第四條 發(fā)文，發(fā)

2、文辦理是指公司對(duì)外發(fā)出的公文，首先要擬稿，稿子寫好后要送部門負(fù)責(zé)人審核，然后報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，簽發(fā)后送印，印制好校對(duì)后發(fā)出。發(fā)文辦理主要包括以下幾個(gè)工作程序：1、擬稿：擬稿是指把領(lǐng)導(dǎo)人或公司的發(fā)文意圖條理化、顯物化，是發(fā)文處理的關(guān)鍵程序之一。公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。2、核稿：核稿是指由擬稿部門負(fù)責(zé)人對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。3、會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會(huì)簽。有關(guān)部門會(huì)簽后送綜合部負(fù)責(zé)人對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。4、

3、簽發(fā)：工程部、總工辦的一般事務(wù)性公文送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其他文件如重要請(qǐng)示、報(bào)告、制度及方法等一律送總經(jīng)理簽發(fā)。5、發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)、設(shè)計(jì)版面格式等。6、繕?。嚎樣∈侵赴匆押灠l(fā)的文稿進(jìn)行繕寫或打印，并由相關(guān)人員負(fù)責(zé)校對(duì)。7、用?。河糜∈侵妇C合部對(duì)已繕印號(hào)的公文進(jìn)行蓋章。8、發(fā)文登記：發(fā)文登記是指由綜合部行政人員將待發(fā)公文登記造冊(cè)，以備存查。9、分發(fā)：分發(fā)是指由綜合部行政人員把用過印并已登記過的公文通過適當(dāng)?shù)姆绞饺玎]寄、 、電子郵件、專人遞送、來人簽收等傳遞給收文單位。10、注發(fā)

4、：注發(fā)是指由綜合部行政人員對(duì)發(fā)文辦理結(jié)果予以注明。如誰經(jīng)手，發(fā)了一份什么文件，經(jīng)由什么渠道發(fā)出等。11、存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，綜合部行政人員按照文書檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤。第三章 收文辦理第六條 收文是指外部機(jī)關(guān)送達(dá)公司的公務(wù)文書和材料，包括文件、電報(bào)、其他文字資料等。收文辦理是指對(duì)來自公司外部的文件所實(shí)施的處置與管理。工程管理類收文暫按工程部有關(guān)規(guī)定辦理，行政科定期對(duì)工程部的收文進(jìn)行備份存檔。收文辦理主要包括以下幾個(gè)程序：1、簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。收到來文，首先要看清

5、是否屬于本單位收文，然后清點(diǎn)，核實(shí)來文數(shù)量、封皮編號(hào)與投遞是否相符，檢查文件裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無誤后，方可簽字、蓋章、注時(shí)。2、收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫收文號(hào)等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號(hào)、來文單位、來文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。3、擬辦：在收文登記后，由綜合部行政人員送綜合部負(fù)責(zé)人審核，符合有關(guān)規(guī)定的，綜合部應(yīng)及時(shí)提出辦理意見和建議，送請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)人批示后交有關(guān)部門辦理。4、批辦：批辦是指主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)收文的辦理寫出指示性意見。5、分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見，分送有關(guān)部門或承辦人員辦理。6、傳閱：需

6、要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。傳閱中，應(yīng)先送主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱：各部門間安排主管部門先看。領(lǐng)導(dǎo)同志閱文后要簽字、注時(shí)。如有閱批意見，要按領(lǐng)導(dǎo)同志的意見，做好補(bǔ)辦工作。文件傳閱前，要認(rèn)真登記，閱完后進(jìn)行檢查，隨時(shí)掌握文件的去向7、承辦：承辦是指按照領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見，由相關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門或負(fù)責(zé)人具體承擔(dān)收文的辦理。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門承辦的文件，主辦單位要主動(dòng)會(huì)同有關(guān)單位協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。8、催辦：催辦是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見，由行政科催促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。9、注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在?收文登記簿?或公文處理單上注結(jié)，注明辦理

7、日期， 并簡要寫明辦理結(jié)果。第四章 公文管理立卷歸檔第七條 無論是收文還是發(fā)文，都要按檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行科學(xué)管理。已發(fā)出的公文，要把定稿、存本管理好，以備查考或歸檔；收進(jìn)辦結(jié)的公文，也要妥善保管，以備隨時(shí)調(diào)用。公文管理主要包括以下幾個(gè)程序：1、制定立卷類目表：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的實(shí)際情況制定公司立卷類目表。2、歸卷：按立卷類目表上規(guī)定的工程準(zhǔn)備卷夾或櫥柜，并隨時(shí)把已辦完的公文歸到相應(yīng)的文件夾或類目里面。3、調(diào)用：對(duì)已經(jīng)歸卷的任何一份公文要能隨時(shí)調(diào)出，以便為公司工作效勞。4、立卷：按公文立卷的有關(guān)規(guī)定把已歸入卷夾的公文立成符合標(biāo)準(zhǔn)的公文案卷。5、歸檔：把已經(jīng)立好且經(jīng)過驗(yàn)收的案卷向檔案部門移交。6、銷毀：把一些沒有保存價(jià)值的公文按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。第五章 附那么第八條 本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、修改、完