公司檔案管理制度及流程

1、檔案管理制度及流程一、目的為進(jìn)一步完善公司的管理體系，逐步建立信息化、數(shù)據(jù)化的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的信息化、大數(shù)據(jù)化發(fā)展，結(jié)合我公司的實際情況，擬定本制度。二、 適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、 術(shù)語和定義 1、 檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、 檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

2、四、 職責(zé)1、 行管部：1） 負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理。2） 建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3） 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4） 負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。5） 提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6） 負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。2、 其他各部門相關(guān)人員：1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行管部；2）向行管部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收

3、集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財務(wù)檔案資料；3、 各部門主管人員1）批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。2）負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。五、 工作程序1、 檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門檔案管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并每月向行管部移交電子照片或電子版資料。a) 歸檔范圍及移交時間b) 檔案資料的標(biāo)識行管部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則附表。c) 檔案資料的日常管理：1 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及

4、時存放于行管部指定電腦硬盤內(nèi)或 制作專門光盤進(jìn)行編號保存（行管部對電子文件進(jìn)行雙備份）。2 文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制檔案管理記錄目錄，以便檢索利用。3 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件檔案柜中，文件/檔案柜內(nèi)壁要張貼本柜內(nèi)的檔案目錄。（4）各部門將各種文件、合同資料以照片形式連同檔案目錄在每月底報行管部備案。d) 檔案借閱（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清

5、楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e) 檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理鑒定，最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行管部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2、 檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條

6、例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、

7、錄像等；外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；財務(wù)檔案資料；各種實物檔案；15 其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。2 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存 檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行管部以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。電子文件

8、應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：a) 公司規(guī)定的密級文件；b) 重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e) 其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。定期歸檔a) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行管部；電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦

9、隨歸。b) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次備份或制成光盤脫機(jī)保管。5、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行管部見證。6、檔案移交公司的流程a) 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b) 行管部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管檔案編號a) 檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b) 檔案分類各

10、級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。c) 檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。d) 檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行管部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。e) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行管部制定并負(fù)責(zé)解釋。檔案管理記錄目錄記錄編號: 日期：序號文件（合同）編號標(biāo) 題需抄送的相關(guān)部門接 收部 門原/復(fù)接收人備 注 移交目錄記錄編號: 日期：序號文件（合同）編號標(biāo) 題 名 稱頁數(shù)原/復(fù)備 注移交單位 移交人 日期收件單位 日期注：本

11、表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號: 日期：移交性質(zhì)  離職 調(diào)崗 歸檔檔案所屬 年 度   檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期                                                            

12、               合 計      移交說明 移交人：接收意見  接收人： 移交人（部門）  經(jīng)辦人： 移交日期： 年 月 日接收人（部門）  經(jīng)辦人： 接收日期： 年 月 日 見證人： 日期： 年 月 日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號: 日期：借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行管部部門經(jīng)理使用目的序 號借 閱 內(nèi) 容復(fù)印借閱歸還日期備注檔 案 目 錄卷宗號：目錄號：部門： 日期：案卷順序號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號表部門+類別+年月+編號文件部門類別營銷YX財務(wù)CW預(yù)算YS設(shè)計SJ工程GC行管XG供應(yīng)GY房產(chǎn)FC租賃ZL物業(yè)WY外發(fā)公文（發(fā)文）收到公文（收文）會議資料（會議）發(fā)展計劃（計劃）任免考核（任免）其他檔案單位+賬