檔案收集整理制度

1、檔案收集整理與管理制度一、文書檔案的收集整理與管理1、堅(jiān)持做到文件材料統(tǒng)收、統(tǒng)管。凡本機(jī)關(guān)所有收文必須交辦公室拆封、登記，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱后，及時(shí)送有關(guān)部門或人員辦理，辦好后負(fù)責(zé)收回歸檔。2、本機(jī)關(guān)制發(fā)文件禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆或藍(lán)復(fù)寫紙等不利于檔案材料長(zhǎng)期保存的書寫材料，并做到發(fā)文擬稿必須送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核稿、簽發(fā)。再交辦公室統(tǒng)一編號(hào)、登記、封發(fā)，然后將底稿和兩份正文歸檔。3、加強(qiáng)清退文件的管理。凡上三級(jí)文件不得遺失。本機(jī)關(guān)所有文件材料堅(jiān)持每季度清退一次，年終徹底清理，并做到辦理完畢的文件材料隨時(shí)歸檔整理。4、按照本級(jí)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限表對(duì)收集的文件材料進(jìn)行鑒定，凡屬本機(jī)關(guān)歸檔范圍的文

2、件材料，必須齊全完整，任何人不得據(jù)為已有。5、機(jī)關(guān)檔案人員，應(yīng)在次年五月底前，將平時(shí)整理的檔案材料編目裝盒。6、按時(shí)向市檔案局報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表及相關(guān)資料。7、借閱文書檔案按照借閱制度執(zhí)行，檔案人員要做好借閱登記和利用檔案典型事例的記載。二、會(huì)計(jì)檔案的收集整理與管理1、會(huì)計(jì)檔案的收集范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算材料。具體包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證；總賬、明細(xì)帳、日記賬、銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬；年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)。2、按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，本單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

3、部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。3、憑證每月包角裝訂成冊(cè)，帳薄、報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算材料年終整理。每個(gè)保管單位（冊(cè)、卷）封面各項(xiàng)均應(yīng)填寫清楚，移交前編好案卷號(hào)，歸檔號(hào)，填寫好案卷目錄等。4、會(huì)計(jì)檔案的整理要達(dá)到分類清楚，裝訂結(jié)實(shí)美觀，編目系統(tǒng)正確，封面書寫清楚整齊，便于查找和利用。5、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部保管一年，期滿后，由會(huì)計(jì)部編制移交清冊(cè)，移交綜合檔案室保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交綜合檔案室的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，綜合檔案室應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。6、凡是采用電

4、子計(jì)算機(jī)做帳的，除將數(shù)據(jù)刻錄光盤保存外，還必須保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。 7、堅(jiān)持借閱登記，嚴(yán)守檔案機(jī)密，本部門職工因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)進(jìn)行登記，經(jīng)批準(zhǔn)后方可利用。外單位前來借閱會(huì)計(jì)檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能查閱。8、會(huì)計(jì)檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)，方能離職。三、基建檔案的收集整理與管理1、基建檔案有關(guān)文件材料的收集由主管基建的工作人員負(fù)責(zé)。收集范圍包括：立項(xiàng)計(jì)劃、預(yù)決算材料、材質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程材料、竣工資料和圖紙、表冊(cè)等。2、基建項(xiàng)目完成后，由負(fù)責(zé)人將材料清理核對(duì)清楚，按照科技檔案案卷構(gòu)成一般標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行立卷整理。整理要達(dá)到項(xiàng)目區(qū)分清楚，整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

5、，編目系統(tǒng)正確。3、在項(xiàng)目竣工完成后兩個(gè)月內(nèi)，將整理規(guī)范的基建檔案移交綜合檔案室保存，交接雙方按照科技檔案目錄清點(diǎn)，辦理交接手續(xù)。4、本單位職工借閱基建檔案，要進(jìn)行登記；外單位借閱基建檔案需經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱復(fù)印。四、聲像檔案的收集整理與管理1、收集范圍：本單位各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種照片、錄音帶、錄像帶。2、收集方法：由本單位人員拍攝和錄制的，由負(fù)責(zé)拍攝和錄制的人員收集；聘請(qǐng)外單位人員拍攝和錄制的，由綜合辦公室主任負(fù)責(zé)收集。3、對(duì)收集的聲像檔案年底按照有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行整理編目，對(duì)數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片不僅要保存沖洗的照片，還應(yīng)將其刻錄成光盤保存。4、凡刻錄成盤的數(shù)碼照片，每五

6、年翻刻一次，錄音帶和錄像帶每年要按規(guī)定倒帶。5、錄音帶、錄像帶和光盤要存放在防磁柜里。五、電子檔案的收集整理與管理1、收集的范圍：本單位在職能活動(dòng)，行政管理以及業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中通過特定的編輯軟件生成的各種文本文件；利用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)，輔助制造等技術(shù)形成的單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)的具有查考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件；采用數(shù)字設(shè)備采集制作的圖像文件；使用視頻捕獲設(shè)備錄入或使用動(dòng)畫軟件生成的影像文件；用音頻設(shè)備錄入的聲音文件；軟件開發(fā)活動(dòng)中形成的程序文件；支持文件順利讀取的軟硬件和相關(guān)數(shù)據(jù)。2、收集的方法：由負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)管理的人員平常注意積累電子文件材料，每年12月31日前，將應(yīng)該歸檔保存的電子檔案收集齊全。

7、3、電子檔案的整理：由綜合檔案室檔案員負(fù)責(zé)將已收集齊全的電子檔案分類整理，編目造冊(cè)。4、電子檔案應(yīng)存放在防磁柜里保存，并按規(guī)定提供借閱和利用。光盤每五年翻刻一次。六、實(shí)物檔案的收集整理與管理1、收集的范圍：凡是本單位獲得或者形成的具有保存價(jià)值的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書、獎(jiǎng)旗、印章等實(shí)物，都屬于收集范圍。2、收集的方法：由辦公室負(fù)責(zé)對(duì)獲獎(jiǎng)的實(shí)物進(jìn)行收集登記。3、整理的方法：全部實(shí)物采取以實(shí)物形式結(jié)合實(shí)物形成的時(shí)間進(jìn)行排列，并從第1件開始編流水號(hào)，然后登記造冊(cè)。4、年底由檔案員對(duì)收集的實(shí)物按規(guī)定進(jìn)行整理、編目。5、實(shí)物檔案的借閱利用按照規(guī)定執(zhí)行，檔案員做好登記和利用效果記錄。檔案保管制度 一、本機(jī)關(guān)

8、各類檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一保管，任何部門或人員不得拒絕向檔案部門或檔案人員移交檔案。 二、各類檔案應(yīng)按要求存放入柜，不得隨處亂放，以免失密。檔案保管應(yīng)做到“八無”、“八防”，對(duì)破損褪變檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。 三、檔案室的門、柜要牢固、加鎖；窗戶要密閉，掛厚窗簾，設(shè)置鋼筋或金屬網(wǎng)。 四、根據(jù)保管檔案的需要，檔案室應(yīng)配備溫濕度計(jì)、滅火器、電風(fēng)扇、除濕機(jī)等設(shè)施設(shè)備及殺蟲藥物。 五、定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并認(rèn)真填寫檔案檢查記錄。六、檔案室應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，整潔干燥。檔案人員崗位責(zé)任制一、機(jī)關(guān)檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹檔案法和機(jī)關(guān)檔案工作條例、機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)。二、負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作計(jì)劃、規(guī)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法。三、認(rèn)真按照機(jī)關(guān)檔案工作條例和機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范做好本機(jī)關(guān)檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和編研等工作，并按要求及時(shí)移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。四、負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)關(guān)所屬單位檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。五、遵紀(jì)守法和恪守業(yè)務(wù)道德，保守黨和國(guó)