文控管理辦法

1、文控管理辦法1、編制目的為確XXXXX項(xiàng)目部文件、資料控制和管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以及與竣工資料的有效對(duì)接，規(guī)范工程文件管理。2、適用范圍適用于XXXXX項(xiàng)目部和下屬各機(jī)組施工全過程，包括施工、驗(yàn)收、試運(yùn)投產(chǎn)各階段。體現(xiàn)于文件、信息資料的收集整理分類分發(fā)傳遞及存檔全過程。3、職責(zé)3.1工程參建各機(jī)組根據(jù)工程實(shí)際情況成立相應(yīng)的文件控制管理部門，負(fù)責(zé)本機(jī)組所有文件書寫、打印、印制、審核、收發(fā)及管理工作,認(rèn)真執(zhí)行監(jiān)理、業(yè)主制定并下發(fā)的各項(xiàng)文控管理制度，記錄并保管所有質(zhì)量、安全、施工管理、環(huán)境保護(hù)的施工資料。資料記錄必須真實(shí)、完整、齊全，填寫及時(shí)、準(zhǔn)確、字跡清晰，符合標(biāo)準(zhǔn)要求，不得隨意涂改。3.2 項(xiàng)

2、目部各專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)接收文件及資料審核，擬定處理計(jì)劃并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批后，交項(xiàng)目部文控統(tǒng)一處理。4、工作內(nèi)容4.1 文件分類方法 4.1.1各機(jī)組按文件來源單位編制目錄；根據(jù)各自的實(shí)際情況編制一級(jí)目錄、二級(jí)目錄、三級(jí)目錄。4.1.2電子版文件按文件亦應(yīng)建立一、二、三級(jí)文件目錄.4.1.3紙制版文件按一級(jí)目錄分類建立文件柜，按二級(jí)目錄進(jìn)行分區(qū)，按三級(jí)文件目錄建文件夾。4.2文件控制編碼 4.2.1為了規(guī)范文件編碼，便于文件索引、查閱和分類歸檔、規(guī)范文件管理，各機(jī)組的文件編碼應(yīng)遵守項(xiàng)目部編制的文件控制編碼細(xì)則。4.2.2 所有收到和發(fā)出的文件，必須進(jìn)行編碼和登記，并錄入電子表格和電子數(shù)據(jù)庫，以方便

3、查詢。4.3 文件控制和管理4.3.1 文件發(fā)放管理4.3.1.1 發(fā)文登記1）待發(fā)文件需經(jīng)文控核稿并登入臺(tái)帳，登記時(shí)，應(yīng)注明文件標(biāo)題、密級(jí)、文件編碼、擬稿部門、分發(fā)情況、份數(shù)、發(fā)文時(shí)間。2）文控人員應(yīng)按發(fā)文所列收件人進(jìn)行發(fā)文，做好發(fā)文記錄，并跟蹤文件辦理狀態(tài)。4.3.1.2 文件蓋印 文件蓋印表明文件的嚴(yán)肅性，對(duì)于涉及投資、質(zhì)量、設(shè)計(jì)變更等重要事件的文件須加蓋印章后發(fā)送，否則視為無效文件。蓋印時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):1）印章使用須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意后由資料員蓋章，任何人無權(quán)私自蓋章，根據(jù)簽發(fā)資格人和文件類型、性質(zhì)選擇相應(yīng)權(quán)限之印章；2）蓋印份數(shù)與原稿標(biāo)準(zhǔn)印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不蓋章；3）蓋印位置應(yīng)在落

4、款正中央，上不壓正文，下不壓日期，印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，即“騎年蓋月”；4）印章必須端正、清晰。蓋印時(shí)要穩(wěn)當(dāng)，對(duì)好方位，切勿歪斜或顛倒。5）印章由文控部資料員負(fù)責(zé)保管、供用、登記，并建立印章使用臺(tái)賬。4.3.1.3 文件發(fā)送 文控人員進(jìn)行文件發(fā)送必須嚴(yán)格按照文件標(biāo)注的發(fā)送范圍（收、抄送單位/個(gè)人）進(jìn)行本工程文件的發(fā)送，要求以下三種方式分別進(jìn)行：1）人工送達(dá)。適用于圖紙、管理文件、技術(shù)文件以及涉及撥付款、工程變更、重大質(zhì)量、安全問題等事件時(shí)的文件傳送。2）通過網(wǎng)絡(luò)或即時(shí)通訊軟件發(fā)送。各機(jī)組之間往來的通用公文、工程報(bào)表均可采用此方式進(jìn)行。對(duì)于其它非重大事件的文件也應(yīng)優(yōu)先采用此方式進(jìn)行。

5、3）傳真發(fā)送。適用于沒有網(wǎng)絡(luò)條件的單位之間往來文件的傳遞。4.3.1.4文件發(fā)送的回執(zhí)確認(rèn) 為了確保文件發(fā)送準(zhǔn)確到位，證實(shí)文件已成功發(fā)送，對(duì)方已成功接收。應(yīng)根據(jù)發(fā)送文件的方式分別進(jìn)行確認(rèn)，回執(zhí)確認(rèn)必須做到及時(shí)，并記錄簽收人、時(shí)間等信息。1）人工送達(dá)類文件的回執(zhí)確認(rèn)。在進(jìn)行發(fā)文的同時(shí)，應(yīng)配送一張文件傳送單，收文單位收到文件后，立即填寫該單，反饋發(fā)件人。2）通過網(wǎng)絡(luò)或即時(shí)通訊軟件發(fā)送類文件的回執(zhí)確認(rèn)。各機(jī)組在進(jìn)行發(fā)文的同時(shí)，請保留電子記錄并保存。3）傳真發(fā)送文件的回執(zhí)確認(rèn)。在進(jìn)行發(fā)文的同時(shí)，應(yīng)在文件上標(biāo)記簽收處，由收件人收文時(shí)及時(shí)簽收回執(zhí)。4.3.2 文件接收管理 4.3.2.1文控人員應(yīng)對(duì)所有收

6、到的文件的格式和完備性進(jìn)行檢驗(yàn)，避免收到無效文件、不合格文件。接收的文件如有缺頁、不清晰等情況，要立即通知發(fā)件方、文件提交方補(bǔ)發(fā)或補(bǔ)交，直到完整接收。4.3.2.2 收文登記 1）對(duì)外部單位（監(jiān)理、業(yè)主、質(zhì)檢站、鍋檢所等）發(fā)來的所有正式文件資料均應(yīng)建立臺(tái)帳，收文登記應(yīng)同文件“批辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“傳閱”等文件管理工作相結(jié)合。 2）文控人員在進(jìn)行文件登記時(shí)，應(yīng)注明標(biāo)題、密級(jí)、文件編碼、收文號(hào)、來文單位、收文時(shí)間、件數(shù)和頁數(shù)，填寫好收文登記表。4.3.2.3 收文辦理 來件的辦理由文控人員提交項(xiàng)目經(jīng)理或主管副經(jīng)理進(jìn)行批示，文控人員根據(jù)批示進(jìn)行文件處理。辦文期間，文控人員要負(fù)責(zé)催辦、督查和上報(bào)需要的有

7、關(guān)情況。文件屬性按文件本質(zhì)意向分為：批辦、審查轉(zhuǎn)辦和傳閱三類。 1）紙質(zhì)文件的處理方式 批辦類文件：填制文件處理單附于文件之上，按文件處理單上領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行文件處理。 審查轉(zhuǎn)辦類文件：應(yīng)填制文件傳送單附于文件之上，提交項(xiàng)目經(jīng)理或主管副經(jīng)理簽署處理意見，復(fù)印傳送單或封面一份，根據(jù)封面文檔主題存至可讀文件位置，并在首頁上面標(biāo)明附件存放的位置。對(duì)于不能復(fù)制或不便復(fù)制的附件，應(yīng)在文件傳送單首頁注明附件的原件在傳送人手里。當(dāng)接收者已使用完文件后，應(yīng)將其所接收的“拷貝”原件返給文控部保存。完成復(fù)印后，按文件傳送單上指定的地址或接收人予以送達(dá)（送達(dá)方式為當(dāng)面送達(dá)和郵寄兩種）。傳閱類文件：應(yīng)填制文件傳閱單附于文

8、件之上，按傳送單上閱覽人順序逐一傳閱，直到最后一位看完后，返回文控部，所有傳閱人員簽字。 2）對(duì)于接聽的電話、口頭通知等要及時(shí)做好記錄、匯報(bào)或轉(zhuǎn)達(dá)，有條件的單位在經(jīng)對(duì)方允許的條件下還可進(jìn)行電話錄音保存。對(duì)于收到的具有保存價(jià)值的照片、影像資料也要妥善保管。 4.3.3 文件報(bào)批4.3.3.1 報(bào)批文件應(yīng)根據(jù)文控編碼細(xì)則，由文件編制部門編碼并核稿。文控部將報(bào)批文件呈報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)部門，一般情況，批準(zhǔn)部門應(yīng)在收到文件2個(gè)工作日內(nèi)給予批復(fù)。4.3.3.2 報(bào)批文件批準(zhǔn)前的各版應(yīng)提交一份原件、2份復(fù)印件（圖紙?zhí)峤?份復(fù)印件）。文件經(jīng)過批準(zhǔn)部門審查返還時(shí)，文控部應(yīng)核查對(duì)方文件傳送單，簽收登記后，將返還文件連同

9、對(duì)方文件傳送單副本一并送文件編制部門。4.3.4 文件存放 4.3.4.1 文控應(yīng)針對(duì)收發(fā)文件，分別建立臨時(shí)文件存放區(qū)（夾和柜）和專門的文件夾和文件柜進(jìn)行存放，且文件應(yīng)加蓋日戳，做到分類有序，便于查找。 4.3.4.2 文控應(yīng)在對(duì)文件進(jìn)行合理分類的基礎(chǔ)上，建立文件夾系統(tǒng)（包括實(shí)物文件夾和計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)文件夾），每一文件在文件夾中都有確定的唯一位置，文件在文件夾中按照反時(shí)間順序，即后到的文件放在上邊，以方便查找最近的文件。對(duì)已處理完的文件要及時(shí)進(jìn)行歸檔；尚在辦理狀態(tài)的文件，先期存放于臨時(shí)存放區(qū)（臨時(shí)文件夾、柜等），辦理完畢后才可以歸檔。4.3.5 文件借閱文件借閱均應(yīng)由各單位文控部門統(tǒng)一辦理。

10、4.3.5.1文件的借閱，應(yīng)規(guī)定好借閱范圍，對(duì)于技術(shù)性資料、保密性資料等的借閱，應(yīng)建立借閱審批制，嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。4.3.5.2借閱人進(jìn)行借閱時(shí)，要在文件借閱登記表上登記，并按要求填寫借閱原因，借閱時(shí)間，歸還期限，方可借閱；對(duì)于有些文件不能借閱的，只能就地查閱。4.3.5.3 文控人員要定期清查借閱登記，發(fā)現(xiàn)借閱到期日尚未歸還的，要及時(shí)催還。4.3.5.4遺失或損壞文件資料，責(zé)任人要即時(shí)上報(bào)，進(jìn)行復(fù)制修補(bǔ)，必要時(shí)，還應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。4.3.5.5 文件借閱到期需要續(xù)借時(shí)，借閱人應(yīng)及時(shí)到文控人員處辦理續(xù)借手續(xù)。4.3.6 文件安全與保密 工程秘密有關(guān)工程參建各方的權(quán)力和利益，依照特定程序確

11、定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。文件保密在工程保密過程中起著至關(guān)重要的作用。各參建單位文控人員都有保守工程秘密的義務(wù)，在進(jìn)行文件管理時(shí)，要根據(jù)密級(jí)采取相對(duì)應(yīng)的保密措施。對(duì)所擁有的工程文件應(yīng)依據(jù)工程參加者對(duì)文件的需要程度來確定其安全等級(jí)。 4.3.6.1 保密范圍 工程秘密主要包括下列事項(xiàng)： 1）涉及工程重大決策中的秘密事項(xiàng)； 2）尚未付諸實(shí)施的規(guī)劃、計(jì)劃、決策等； 3）內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記要； 4）預(yù)決算報(bào)告及各類投資、造價(jià)報(bào)表 5）圖紙、涉及儲(chǔ)罐技術(shù)資料；6）涉及高新技術(shù)、專利等資料；一般性進(jìn)度、質(zhì)量報(bào)表、決定、決議、通告、通知、行政管理資料等文

12、件不屬于保密范圍。4.3.6.2 文件安全及保密措施1）根據(jù)文件密級(jí)嚴(yán)格按文件應(yīng)傳達(dá)人或單位控制文件的傳遞、使用范圍；受控文件的分發(fā)必須按要求保密且應(yīng)分發(fā)給指定的人；2）過程處理文件要做到及時(shí)清收，存放； 3）加強(qiáng)文件的保管、電子加密。如：對(duì)電子發(fā)文時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，紙張類文件采取加鎖保管等；4）凡涉及工程經(jīng)濟(jì)技術(shù)的、屬密級(jí)管理的電子文檔，原則上不允許拷入個(gè)人使用的計(jì)算機(jī)。確因工作需要拷進(jìn)計(jì)算機(jī)的、屬密級(jí)管理的經(jīng)濟(jì)技術(shù)電子文檔，必須進(jìn)行加密處理；5）為防止數(shù)據(jù)丟失，文檔電子版記錄應(yīng)定期備份；6）文件打印、復(fù)印失誤，造成文件報(bào)廢時(shí)，要做到及時(shí)銷毀報(bào)廢文件； 7）嚴(yán)格文件借閱制度，控制借閱范圍，未報(bào)

13、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)，不得向外借閱或拷貝涉及工程經(jīng)濟(jì)技術(shù)類屬密級(jí)管理的電子文檔文件； 4.3.7 文控檢查與考評(píng)4.3.7.1 檢查內(nèi)容檢查內(nèi)容：文件控制編碼規(guī)定是否有效執(zhí)行； 文件收、發(fā)、存記錄、登記是否齊全； 文件的簽署是否齊全； 文件的分類及歸檔是否按電子版、紙制版雙籍制進(jìn)行； 資料的收集是否及時(shí)、齊全 文件格式是否按統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行； 文件控制編碼編寫是否正確； 文件的簽發(fā)、蓋章是否規(guī)范； 文件收發(fā)登記是否齊全； 文件的處理是否規(guī)范；4.3.7.2 檢查程序：組織檢查的單位應(yīng)編制文控檢查計(jì)劃；組織檢查的單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檢查計(jì)劃進(jìn)行審查；下發(fā)檢查計(jì)劃到被檢查單位；按計(jì)劃組織檢查（定期檢查需提前下發(fā)檢查通知；抽查事先不通知）；被檢查單位派文控人員陪同并協(xié)助檢查員進(jìn)行檢查，提供受檢資料；檢查員根據(jù)檢查內(nèi)容逐一進(jìn)行檢查，簽發(fā)檢查不符合項(xiàng)清單，并由被檢查方代表簽字確認(rèn)。4.3.7.3 不符合項(xiàng)的處理1）檢查方應(yīng)根據(jù)檢查情況填寫不符合項(xiàng)整改清單。2）不符合項(xiàng)整改清單要求被檢查方書面答復(fù)，并將糾正措施寫入不合格報(bào)告。3）受檢方應(yīng)根據(jù)不符合項(xiàng)整改清單中規(guī)定的整改時(shí)間進(jìn)行整改，嚴(yán)禁拖延。4）檢查人員應(yīng)對(duì)所有不合格項(xiàng)的整改狀態(tài)進(jìn)行跟蹤，并確認(rèn)整