集團印章管理規(guī)定

1、集團印章管理規(guī)定一、總則1.為規(guī)范集團及下屬子公司的印章管理，防范經(jīng)營管理風險，結(jié)合工作實際，特制定本規(guī)定。2.本規(guī)定適用于集團及房地產(chǎn)類子公司。3.本規(guī)定中的印章是指集團及子公司的公章、合同章、法人代表名章、董事會章和部門章。財務(wù)印章（財務(wù)專用章、法定代表人印章、發(fā)票專用章及各類結(jié)算專用章等）的管理按集團財務(wù)管理心的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.印章由集團總裁辦公室（以下簡稱“總裁辦”）、各子公司行政部門負責管理，集團總裁辦對集團及下屬子公司的印章管理工作實施統(tǒng)一制度建設(shè)、人員培訓、督察考核等常規(guī)管理。二、印章管理員1.印章管理員是履行印章管理職責的主要責任人，負責印章的日常管理和使用。財務(wù)人員不得兼任

2、印章管理員。2.印章管理員實行“AB角”制度，即在印章管理員因出差或其他原因離開崗位較長時間時，由備選人員擔任臨時印章管理員，行使印章管理員的職責。3.印章管理員平時應(yīng)對臨時印章管理員做好印章管理制度和操作流程的培訓。印章管理員對臨時印章管理員的印章管理及使用承擔連帶責任。4.印章管理員及臨時印章管理員由各公司選報，各公司行政、人力資源部門填寫印章管理員選報審批表（附表一）后逐級上報，由集團董事長批準。子公司不得自行任命或撤換印章管理員。5.印章管理員及臨時印章管理員須在印章管理員選報審批表上與集團簽訂責任狀以明確其職責，印章管理員上崗前應(yīng)學習本辦法及其他相關(guān)規(guī)章制度，接受總裁辦開展的崗前培訓

3、。6.印章管理員辦理離職手續(xù)時，應(yīng)向公司行政、人力資源部門做出書面承諾，對其在擔任印章管理員期間未記錄于印章使用登記簿的用印，愿意承擔相應(yīng)的經(jīng)濟和法律責任。離任和接任的印章管理員應(yīng)在印章使用登記簿封面上簽名交接，并注明交接日期。三、           印章的刻制和繳銷1、嚴格按照印章刻制、繳銷申請表（附表二）的要求，寫明印章刻制的原因、使用范圍、樣式、尺寸等內(nèi)容后逐級報批。2、總裁辦將經(jīng)逐級審批的印章刻制、繳銷申請表報集團董事長批準。3、經(jīng)董事長批準的印章刻制、繳銷，由總裁辦負責辦理，并填寫印

4、章管理檔案表（附表三）報總裁辦備案。4、各公司行政部門向集團總裁辦申領(lǐng)有集團標記的印章使用登記簿（另發(fā)），印章可啟用。印章使用登記簿由集團統(tǒng)一制作下發(fā)，不得使用其他文本代替，其領(lǐng)用實行“以舊換新”原則，使用完畢的印章使用登記簿應(yīng)上交總裁辦保管。5.印章刻制過程中如有以下情況的，集團將嚴格追究其經(jīng)濟、行政和法律責任：5.1未按照國家及公安部法律法規(guī)規(guī)定的程序刻制印章的；5.2未經(jīng)批準擅自刻制印章的；5.3偽造印章的。6.因機構(gòu)撤銷、合并、更名，或由于印章樣式改變，印章久用致使字跡不清等原因停用印章時，應(yīng)辦理繳銷手續(xù)，其程序為：6.1各公司行政部門及時填寫印章刻制、繳銷申請表并逐級報批；6.2集團

5、總裁辦將經(jīng)逐級審批的印章刻制、繳銷申請表報集團董事長核準；6.3印章繳回總裁辦封存或銷毀，印章應(yīng)由兩人以上共同銷毀。任何公司和個人都不得私自保留廢棄印章。四、印章的保存和管理1.公章、合同章、部門章、法人章、董事會章由印章管理員統(tǒng)一保管。2.印章的用印批準人和印章保管人不得為同一人。公章、合同章與財務(wù)印章的保管人不得為同一人。3.印章管理員應(yīng)注意印章的日常保養(yǎng)及清潔，延長印章的使用壽命，保持印跡清晰。4.印章管理員對印章必須妥善保管，不準隨便將印章放在桌子上，離開或不用時必須將印章收存鎖好，有條件的應(yīng)存放于保險柜中，以防丟失，若丟失應(yīng)立即向總裁辦報告。五、印章的使用1.用印必須登記，除印章使用

6、登記簿之外，根據(jù)用印文件的不同情況，可分別使用印章使用申請單（附表四）、合同會簽審批單、發(fā)文稿紙等作為用印依據(jù)，經(jīng)批準的用印，申請人用印時應(yīng)在印章使用登記簿上登記備案，但批準人不需在印章使用登記簿上簽字。2.合同用印與其他類別用印應(yīng)分別登記，同一公司可登記在一本印章使用登記簿上，根據(jù)工作實際需要以標簽注明合同類、發(fā)文類、其它類等不同類別。3.印章管理員必須親自用印，用印前應(yīng)當按照批準人的審批意見，審查用印文件的審批流程、文件內(nèi)容、格式等，確認無誤后方可用印。用印時要求圖章清晰、端正，位置適當（一般應(yīng)蓋在文件的落款與日期之間，騎年壓月處），對兩頁以上的文件原則上應(yīng)加蓋騎縫章。4.印章原則上不得外

7、借，如有特殊情況確需借用，須由借章人員填寫印章外借申請表（附表五），經(jīng)總裁辦報集團董事長核準。一般情況下印章管理員應(yīng)作為監(jiān)管人與借章人員一并辦理印章外借期間的用印事項，由于特殊情況印章管理員不能作為監(jiān)管人時，則由公司委派一名人員作為監(jiān)管人，印章由監(jiān)管人保管，用印時監(jiān)管人與借章人員應(yīng)同時在場，對印章的使用內(nèi)容予以審核。借章人員與監(jiān)管人對印章外借期間的用印風險承擔一切責任。印章外借使用完畢后，應(yīng)及時辦理歸還手續(xù)。印章管理員須督促借章人員按時歸還外借的印章。5.印章管理員對下列用印申請，應(yīng)當拒絕或暫緩辦理：5.1未經(jīng)批準人簽字核準的；5.2批準人越權(quán)審批的；5.3超出規(guī)定的使用范圍的；5.4規(guī)章制度

8、未作出規(guī)定的。對于上述情況的用印申請，印章管理員應(yīng)立即向總裁辦報告。 六、使用范圍及審批權(quán)限1.紅頭文件用印按照集團公文管理條例的規(guī)定履行報批手續(xù)，以經(jīng)公司董事長簽發(fā)的發(fā)文稿紙作為用印依據(jù)。2.合同用印按照集團合同管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，以合同會簽審批單作為用印依據(jù)。合同履行過程中對合同權(quán)利義務(wù)產(chǎn)生影響的文件用印，審批程序與合同用印一致。3.訴訟、仲裁、行政處罰等法律文書、行政文書用印，經(jīng)法務(wù)部、法律顧問審核后，由集團副總裁核準。4.辦理企業(yè)設(shè)立、變更、注銷登記等工商事務(wù)用印，按照集團工商事務(wù)辦理規(guī)定的要求履行報批手續(xù)，以集團董事長簽發(fā)的企業(yè)內(nèi)部工作底稿及簽署的工商登記材料作為用印依

9、據(jù)。5.向政府有關(guān)部門報送的文件用印，由各部門分管領(lǐng)導核準。但對于具備下列條件之一的文件由集團董事長核準：5.1涉及對外承諾的；5.2可能導致集團、子公司承擔經(jīng)濟、法律責任的；5.3對項目運營帶來較大影響的；5.4子公司總經(jīng)理無法承擔由此帶來的后果的。6.對外出具的具有擔保性質(zhì)的文件用印，經(jīng)法律顧問審核后逐級報批，報集團董事長核準。7.辦理銀行開、銷戶、變更手續(xù)需用印的，按照集團財務(wù)管理制度（試行）中關(guān)于銀行存款管理的相關(guān)規(guī)定履行報批手續(xù)，以集團董事長批準的單位銀行賬戶開/銷戶/變更申請表作為用印依據(jù)。8.對外出具財務(wù)報表（包括對外提供有關(guān)資料）需用印的，逐級報批至集團財務(wù)負責人核準。9.工程

10、招投標、工程結(jié)算審價等文件用印，按照集團工程招投標、采購管理辦法及成本控制管理制度規(guī)定的審批程序履行報批手續(xù)，由分管領(lǐng)導核準。其他工程建設(shè)相關(guān)文件、表單、工程資料的用印，按照集團工程管理相關(guān)制度的規(guī)定履行報批手續(xù)，由分管領(lǐng)導核準。10.辦理人力資源工作（包括錄用、退工、養(yǎng)老金、公積金申報等）需用印的，由人力資源部經(jīng)辦，由分管領(lǐng)導核準。涉及用印批準人自身的人力資源相關(guān)事務(wù)用印須報上一級主管領(lǐng)導核準，不得自行批準用印。涉及董事會任免的人員由董事會核準，涉及集團統(tǒng)一任免人員由集團董事長核準。11.外出聯(lián)系工作需開具公司證明、介紹信的用印，履行審批手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導審核后，由總裁辦核準。12.員工辦理公

11、派或因私出國（境）手續(xù)用印，履行審批手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導審核后，由總裁辦核準。13.員工因私開具有關(guān)證明用印，履行審批手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導同意，證明所涉及內(nèi)容之專業(yè)分管領(lǐng)導審批，由總裁辦核準。涉及用印批準人需因私開具有關(guān)證明的應(yīng)報上一級主管領(lǐng)導核準，不得自行批準用印。不得開具與事實不符的證明。14.車輛辦理檢車、保險等相關(guān)手續(xù)的用印，由總裁辦分管領(lǐng)導核準。15.不得在空白紙張、證明、表格上用印，不得在內(nèi)容殘缺可能引發(fā)事端的文件上用印。不得開具空白證明或介紹信。16.董事會章僅限處理股東會、董事會事務(wù)使用，由集團董事長核準用印。17.部門章嚴格限于在集團內(nèi)部的工作聯(lián)系或?qū)ν廪k理一般事務(wù)性工作，絕對不可用

12、于對外簽訂具有經(jīng)濟內(nèi)容的任何形式的委托書、意向書、合同或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。18.日常工作中應(yīng)盡量減少印章的使用頻率，可以簽名確認的文件應(yīng)避免使用印章。七、檔案管理1.集團總裁辦及各公司行政部門應(yīng)如實填寫印章管理檔案表，記錄本單位各類印章的刻制、使用、繳銷等情況，并及時報集團總裁辦備案?？偛棉k應(yīng)建立集團及各公司印章管理員管理檔案，記載印章管理員選報、獎懲、離任等信息。2.印章管理員應(yīng)妥善保管印章使用登記薄及其他用印依據(jù)（印章使用申請單、合同會簽審批單、發(fā)文稿紙等），以備核查。印章管理員應(yīng)在每月5日前將上個月的印章使用申請單、合同會簽審批表、發(fā)文稿紙等其他用印依據(jù)分類裝訂管理、

13、備查。印章使用登記簿的領(lǐng)用實行“以舊換新”原則，使用完畢的印章使用登記簿應(yīng)上交總裁辦統(tǒng)一存檔。3.用印文件按照集團檔案管理制度的要求由相關(guān)部門負責存檔，印章管理員應(yīng)記錄用印文件的存檔情況，以便查詢。八、管理責任1.印章管理員、用印批準人必須嚴格按本規(guī)定操作執(zhí)行，違者將根據(jù)情節(jié)輕重給予扣罰相當3個月考核工資或一個月工資以上金額的經(jīng)濟處罰或記大過以上直至辭退的處分，并承擔因過失或過錯而造成的全部經(jīng)濟損失，性質(zhì)特別嚴重觸犯刑律的，將依法追究法律責任。印章管理員對不符合用印條件仍違規(guī)操作，或明知他人違規(guī)用印而未加以有效制止的，或?qū)τ糜∩暾埲怂峤坏牟牧衔幢M職審查而草率用印的，不論是否造成實際損失均應(yīng)接受上述處分、處罰；造成集團或子公司損失的，由印章管理員負責賠償一切損失。2.各公司至少每半年開展一次印章管理自查，并將自查情況報總裁辦?？偛棉k