公司文件管理制度

1、 Q/YBLY甘肅義博鋁業(yè)有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) Q/YBLYAB-03-2016文件管理制度2016-12-01發(fā)布 2017-01-01實(shí)施義博鋁業(yè)有限公司 發(fā)布公司文件管理制度1 目的 為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。 2 適用范圍 適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。 3 職責(zé) 3.1 公司EHS是公司文件管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度

2、的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。3.2 EHS負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.3 各部門(mén)產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門(mén)負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)3.4.1 行政部負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。3.4.3 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。3.4.4 EHS負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品

3、質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件。3.4.5 公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.4.6 公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應(yīng)向EHS提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號(hào)。4. 定義4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。4.2 受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項(xiàng)

4、工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶(hù)要求等）5. 工作程序5.1 文件的分類(lèi)5.1.1 文件屬性分類(lèi)（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中形成的文件。（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、傳真等。（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)流程等。（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。（5） 外來(lái)文件：國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶(hù)提供文件、設(shè)備文檔等。5.1.2 文件階層分類(lèi)

5、（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊(cè)，永久保存。（2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件，永久保存。（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、外來(lái)文件等，永久保存。（4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等，保存期限5年。5.1.3 文件密級(jí)分類(lèi)（1） 絕密文件：直接涉及到公司經(jīng)營(yíng)決策并影響公司權(quán)益的核心文件，如公司經(jīng)營(yíng)方針、戰(zhàn)略與重大經(jīng)營(yíng)舉措；公司內(nèi)部重大改革、重大研發(fā)項(xiàng)目資料；產(chǎn)品原理圖、總圖、源代碼及關(guān)鍵技術(shù)資料；公司財(cái)務(wù)總體狀況資料。（2） 機(jī)密文件：a、 公司尚未付諸實(shí)施的中長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)/產(chǎn)品項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)決策及經(jīng)營(yíng)能

6、力配置。b、 各階段的營(yíng)銷(xiāo)政策及商務(wù)、服務(wù)策略。c、 公司內(nèi)部掌握的合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)、招標(biāo)文件及可行性報(bào)告、重要會(huì)議記錄。d、 公司財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及內(nèi)部經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、各類(lèi)經(jīng)營(yíng)情況分析。e、 研發(fā)輸出的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術(shù)論文、產(chǎn)品成本核算資料。f、 公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資料及所涉及公司經(jīng)營(yíng)管理的重要資料。（3） 秘密文件a、 公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公布的各類(lèi)信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。b、 公司員工人事檔案、人員統(tǒng)計(jì)資料及統(tǒng)計(jì)報(bào)表、薪資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)薪計(jì)劃、工資/勞務(wù)收入等有關(guān)資料。c、 公司機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制情況、尚未公開(kāi)的人事安排、職務(wù)任免、人事考核、任用、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲信息。d、 供

7、應(yīng)商檔案、采購(gòu)合同/價(jià)格協(xié)議、商務(wù)談判記錄等。e、 客戶(hù)檔案、銷(xiāo)售合同/價(jià)格協(xié)議、商品需求及報(bào)價(jià)信息、商務(wù)談判記錄。f、 產(chǎn)品材料明細(xì)表、技術(shù)規(guī)范、經(jīng)驗(yàn)規(guī)程、各類(lèi)工藝文件。g、 各類(lèi)印章（含印模）和重要證件。（4） 無(wú)密級(jí)文件：公司公開(kāi)發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、通知/通告、一般性決定和決議等。5.1.4 文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤(pán)貝和電子媒體等。5.2 文件標(biāo)識(shí)與編號(hào)5.2.1 文件標(biāo)識(shí)（1） 受控的質(zhì)量體系、管理性文件，其封面和正文頁(yè)面均加蓋紅色“受控”文件專(zhuān)用印章（正本原稿除外），并標(biāo)明分發(fā)號(hào)。（2） 正式發(fā)布的行政性文件，應(yīng)加蓋紅色公司或部門(mén)印章。（3） 質(zhì)量

8、體系文件、管理性文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)在文件封面及正文頁(yè)腳處標(biāo)明版本/修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)。版本狀態(tài)用A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表示。（4） 技術(shù)類(lèi)文件的受控標(biāo)識(shí)及版本/修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)，依技術(shù)文件管理制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（5） 有保密要求的文件在文件封面和正文頁(yè)右上角加蓋“絕密”、“機(jī)密”或“秘密”標(biāo)識(shí)。（6） 無(wú)紅色印章標(biāo)識(shí)的文件不得在公司內(nèi)作為正式的工作依據(jù)使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以沒(méi)收并按作廢文件的規(guī)定進(jìn)行處置。（7） 失效或作廢文件需要留作參考時(shí)，文件持有人應(yīng)到原發(fā)文部門(mén)辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍(lán)色“參考”印章。5.2.2 文件編號(hào)規(guī)則（1） 質(zhì)量手冊(cè) FP/QM-

9、xxxx 發(fā)布年代號(hào) 質(zhì)量管理手冊(cè) 公司代號(hào)“FP”（2） 程序文件 FP/CP xx-xx 程序文件流水號(hào) 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào) 質(zhì)量管理體系程序文件 公司代號(hào)(3) 質(zhì)量體系指導(dǎo)性文件（三階） FP/WI xx-xx 文件流水號(hào) 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào) 指導(dǎo)性文件代號(hào) 公司代號(hào)（4） 管理性文件 FP/GL xx-xxxx（xx) 文件修訂次數(shù) 文件制定年份 文件流水號(hào) 管理性文件 公司代號(hào) (5) 行政性文件編號(hào)規(guī)則為：FPYYYYMMDDxx編號(hào)釋義：FP為公司縮寫(xiě)；YYYY為發(fā)文年份；MM為發(fā)文月份；xx為文件流水號(hào)。公司及各部門(mén)發(fā)布的公告、通知、通告等行政性文件的編號(hào)有EHS統(tǒng)一

10、管理和發(fā)放。（6）對(duì)外信函、傳真的編號(hào) 各部門(mén)對(duì)外發(fā)送的信函、傳真的編號(hào)由部門(mén)自行制定編號(hào)規(guī)則。（7） 技術(shù)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、產(chǎn)品BOM、工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等的編號(hào)，由設(shè)計(jì)部制定相應(yīng)的技術(shù)文件管理制度進(jìn)行規(guī)定。（8） 外來(lái)文件由接口部門(mén)自行制定編號(hào)規(guī)則。（9） 公司采購(gòu)、銷(xiāo)售合同編號(hào)依合同管理制度的規(guī)定執(zhí)行。5.2.3文件/記錄編號(hào)的管理（1) 各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人管理文件和記錄，并對(duì)部門(mén)歸口的文件/記錄進(jìn)行管理。 (2）文件/記錄編制完成后，文件/記錄編制部門(mén)應(yīng)向該文件歸口部門(mén)管理人員申請(qǐng)文件/記錄編號(hào)。（3）文件/記錄管理人員應(yīng)建立“文件/記錄控制清單”，清單應(yīng)能控制文件/記錄編號(hào)

11、、歸檔號(hào)、版本、修訂狀態(tài)、歸口部門(mén)、歸檔部門(mén)等信息。5.3 文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布5.3.1 體系文件的編寫(xiě)和審批（1） 質(zhì)量體系的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，由管理者代表組織編制，各部門(mén)提出方針和目標(biāo)草案，由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)收集、整理草案的編制，報(bào)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2） 質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表負(fù)責(zé)編寫(xiě)，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3） 程序文件由質(zhì)量管理部組織各部門(mén)編寫(xiě)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。5.3.2 行政文件與管理性文件的編制與審批（1） 公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告，由HR負(fù)責(zé)編制，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總

12、經(jīng)理批準(zhǔn)。（2） 各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)編制，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)EHS復(fù)核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3） 公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度，由各部門(mén)依本制度3.4條的規(guī)定負(fù)責(zé)編制，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。必要時(shí)管理文件由EHS組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審。5.3.3 文件審批/評(píng)審時(shí)，文件編制部門(mén)應(yīng)到EHS填寫(xiě)“文件評(píng)審表”，文件審核、批準(zhǔn)人應(yīng)在“文件評(píng)審表”中填寫(xiě)審批意見(jiàn)，必要時(shí)可以由EHS或文件歸口部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行文件評(píng)審，評(píng)審意見(jiàn)應(yīng)填入評(píng)審表，各評(píng)審人應(yīng)簽名。5.3.4 行政、管理文件均應(yīng)按上序流程通過(guò)審批，交E

13、HS備案并獲得文件編號(hào)后方可發(fā)布。5.3.5 技術(shù)文件的編制、審批和發(fā)布，由文件歸口部門(mén)按技術(shù)文件管理制度的規(guī)定執(zhí)行。5.4文件歸檔、發(fā)放、保管5.4.1 文件歸檔（1） 經(jīng)審批后的文件，由文件歸口部門(mén)文件管理人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。（2） 各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員保管，并按文件分類(lèi)建立本部門(mén)各類(lèi)文件的“文件/記錄目錄”，文件/記錄目錄應(yīng)標(biāo)注文件受控狀態(tài)，對(duì)更改/作廢/收回/替換的文件要做出標(biāo)識(shí)。（3） 各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交EHS編制/更新公司“文件/記錄受控清單”。5.4.2 文件發(fā)放（1） 文件的發(fā)放實(shí)

14、施分類(lèi)控制，EHS負(fù)責(zé)組織編制“文件分發(fā)控制表”，規(guī)定文件發(fā)放的范圍及相應(yīng)的分發(fā)號(hào)，文件歸口部門(mén)按分發(fā)控制表執(zhí)行。（2） 文件歸口部門(mén)編制“文件發(fā)放登記表”，確定文件發(fā)放范圍、份數(shù)，受控文件須經(jīng)文件歸口部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司主管負(fù)責(zé)人審批，非受控文件有文件發(fā)放部門(mén)確定自行確定。（3） 文件接收部門(mén)應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在“文件發(fā)放登記表”中簽名。（4） 文件接收部門(mén)需要對(duì)文件進(jìn)行二次發(fā)放時(shí)，如發(fā)放到使用現(xiàn)場(chǎng)或發(fā)放給客戶(hù)、供應(yīng)商，應(yīng)向文件歸口部門(mén)申請(qǐng)?jiān)黾游募l(fā)放數(shù)量，二次發(fā)放的文件如是復(fù)印件，應(yīng)狹隘復(fù)印件加蓋紅色“受控”印章。5.4.3 文件保管與借閱（1） 文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登

15、記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別。a、 質(zhì)量手冊(cè)及程序文件正本存放在EHS。b、 行政性文件正本存放在總經(jīng)辦。c、 公司級(jí)管理文件正本存放在EHS，部門(mén)級(jí)管理文件由部門(mén)文件管理人員保管。d、 技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。e、 外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于EHS及相應(yīng)的文件接收部門(mén)。（2） 各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續(xù)，各部門(mén)文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。（3） 存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。（4）

16、 文件的持有者若跨部門(mén)調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。5.4.4 文件復(fù)制受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不到復(fù)制，若有部門(mén)需要，應(yīng)由文件歸口部門(mén)批準(zhǔn)后方可復(fù)制，并按照文件發(fā)放程序執(zhí)行。5.5 文件貫徹實(shí)施5.5.1 文件實(shí)施前，由文件歸口部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)，做好實(shí)施準(zhǔn)備工作，包括培訓(xùn)、組織、技術(shù)和資源四個(gè)方面準(zhǔn)備。5.5.2 明確文件貫徹實(shí)施的管理人員的責(zé)任和義務(wù)，特別是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5.5.3 明確文件實(shí)施的效力和范圍。5.5.4 文件歸口部門(mén)對(duì)文件的實(shí)施情況及結(jié)果進(jìn)行檢查，為違反文件規(guī)定者提出考核意見(jiàn)，并對(duì)文件不適用部分提出更改意見(jiàn)，已消除實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.6 文件的更改與回收作廢5.6.1文件

17、更改（1） 當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。（2） 文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)有原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門(mén)/人員按文件管理程序進(jìn)行，更改內(nèi)容應(yīng)由文件更改人填寫(xiě)“文件更改通知單”，并由文件審核人、批準(zhǔn)人審批簽字。若指定其他部門(mén)或人員審查、批準(zhǔn)時(shí)須獲得相關(guān)背景資料，否則不得擅自更改。（3） 文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改；單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化或管理體系執(zhí)行的 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。（4） 文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所，對(duì)文件的

18、宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。（5） 公司鼓勵(lì)各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。5.6.2 文件的作廢與銷(xiāo)毀（1） 各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢文件應(yīng)加蓋紅色“作廢”印章，隔離存放。（2） 各部門(mén)存檔中的文件已經(jīng)被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)新發(fā)布文件存檔，并將原文件加蓋紅色“作廢”印章和藍(lán)色“參考”印章，存于原檔案中。（3） 失效文件盒記錄保存期滿(mǎn)后，有文件歸口部門(mén)鑒定文件是否已無(wú)保存價(jià)值，填寫(xiě)“文件/記錄銷(xiāo)毀審批記錄表”，經(jīng)綜合部門(mén)審核，公司總經(jīng)理或分管主管批準(zhǔn)后，由文件保管部門(mén)銷(xiāo)毀。 各類(lèi)文件的保存期按檔案管理制