Access數(shù)據(jù)庫程序設(shè)計課程

1、Access數(shù)據(jù)庫程序設(shè)計課程教 案 文 檔第2章 數(shù)據(jù)庫和表Access是一個功能強大的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以組織、存儲并管理任何類型和任意數(shù)量的信息。為了了解和掌握Access組織和存儲信息的方法，本章將詳細介紹Access數(shù)據(jù)庫和表的基本操作，包括數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建、表的建立和表的編輯等內(nèi)容。考核知識點l 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫l 表的建立l 表間關(guān)系的建立與修改l 表的維護l 表的其他操作重要考點提示l 創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫l 使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫l 建立表結(jié)構(gòu)：使用向?qū)?、使用表設(shè)計器、使用數(shù)據(jù)表l 設(shè)置字段屬性l 輸入數(shù)據(jù)：直接輸入數(shù)據(jù)、獲取外部數(shù)據(jù)l 表間關(guān)系的概念：一對一、一對多l(xiāng) 建立表間關(guān)系l 設(shè)置參

2、照完整性l 修改表結(jié)構(gòu)：添加字段、修改字段、刪除字段、重新設(shè)置主關(guān)鍵字l 編輯表內(nèi)容：添加記錄、修改記錄、刪除記錄、復(fù)制記錄l 調(diào)整表外觀l 查找數(shù)據(jù)l 替換數(shù)據(jù)l 排序記錄l 篩選記錄2.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫在使用Access實際地建立構(gòu)成數(shù)據(jù)庫的表、窗體和其他對象之前，設(shè)計數(shù)據(jù)庫是很重要的。無論是使用Access數(shù)據(jù)庫或是Access項目，合理的設(shè)計是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。只有合理的設(shè)計，數(shù)據(jù)庫才能有效地、準(zhǔn)確地、及時地完成所需的功能。2.1.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計的步驟數(shù)據(jù)庫設(shè)計一般要經(jīng)過：確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的目的、確定數(shù)據(jù)庫中需要的表、確定該表中需要的字段、確定主關(guān)鍵字和確定表之間的關(guān)系等步驟，如圖2-1所示

3、。確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的目的確定數(shù)據(jù)庫中需要的表確定該表中需要的字段確定主關(guān)鍵字確定表之間的關(guān)系優(yōu)化設(shè)計輸入數(shù)據(jù)并創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫對象圖2-1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計步驟下面就以“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫的設(shè)計為例，介紹數(shù)據(jù)庫設(shè)計的基本步驟。例2-1 根據(jù)下面介紹的教學(xué)管理基本情況，設(shè)計“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。某學(xué)校教學(xué)管理的主要工作包括教師管理、學(xué)生管理和學(xué)生選課管理等幾項。學(xué)生選課成績表如表2-1所示。表2-1 學(xué)生選課成績表學(xué)生編號姓 名課程編號課程名稱課程類別學(xué) 分成 績980102劉力101計算機實用軟件必修課377980104劉紅102英語必修課667該校一直采用手工管理方式，但隨著信息時代的到來，教師對信息需求

4、越來越大，對信息處理的要求也越來越高，手工管理的弊端日益顯露出來。由于管理方式的落后，處理數(shù)據(jù)的能力有限，工作效率低，不能及時為領(lǐng)導(dǎo)和教師提供所需信息，各種數(shù)據(jù)得不到充分利用，造成數(shù)據(jù)的極大浪費。解決這些問題最好的辦法是使用計算機實現(xiàn)教學(xué)管理自動化，利用數(shù)據(jù)庫組織和管理教學(xué)信息。1、確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的目的設(shè)計數(shù)據(jù)庫的第一個步驟是確定數(shù)據(jù)庫的目的及如何使用。用戶需要明確希望從數(shù)據(jù)庫得到什么信息，由此可以確定需要什么主題來保存有關(guān)事件(表)和需要什么事件來保存每一個主題(表中的字段)。與將使用數(shù)據(jù)庫的人員進行交流。集體討論需要數(shù)據(jù)庫解決的問題，并描述需要數(shù)據(jù)庫生成的報表；同時收集當(dāng)前用于記錄數(shù)據(jù)的表

5、格，然后參考某個設(shè)計得很好且與當(dāng)前要設(shè)計的數(shù)據(jù)庫相似的數(shù)據(jù)庫。通過對學(xué)校教學(xué)管理工作的了解和分析，可以確定，建立“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫的目的是為了解決教學(xué)信息的組織和管理問題。主要任務(wù)應(yīng)包括教師信息管理、學(xué)生信息管理和選課情況管理。2確定該數(shù)據(jù)庫中需要的表確定表可能是數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中最難處理的步驟。因為要從數(shù)據(jù)庫獲得的結(jié)果、要打印的報表、要使用的格式和要解決的問題不一定能夠提供用于生成表的結(jié)構(gòu)線索。不必使用Access來設(shè)計表。實際上，先在紙上草擬并潤色設(shè)計可能是較好的方法。在設(shè)計表時，應(yīng)該按以下設(shè)計原則對信息進行分類。(1)表不應(yīng)包含備份信息，表間不應(yīng)有重復(fù)信息。由此，關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的表與常規(guī)文件

6、應(yīng)用程序中的表(例如，電子表格)有所不同。例如，將學(xué)生信息和教師信息分開，保存在不同的表中，這樣當(dāng)刪除某一學(xué)生信息時不會影響教師信息。(2)如果每條信息只保存在一個表中，只需在一處進行更新，這樣效率更高，同時也消除了包含不同信息的重復(fù)項的可能性。例如，要在一個表中只保存一次每一個客戶的地址和電話號碼。雖然在教學(xué)管理的業(yè)務(wù)中只提到了學(xué)生選課成績表，但仔細分析不難發(fā)現(xiàn)，表中包含了3類信息：一是學(xué)生基本信息，如學(xué)生編號、姓名等；二是課程信息，如課程編號、課程名稱、課程類別、學(xué)分等；三是學(xué)生成績信息。如果將這些信息放在一個表中，必然出現(xiàn)大量的重復(fù)，不符合信息分類的原則，因此，根據(jù)已確定的“教學(xué)管理”數(shù)

7、據(jù)庫應(yīng)完成的任務(wù)以及信息分類原則，應(yīng)將“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)分為4類，并分別存放在教師、學(xué)生、課程和選課成績等4個表中。(3)每個表應(yīng)該只包含關(guān)于一個主題的信息。(4)如果每個表只包含關(guān)于一個主題的事件，則可以獨立于其他主題維護每個主題的信息。例如，將客戶的地址與客戶訂單存在不同表中，這樣就可以刪除某個訂單但仍然保留客戶的信息。3確定表中需要的字段每個表中都包含關(guān)于同一主題的信息，并且表中的每個字段包含關(guān)于該主題的各個事件。例如，客戶表可以包含公司的名稱、地址、城市、省和電話號碼的字段。在草擬每個表的字段時，請注意下列提示：(1)每個字段直接與表的主題相關(guān)。(2)不包含推導(dǎo)或計算的數(shù)據(jù)(表達式的計算

8、結(jié)果)。(3)包含所需的所有信息。(4)以最小的邏輯部分保存信息(例如，名字和姓氏而不是姓名)。在Access中，字段的命名規(guī)則是：(1)字段名長度為164個字符。(2)字段名可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符。(3)字段名不能包含句號(.)、驚嘆號(!)、方括號()、先導(dǎo)空格或不可打印的字符，如回車。根據(jù)以上分析，按照字段的命名原則，可將“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中4個表的字段確定下來，如表2-2所示。表2-2 “教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中的表教 師學(xué) 生選課成績課 程教師編號學(xué)生編號選課ID課程編號姓名姓名學(xué)生編號課程名稱性別性別課程編號課程類別工作時間年齡成績學(xué)分政治面目入校日期學(xué)歷團員否職稱簡歷

9、系別照片聯(lián)系電話4確定主關(guān)鍵字Access為了連接保存在不同表中的信息，例如將某個客戶與該客戶的所有訂單相連接，數(shù)據(jù)庫中的每個表必須包含表中惟一確定每個記錄的字段或字段集。這種字段或字段集稱作主鍵(主關(guān)鍵字)。表2-2所示的4個表都設(shè)計了主關(guān)鍵字，如教師表中的主關(guān)鍵字是教師編號，它具有惟一的值；學(xué)生表中的主關(guān)鍵字為學(xué)生編號；課程表中的主關(guān)鍵字為課程編號；選課成績表中的主關(guān)鍵字為選課ID，它們也都具有惟一的值。5確定表之間的關(guān)系因為已經(jīng)將信息分配到各個表中，并且已定義了主鍵字段，所以需要通過某種方式告知Access如何以有意義的方法將相關(guān)信息重新結(jié)合到一起。如果進行上述操作，必須定義Access

10、數(shù)據(jù)庫中的表之間的關(guān)系。圖2-2顯示了“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中4個表之間的關(guān)系。如何定義表之間的關(guān)系，將在下面的章節(jié)中詳細介紹。圖2-2 “教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中表之間的關(guān)系6優(yōu)化設(shè)計在設(shè)計完需要的表、字段和關(guān)系后，就應(yīng)該檢查該設(shè)計并找出任何可能存在的不足。因為在現(xiàn)在改變數(shù)據(jù)庫的設(shè)計要比更改已經(jīng)填滿數(shù)據(jù)的表容易得多。用Access創(chuàng)建表，指定表之間的關(guān)系，并且在每個表中輸入充足的示例數(shù)據(jù)，以驗證設(shè)計。可創(chuàng)建查詢，以是否得到所需結(jié)果來驗證數(shù)據(jù)庫中的關(guān)系。創(chuàng)建窗體和報表的草稿，檢查顯示數(shù)據(jù)是否是所期望的。最后查找不需要的重復(fù)數(shù)據(jù)，并將其刪除。如發(fā)現(xiàn)問題，修改該設(shè)計。7輸入數(shù)據(jù)并創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫對象如果認為表

11、的結(jié)構(gòu)已達到了設(shè)計規(guī)則，就應(yīng)該繼續(xù)進行并且在表中添加所有已有的數(shù)據(jù)，然后就可以創(chuàng)建所需的任何查詢、窗體、報表、數(shù)據(jù)訪問頁、宏和模塊。2.1.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫有兩種方法，第一種是先建立一個空的數(shù)據(jù)庫，然后向其中添加表、查詢、窗體和報表等對象；第二種是使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А?，利用系統(tǒng)提供的模板進行一次操作來選擇數(shù)據(jù)庫類型，并創(chuàng)建所需要的表、窗體和報表。第一種方法比較靈活，但是用戶必須分別定義數(shù)據(jù)庫的每一個對象；第二種方法僅一次操作就可以創(chuàng)每建所需要的表、窗體和報表，這是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫最簡單的方法。1建空數(shù)據(jù)庫例2-2 建立“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫，并將建好的數(shù)據(jù)庫保存在D盤“Access例題”文件夾中。

12、(1)啟動Access，執(zhí)行“文件”/“新建”命令，在“任務(wù)窗格”中單擊“”項，這時屏幕上顯示如圖2-3所示的“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框。圖2-3 “文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框(2)在該對話框的“保存位置”框中找到D盤，再單擊按鈕，在打開的“新文件夾”對話框中名稱位置輸入“Access例題”，如圖2-4所示。然后單擊按鈕。圖2-4 “新文件夾”對話框(3)在“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框的“文件名”文本框中輸入“教學(xué)管理”，單擊按鈕。如圖2-5所示。這樣，就在指定的位置創(chuàng)建了一個空數(shù)據(jù)庫，接下來就可以添加各種數(shù)據(jù)庫對象了。注：建立空數(shù)據(jù)庫也可用工具欄上的“新建”按鈕圖2-5 確定保存位置和文件名創(chuàng)建空白數(shù)

13、據(jù)庫之后，必須執(zhí)行其他的步驟來定義組成數(shù)據(jù)庫的對象。2用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫例2-3 在D盤“Access例題”文件夾下利用“向?qū)А苯ⅰ敖虒W(xué)信息”數(shù)據(jù)庫。模板為“聯(lián)系人管理”，屏幕顯示樣式為“標(biāo)準(zhǔn)”、打印報表所用樣式為“正式”，指定數(shù)據(jù)庫標(biāo)題為“教學(xué)信息”，其它選項為默認值。(1)啟動Access，執(zhí)行“文件”/“新建”命令，在“任務(wù)窗格”中單擊“”項，單擊標(biāo)簽，這時屏幕上顯示如圖2-6所示的“模板”對話框。圖2-6 數(shù)據(jù)庫模板(2)選擇“聯(lián)系人管理”模板，然后單擊“”按鈕。(3)在“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框的“保存位置”框中找到D盤“Access例題”文件夾，再打開。(4)在“文件名”文

14、本框中輸入數(shù)據(jù)庫名稱“教學(xué)信息”，如圖2-7所示。圖2-7 確定保存位置和文件名(5)單擊按鈕，這時屏幕上將顯示“數(shù)據(jù)庫向?qū)А钡谝粋€對話框，如圖2-8所示。圖2-8 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А钡谝粋€對話框(6)單擊按鈕，屏幕上顯示“數(shù)據(jù)庫向?qū)А钡诙€對話框，不做任何更改。(7)單擊按鈕，屏幕上顯示“數(shù)據(jù)庫向?qū)А钡谌齻€對話框，選擇“標(biāo)準(zhǔn)”樣式。(8)單擊按鈕，屏幕上顯示“數(shù)據(jù)庫向?qū)А钡谒膫€對話框，選擇“正式”樣式。(9)單擊按鈕，屏幕上顯示“數(shù)據(jù)庫向?qū)А钡谖鍌€對話框，在文本框中輸入“教學(xué)信息”，如圖2-9所示。(10)單擊按鈕。“教學(xué)信息”的結(jié)構(gòu)框架就建立起來了。圖2-9 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А钡谖鍌€對話框2.1.

15、3 數(shù)據(jù)庫的簡單操作一、打開數(shù)據(jù)庫打開數(shù)據(jù)庫的方法：通過“打開”命令或工具欄的按鈕。打開數(shù)據(jù)庫的步驟如下：(1)單擊“文件”菜單中的“打開”命令或工具欄的按鈕。(2)單擊位置欄中的快捷方式，或在“查找范圍”下拉列表框中，單擊包含所需Access數(shù)據(jù)庫的驅(qū)動器或文件夾。(3)在文件夾列表中雙擊相應(yīng)的文件夾，直到打開包含所需數(shù)據(jù)庫的文件夾。如果找不到要打開的數(shù)據(jù)庫，單擊“工具”按鈕，然后單擊命令。在“查找”對話框中，鍵入其他搜索條件。如圖2-10所示。圖2-10 “打開”對話框(4)請執(zhí)行下列操作之一：u 如果要在多用戶環(huán)境下以共享方式打開數(shù)據(jù)庫，以便對數(shù)據(jù)庫進行讀寫操作，可單擊“打開”。u 若要

16、以獨占方式打開數(shù)據(jù)庫，單擊“打開”按鈕旁的箭頭，并單擊“以獨占方式打開”。u 若要以只讀訪問方式打開數(shù)據(jù)庫，以便可對其查看而不能對其編輯，單擊“打開”按鈕旁的箭頭，并單擊“以只讀方式打開”。u 如果要以只讀訪問方式打開數(shù)據(jù)庫，并且防止其他用戶打開，可單擊“打開”按鈕旁的箭頭，并單擊“以獨占只讀方式打開”。如圖2-11 所示圖2-11 “打開”對話框二、關(guān)閉數(shù)據(jù)庫當(dāng)完成了數(shù)據(jù)庫的操作之后，需要將它關(guān)閉。關(guān)閉數(shù)據(jù)庫的方法有如下幾種：(1)單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。(2)雙擊“數(shù)據(jù)庫”窗口左上角的“控制”菜單圖標(biāo)。(3)單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口左上角的“控制”菜單圖標(biāo)，從彈出的菜單中選擇“關(guān)

17、閉”命令。如圖2-12所示。圖2-12 “控制”菜單2.2建立表表是Access數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，是存儲數(shù)據(jù)的地方，其他數(shù)據(jù)庫對象，如查詢、窗體、報表等都是在表的基礎(chǔ)上建立并使用的，因此，它在數(shù)據(jù)庫中占有很重要的位置。為了使用Access管理數(shù)據(jù)，在空數(shù)據(jù)庫建好后，還要建立相應(yīng)的表。Access表由表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容兩部分構(gòu)成，先建立表結(jié)構(gòu)，之后才能向表中輸入數(shù)據(jù)。本節(jié)將詳細介紹表的建立，包括Access數(shù)據(jù)類型、建立表結(jié)構(gòu)、向表中輸入數(shù)據(jù)、字段屬性的設(shè)置以及建立表與表之間關(guān)系等內(nèi)容。2.2.1 Access數(shù)據(jù)類型用戶在設(shè)計表時，必須要定義表中字段使用的數(shù)據(jù)類型。Access常用的數(shù)據(jù)類型有：文本、

18、備注、數(shù)字、日期時間、貨幣、自動編號、是否、OLE對象、超級鏈接、查閱向?qū)У?。Access數(shù)據(jù)類型見表2-3。表2-3 Access數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型用 法大 小文本文本或文本與數(shù)字的組合，例如地址；也可以是不需要計算的數(shù)字，例如電話號碼、零件編號或郵編最多255個字符Microsoft Access只保存輸入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。設(shè)置“字段大小”屬性可控制可以輸入字段的最大字符數(shù)備注長文本及數(shù)字，例如備注或說明最多64,000個字符數(shù)字可用來進行算術(shù)計算的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，涉及貨幣的計算除外(使用貨幣類型)。設(shè)置“字段大小”屬性定義一個特定的數(shù)字類型1、24或8個字節(jié)。

19、日期/時間日期和時間8個字節(jié)貨幣貨幣值。使用貨幣數(shù)據(jù)類型可以避免計算時四舍五入。精確到小數(shù)點左方15位數(shù)及右方4位數(shù)8個字節(jié)自動編號在添加記錄時自動插入的惟一順序(每次遞增1)或隨機編號4個字節(jié)。是/否字段只包含兩個值中的一個，例如“是/否”、“真/假”、“開/關(guān)”1位OLE對象在其他程序中使用OLE協(xié)議創(chuàng)建的對象(例如Microsoft Word文檔、Microsoft Excel電子表格、圖像、聲音或其他二進制數(shù)據(jù))，可以將這些對象鏈接或嵌入到Microsoft Access表中。必須在窗體或報表中使用綁定對象框來顯示OLE對象最大可為1 GB(受磁盤空間限制)超級鏈接存儲超級鏈接的字段。

20、超級鏈接可以是UNC路徑或URL最多64,000個字符查閱向?qū)?chuàng)建允許用戶使用組合框選擇來自其他表或來自值列表中的值的字段。在數(shù)據(jù)類型列表中選擇此選項，將啟動向?qū)нM行定義與主鍵字段的長度相同，且該字段也是“查閱”字段；通常為4個字節(jié)注意：“數(shù)字”、“日期時間”、“貨幣”以及“是否”，這些數(shù)據(jù)類型提供預(yù)先預(yù)定義好的顯示格式?？梢詮拿恳粋€數(shù)據(jù)類型可用的格式中選擇所需的格式來設(shè)置“格式”屬性。也可以為所有的數(shù)據(jù)類型創(chuàng)建自定義顯示格式，但“OLE對象”數(shù)據(jù)類型除外。2.2.2建立表結(jié)構(gòu)建立表結(jié)構(gòu)有3種方法，一是在“數(shù)據(jù)表”視圖中直接在字段名處輸入字段名；二是使用“設(shè)計”視圖；三是通過“表向?qū)А眲?chuàng)建表結(jié)

21、構(gòu)。一、使用“數(shù)據(jù)表”視圖(1)如果還沒有切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口，可以按F11鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫窗口。(2)請單擊“對象”下的，然后單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。(3)雙擊“數(shù)據(jù)表視圖”選項，將顯示一個空數(shù)據(jù)表。(4)重新命名要使用的每一列：請雙擊列名，鍵入列的名稱，命名方式必須符合Access的對象命名規(guī)則，然后再按Enter鍵。(5)隨時可以插入新的列：單擊要在其右邊插入新列的列，然后單擊“插入”菜單中的“列”命令。按步驟4中的說明重新命名列的名稱。(6)在數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)。將每種數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的列中(在Access中，每一列稱作一個字段)。例如，如果正在輸入姓名，將名輸入

22、在名的字段中，而將姓輸入在另一個不同的字段中。如果輸入的是日期、時間或數(shù)字，請輸入一致的格式，這樣Access能為字段創(chuàng)建適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型及顯示格式。在保存數(shù)據(jù)表時，將刪除任何空字段。(7)在已經(jīng)將數(shù)據(jù)輸入到所有要使用的列后，單擊工具欄上的“保存”按鈕來保存數(shù)據(jù)表。(8)在保存表時，Access將詢問是否要創(chuàng)建一個主鍵。如果還沒有輸入能惟一標(biāo)識表中每一行的數(shù)據(jù)，如零件編號或ID編號，它將建議選擇“是”。如果已經(jīng)輸入能惟一標(biāo)識每一行的數(shù)據(jù)，可以指定此字段為主鍵。注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建數(shù)據(jù)表之前或之后，也可以隨時刪除列或重新排序列的順序。例2-4 在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中，使用“數(shù)據(jù)

23、表”視圖建立“教師”表，教師表結(jié)構(gòu)如表2-4所示。表2-4 教師表結(jié)構(gòu)字段名類型教師編號文本姓名文本性別文本工作時間日期/時間政治面目文本學(xué)歷文本職稱文本系別文本電話號碼文本二、使用“設(shè)計”視圖(1)雙擊“使用設(shè)計器創(chuàng)建表”，打開表“設(shè)計”視圖。(2)在“字段名稱”中輸入需要的字段名，在“字段類型”中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型。(3)定義完全部字段后，設(shè)置一個字段為主鍵。(4)單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時出現(xiàn)“另存為”對話框。(5)在“另存為”對話框中的“表名稱”中輸入表的名稱。(6)單擊“確定”按鈕。例2-5 在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中，使用“設(shè)計”視圖建立“學(xué)生”表，學(xué)生表結(jié)構(gòu)如圖2-13所示。圖

24、2-13 “學(xué)生”表結(jié)構(gòu)三、使用“表向?qū)А?1)如果還沒有切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口，可以按F11鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫窗口。(2)請單擊“對象”下的，然后單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。(3)雙擊“表向?qū)А边x項。(4)按照“表向?qū)А睂υ捒蛑械奶崾具M行操作。如果要修改或擴展結(jié)果表，在使用完表向?qū)Ш?，可以在“設(shè)計”視圖中進行修改或擴展操作。例2-6 在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中，使用“表向?qū)А眲?chuàng)建“選課成績”表，“選課成績”表結(jié)構(gòu)如圖2-14所示。圖2-14 “選課成績”表結(jié)構(gòu)2.2.3向表中輸入數(shù)據(jù)在建立了表結(jié)構(gòu)之后，就可以向表中輸入數(shù)據(jù)了。向表中輸入數(shù)據(jù)就好像在一張空白表格內(nèi)填寫內(nèi)容一樣簡單

25、。在Access中，可以利用“數(shù)據(jù)表”視圖直接輸入數(shù)據(jù)，也可以利用已有的表。一、使用“數(shù)據(jù)表”視圖直接輸入數(shù)據(jù)例2-7 在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中，向“學(xué)生”表中輸入兩條記錄，輸入內(nèi)容如表2-5所示。表2-5 學(xué)生表內(nèi)容學(xué)生編號姓名性別年齡入校日期團員否簡歷照片990402好生女181999-9-4No廣東順德990403徐克男201999-9-2Yes江西南昌n 介紹輸入照片的方法：新建圖片、已創(chuàng)建好的圖片二、獲取外部數(shù)據(jù)如果在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表時，所需建立的表已經(jīng)存在，那么只需將其導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫中即可?？梢詫?dǎo)入的表類型包括Access數(shù)據(jù)庫中的表、Excel、Louts和DBASE或Fox

26、Pro等數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序所創(chuàng)建的表，以及HTML文檔等。例2-8 將已經(jīng)建立的Excel文件“課程.xls”導(dǎo)入到“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中。2.2.4字段屬性的設(shè)置表中每個字段都有一系列的屬性描述。字段的屬性表示字段所具有的特性，不同的字段類型有不同的屬性，當(dāng)選擇某一字段時，“設(shè)計”視圖下部的“字段屬性”區(qū)就會依次顯示出該字段的相應(yīng)屬性。一、字段大小通過“字段大小”屬性，可以控制字段使用的空間大小。該屬性只適用于數(shù)據(jù)類型為“文本”或“數(shù)字”的字段。對于一個“文本”類型的字段，其字段大小的取值范圍是0255，默認為50，可以在該屬性框中輸入取值范圍內(nèi)的整數(shù)；對于一個“數(shù)字”型的字段，可以單擊“字段大小

27、”屬性框，然后單擊右側(cè)的向下箭頭按鈕，并從下拉列表中選擇一種類型。例2-9 將 “學(xué)生”表中“性別”字段的“字段大小”設(shè)置為1。注意：如果文本字段中已經(jīng)有數(shù)據(jù)，那么減小字段大小會丟失數(shù)據(jù)，Access將截去超出新限制的字符。如果在數(shù)字字段中包含小數(shù)，那么將字段大小設(shè)置為整數(shù)時，Access自動將小數(shù)取整。因此，在改變字段大小時要非常小心。二、格式“格式”屬性用來決定數(shù)據(jù)的打印方式和屏幕顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式選擇有所不同。例2-10 將“學(xué)生”表中“年齡”字段的“格式”設(shè)置為“整型”；“入校日期”字段的“格式”設(shè)置為“長日期”。三、默認值“默認值”是一個十分有用的屬性。在一個數(shù)據(jù)庫

28、中，往往會有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或含有相同的部分。例如：性別字段只有“男”和“女”兩種，這種情況就可以設(shè)置一個默認值。例2-11 將 “學(xué)生”表中的“性別”字段的“默認值”設(shè)置為“男”；“入校日期”字段的“默認值”設(shè)置為系統(tǒng)當(dāng)前日期。注意：設(shè)置默認值屬性時，必須與字段中所設(shè)的數(shù)據(jù)類型相匹配，否則會出現(xiàn)錯誤。四、有效性規(guī)則“有效性規(guī)則”是Access中另一個非常有用的屬性，利用該屬性可以防止非法數(shù)據(jù)輸入到表中。有效性規(guī)則的形式及設(shè)置目的隨字段的數(shù)據(jù)類型不同而不同。對“文本”類型字段，可以設(shè)置輸入的字符個數(shù)不能超過某一個值；對“數(shù)字”類型字段，可以讓Access只接受一定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)；對“日期時

29、間”類型的字段，可以將數(shù)值限制在一定的月份或年份以內(nèi)。例2-12 將“學(xué)生”表中“年齡”字段取值范圍設(shè)在1470之間。五、輸入掩碼在輸入數(shù)據(jù)時，如果希望輸入的格式標(biāo)準(zhǔn)保持一致，或希望檢查輸入時的錯誤，可以使用Access提供的“輸入掩碼向?qū)А眮碓O(shè)置一個輸入掩碼。對于大多數(shù)數(shù)據(jù)類型，都可以定義一個輸入掩碼。定義輸入掩碼屬性所使用的字符見表2-6。表2-6 輸入掩碼屬性所使用字符的含義字 符說 明0數(shù)字(0到9，必選項；不允許使用加號（+）和減號（-）)9數(shù)字或空格(非必選項；不允許使用加號和減號)#數(shù)字或空格(非必選項；空白將轉(zhuǎn)換為空格，允許使用加號和減號)L字母(A到Z，必選項)?字母(A到Z

30、，可選項)A字母或數(shù)字(必選項)a字母或數(shù)字(可選項)&任一字符或空格(必選項)C任一字符或空格(可選項). : ; - /十進制占位符和千位、日期和時間分隔符。(實際使用的字符取決于Windows“控制面板”的“區(qū)域設(shè)置”中指定的區(qū)域設(shè)置)<使其后所有的字符轉(zhuǎn)換為小寫>使其后所有的字符轉(zhuǎn)換為大寫!輸入掩碼從右到左顯示，輸入至掩碼的字符一般都是從左向右的?？梢栽谳斎胙诖a的任意位置包含嘆號使其后的字符顯示為原義字符?？捎糜趯⒃摫碇械娜魏巫址@示為原義字符(例如，A顯示為A)密碼將“輸入掩碼”屬性設(shè)置為“密碼”，以創(chuàng)建密碼輸入項文本框。文本框中鍵入的任何字符都按原字符保存，但顯

31、示為星號(*)表2-7顯示了一些有用的輸入掩碼以及可以在其中輸入的數(shù)值類型：表2-7 輸入掩碼示例輸入掩碼示例數(shù)值(000) 000-0000(206) 555-0248(999) 999-9999(206) 555-0248( ) 555-0248#999-202000>L?L?000L0GREENGR339M3MAY R 452B7>L0L 0L0T2F 8M400000-999998115-98115-3007>L<? MariaBrendan(000) AAA-AAAA(206) 555-TELE(000) aaa-aaaa(206) 55-TEL&a

32、mp;&&dFg8 a3tyCCC3ySSN 000-00-0000SSN 555-55-5555>LL00000-0000DB51392-0493LLLAEFGA(最后一個字母只能是A)LLLBEFGB(最后一個字母只能是B)PASSWORDEFGB顯示為*2.2.5建立表之間的關(guān)系一、表間關(guān)系的概念在Access中，每個表都是數(shù)據(jù)庫中一個獨立的部分，它們本身具有很多的功能，但是每個表又不是完全孤立的部分，表與表之間可能存在著相互的聯(lián)系。表之間有3種關(guān)系，分別為：一對多關(guān)系、多對多關(guān)系和一對一關(guān)系。(1)一對多關(guān)系是最普通的一種關(guān)系。在這種關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B

33、表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。(2)在多對多關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要創(chuàng)建這種關(guān)系，需要定義第三個表，稱為結(jié)合表，它的主鍵由A表和B表的外部鍵組成。(3)在一對一關(guān)系中，A表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相關(guān)列都是主鍵或都具有惟一約束，則可以創(chuàng)建一對一關(guān)系。二、參照完整性參照完整性是一個規(guī)則系統(tǒng)，能確保相關(guān)表行之間關(guān)系的有效性，并且確保不會在無意之中刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。當(dāng)實施參照完整性時，必須遵守以下規(guī)則：(1)如果在相關(guān)表的主鍵中沒有某個值，則不能在相關(guān)表的外部鍵列中輸入該值。但是，可以在外部鍵列中輸入一個Null值。(2)

34、如果某行在相關(guān)表中存在相匹配的行，則不能從一個主鍵表中刪除該行。(3)如果主鍵表的行具有相關(guān)性，則不能更改主鍵表中的某個鍵的值。當(dāng)符合下列所有條件時，才可以設(shè)置參照完整性：(1)主表中的匹配列是一個主鍵或者具有惟一約束。(2)相關(guān)列具有相同的數(shù)據(jù)類型和大小。(3)兩個表屬于相同的數(shù)據(jù)庫。三、建立表間的關(guān)系當(dāng)想讓兩個表共享數(shù)據(jù)時，可以創(chuàng)建兩個表之間的關(guān)系?？梢栽谝粋€表中存儲數(shù)據(jù)，但讓兩個表都能使用這些數(shù)據(jù)。也可以創(chuàng)建關(guān)系，在相關(guān)表之間實施參照完整性。在創(chuàng)建關(guān)系之前，必須先在至少一個表中定義一個主鍵或惟一約束。然后使主鍵列與另一個表中的匹配列相關(guān)。創(chuàng)建了關(guān)系之后，那些匹配列變?yōu)橄嚓P(guān)表的外部鍵。創(chuàng)建

35、表之間的關(guān)系步驟如下：(1)在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊工具欄上的“關(guān)系”按鈕，再單擊“顯示表”按鈕，打開“顯示表”對話框。從中選擇加入要建立關(guān)系的表。(2)然后關(guān)閉“顯示表”對話框。(3)從某個表中將所要的相關(guān)字段拖動到其他相關(guān)表中的相關(guān)字段。這時屏幕會顯示“編輯關(guān)系”對話框。檢查顯示兩個列中的字段名稱以確保存正確性。(4)若需要，可單擊“實施參照完整性”復(fù)選框，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕。(5)所有的關(guān)系建好后，單擊關(guān)系窗口的“關(guān)閉”按鈕，這時Access詢問是否保存布局的更改，單擊“是”按鈕。關(guān)系的主鍵一方表示為鑰匙符號。在一對一關(guān)系中，初始化關(guān)系的表確定了主鍵一方。對于一對一關(guān)系，關(guān)系的外部鍵一方表

36、示為鑰匙符號；對于一對多關(guān)系，關(guān)系的外部鍵一方表示為無限符號。例2-13 定義“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中4個表之間的關(guān)系，并設(shè)置實施參照完整性。2.3維護表為了使數(shù)據(jù)庫中的表在結(jié)構(gòu)上更合理，內(nèi)容更新，使用更有效，就需要經(jīng)常對表進行維護。本節(jié)將詳細介紹維護表的基本操作，包括表結(jié)構(gòu)的修改、表內(nèi)容的完善、表格式的調(diào)整及表的其他操作等內(nèi)容。2.3.1 打開和關(guān)閉表一、打開表(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的(2)單擊要打開的表的名稱。(3)如果要在“設(shè)計”視圖打開表，單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的。如果要在“數(shù)據(jù)表”視圖打開表，單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的。注意：打開表后，只需單擊工具欄上的“視圖”按

37、鈕，即可輕易地在兩種視圖之間進行切換。二、關(guān)閉表表的操作結(jié)束后，應(yīng)該將其關(guān)閉。不管表是處于“設(shè)計”視圖狀態(tài)，還是處于“數(shù)據(jù)表”視圖狀態(tài)，單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令或單擊窗口的“關(guān)閉窗口”按鈕都可以將打開的表關(guān)閉。在關(guān)閉表時，如果曾對表的結(jié)構(gòu)或布局進行過修改，Access會顯示一個提示框，詢問用戶是否保存所做的修改。例2-14 在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開“學(xué)生”表。在“設(shè)計”視圖中打開“學(xué)生”表。操作完成后關(guān)閉此表。2.3.2 修改表的結(jié)構(gòu)修改表結(jié)構(gòu)的操作主要包括增加字段、刪除字段、修改字段、重新設(shè)置字段等。修改表結(jié)構(gòu)只能在“設(shè)計”視圖中完成。一、添加字段在表中添加一個新字段不會影響其他字段和

38、現(xiàn)有的數(shù)據(jù)。但利用該表建立的查詢、窗體或報表，新字段是不會自動加入的，需要手工添加上去。例2-15 在“教師”表的“系別”和“電話號碼”字段之間增加一個字段“主講課程”。二、修改字段修改字段包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、說明等。例2-16 將“教師”表的“系別”字段名稱改為“所在系部”，在“說明”欄輸入“系部及具體教研室”內(nèi)容。三、刪除字段如果所刪除字段的表為空，就會出現(xiàn)刪除提示框；如果表中含有數(shù)據(jù)，不僅會出現(xiàn)提示框需要用戶確認，而且還會將利用該表所建立的查詢、窗體或報表中的該字段刪除，即刪除字段時，還要刪除整個Access中對該字段的使用。例2-17 將“教師”表的 “主講課程”字段刪除。四

39、、重新設(shè)置關(guān)鍵字如果原定義的主關(guān)鍵字不合適，可以重新定義。重新定義主關(guān)鍵字需要先刪除原主關(guān)鍵字，然后再定義新的主關(guān)鍵字。2.3.3編輯表的內(nèi)容一、定位記錄數(shù)據(jù)表中有了數(shù)據(jù)后，修改是經(jīng)常要做的操作，其中定位和選擇記錄是首要的任務(wù)。常用的記錄定位方法有兩種：一是用記錄號定位，二是用快捷鍵定位?？旖萱I及其定位功能見表2-8。表2-8 快捷鍵及其定位功能快 捷 鍵定位功能Tab 回車 右箭頭下一字段Shift+Tab 左箭頭上一字段Home當(dāng)前記錄中的第一個宇段End當(dāng)前記錄中的最后一個字段Ctrl+上箭頭第一條記錄中的當(dāng)前字段Ctrl+下箭頭最后一條記錄中的當(dāng)前字段Ctrl+Home第一條記錄中的第

40、一字段Ctrl+End最后一條記錄中的最后一個字段上箭頭上一條記錄中的當(dāng)前字段下箭頭下一條記錄中的當(dāng)前字段PgDn下移一屏PgUp上移一屏Ctrl+PgDn左移一屏Ctrl+PgUp右移一屏二、選擇記錄選擇記錄是指選擇用戶所需要的記錄。用戶可以在“數(shù)據(jù)表”視圖下使用鼠標(biāo)或鍵盤兩種方法選擇數(shù)據(jù)范圍。三、添加記錄在已經(jīng)建立的表中，添加新的記錄。四、刪除記錄刪除表中出現(xiàn)的不需要的記錄。五、修改數(shù)據(jù)在已建立的表中，修改出現(xiàn)錯誤的數(shù)據(jù)。六、復(fù)制數(shù)據(jù)在輸入或編輯數(shù)據(jù)時，有些數(shù)據(jù)可能相同或相似，這時可以使用復(fù)制和粘貼操作將某些字段中的部分或全部數(shù)據(jù)復(fù)制到另一個字段中。2.3.4調(diào)整表的外觀調(diào)整表的結(jié)構(gòu)和外觀

41、是為了使表看上去更清楚、美觀。調(diào)整表格外觀的操作包括：改變字段次序、調(diào)整字段顯示寬度和高度、隱藏列和顯示列、凍結(jié)列、設(shè)置數(shù)據(jù)表格式、改變字體顯示等。一、改變字段次序在缺省設(shè)置下，通常Access顯示數(shù)據(jù)表中的字段次序與它們在表或查詢中出現(xiàn)的次序相同。但是，在使用“數(shù)據(jù)表”視圖時，往往需要移動某些列來滿足查看數(shù)據(jù)的要求。此時，可以改變字段的顯示次序。例2-18 將“教師”表中“姓名”字段和“教師編號”字段位置互換。具體操作步驟如下：(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”對象中，雙擊“教師”表。(2)將鼠標(biāo)指針定位在“姓名”字段列的字段名上，鼠標(biāo)指針會變成一個粗體黑色下箭頭，單擊鼠標(biāo)左鍵。(3)將鼠標(biāo)放在

42、“姓名”字段列的字段名上，然后按下鼠標(biāo)左鍵并拖動鼠標(biāo)到“教師編號”字段前，釋放鼠標(biāo)左鍵。使用這種方法，可以移動任何單獨的字段或者所選的字段組。移動“數(shù)據(jù)表”視圖中的字段，不會改變表“設(shè)計”視圖中字段的排列順序，而只是改變字段在“數(shù)據(jù)表”視圖下字段的顯示順序。二、調(diào)整字段顯示寬度和高度在所建立的表中，有時由于數(shù)據(jù)過長，數(shù)據(jù)顯示被遮??；有時由于數(shù)據(jù)設(shè)置的字號過大，數(shù)據(jù)顯示在一行中被切斷。為了能夠完整地顯示字段中的全部數(shù)據(jù)，可以調(diào)整字段顯示的寬度或高度。1調(diào)整字段顯示高度調(diào)整字段顯示高度有兩種方法：鼠標(biāo)和菜單命令。n 使用鼠標(biāo)如下：(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”對象下，雙擊所需的表。(2)將鼠標(biāo)指針

43、放在表中任意兩行選定器之間，這時鼠標(biāo)指針變?yōu)殡p箭頭。(3)按住鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)上、下移動，當(dāng)調(diào)整到所需高度時，松開鼠標(biāo)左鍵。n 使用菜單命令調(diào)整字段顯示高度的操作步驟如下：(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”對象下，雙擊所需的表。(2)單擊“數(shù)據(jù)表”中的任意單元格。(3)單擊“格式”菜單中的“行高”命令，這時屏幕上出現(xiàn)“行高”對話框。(4)在該對話框的“行高”文本框內(nèi)輸入所需的行高值。(5)單擊“確定”按鈕。改變行高后，整個表的行高都得到了調(diào)整。2調(diào)整字段顯示列寬與調(diào)整字段顯示高度的操作一樣，調(diào)整寬度也有兩種方法，即鼠標(biāo)和菜單命令。使用鼠標(biāo)調(diào)整時，首先將鼠標(biāo)指針放在要改變寬度的兩列字段名中間，當(dāng)鼠

44、標(biāo)指針變?yōu)殡p箭頭時，按住鼠標(biāo)左鍵，并拖動鼠標(biāo)左、右移動，當(dāng)調(diào)整到所需寬度時，松開鼠標(biāo)左鍵。在拖動字段列中間的分隔線時，如果將分隔線拖動超過下一個字段列的右邊界時，將會隱藏該列。使用菜單命令調(diào)整時，先選擇要改變寬度的字段列，然后執(zhí)行“格式”菜單中的“列寬”命令，并在打開的“列寬”對話框中輸入所需的高度，單擊“確定”按鈕。如果在“列寬”對話框中輸入值為“0”，則會將該字段列隱藏。重新設(shè)定列寬不會改變表中字段的“字段大小”屬性所允許的字符數(shù)，它只是簡單地改變字段列所包含數(shù)據(jù)的顯示寬度。三、隱藏列和顯示列在“數(shù)據(jù)表”視圖中，為了便于查看表中的主要數(shù)據(jù)，可以將某些字段列暫時隱藏起來，需要時再將其顯示出來

45、。1隱藏某些字段列例2-19 將“學(xué)生”表中的“性別”字段列隱藏起來。具體的操作步驟如下：(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”對象下，雙擊“學(xué)生”表。(2)單擊“性別”字段選定器。如果要一次隱藏多列，單擊要隱藏的第一列字段選定器，然后按住鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)到達最后一個需要選擇的列。(3)單擊“格式”菜單中的“隱藏列”命令。這時，Access就將選定的列隱藏起來。2顯示隱藏的列如果希望將隱藏的列重新顯示出來，操作步驟如下：(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”對象下，雙擊“學(xué)生”表。(2)單擊“格式”菜單中的“取消隱藏列”命令，在“列”列表中選中要顯示列的復(fù)選框。(3)單擊“關(guān)閉”按鈕。這樣，就可以將被隱藏的

46、列重新顯示在數(shù)據(jù)表中。四、凍結(jié)列在通常的操作中，常常需要建立比較大的數(shù)據(jù)庫表，由于表過寬，在“數(shù)據(jù)表”視圖中，有些關(guān)鍵的字段值因為水平滾動后無法看到，影響了數(shù)據(jù)的查看。例如，“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中的“教師”表，由于字段數(shù)比較多，當(dāng)查看“教師”表中的“聯(lián)系電話”字段值時，“姓名”字段已經(jīng)移出了屏幕，因而不能知道是哪位教師的聯(lián)系電話，如圖2-15所示。解決這一問題的最好方法是利用Access提供的凍結(jié)列功能。圖2-15 凍結(jié)前的“數(shù)據(jù)表”視圖在“數(shù)據(jù)表”視圖中，凍結(jié)某字段列或某幾個字段列后，無論用戶怎樣水平滾動窗口，這些字段總是可見的，并且總是顯示在窗口的最左邊。例2-20 凍結(jié)“教師”表中的“姓名

47、”列，具體的操作步驟如下：(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”對象下，雙擊“教師”表。(2)選定要凍結(jié)的字段，單擊“姓名”字段選定器。(3)單擊“格式”菜單中的“凍結(jié)列”命令。此時水平滾動窗口時，可以看到“姓名”字段列始終顯示在窗口的最左邊。當(dāng)不再需要凍結(jié)列時，可以取消。取消的方法是單擊“格式”菜單中的“取消對所有列的凍結(jié)”命令。五、設(shè)置數(shù)據(jù)表格式在“數(shù)據(jù)表”視圖中，一般在水平方向和垂直方向都顯示網(wǎng)格線，網(wǎng)格線采用銀色，背景采用白色。但是，用戶可以改變單元格的顯示效果，也可以選擇網(wǎng)格線的顯示方式和顏色，表格的背景顏色等。設(shè)置數(shù)據(jù)表格式的操作步驟如下：(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”對象下，雙擊要打開的

48、表。(2)單擊“格式”菜單中的“數(shù)據(jù)表”命令，在該對話框中，用戶可以根據(jù)需要選擇所需的項目。最后單擊“確定”按鈕。例如，如果要去掉水平方向的網(wǎng)格線，可以取消“網(wǎng)格線顯示方式”框中的“水平方向”復(fù)選框。如果要將背景顏色變?yōu)椤八{色”，單擊“背景顏色”下拉列表框中的右側(cè)向下箭頭按鈕，并從彈出的列表中選擇藍色。如果要使單元格在顯示時具有“凸起”效果，可以在“單元格效果”框中選中“凸起”單選項，當(dāng)選擇了“凸起”或“凹陷”單選項后，不能再對其他選項進行設(shè)置。六、改變字體顯示為了使數(shù)據(jù)的顯示美觀清晰、醒目突出，用戶可以改變數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的字體、字型和字號。例2-21 將“學(xué)生”表設(shè)置為如圖2-16所示的格式，

49、其中字體為楷體_GB2312、字號為5號、字型為斜體，顏色為藏青色。圖2-16 設(shè)置字體2.4操作表一般情況下，在用戶創(chuàng)建了數(shù)據(jù)庫和表以后，都需要對它們進行必要的操作。例如，查找或替換指定的文本、排列表中的數(shù)據(jù)、篩選符合指定條件的記錄等。實際上，這些操作在Access的“數(shù)據(jù)表”視圖中非常容易完成。為了使用戶能夠了解在數(shù)據(jù)庫中操作表中數(shù)據(jù)的方法，本節(jié)將詳細介紹在表中查找數(shù)據(jù)、替換指定的文本、改變記錄的顯示順序以及篩選指定條件的記錄。2.4.1 查找數(shù)據(jù)在操作數(shù)據(jù)庫表時，如果表中存放的數(shù)據(jù)非常多，那么當(dāng)用戶想查找某一數(shù)據(jù)時就比較困難。在Access中，查找或替換所需數(shù)據(jù)的方法有很多，不論是查找特

50、定的數(shù)值、一條記錄，還是一組記錄，可以通過滾動數(shù)據(jù)表或窗體，也可以在記錄編號框中鍵入記錄編號來查找記錄。使用“查找”對話框，可以尋找特定記錄或查找字段中的某些值。在Access找到要查找的項目時，可以在找到的各條記錄間瀏覽。在“查找和替換”對話框中，可以使用通配符，見表2-9。表2-9 通配符的用法字 符用 法示 例*與任何個數(shù)的字符匹配，它可以在字符串中，當(dāng)做第一個或最后一個字符使用wh*可以找到what、white和why?與任何單個字母的字符匹配b?ll可以找到ball、bell和bill與方括號內(nèi)任何單個字符匹配baell可以找到ball和bell，但找不到bill!匹配任何不在括號之

51、內(nèi)的字符b!aell可以找到bill和bull，但找不到bell-與范圍內(nèi)的任何一個字符匹配。必須以遞增排序次序來指定區(qū)域(A到Z，而不是Z到A)ba-cd可以找到bad、bbd和bcd#與任何單個數(shù)字字符匹配1#3可以找到103、113、123注意：(1)通配符是專門用在文本數(shù)據(jù)類型中的，雖然有時候也可以成功地使用在其他數(shù)據(jù)類型中。(2)在使用通配符搜索星號(*)、問號(?)、數(shù)字號碼(#)、左方括號()或減號(-)時，必須將搜索的項目放在方括號內(nèi)。例如：搜索問號，請在“查找”對話框中輸入?符號。如果同時搜索減號和其他單詞時，請在方括號內(nèi)將減號放置在所有字符之前或之后(但是，如果有驚嘆號(!)，請在方括號內(nèi)將減號放置在驚嘆號之后)。如果在搜索驚嘆號(!)或右方括號()時，不需要將其放在方括號內(nèi)。(3)必須將左、右方括號放在下一層方括號中()，才能同時搜索一對左、右方括號()，否則Access會將這種組合作為一個空字符串處理。例2-22 查找“學(xué)生”表中“性別”為“男”的學(xué)生記錄。例2-23 查找“學(xué)生”表中“姓名”字段為空值的記錄。2.4.2 替換數(shù)據(jù)可以將出現(xiàn)的全部指定內(nèi)容一起查找出來，或一次查找一個。如果要查