淺談房產(chǎn)檔案數(shù)字化的應用與實踐

1、淺談房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的應用一、 房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化建設的重要性近幾年,常熟房地產(chǎn)開發(fā)建設領域發(fā)展迅速，房產(chǎn)檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍資料和其他檔案材料進行接收、掃描、整理入庫。保證產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案信息的完整。因此房產(chǎn)檔案館已成為信息采集、存儲、管理、傳輸?shù)囊粋€中心。而隨著計算機的發(fā)展和普及，房地產(chǎn)行業(yè)也逐步進入信息化管理，這對房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍的管理的要求也越來越高,而建立加強房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設也是必然的發(fā)展趨勢二、房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的主要內容檔案信息數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，

2、它可以把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，可以結合網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。 房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化是房產(chǎn)檔案數(shù)字信息建設的最基礎的工作，就是將傳統(tǒng)栽體的檔案經(jīng)高科技技術加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索。這項建設可以為房產(chǎn)檔案信息服務開創(chuàng)一個新的環(huán)境，為提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平提供一個很好的數(shù)字平臺，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。三、房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的具體組成部分(一) 檔案掃描儀器的要求（1）檔案信息數(shù)字化一般采用掃描方式

3、為主進行。以我們現(xiàn)在使用的佳能掃描儀CR-2510C為例，要求掃描儀每一頁的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動進紙并檢測重張。按國家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數(shù)字化后成品不能有黑邊、畸變、出現(xiàn)陰影，字跡不能有變形、模糊現(xiàn)象。（2）當影像文件的清晰度不佳時，應根據(jù)實際情況調整掃描分辨率及其他相關參數(shù)。（3）掃描影像的優(yōu)化處理：根據(jù)掃描資料的實際情況選擇合理的影像處理參數(shù)、對比度及亮度參數(shù)，同時對掃描后形成的影像文件

4、進行調整頁邊距、旋轉、糾斜、修補（已完成的數(shù)字化檔案文件不能修補）等影像優(yōu)化工作，保證處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。 (二)檔案掃描的具體操作流程房產(chǎn)檔案掃描項目的每部分工作包括了許多項詳細的工作內容，只有在完成前一項工作后才能進行下一步工作。下面就結合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說明：1、檔案分類整理首先按要求把同一房產(chǎn)檔案中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。文件區(qū)分的普通原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對于不同類別的檔案的規(guī)定和要求都不同，所以在建檔時各種收件就不同，主要表現(xiàn)在收件標準不統(tǒng)一、各類表格名稱不同、檔案組卷排序不統(tǒng)一、檔案紙

5、張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準確的區(qū)分開來。2、拆除裝訂物在不影響檔案掃描工作的進行，應先拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對于破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。3、保證實體檔案的原始性對易破、易損、易脆的紙質檔案必須進行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質，申請表、協(xié)議書、合同書等多頁組成的檔案整頁掃描后會造成頁號排序混亂所以在掃描前都應該拆成單頁掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統(tǒng)一，也能使檔案掃描后裝檔案袋

6、時有一個完整的統(tǒng)一性。通過實物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過程與目錄管理實現(xiàn)對應連接的關系。4、 整理順序在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述順序對檔案進行適當整理后放入掃描儀掃描：1 目錄2 房屋所有權證3 房屋平面圖（包括權屬附圖，分戶平面圖，規(guī)劃圖）4 各類申請表5 身份證明（當事人有效身份證件；單位營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書或組織機構代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權委托書及代理人身份證件）6 交驗的權屬證件文書（房屋權屬證書、國有土地使用權證；商品房買賣合同；商品房銷售發(fā)票；商品房結算清單；契稅稅票及其它完稅證明）7 交驗的其他證件文書；（有

7、關竣工驗收證明材料和其他必要材料）8 其他材料（收件收據(jù)）以上操作使得掃描編碼時方便整理，簡化掃描時間，確保檔案信息數(shù)字化質量。4、掃描后各類文件的編碼分類為了規(guī)范檔案中的各項目錄和內容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類別進行代碼命名，包括確定檔案目錄進入檔案數(shù)據(jù)庫中便于查找：目錄編碼代號為 “0000” 一房屋所有權證編碼代號為“C”一房屋平面圖編碼代號為 “T”一各類申請表編碼代號為“S”一當事人身份證件編碼代號為“R”一交驗的權屬證件文書編碼代號為“Z”一交驗的其他證件文書編碼代號為“Y”一其他材料編碼代號為“0002”。5、將數(shù)據(jù)提交入虛擬數(shù)據(jù)庫6、導入虛擬數(shù)據(jù)庫之后可以對照上下卷

8、的檔案材料做對應的校對和質量檢查，檢查無誤后導入終端電子數(shù)據(jù)庫。7、完成掃描導入后將檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，各環(huán)節(jié)和工作人員相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的、審核工作。二、實行房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的意義1、使檢索查詢更為便捷傳統(tǒng)的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，要找出所需的檔案來，然后根據(jù)電子數(shù)據(jù)庫的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，在掃描上傳后能盡快進行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細更完整的數(shù)據(jù)信息，為網(wǎng)上審批提供很大的便利。提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要