淺談房產(chǎn)檔案數(shù)字化的應(yīng)用與實(shí)踐

1、淺談房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的應(yīng)用一、 房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要性近幾年,常熟房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)領(lǐng)域發(fā)展迅速，房產(chǎn)檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料和其他檔案材料進(jìn)行接收、掃描、整理入庫。保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息的完整。因此房產(chǎn)檔案館已成為信息采集、存儲(chǔ)、管理、傳輸?shù)囊粋€(gè)中心。而隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，房地產(chǎn)行業(yè)也逐步進(jìn)入信息化管理，這對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的管理的要求也越來越高,而建立加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)也是必然的發(fā)展趨勢(shì)二、房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，

2、它可以把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，可以結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。 房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化是房產(chǎn)檔案數(shù)字信息建設(shè)的最基礎(chǔ)的工作，就是將傳統(tǒng)栽體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索。這項(xiàng)建設(shè)可以為房產(chǎn)檔案信息服務(wù)開創(chuàng)一個(gè)新的環(huán)境，為提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平提供一個(gè)很好的數(shù)字平臺(tái)，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。三、房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的具體組成部分(一) 檔案掃描儀器的要求（1）檔案信息數(shù)字化一般采用掃描方式

3、為主進(jìn)行。以我們現(xiàn)在使用的佳能掃描儀CR-2510C為例，要求掃描儀每一頁的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時(shí)輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動(dòng)進(jìn)紙并檢測(cè)重張。按國(guó)家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲(chǔ)和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數(shù)字化后成品不能有黑邊、畸變、出現(xiàn)陰影，字跡不能有變形、模糊現(xiàn)象。（2）當(dāng)影像文件的清晰度不佳時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整掃描分辨率及其他相關(guān)參數(shù)。（3）掃描影像的優(yōu)化處理：根據(jù)掃描資料的實(shí)際情況選擇合理的影像處理參數(shù)、對(duì)比度及亮度參數(shù)，同時(shí)對(duì)掃描后形成的影像文件

4、進(jìn)行調(diào)整頁邊距、旋轉(zhuǎn)、糾斜、修補(bǔ)（已完成的數(shù)字化檔案文件不能修補(bǔ)）等影像優(yōu)化工作，保證處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。 (二)檔案掃描的具體操作流程房產(chǎn)檔案掃描項(xiàng)目的每部分工作包括了許多項(xiàng)詳細(xì)的工作內(nèi)容，只有在完成前一項(xiàng)工作后才能進(jìn)行下一步工作。下面就結(jié)合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說明：1、檔案分類整理首先按要求把同一房產(chǎn)檔案中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。文件區(qū)分的普通原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對(duì)于不同類別的檔案的規(guī)定和要求都不同，所以在建檔時(shí)各種收件就不同，主要表現(xiàn)在收件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各類表格名稱不同、檔案組卷排序不統(tǒng)一、檔案紙

5、張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準(zhǔn)確的區(qū)分開來。2、拆除裝訂物在不影響檔案掃描工作的進(jìn)行，應(yīng)先拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對(duì)于破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。3、保證實(shí)體檔案的原始性對(duì)易破、易損、易脆的紙質(zhì)檔案必須進(jìn)行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質(zhì)，申請(qǐng)表、協(xié)議書、合同書等多頁組成的檔案整頁掃描后會(huì)造成頁號(hào)排序混亂所以在掃描前都應(yīng)該拆成單頁掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統(tǒng)一，也能使檔案掃描后裝檔案袋

6、時(shí)有一個(gè)完整的統(tǒng)一性。通過實(shí)物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過程與目錄管理實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)連接的關(guān)系。4、 整理順序在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述順序?qū)n案進(jìn)行適當(dāng)整理后放入掃描儀掃描：1 目錄2 房屋所有權(quán)證3 房屋平面圖（包括權(quán)屬附圖，分戶平面圖，規(guī)劃圖）4 各類申請(qǐng)表5 身份證明（當(dāng)事人有效身份證件；單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書或組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權(quán)委托書及代理人身份證件）6 交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書（房屋權(quán)屬證書、國(guó)有土地使用權(quán)證；商品房買賣合同；商品房銷售發(fā)票；商品房結(jié)算清單；契稅稅票及其它完稅證明）7 交驗(yàn)的其他證件文書；（有

7、關(guān)竣工驗(yàn)收證明材料和其他必要材料）8 其他材料（收件收據(jù)）以上操作使得掃描編碼時(shí)方便整理，簡(jiǎn)化掃描時(shí)間，確保檔案信息數(shù)字化質(zhì)量。4、掃描后各類文件的編碼分類為了規(guī)范檔案中的各項(xiàng)目錄和內(nèi)容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類別進(jìn)行代碼命名，包括確定檔案目錄進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫中便于查找：目錄編碼代號(hào)為 “0000” 一房屋所有權(quán)證編碼代號(hào)為“C”一房屋平面圖編碼代號(hào)為 “T”一各類申請(qǐng)表編碼代號(hào)為“S”一當(dāng)事人身份證件編碼代號(hào)為“R”一交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書編碼代號(hào)為“Z”一交驗(yàn)的其他證件文書編碼代號(hào)為“Y”一其他材料編碼代號(hào)為“0002”。5、將數(shù)據(jù)提交入虛擬數(shù)據(jù)庫6、導(dǎo)入虛擬數(shù)據(jù)庫之后可以對(duì)照上下卷

8、的檔案材料做對(duì)應(yīng)的校對(duì)和質(zhì)量檢查，檢查無誤后導(dǎo)入終端電子數(shù)據(jù)庫。7、完成掃描導(dǎo)入后將檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)和工作人員相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的、審核工作。二、實(shí)行房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的意義1、使檢索查詢更為便捷傳統(tǒng)的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，要找出所需的檔案來，然后根據(jù)電子數(shù)據(jù)庫的記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，在掃描上傳后能盡快進(jìn)行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細(xì)更完整的數(shù)據(jù)信息，為網(wǎng)上審批提供很大的便利。提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要