大型會議執(zhí)行培訓-之二場地考察

1、2017之二場地考察本教程所講內容來自個人工作經(jīng)驗總結以及互聯(lián)網(wǎng)分享，如有不到之處請不吝指教！流程安排是流程安排是綱領，前期綱領，前期準備是基礎準備是基礎 合作執(zhí)行是合作執(zhí)行是關鍵，控制關鍵，控制應變是保障應變是保障 細節(jié)的把控決定細節(jié)的把控決定效果，后期效果，后期跟蹤是超越的所在跟蹤是超越的所在說在開篇需要資料需要資料：會議時間、會議舉辦的城市（具體到城市的某個區(qū)域或者風景區(qū)、展覽館等重要位置）、會議規(guī)劃（主會場、分會場、日程規(guī)劃、住宿、用餐）調研方式調研方式：網(wǎng)絡調研（酒店哥哥、百度），獲取酒店基本信息，在考慮范圍內在聯(lián)系酒店銷售，收集具體信息調研內容調研內容：根據(jù)會議需求，確認酒店是否在

2、客戶想要地點？酒店是否可以承接本次會議？ 會場、展位、注冊區(qū)、貴賓區(qū)、指引、展示區(qū)域、房間、餐飲、交通、周邊環(huán)境調研重點調研重點：尺寸、數(shù)量、價格、距離會議室：會議室：一般選常用會議室或者宴會廳 判斷宴會廳是否可用由會場面積、擺臺方式、人數(shù)三會場面積、擺臺方式、人數(shù)三方面因素決定擺臺方式分為擺臺方式分為：劇院式、課桌式、圓桌式、U型、回字型、魚骨式、董事會、酒會場地勘測的工具場地勘測的工具：卷尺、場地勘察表、相機（手機）、黑水筆注：在實際的會議或活動中是根據(jù)客戶的需要進行布置，我們有匠心獨具的會議策劃和成熟豐富的會議執(zhí)行經(jīng)驗，會根據(jù)會議的主題設計布置一個別具一格的會議場地。場地勘測的重要場地勘

3、測的重要因素因素課桌式：1人=2.5U型：1人=3第一排至舞臺的距離3mLED距墻面的距離2m周邊環(huán)境：機場、火車站、汽車站交通 會議酒店3KM范圍內的同級別酒店或低級別的酒店考察附近交通、 餐飲、打印店會議酒店火車站機場機場的位置，距會場的距離行程，是否有機場大巴？機場的出口，有幾個航站樓？航站樓之間的距離，乘車方式？停車場的位置，距離？當?shù)赜袔讉€火車站？高鐵站？位置、距離，駕車時間、出口？停車場的位置、距離？汽車站當?shù)赜袔讉€汽車站？位置、距離，駕車時間、出口？附近3KM的酒店，供普通參會專家入住，房型、價格、距離，停車場、是否可以擺放展架？24小時打印店餐館文具店一、劇院式一、劇院式在會場

4、內面向舞臺或講臺方向擺放成排座椅，中間留有過道。說明：此種擺臺形式是在有限場地內使容納人數(shù)達到最多的擺臺形式，像電影院一樣參會者每人一把座椅;二、課桌式二、課桌式 在會場面向舞臺或講臺的方向，像教室一樣擺放成排的桌椅，中間留有過道。說明說明：桌椅間距可根據(jù)會場實際情況調整，參會者可在課桌上放置資料或記錄筆記;三、圓桌式三、圓桌式桌子使用中式圓桌，圍繞圓桌擺放座椅，常用于宴會的擺臺。桌與桌之間留有過道。說明：用于宴會擺臺時除了主桌之外，其它圓桌沒有擺臺方向的區(qū)分，若為分組討論則采用背對舞 臺方向不放置座椅;四、四、U U型型將桌子連接著擺放成長方形(中空)，在長方形的一端不擺放桌(開口)，椅子擺

5、在桌子外圍，通常開口處會擺放放置投影儀的桌子，中間通常會放置綠色植物以做裝飾。說明：此種會議臺型比較適合小規(guī)模的會議，可以增強與會人員之間的互動和交談溝通。營造良好的會議氣氛;五、回字型五、回字型將會議室里的桌子擺成方形中空，前后不留缺口，椅子擺在桌子外圍。中間一般會放置綠植以增加裝飾效果。說明：此種類型的擺桌常用于學術研討會一類型的會議，前方設置主持人的位置，可分別在各個位置上擺放上麥克風，以方便不同位置的參會者發(fā)言;此種臺型容納人數(shù)較少，對會議室空間有一定的要求。六、魚骨型六、魚骨型將會議室的桌子按照魚骨架即八字形依次擺開，在桌子的周圍擺放座椅，組與組之間留出走路的間隔，使整體樣式顯現(xiàn)出一

6、種魚骨的形狀。 說明：此類會議擺臺較適合研討和小組討論結合的會議內容，增加小組間交流的同時還可以聆聽會議主持的發(fā)言;七、董事會七、董事會圓形或橢圓形大會議桌，周圍擺放座椅。按照主次落座。說明：適合人數(shù)較少。檔次較高的會議要求，距離較近，容易產(chǎn)生近距離的交流感。八、酒會八、酒會一般只擺放供應酒水、飲料及餐點的桌子(以擺放吧桌居多)，不擺設椅子，以交流為主的一種會議擺桌形式。說明：自由的活動空間可以讓參會者自由交流，構筑輕松自由的氛圍。經(jīng)常與其它擺臺形式結合使用;標準展位標準展位在業(yè)界通常簡稱為“標攤”，是用鋁合金為基本材料，由柱子和板材及連接的龍骨拼合而成標準展位尺寸為3M*3M，也可以根據(jù)現(xiàn)場

7、情況自由組合成合理的尺寸（如36、66、39、99等），也可以根據(jù)展示的需要進行變異組合，是非常實用而且常用的展覽用品，通常以租賃的形式提供搭建.每個標準展位的面積一般為3m3m或2m3m，高度為2.5m；在標準展位正向上部提供寫有中英文參展商名稱和展位號的楣板，楣板高度20cm；展位框架為鋁合金，裝三面墻板，藍色地毯，頂部安裝有二支照明燈；為每個標準展位提供一張咨詢桌、兩把椅子及一個220V/50Hz/500W交流電源插座。位于拐角處的標準展位，默認去掉通道一側的墻板，增加一面楣板。同一參展商的兩個或多個相鄰標準展位，默認去掉中間的墻隔板。使用標準展位的參展商如還需其它展具，可向展館租賃，費

8、用自理。建議參展商在每面墻板上掛三塊宣傳圖文板，每塊的尺寸制作成寬900毫米，高1200毫米。 宣傳圖文板用掛繩和掛鉤掛在展架上部，下面用雙面膠帶固定。為了保護展架墻板能夠在展覽結束后清理干凈，主場搭建商一般要求使用在展館現(xiàn)場服務處購買的雙面膠帶，如自帶需經(jīng)主場搭建商同意方可使用。標準展位更詳細規(guī)格如圖：特裝特裝展位展位：即展會上需要進行特別裝修的展位，簡稱特展，系展覽專用詞匯之一，指展館室內或室外空地上按任意面積劃出的展出空間。 只提供正常大廳照明及未鋪地毯的展位空地，一般36平米起租，主辦方不提供任何配置，參展商須自設計及搭建自設計及搭建?？诊h氣球一般用于慶典場面掛條幅標語，軍事上用于瞭望

9、或安裝無線電發(fā)射天線。是用氫氣瓶或空飄氫氣球專用充氫氣球機充滿氫氣用繩索固定在地面或物體上，飄飛在空中的比較大的氫氣球，一般用于慶典場面掛條幅標語空飄氫氣球按大小可分為：一般空飄氫氣球（直徑1-5米）和飛艇直徑5米以上）空飄氫氣球按材料可分為：橡膠空飄氫氣球、塑料空飄氫氣球、涂層布料空飄氫氣球一察看現(xiàn)場，確定施放方案，制定安全措施 在施放氣球前，首先應當對升放氣球的現(xiàn)場進行察看；如果活動的組織單位提供了灌充氣球的現(xiàn)場，同時也要對灌充氣球的現(xiàn)場進行察看。重點察看周圍有無架空電 線、油庫、煤氣站等危險設施和易燃易爆場所，掌握現(xiàn)場與這些設施的距離，與周圍高大建筑物的距離，測定場地面積，分析判斷人員流

10、動情況，確定現(xiàn)場是否存在 升放氣球安全的局地氣象要素，如峽谷風、局地高溫等因素。其次根據(jù)利用氣球展開活動的單位或個人提出的要求，結合天氣情況，制定施放氣球的方案。方案包括施放氣球的用途、數(shù)量、所需器材、場地布置、時間安排、人員分工及責任、安全制度、意外情況應急措施等內容。二準備所需器材 根據(jù)施放氣球的方案做好器材的準備工作，需要準備的器材包括球皮、條幅、繩索、配重物、識別標志、氣體、消防設備等。所準備的器材應當符合相應要求。三了解天氣情況，選擇有利時間 施放氣球應選擇在適宜的氣象條件下進行，遇有不適宜的氣象條件，應取消施放氣球活動或變更施放時間。四落實施放氣球的作業(yè)人員，明確職責 在 一般情況

11、下，每次施放氣球活動應設以下人員：一是技術人員或安全人員，二是施 放氣球的作業(yè)人員，三是看護氣球的人員.五申辦批準手續(xù) 在施放系留氣球前應向氣象主管機構申請批準；施放無人駕駛自由氣球，經(jīng)氣象主管機構批準后再到飛行管制部門申請批準。同時，應根據(jù)有關的規(guī)定，到有關部門申辦相關的手續(xù)。批準手續(xù)不全的，不得進行施放氣球活動。廣告彩旗簡單描述1、旗腰：彩旗的白色部分稱為旗腰或者旗褲，用于穿插旗桿。2、畫面：廣告彩旗的畫面可以印制各種廣告語和圖案，材質以滌綸布為主。3、旗桿：彩旗的旗桿一般是2米長的竹桿也可以用PVC管子、鐵管代替。4、尺寸：彩旗尺寸一般有60*90、60*120、60*150、100*1

12、50等。廣告彩旗五米/三米刀旗簡單描述1、橫頭：五米旗桿的頂端有一根橫頭，用于支撐畫面使其不起風也能飄。2、畫面：五米刀旗的畫面可以印刷各種圖案，材料有滌綸布和經(jīng)編布。3、旗桿：五米旗桿最高可升到五米，整體為鋁合金材質，支架高1.5米。4、旗面尺寸：五米刀旗畫面尺寸有：120*350、120*400、120*300。五米刀旗沙灘旗簡單描述沙灘旗簡單描述1、旗面：沙灘旗畫面分為水滴形和羽毛形兩種，尺寸有多個規(guī)格可選。2、旗套：沙灘旗的旗套通常都是采用黑色牛津布，也可使用加寬松緊帶。3、旗桿：沙灘旗桿分兩部份，可彎曲的為玻纖材質，硬質部份為鋁合金。4、底座：沙灘旗底座有多種樣式，大類可以分為插地式

13、和平放式。沙灘旗三米刀旗簡單描述三米刀旗簡單描述1、橫頭：三米旗桿的頂端有一根橫頭，用于支撐畫面使其不起風也能飄。2、搭扣：三米刀旗畫面左邊和頂端的白色布帶叫搭扣，用于固定旗桿。3、旗面：三米刀旗旗面尺寸通常以60*150為主，可以印制各種圖案。4、底座：底座為塑料材質，尺寸為35*35*20，可以容納10kg的水量。三米刀旗辦公桌旗簡單描述辦公桌旗簡單描述1、形狀：桌旗樣式有Y字形、V字形、I字形、T字形，旗桿為不銹鋼材質。2、旗面：旗面尺寸必須為14*21cm，可以印制公司LOGO或者名稱。3、底座：桌旗底座可以有多種樣式選擇，材質有金屬底座和水晶底座兩種。4、旗桿尺寸：桌旗桿的高度一般是

14、32cm，可調式的旗桿可升到50cm。辦公桌旗仿古仿古旗旗/ /吊旗吊旗簡單簡單描述描述1、旗腰：仿古旗的旗腰必須用旗幟本身的布料和顏色，不能用白色布條。2、圖案：仿古旗可印制各種圖案，內容需要精心設計才能體現(xiàn)古典特色。3、飄帶：可在仿古旗的左右各增加一根印有圖案的飄帶，增加古旗的美感。4、邊緣：古旗的邊緣一般都會做一些形狀，如：獠牙形、火焰形、須邊等。 經(jīng)編布、絳綸布、色丁布、貢緞、牛津布、帆布等面料上會議室會議室尺寸尺寸：長、寬、高，有效高度、有無立柱、設備設備：投影儀-流明，幕布-尺寸音響音響：調控臺麥克風麥克風：無線麥、鵝頸麥LEDLED屏屏：尺寸、分辨率切換器切換器：無縫、普通分屏器

15、分屏器：舞臺舞臺：尺寸、高度、舞臺顏色、是否可移動、高度可否調整 是否有配套的舞臺踏步講臺講臺：立式講臺、主席臺（是否可移動）IBMIBM桌桌：尺寸、數(shù)量、桌布、一套橫幅橫幅：懸掛的地點、尺寸服務服務：紙筆水、墊紙板、薄荷糖、白開水、茶杯、玻璃杯費用費用：以上所有的費用 場地費-半天、全天、搭建費用、超時費用投影儀投影儀+ +幕布幕布投影儀：投影儀：流明、是否可移動流明：光通量單位，等于一燭光的均勻點光源在單位立體角內發(fā)出的光通量（畫面清晰度、光線距離）常見流明：3000、5000、6500、8000、10000.幕布：尺寸（4：3、16：9）60寸：1.2m*0.9m、72寸：1.45m*1

16、.1m、86寸：1.72m*1.3m、100寸：2m*1.5m、120寸：2.4m*1.8m150寸：3m*2.2m、200寸：4.2m*3.2m、300寸：6m*4.5m腰幕房房 間間常見房型：標間、大床、豪華標、豪華大床 行政標、行政大床、套房服務：morning call、點心水果、零點、開 掛賬、其它增值服務康樂設備：健身房、游泳館房間問安卡價格：含不含早餐？單早還是雙早？入住時間、退房時間，團隊退房時間？無煙層、行政樓層保底？預留？宴會、專家用餐涉及到桌餐用餐地點？有沒有包廂費？保底桌數(shù)？午餐、晚餐：餐標（含不含酒水、服務費） 可不可以外帶酒水？收不收服務費（開瓶費） 提供標準菜單2-3種，供客戶選擇 備桌，多長時間確認不收費？自助餐午餐自助：餐標？是否正常開餐，保底數(shù)多少人？晚餐自助：餐標？是否正常開餐，保底數(shù)多少人？再不確定人數(shù)的情況下，可預定XX備XX？自助餐菜單盒飯酒店制作盒飯的價格？標配？是否可以外送盒飯，收不收服務費？會場里是否可以用餐？用餐區(qū)域？餐飲餐飲桌餐桌餐自助餐自助餐盒飯盒飯場地考場完成時，需提供場地考察報告、會場照片、地圖及機場火車站路線圖、會場平面圖、桌餐菜單自助餐菜單、價格、酒店需要注