辦公軟件培訓資料

1、2010-8-6人事行政部2010-8-6人事行政部一、PPT的作用的作用二、二、PPT制作注意事項制作注意事項三、服務聽眾、關(guān)注內(nèi)容三、服務聽眾、關(guān)注內(nèi)容四、制作原則四、制作原則五、一個簡易五、一個簡易PPT的制作的制作2010-8-6人事行政部一、PPT的作用的作用(PowerPoint) PPTPPT文檔起到演示作用，將所表達的信息直接傳遞給對方。文檔起到演示作用，將所表達的信息直接傳遞給對方。二、PPT制作注意事項制作注意事項 PPTPPT演示的目的在傳達信息，所以盡量避免以下幾種做法：演示的目的在傳達信息，所以盡量避免以下幾種做法： 1 1）有演講者將整頁的文字直接復制到幻燈片；）有

2、演講者將整頁的文字直接復制到幻燈片； 2 2）文本過多、不美觀、雜亂無章等；）文本過多、不美觀、雜亂無章等； 3 3）有些深怕遺漏重要信息，照著幻燈片的內(nèi)容逐字宣讀；）有些深怕遺漏重要信息，照著幻燈片的內(nèi)容逐字宣讀； 4 4）有些準備的幻燈片花俏得令聽眾覺得他好像是在教演示文稿軟件。）有些準備的幻燈片花俏得令聽眾覺得他好像是在教演示文稿軟件。 應該是：讓你的客戶、觀眾很容易理解你所表達的思路。應該是：讓你的客戶、觀眾很容易理解你所表達的思路。 2010-8-6人事行政部三、三、服務聽眾、關(guān)注內(nèi)容服務聽眾、關(guān)注內(nèi)容 1 1）正式商業(yè)場合，風格一般傾向保守，如內(nèi)部使用，則可以輕松的風格展現(xiàn)；）正式

3、商業(yè)場合，風格一般傾向保守，如內(nèi)部使用，則可以輕松的風格展現(xiàn)； 2 2）一個）一個PPTPPT只對一類人；只對一類人； 3 3）是一對一？或是一對多；）是一對一？或是一對多； 4 4）你的）你的PPTPPT永遠為觀眾服務，千萬不要以自我為中心；永遠為觀眾服務，千萬不要以自我為中心； 5 5）只講一個重點，不要試圖在一個）只講一個重點，不要試圖在一個PPTPPT中面面俱到。中面面俱到。2010-8-6人事行政部3色原則：“不要超過不要超過3種色系種色系”6字解碼：“大化小，小化圖大化小，小化圖” 提綱時，用邏輯樹盡量將大問題分解成小問題，小問題用圖表現(xiàn)。 12字真言 “能用圖，不用表；能用表，不

4、用字能用圖，不用表；能用表，不用字”四、制作原則四、制作原則2010-8-6人事行政部五、一個簡易五、一個簡易PPT的制作（以演示為主）的制作（以演示為主） http:/ 1、常用的啟動方法：、常用的啟動方法： 用 Microsoft Office 2003快捷工具欄； 用“開始”“程序”； 用資源管理器； 通過打開一個PPT文稿來打開PowerPoint程序。 2、 PowerPoint 常用的退出方法：常用的退出方法： 用“文件” “退出”； 單擊窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕； 雙擊PowerPoint窗口左上角的控制按鈕； ALT+F4 。 2010-8-6人事行政部3、PPT窗口的組成窗口

5、的組成 工作區(qū)、返回、目錄繪圖工具欄返回、常用工具欄、菜單欄返回、標題欄標題欄、菜單欄、常用菜單、格式菜單、繪圖工具欄、滾動條、狀態(tài)欄、2010-8-6人事行政部4、 建立演示文稿建立演示文稿操作方法： 單擊“文件”“新建”（1） 利用利用“內(nèi)容提示向?qū)?nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建；創(chuàng)建；（2） 利用利用“設計模板設計模板”創(chuàng)建；創(chuàng)建；（3） 創(chuàng)建空白演示文稿；創(chuàng)建空白演示文稿；（4） 根據(jù)已有的演示文稿根據(jù)已有的演示文稿2010-8-6人事行政部5、 版式設置和設計模板的操作版式設置和設計模板的操作 版式設置版式設置 操作方法一：創(chuàng)建新幻燈片時，可以從28張預 先設計好的幻燈片版式中進行選擇。 操作方

6、法二：單擊“格式”菜單“幻燈片版式”2010-8-6人事行政部 設計模板設計模板 設計模板包含：配色方案、自定義格式的幻燈片 和標題母版以及字體樣式等。 Powerpoint提供兩種類型的模板：設計模板設計模板和內(nèi)容模板內(nèi)容模板。 設計模板的應用： 操作方法一： 單擊“文件”菜單“新建”命令； 單擊“設計模板”選項卡，進行選擇。 操作方法二： “格式”菜單“幻燈片設計”2010-8-6人事行政部 內(nèi)容模板的創(chuàng)建與應用：內(nèi)容模板的創(chuàng)建與應用： A創(chuàng)建內(nèi)容模板操作方法： 打開已有的演示文稿或模板，作為新模板的基礎 進行修改直到符合要求為止； 單擊“文件”菜單 “另存為”命令； 保存類型選擇為：“演

7、示文稿設計模板”； 選擇需要保存到的位置； 在“文件名”框中輸入新模板的名稱，單擊“保存”。 B. 內(nèi)容模板的應用： 方法同設計模板的應用2010-8-6人事行政部6、 Powerpoint的視圖的視圖 幻燈片放映視圖 幻燈片瀏覽視圖 幻燈片視圖 幻燈片大綱視圖 普通視圖（1）普通視圖：普通視圖：由大綱窗格、幻燈片窗格、備注窗格組成；（2）大綱視圖：大綱視圖：由大綱窗格、幻燈片窗格、備注窗格組成，僅顯示幻燈片的標題 和主要文本信息，適合組織和創(chuàng)建文稿內(nèi)容，顯示層次關(guān)系； （3）幻燈片視圖：幻燈片視圖：在該視圖中一次只能編輯一張幻燈片，整個窗格被幻燈片的編 輯窗格占據(jù)，適合仔細觀察和設計幻燈片；

8、（4）幻燈片瀏覽視圖幻燈片瀏覽視圖：可以看到多張幻燈片，適合做幻燈片間的刪除、移動、復 制、排序、切換、隱藏、排練計時等編輯操作；（5）幻燈片放映視圖幻燈片放映視圖：演示文稿全屏幕放映模式。2010-8-6人事行政部7、 文字、圖片、繪圖、聲音、影片等元素的基本操作文字、圖片、繪圖、聲音、影片等元素的基本操作(1) 文字 操作方法：單擊“格式”菜單“字體”(2) 段落 段落的對齊方式:左對齊、居中對齊、右對齊、分散對齊 操作方法：單擊：“格式”“對齊方式” 段落的行距和間距 操作方法：“格式”“行距/間距” 項目符號設置 操作方法：“格式” “項目符號”2010-8-6人事行政部(3) 圖片

9、操作方法:“插入” “圖片”(4) 繪圖 操作方法一:“插入” “圖片”“自選圖形” 操作方法二: 在繪圖工具欄上選“自選圖形”(5) 插入聲音和影片 操作方法:“插入” “影片和聲音”(6) 插入圖表和表格2010-8-6人事行政部8、 幻燈片放映操作幻燈片放映操作 將演示文稿以放映方式打開（保存就是以放映方式保存的） 在Powerpoint中啟動幻燈片放映 方法一：單擊演示文稿窗口左下角的“幻燈片放映”按鈕； 方法二：單擊“幻燈片放映”菜單“幻燈片放映”命令； 方法三：單擊“視圖”菜單“幻燈片放映”命令； 方法四：按F5鍵； 在桌面上激活幻燈片放映 啟動自定義放映2010-8-6人事行政部

10、9、背景設置的操作、背景設置的操作 為演示文稿選擇簡單的背景 操作方法： 單擊“格式”菜單“背景”命令； 選擇“自定義； 選擇“填充效果”：過渡、紋理、圖案、圖片等選項 定義演示文稿的配色方案 操作方法： 單擊“格式”菜單“幻燈片配色方案”命令，選擇自己需 要的配色方案選擇“自定義”選項卡進行自己配色。2010-8-6人事行政部10、幻燈片間效果設置的操作、幻燈片間效果設置的操作 操作方法： 單擊“幻燈片放映”菜單“幻燈片切換”命令 選擇設置：效果、換頁方式、全部應用、應用等設置項2010-8-6人事行政部11、 幻燈片母版的設置幻燈片母版的設置 母版分為：幻燈片母版、標題幻燈片母版、講義母版

11、、備注母版 操作方法：單擊“視圖”菜單“母版”“幻燈片母”命令2010-8-6人事行政部 12、 PowerpointPowerpoint自定義動畫操作自定義動畫操作 1） 幻燈片自定義動畫和效果的基本操作 操作方法： l 單擊需要設置動畫的某個對象； l 單擊“幻燈片放映”“自定義動畫”命令； l 在“順序和時間”、效果、啟動動畫等選項中進行設置； l 單擊“確定”按鈕。2010-8-6人事行政部 2 2） 幻燈片剪輯與隱藏的基本操作幻燈片剪輯與隱藏的基本操作 插入幻燈片 刪除幻燈片 移動幻燈片 復制幻燈片 隱藏幻燈片 2010-8-6人事行政部3 3） 動作設置的基本操作動作設置的基本操作 使用“預設動畫”設置動畫 使用“自定義動畫”設置動畫2010-8-6人事行政部 4 4） 超級鏈接的基本操作超級鏈接的基本操作 操作方法: l 單擊“插入”菜單“超級鏈接”； l 選擇要鏈接到某個文件或者某個網(wǎng)頁或者電子郵件地址或者某個文件中的位置； l 單擊“確定”。 2010-8-6人事行政部1313、演示文稿的打印、演示文稿的打