徹底征服Word 2007標題多級列表

1、徹底征服Word 2007標題多級列表(轉載)用Word編寫文檔的人都知道，一篇長文檔一般是需要分章節(jié)來劃分段落的。在Word中也有對應的工具來完成這項任務，這就是多級列表。然而絕大多數使用Microsoft Office的朋友卻并不知道Word有這么個工具；或者即使知道，卻對如何正確使用這個工具不得要領。有的人可能會用“標題一”樣式來做單級列表，但是在碰到需要二級列表甚至三級列表的時候，卻完全不知所措了。結果往往只能純靠手工進行，費時費力不說，還經常因為標題對不齊或者縮進搞不定而頭疼。尤其是當文檔還需要在前面安插目錄的時候，對于初學者來講不啻是個災難。如果你還在為這個問題而痛苦的話，那么恭喜

2、你，你找對地方了。下面我將帶領你徹底征服Word的多級列表技術。由于Word 2003在多級列表工具上存在有bug，因此我這里的描述以Word 2007（以下簡稱為Word）為依據。如果文中有圖片缺失，請刷新一下。一、設定樣式多級列表是以Word的樣式概念為基礎的，要想使用多級列表，就必須從樣式入手。所謂樣式，簡單說就是預先將想要的格式組合在一起，然后命名，就成了樣式。例如，中國人的文章一般喜歡用章、節(jié)、小節(jié)來劃分，就像下面這樣：第一章緒論第一節(jié)背景介紹第二節(jié)系統目標和意義其中“第一章緒論”使用了黑體、二號字、居中等格式，我們在Word中以“標題一”來命名這一類型；而“第一節(jié) 背景介紹”則使用

3、了宋體、三號字、居中等格式，我們以“標題二”來命名之；其余的“標題三”、“標題四”、等依此類推。而正文部分，我們就以“正文”來命名樣式。由于Word中默認的“正文”樣式使用的是“宋體（中文正文）”、五號字，而我們大多數時候都默認正文使用小四號宋體字，因此我們首先從這個入手。打開Word，點擊“開始”選項卡中“樣式”欄右下角的箭頭，調出“樣式”窗口，在“正文”那一行的右邊點擊向下箭頭，選擇修改，如圖1：圖1在修改樣式對話框中，在格式下面依次改為“宋體”、“小四”。如圖2：圖2如果需要同時對西文字體也進行設置，則在同一行右側點擊“中文”，改為西文，然后在左邊選擇字體，例如“Times New Ro

4、man”。如圖3：圖3設置好了正文樣式，接著就要設定標題樣式。在圖一所示的樣式窗口中，你可能可以看到“標題一”到“標題三”甚至“標題四”，但有的朋友可能只能看到“標題一”，甚至連“標題一”都看不到。這是因為你的文檔尚未應用內置的這些樣式，所以沒有顯示出來而已。對于連“標題一”都看不到的，就需要點擊下面的“選項”，把“推薦的樣式”改為“所有樣式”即可。這里我們假定你至少可以看到“標題一”樣式。如果你打開的是空文檔，那么此時就需要輸入你的文章的標題內容，然后按住Ctrl鍵選中那些你需要設置為“標題一”樣式的行；但如果你打開的是已經完成輸入的文檔，則只需要按住Ctrl鍵選中那些你需要設置為“標題一”

5、樣式的行，而不管它們原來是怎么設置的。選中之后就可以開始設置“標題一”樣式了。這里我們假定圖4是最后希望看到的結果：圖4而圖5則是目前剛剛準備開始設置“標題一”的情形：圖5在選中了圖五中這些需要設置為標題一的行之后，點擊樣式窗口中的“標題一”，將這些行首先應用“標題一”樣式，然后按照修改“正文”樣式同樣的方法修改“標題一”樣式。我們假定，你需要的“標題一”樣式為中文黑體（西文字體設為Times New Roman，以下均按此設置，不再贅述）、二號、加粗，然后點擊此窗口中左下角的“格式”->“段落”，將大綱級別為1級（注意，這里大綱級別用默認的設置即可。之所以要提到這一點是因為自動生成目錄

6、需要它，如果沒有大綱級別上的區(qū)分，無論你的樣式設置得多么漂亮，也不可能生成你需要的目錄的），段前段后間距設為自動，行距為單倍行距。確定之后，我們就把“標題一”初步設置好了。選中需要設置為二級標題的行，然后設置為“標題二”樣式，修改“標題二”樣式為中文黑體、三號、加粗，大綱級別2級，段前段后間距設為自動，行距為單倍行距。依此類推，“標題三”樣式設置為中文宋體、四號、不加粗，大綱級別3級，段前段后間距設為自動，行距為單倍行距。這些都設置好了以后，我們可以看到如圖6所示的效果了：圖6很多人到了這一步就認為差不多大功告成了，于是寧愿手工去給相應的標題加上“第一章”或者“1.1”這樣的標題號，也不愿意再

7、深入一步去學習如何自動給標題編號。當然，如果你的文章并不長，不在乎浪費這點時間和精力，那也沒關系。但是，如果你的文章比較長，超過了20頁，其中還有不少插圖的話，那我勸你還是再下點功夫好好學習一下怎么使用多級列表。多級列表不僅僅是幫助我們自動給標題編號，重要的是，它還能使我們給文章中的圖片、表格、公式、等等自動編號（用Word的術語說就是在題注中編號），并且這些編號可以在正文中交叉引用，這樣做的好處是一旦你的文章骨架做好了，那么在使用了交叉引用技術后，無論這些圖片、表格或者公式如何變動地方，相應正文中的引用和題注都會自動跟隨變化。二、設置多級列表我們首先從一級標題開始。這里我們假定你是按照國際標

8、準來設定標題編號的，也就是一級標題前面設為“1”、“2”、這樣；二級標題設為“1.1”、“1.2”、“2.3”、這樣；而三級標題則設為“1.1.1”、“2.1.3”、“3.2.2”、這樣。如果你需要按照中文習慣設置，只需要在編號樣式中選擇一下即可。將光標停留在任意一個一級標題中，點擊“編輯”選項卡中的“選擇”->“選擇格式相似的文本”，如圖7：圖7這樣就把所有的一級標題都選中了。單擊“段落”選項卡中的“多級列表”按鈕，如圖8：圖8在打開的“定義新多級列表”窗口中，點擊左下角的“更多”按鈕，按照圖9所示設置（注意：不要急著點確定）：圖9如果你使用的是“第一章xxxx”且居中的格式，請將“編

9、號對齊方式”修改為居中。按上圖設置好之后，不要點擊確定，接著點擊“設置所有級別”，按照圖10所示設置：圖10這一步非常重要！因為按照國際慣例，無論哪一級標題都是沒有縮進，頂格排版的。所以除非你的確需要二級標題和三級標題依次遞進縮進，否則請在這里將每一級的附加縮進量設為0。而如果你是設置的純中文格式，則根據自己的需要來進行設置。好了，現在可以點擊確定了。將光標停留在任意一個二級標題中，同樣“選擇格式相似的文本”，選中所有的二級標題，重復剛才對一級標題所做的操作，打開“定義新多級列表”窗口。注意，這個窗口中的“起始編號”可能不是1，而是2或者其它值。由于此時我們選擇的二級標題跨越了多章的內容，但它

10、們的起始編號依然是從1開始的，也就是應該從“2.1”、“3.1”、開始，因此我們按照圖11進行修改：圖11做完這一步之后，問題并沒有完全解決。首先要保證看到樣式窗口中的“標題二”前面出現了“1.1”的編號，如果沒有看到，就說明出了問題，這表明剛才的編號格式沒有鏈接上來，此時可能需要回退一下，然后存盤退出，關閉其它文檔，重新打開該文檔再做一次上面的操作。不管怎樣，一定要確?？吹健皹祟}二”樣式出現編號。其次，你觀察一下那些被編號的二級標題，會發(fā)現從第2章開始，編號依然延續(xù)了第1章的順序，也就是本來應該是“2.1”開始的編號，卻變成了“1.3”。這是因為我們剛才是跨越各章節(jié)選擇了所有的二級標題，因此

11、這時需要分別對每一章的二級標題進行修改。方法如下：首先按住Ctrl鍵點選第2章中的所有二級標題。選中之后，點擊圖8中的最下一行“定義新的列表樣式”，出現如圖12所示窗口：圖12由于修改的是第2章的二級標題，因此第一級別起始編號就應該是2。依此類推，后面修改其它章的二級標題時，就要修改對應的第一級別起始編號，與其所在章號對應即可。我們這個例子中只有兩章有二級和三級標題，因此隨后修改第三章二級標題。當修改完各章二級標題編號之后，你會發(fā)現樣式窗口中的“標題二”樣式前的編號又消失了。而這一次則是正常的，因為每一章內的二級標題編號其第一級別并不連續(xù)，所以此時樣式庫中的標題二就恢復了無編號形式?，F在，想必

12、你已經知道了如何修改三級標題了吧？沒錯，按照上面的過程依葫蘆畫瓢就是了，只不過要對應修改三級標題的第一級別和第二級別起始編號，和它們所在的章節(jié)位置保持一致就是了。三、不正常時的對策Word最大的毛病就是喜歡自作主張，總是會在你不需要它幫忙的時候給你幫點兒倒忙。所以即使你完全按照上面的過程來走，依然可能會出現各種和上面描述不一致的情形。尤其是在設置三級標題編號的時候，往往會出現設置了后面的編號，前面的編號或者格式（主要是縮進）卻出現問題。這個其實是Word的自動套用格式選項導致的，不過目前我還沒有研究出究竟是哪一項設置導致這樣的問題，但我卻找到了對付的辦法。那就是從后向前設置編號！比如，當你在設置二級標題的時候，選擇“格式相似的文本”選中了所有二級標題，設置了編號，需要去調整各章內部的二級標題對應的第一級別起始編號時，不要從第2章開始往后做，而是從最后一章開始往前做！這樣就基本上可以避免出現各種意外的格式自動變化帶來的錯亂問題。尤其是在設置三級標題時，如果順序從前往后做，出現錯亂的幾率相當高，