關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

1、關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考趙連豐(湖州師范學(xué)院檔案室,313000摘 要: 隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的深化,加快了檔案工作走向信息化建設(shè)的步伐。檔案管理軟件的迅速發(fā)展為檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障,高校的快速發(fā)展?fàn)顩r迫使檔案工作走信息化建設(shè)這條道路。結(jié)合實(shí)際分析高校檔案信息化建設(shè)的意義及其必要性,提出目前高校檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題與策略。關(guān)鍵詞:高校檔案; 信息化建設(shè); 檔案管理隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,信息技術(shù)已滲透到人們的生活領(lǐng)域和工作領(lǐng)域。網(wǎng)上辦公也隨著校園信息化建設(shè)走進(jìn)人們的視野,檔案工作作為高?？焖侔l(fā)展的重要組成部分,也必將向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。因此,加快高

2、校檔案信息化建設(shè)步伐,充分發(fā)揮高校檔案信息資源的重要價(jià)值和作用,是新形勢(shì)下高校檔案部門(mén)所面臨的重要課題。一、高校檔案信息化的含義及信息化建設(shè)的必要性1.高校檔案信息化的含義。高校檔案信息化,就是在高校檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),把從高校各部門(mén)運(yùn)行過(guò)程中匯聚起來(lái)的信息資源充分開(kāi)發(fā)出來(lái),使之成為各部門(mén)便于接受和利用的信息產(chǎn)品,并以之為媒介,實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享。換句話說(shuō)也就是以數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)為主體,把檔案部門(mén)收集的文字、圖紙、聲像、實(shí)物等檔案信息存儲(chǔ)在光盤(pán)、磁盤(pán)等載體中,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和終端實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享,為各管理部門(mén)提供更為便捷、生動(dòng)、豐富的檔案信息服務(wù)。高校檔案信息

3、化概括起來(lái)主要有以下內(nèi)容:一是要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;二是實(shí)現(xiàn)檔案信息在接收、傳遞、存儲(chǔ)、瀏覽、著錄、查詢等方面的一體化管理;三是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享。2.高校檔案信息化建設(shè)的必要性。首先,近幾年來(lái)高校發(fā)展速度快,規(guī)模越來(lái)越大,形成的檔案數(shù)量和門(mén)類相應(yīng)增多,檔案載體類型由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為以磁盤(pán)、光盤(pán)等多種磁性材料為載體的檔案。越來(lái)越多的紙質(zhì)檔案,不僅整理裝訂過(guò)程中需要大量人力、物力,而且存儲(chǔ)起來(lái)還要占用很大庫(kù)房空間。因此會(huì)受存儲(chǔ)空間、保管期限等因素的影響,很多檔案不可能做到永久保存,到了一定期限就必須銷毀,這在某種程度上勢(shì)必導(dǎo)致信息的流失,所以只有真正實(shí)現(xiàn)信息化,才能保證

4、檔案信息的完整與安全,提高檔案部門(mén)的對(duì)外服務(wù)效率。另外,高校檔案在校史研究、教學(xué)評(píng)估、科學(xué)研究、學(xué)歷認(rèn)證等方面也發(fā)揮了重要的作用。其次,高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,開(kāi)展檔案信息網(wǎng)上利用,這將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境,逐步實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。到那時(shí)任何一位利用者將不受任何時(shí)間、空間的限制,在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間,只需要有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦,即可進(jìn)入高校檔案管理系統(tǒng),查詢自己需要的檔案信息。這使得編研工作、檔案查閱工作變得更為簡(jiǎn)易、方便、快捷。這樣檔案管理人員就有更充足的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理、篩選和分析,既保證了檔案質(zhì)量,提高了工作效率,又避免了檔案因借閱造成的磨損。第三,實(shí)現(xiàn)檔案信息化可以保證檔案

5、利用的時(shí)效性。傳統(tǒng)的檔案歸檔方法,一來(lái)時(shí)間拖的很長(zhǎng),往往是今年歸去年的檔案,所以歸檔部門(mén)要對(duì)這些資料保存一年的時(shí)間,而各下屬學(xué)院或部門(mén)在資料保管這方面又沒(méi)有足夠的條件,難免會(huì)造成資料的損壞或丟失,就無(wú)法保證將來(lái)檔案的完整性;二來(lái)利用不方便,當(dāng)利用者要查詢某件檔案時(shí),可能會(huì)遇到:一方面職能部門(mén)未到歸檔時(shí)間,沒(méi)有將資料移交到檔案室,利用者不能滿足所急需的檔案資料;另一方面,歸檔部門(mén)已經(jīng)移交到檔案室,但檔案工作人員因一時(shí)案卷數(shù)量太多而未輸入管理系統(tǒng),只能靠人工檢索查閱檔案,這樣勢(shì)必影響查詢效率,給工作帶來(lái)不便。第三,傳統(tǒng)的歸檔方法,有時(shí)會(huì)在短時(shí)間內(nèi)給檔案工作人員帶來(lái)很大的工作壓力,往往會(huì)因?yàn)橐粫r(shí)間案

6、卷數(shù)量積累較多,而影響案卷整理的質(zhì)量或在輸入系統(tǒng)時(shí)失誤,導(dǎo)致以后在查詢某卷檔案時(shí)出現(xiàn)信息空白的現(xiàn)象。二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題和策略1.高校檔案信息化建設(shè)的宣傳力度不夠。在高校中,很多同學(xué)甚至一些老師對(duì)檔案這個(gè)概念還都只是一種模糊的認(rèn)識(shí),還簡(jiǎn)單地認(rèn)為只是學(xué)生或教師的個(gè)人檔案,在這樣一個(gè)認(rèn)識(shí)程度上,檔案信息化建設(shè)又從何談起。所以,高校檔案館首先應(yīng)做好檔案概念、檔案法律法規(guī)等的宣傳工作,讓廣大師生都能對(duì)檔案這個(gè)概念有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí),了解檔案在實(shí)際工作中所起的作用。其次,檔案館還應(yīng)主動(dòng)做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作,將應(yīng)歸檔的電子文件的具體歸檔范圍公布在校園網(wǎng)或者是檔案館(

7、室的部門(mén)網(wǎng)站上,擴(kuò)大宣傳面,提高廣大師生對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)。高校檔案館(室的工作人員要深入到各歸檔部門(mén)進(jìn)行調(diào)研,廣泛聽(tīng)取各部門(mén)對(duì)電子文件形成與歸檔情況的意見(jiàn),制定出適合自己學(xué)校的電子文件歸檔范圍,以及切實(shí)有效的檔案信息化建設(shè)的法規(guī)、政策。第三,高校檔案館不應(yīng)該局限于為學(xué)校建設(shè)、日常教學(xué)提供檔案材料這一狹隘的服務(wù)功能上,而應(yīng)該更好的發(fā)揮它作為一個(gè)學(xué)校不斷發(fā)展的歷史見(jiàn)證人的功能,成為一個(gè)廣大師生了解學(xué)校過(guò)去歷史面貌和發(fā)展過(guò)程的平臺(tái),成為一個(gè)展示學(xué)校優(yōu)良文化傳統(tǒng)和良好學(xué)習(xí)風(fēng)氣的教育基地,讓更多的人感覺(jué)到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性,也可使學(xué)校的檔案信息化建設(shè)能夠有更好的發(fā)展目標(biāo)。2.高校檔案信息化

8、建設(shè)資金、設(shè)備投入不夠。盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍應(yīng)用,但各地區(qū)各高校的發(fā)展水平并不一致,少數(shù)重點(diǎn)院校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)比較超前,已建立了校園局域網(wǎng),實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享,檔案信息管理均實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助處理,替代過(guò)去手工作業(yè)的傳統(tǒng)模式。但是,大部分高校只是配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀,只做一般的文字處理工作,盡管做到校園網(wǎng)絡(luò)和檔案館(室相連,卻沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)版的檔案信息管理系統(tǒng)軟件的支持,輸入的數(shù)據(jù)不能及時(shí)的合并入數(shù)據(jù)庫(kù),也就不能快速地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享查詢,再加上沒(méi)有相關(guān)硬件設(shè)備的投入,校園網(wǎng)對(duì)于檔案信息化管理來(lái)說(shuō)就形同虛設(shè)了。在這個(gè)問(wèn)題上,一方面,高?？梢越Y(jié)合自己的經(jīng)濟(jì)能力,從實(shí)際出發(fā),充分利用現(xiàn)有設(shè)備,按照

9、“合理搭配、逐步發(fā)展”的原則購(gòu)置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備,包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備等;另一方面,高校檔案館(室也可以根據(jù)實(shí)際情況,依據(jù)相關(guān)規(guī)定和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),收取一定的檔案查詢手續(xù)費(fèi)和工本費(fèi),在一定程度上做到自主創(chuàng)收,解決部分經(jīng)費(fèi)不足問(wèn)題。3.高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、技術(shù)力量投入不夠。人才是社會(huì)進(jìn)步的決定因素,是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵,檔案人員的素質(zhì)直接影響著高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。這是因?yàn)?現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備需要具有一定科學(xué)技術(shù)水平的人員去操作和使用,這在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)和管理能力等方面都對(duì)檔案工作人員提出了新的、更高的要求,它要求檔案室的工作人員既對(duì)檔案管理工作了

10、如指掌,干起來(lái)輕車熟路,又對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用十分了解。但目前許多高校檔案人員整體水平還不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展需要,在知識(shí)結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)方面仍存在著問(wèn)題。一些高校檔案工作人員既懂檔案專業(yè)知識(shí)又能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的人才非常缺乏。有些高校的檔案人員大部分屬于兼職的性質(zhì),專業(yè)不對(duì)口,業(yè)務(wù)不精,綜合素質(zhì)和計(jì)算機(jī)水平相對(duì)偏低,這都嚴(yán)重地阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此,我們急需培養(yǎng)一批既是檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專才,還能精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動(dòng)化及計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù),又能熟練地掌握外語(yǔ)的復(fù)合型人才,這樣的人才可以

11、在檔案的軟件管理和應(yīng)用上游刃有余,才正是檔案現(xiàn)代化管理所需要的,也只有在我們的檔案隊(duì)伍中不斷充實(shí)這種掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才,我們的檔案事業(yè)才能與時(shí)俱進(jìn)。4.館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。要進(jìn)行信息化建設(shè),就必須利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將館藏檔案信息數(shù)字化,建成各種專業(yè)性、綜臺(tái)性檔案信息庫(kù)。但現(xiàn)在很多高校的檔案管理部門(mén)因?yàn)橘Y金短缺、設(shè)備和技術(shù)力量不夠,沒(méi)有必需的設(shè)備,不能做到將全部文書(shū)檔案、照片、聲像檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。因此,檔案館要根據(jù)館藏情況、服務(wù)對(duì)象和檔案館的功能類型,有重點(diǎn)、有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化。具體從以下兩個(gè)方面著手:一是要加快文書(shū)檔案、專題檔案目錄的微機(jī)錄入。

12、應(yīng)將文書(shū)檔案的案卷級(jí)、文件級(jí)目錄全部輸入微機(jī)。因?yàn)樽罨?、最常用的檢索方法在絕大多數(shù)情況下是對(duì)案卷標(biāo)題或文件標(biāo)題做檢索的,這樣就必須保證案卷級(jí)和文件級(jí)標(biāo)題輸入的完整和準(zhǔn)確,否則會(huì)導(dǎo)致查找搜索的空白;同時(shí)要將一些原來(lái)還未錄入微機(jī)的早期檔案目錄也錄入微機(jī),這樣在查找早期陳舊檔案時(shí)就無(wú)須靠手工翻閱查找,提高查詢的速度和準(zhǔn)確率;還要根據(jù)利用情況做好專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),如:干部任免、機(jī)構(gòu)建撤、獎(jiǎng)勵(lì)表彰、職稱晉升等,可以方便快捷地提供利用。二是要做好聲像檔案的數(shù)字化處理。利用掃描儀將照片按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)掃描保存到微機(jī)里。對(duì)一些館藏珍貴的紙質(zhì)字、畫(huà)檔案可用掃描儀掃描保存,破損的、幅面寬的則應(yīng)用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝成像后輸入計(jì)算機(jī),再經(jīng)過(guò)軟件進(jìn)行處理,修補(bǔ)有瑕疵的地方,以確保照片數(shù)字化的質(zhì)量,既搶救了這些檔案,又使其可以作為電子檔案進(jìn)行保管,方便利用。同時(shí)要做好錄音、錄像等多媒體檔案的數(shù)字化加工,利用采集設(shè)備,將錄音、錄像帶上的材料轉(zhuǎn)換成多種格式,分類別采錄電腦,刻錄成光盤(pán)保存?？傊?高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù),我們一定要從本單位實(shí)際情況出發(fā),認(rèn)清形勢(shì),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想,樹(shù)立新觀念,提高檔案工作者的自身素