公司檔案管理制度

1、公司檔案管理制度為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。第一章 總則第一條 公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。第二條 檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。第三條 公司檔案具體管理工作由專人負(fù)責(zé)，各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中

2、形成的行政、人事、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后等一系列檔案資料均須由公司統(tǒng)一管理，各部門不得分散保存。第二章 檔案的收集、歸檔第四條 對(duì)在公司經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)過(guò)程中所形成的一切有查考利用價(jià)值的文件資料、電子文件、照片、實(shí)物、光盤等均應(yīng)進(jìn)行收集歸檔，部門和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔或以副本、復(fù)印件代替正本、原件歸檔。第五條 歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、法律手續(xù)完備且符合耐長(zhǎng)久保管的要求，杜絕熱敏紙和有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純蘭墨水、復(fù)寫(xiě)紙等不耐久保管字跡的文件資料的歸檔。已破塤的文件應(yīng)給予修整，字跡模糊和易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。第六條 各部門應(yīng)指定一名業(yè)務(wù)熟練，對(duì)文件資料的形成、移交、歸檔有控制作

3、用的人員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、移交、歸檔和留存本部門查閱文件資料的保管。第七條 行政、人資類的綜合部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳務(wù)所包含的報(bào)表、帳冊(cè)、憑證等檔案由財(cái)務(wù)部門按有關(guān)規(guī)定自行歸檔；市場(chǎng)營(yíng)銷類的市場(chǎng)對(duì)外合同、技術(shù)協(xié)議、項(xiàng)目信息臺(tái)賬等部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查；技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說(shuō)明書(shū)、合格證等文件資料一般應(yīng)形成三套，二套移交歸檔，一套留存本部門備查。第八條 綜合類的檔案一般在形成的當(dāng)月月底前向檔案室移交完畢；技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的檔案應(yīng)在項(xiàng)目、工程重要節(jié)

4、點(diǎn)結(jié)束一個(gè)月后對(duì)應(yīng)移交歸檔；重要的合同、協(xié)議、會(huì)議文件、報(bào)表等可及時(shí)移交歸檔；因公出差形成的歸檔范圍內(nèi)的文件、資料、圖紙返回單位后要及時(shí)歸檔，個(gè)人不得留存。第九條 電子文件的邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤，一式二套。在接收電子檔案前應(yīng)對(duì)檔案的每套載體及技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)100%時(shí)方可進(jìn)行交接。歸檔的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并收集歸檔。歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫(xiě)歸檔電子文件登記表。歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有前電子文件的載體保存至少一年。歸檔的電子文件應(yīng)用通用格式，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)同專用軟件一并歸檔。第十條 檔

5、案人員參加重大設(shè)備到貨的開(kāi)箱驗(yàn)收，現(xiàn)場(chǎng)收集應(yīng)歸檔的說(shuō)明書(shū)、合格證、圖紙、清冊(cè)等資料，并在開(kāi)箱驗(yàn)收記錄上簽字。檔案負(fù)責(zé)人按年度將開(kāi)箱記錄、設(shè)備清單等整理歸檔。第十一條 所有歸檔的文件資料、光盤、實(shí)物、照片等檔案均應(yīng)辦理移交手續(xù)，接受登記表一式兩份，一份由檔案室存放，一份交移交部門保存。檔案人員對(duì)不符合質(zhì)量要求的檔案有權(quán)拒收，并指導(dǎo)移交人按要求重新收集、整理、歸檔。第十二條 檔案人員應(yīng)對(duì)文件資料形成的真實(shí)性、完整性、和質(zhì)量進(jìn)行檢查，并對(duì)查出的問(wèn)題依據(jù)公司的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法提出考核意見(jiàn)。第三章 檔案的整理第十三條 歸檔的文件資料移交檔案室后，檔案人員要及時(shí)進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范整理，使案卷質(zhì)量達(dá)到歸檔文

6、件整理規(guī)則（DA/T22-2000）、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000）等的要求， 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬務(wù)類檔案由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員按有關(guān)規(guī)定自行進(jìn)行整理。第十四條 按照綜合類、財(cái)務(wù)類、市場(chǎng)類、技術(shù)研發(fā)類、生產(chǎn)制造類、重大項(xiàng)目類六個(gè)分類表對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行分類，做到分類準(zhǔn)確無(wú)誤。第十五條 合理確定文件資料的保管期限和密級(jí)。第十六條 整理時(shí)要做到組卷合理，編目符合規(guī)范要求，案卷題名簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，著錄案卷目錄。第十七條 檔案編號(hào)方法1.以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。2.檔

7、案大類別均以具體類別前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為： 行政類：XZ 人資類：RZ 財(cái)務(wù)類：CW 技術(shù)類：JS 市場(chǎng)類：SC 制造類：ZZ3.重大項(xiàng)目編號(hào)。以項(xiàng)目合同簽訂具體時(shí)間、名稱及產(chǎn)品為依據(jù)進(jìn)行編號(hào)，如以山東晉煤明水惰化保護(hù)系統(tǒng)項(xiàng)目為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為：20150416-晉煤明水-惰化-01，其中20150416代表項(xiàng)目合同簽訂日期，晉煤明水代表項(xiàng)目業(yè)主及項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)所在地簡(jiǎn)稱，惰化代表項(xiàng)目產(chǎn)品，01代表項(xiàng)目所處階段資料的代碼（01代表項(xiàng)目市場(chǎng)資料，02代表項(xiàng)目技術(shù)資料，03代表項(xiàng)目采購(gòu)及生產(chǎn)資料，04代表項(xiàng)目售后資料，05代表提交業(yè)主資料）。第十八條 案卷整理應(yīng)在整理間或辦公室整理區(qū)域內(nèi)進(jìn)

8、行。整理時(shí)嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入或停留；因故離開(kāi)時(shí)要將文件資料放好；嚴(yán)禁在整理間或整理區(qū)域內(nèi)抽煙和閑聊，做與工作無(wú)關(guān)的事情。第十九條 篩選出的沒(méi)有存檔價(jià)值或重份的文件資料要妥善放置或退回到形成部門供查閱使用，嚴(yán)禁隨便放置或當(dāng)廢品處理掉，確需銷毀處理，必須登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。第二十條 歸檔的電子文件按相關(guān)要求進(jìn)行整理。歸檔電子文件以件為單位整理。將著錄結(jié)果制成電子目錄和紙質(zhì)目錄。第二十一條 檔案人員對(duì)案卷質(zhì)量負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要立即進(jìn)行整改。重大失誤要按公司相關(guān)考核辦法進(jìn)行考核。第四章 檔案的保管第二十二條 應(yīng)選用較好的裝具裝放檔案。卷皮、卷盒均應(yīng)采用無(wú)酸材料制成，檔案櫥架要擺放整齊，實(shí)行定

9、置管理，檔案排架要有規(guī)律、合理，便于搬運(yùn)和通風(fēng)。第二十三條 檔案庫(kù)房要有防火、防盜、防漬、防潮、防有害生物、防光、防塵、防有害氣體侵害的措施，相對(duì)濕度要保持在45%-60%，溫度要保持在1424，定期打掃，保持清潔。第二十四條 嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房；嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)抽煙和進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的事情。第二十五條 檔案庫(kù)房和檔案櫥的鑰匙要妥善保管，不準(zhǔn)交與無(wú)關(guān)人員，不準(zhǔn)隨便放在辦公桌上。第二十六條 每年年底要對(duì)庫(kù)存各類檔案進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)，登記好統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上報(bào)上級(jí)檔案管理部門。第二十七條 歸檔電子文件的保管除符合紙質(zhì)檔案的要求外，還要符合下列條件：1、歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，避免擦、劃、記錄涂層。2

10、、單位載體應(yīng)裝盒，安全存放，且避免擠壓。3、存放時(shí)要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。第二十八條 每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對(duì)可擦寫(xiě)載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。第二十九條 對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。第三十條 對(duì)密級(jí)到期檔案要進(jìn)行及時(shí)解密；對(duì)保管期限

11、到期的檔案要及時(shí)做出鑒定和處理。需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下： 文件等級(jí) 文件類型保管期限 一級(jí) 秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策，與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文，人事方面的各種文件，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書(shū)，各類產(chǎn)品圖紙，項(xiàng)目信息等 永久 二級(jí) 重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等 5年以上 三級(jí) 普通文件員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、排產(chǎn)計(jì)劃，倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保

12、管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等。 3年第三十一條 檔案人員調(diào)離時(shí)，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)，對(duì)檢索工具、庫(kù)房鑰匙和檔案管理狀況等情況進(jìn)行有效交接。第五章 檔案的利用第三十二條 公司員工到檔案室查閱、借閱、復(fù)制存檔的文件資料要辦理登記簽字手續(xù)，凡與本職工作無(wú)關(guān)的檔案原則上不與借閱。利用帶密級(jí)和非工作范圍內(nèi)的檔案要填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)單。機(jī)密、絕密檔案需經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)方可提供查閱，但不能借出和進(jìn)行復(fù)制。第三十三條 一般情況下不向非本公司人員提供利用。卻因工作需要查閱時(shí)，必須有我公司接待人員陪同辦理利用手續(xù)。第三十四條 公司檔案原則上只能查閱不能借出，確因工作

13、需要，履行批準(zhǔn)手續(xù)后方可復(fù)制或借出，借出時(shí)間不能超過(guò)一天。技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說(shuō)明書(shū)需要借出時(shí)只能提供副本，時(shí)間不能超過(guò)三天。需要進(jìn)行復(fù)制時(shí)履行批準(zhǔn)手續(xù)。第三十五條 只有授權(quán)的人員才能查閱電子檔案，有關(guān)人員經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后可臨時(shí)授權(quán)查閱。歸檔電子文件的封存載體不得外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何部門或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。第三十六條 底圖、照片、實(shí)物、光盤等原則上不借出檔案室。第三十七條 檔案利用者應(yīng)遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，有穩(wěn)妥的安全保密措施。第三十八條 檔案利用者要愛(ài)護(hù)檔案，不得涂畫(huà)、損壞、轉(zhuǎn)借，確保檔案的安全。第三十九條 公司員工調(diào)離時(shí)必須歸還

14、所借文件資料，且須經(jīng)檔案人員確認(rèn)后方可辦理離開(kāi)公司手續(xù)。附件 一、檔案移交簽收單歸檔部門： 年 月 日類別歸檔文件名稱份數(shù)密級(jí)備注歸檔人： 簽收人：檔案文件接收表序號(hào)文件名稱/內(nèi)容檔案類別歸檔日期交接人簽名收件人簽名編號(hào)12345678910二、檔案封面檔案封面（一）檔案號(hào)保密等級(jí)檔案名稱整理人所屬部門歸檔時(shí)間保管期限備注項(xiàng)目檔案封皮（二）項(xiàng)目名稱：編號(hào)文件名稱份（頁(yè)）編號(hào)文件名稱份（頁(yè)）制表人： 制表日期： 年 月 日卷內(nèi)備考表本案卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)歸檔文件的數(shù)量、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、鑒定變更等情況。 整理人： 檢查人： 整理日期：三、檔案索引表編號(hào)檔案號(hào)檔案名稱歸檔日期儲(chǔ)存位置檔案內(nèi)容處理四、(機(jī)密)文件保管備查簿歸檔日期原文件編號(hào)內(nèi)容摘要經(jīng)辦部門檔號(hào)預(yù)定保存期限