內(nèi)部成文信息管理規(guī)定

1、XX 文件編號(hào)：簽發(fā)：XXX部成文信息管理規(guī)定1實(shí)施部門本規(guī)定由綜合管理部組織實(shí)施。2目的和圍2.1為規(guī)公司部成文信息的管理工作，加強(qiáng)成文信息的統(tǒng)一性、清晰性和操作指導(dǎo)性，明確公司成文信息的管理要求。2.2本規(guī)定適用于公司級(jí)和部門級(jí)部成文信息的管理。2.3行政公文、圖樣和技術(shù)文件的管理參照行政公文處理辦法、產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件修改規(guī)定和產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙簽署規(guī)定執(zhí)行，不適用本規(guī)定。3規(guī)性引用文件3.1制度建設(shè)管理規(guī)定3.2行政公文處理管理規(guī)定3.3企業(yè)檔案管理規(guī)定4定義與術(shù)語(yǔ)4.1部成文信息公司部生成的需要控制和保持的有意義的關(guān)于產(chǎn)品、服務(wù)、過(guò)程、人員、組織、體系、資源的事實(shí)及其載體。本規(guī)定

2、以制度（文件）和記錄區(qū)分表示成文信息的兩種類別。注 1：成文信息可以任何格式和載體存在，并可來(lái)自任何來(lái)源。注 2：成文信息可涉及：管理體系，包括相關(guān)過(guò)程；為組織運(yùn)行而創(chuàng)建的信息（文件）；結(jié)果實(shí)現(xiàn)的證據(jù)（記錄）。共 33 頁(yè) 第 1 頁(yè)4.2制度層級(jí)/類別公司的制度層級(jí)/類別同制度建設(shè)管理規(guī)定定義。5培訓(xùn)和資格各部門負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)制度管理和編制的人員必須學(xué)習(xí)和掌握本制度，包括制度的編制、會(huì)簽、批準(zhǔn)、發(fā)布、回收、培訓(xùn)、宣貫、執(zhí)行、檢查、修訂、廢止、匯編、歸檔以及記錄的標(biāo)識(shí)、填寫、貯存、保存期限、處置的管理方法。各級(jí)管理人員需了解、

3、熟悉本規(guī)定。6管理職責(zé)6.1綜合管理部（制度）6.1.1公司制度管理的歸口部門，組織各業(yè)務(wù)部門開展制度建設(shè)工作。6.1.2根據(jù)公司制度體系建設(shè)要求，確定制度分類、格式要求和編號(hào)規(guī)則等。6.1.3組織公司制度的初審與會(huì)審工作，做好制度的發(fā)布實(shí)施工作。6.1.4督促各業(yè)務(wù)部門落實(shí)制度執(zhí)行，組織協(xié)調(diào)處理制度執(zhí)行中的相關(guān)事宜。6.2綜合管理部（法務(wù)）負(fù)責(zé)公司級(jí)制度的法律審核。6.3綜合管理部（秘書） 負(fù)責(zé)公司級(jí)制度的發(fā)文。6.4綜合管理部（信息） 負(fù)責(zé)與流程有關(guān)的信息系統(tǒng)建設(shè)。6.5黨群人事部 負(fù)責(zé)公司制度的培訓(xùn)策劃。6.6各部門6.6.1公司制度制定和執(zhí)行的責(zé)任部門，負(fù)

4、責(zé)起草和修訂與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的公司級(jí)和部門級(jí)制度。6.6.2每年度評(píng)價(jià)本部門編制的公司制度的適宜性、充分性、有效性，提出年度制度編制、修訂計(jì)劃。6.6.3參與審核與本部門業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的制度并提出完善建議。6.6.4負(fù)責(zé)部門級(jí)制度在 OA 網(wǎng)上保持更新，并報(bào)綜合管理部備案。6.6.5負(fù)責(zé)實(shí)施本部門編制制度的宣貫和培訓(xùn)工作。6.6.6負(fù)責(zé)部門產(chǎn)生的記錄的應(yīng)用和控制。共 33 頁(yè) 第 2 頁(yè)7管理流程7.1制度編制7.1.1按照公司統(tǒng)一的格式，由編制部門或科室在規(guī)定時(shí)間起草或修訂制度的初稿并經(jīng)校對(duì)。7.1.2制度的層級(jí)及類型見附錄三。

5、制度編寫格式及模板見附錄四。公司級(jí)制度、記錄由綜合管理部編號(hào)，部門級(jí)制度、記錄由各部門編號(hào)。制度及附錄表單編號(hào)的編制規(guī)則見附錄六，公司各部門代碼一覽表見附錄七。7.1.3各級(jí)制度容不得與國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)公司管理要求矛盾，如有相抵觸的條款，以上級(jí)制度為準(zhǔn)。7.3.4公司制度應(yīng)遵循規(guī)、簡(jiǎn)明、務(wù)實(shí)、有效的原則，以及權(quán)、責(zé)相統(tǒng)一原則，從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事，保證制度的可理解性和可操作性。7.3.5制度編制人員要求有一定的工作技能與經(jīng)驗(yàn)，熟悉體系標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)知識(shí)。7.2制度會(huì)簽7.2.1公司級(jí)制度7.2.1.1編制部門將部門負(fù)責(zé)人審核稿上傳至“制度會(huì)簽系統(tǒng)”，添加會(huì)簽部門，進(jìn)行制度流轉(zhuǎn)會(huì)簽

6、，會(huì)簽部門在收到初稿后 5 個(gè)工作日向編制部門反饋會(huì)簽意見，編制部門根據(jù)會(huì)簽意見進(jìn)行修訂，形成送審稿。7.2.2部門級(jí)制度7.2.2.1經(jīng)審核后的制度初稿以“部門級(jí)制度文件會(huì)簽單”（見附錄八）的形式添加各科室或作業(yè)區(qū)流轉(zhuǎn)會(huì)簽，必要時(shí)添加相關(guān)專業(yè)部門會(huì)簽（必要時(shí)指該制度的容涉及到相關(guān)專業(yè)容，部門無(wú)法確定時(shí)），會(huì)簽科室或作業(yè)區(qū)在收到初稿后 5個(gè)工作日向編制部門相關(guān)科室反饋會(huì)簽意見，相關(guān)科室根據(jù)會(huì)簽意見進(jìn)行修訂，形成送審稿。7.2.3綜合管理部及歸口部門對(duì)制度文件的可操作性、適應(yīng)性、符合性、合規(guī)性、公平性、效益性進(jìn)行審核，審核通過(guò)后方可定稿發(fā)布。7.3制度批準(zhǔn)7.3.1

7、公司級(jí)制度7.3.1.1綜合管理部行政管理室（秘書）根據(jù)制度的層級(jí)進(jìn)行制度送審，由相關(guān)的權(quán)力機(jī)構(gòu)或權(quán)力人審批。通常由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審定，總經(jīng)理批準(zhǔn)。涉及公司“三共 33 頁(yè) 第 3 頁(yè)重一大”事項(xiàng)決策的制度，須按“三重一大”相關(guān)規(guī)定進(jìn)行決策通過(guò)，并經(jīng)授權(quán)人簽批。7.3.2部門級(jí)制度7.3.2.1根據(jù)制度的層級(jí)進(jìn)行制度送審，由部門負(fù)責(zé)人審批。7.4制度發(fā)布、回收7.4.1總則7.4.1.1 公司級(jí)制度由綜合管理部行政管理室（秘書）以公司發(fā)文形式下發(fā)通知，綜合管理部行政管理室（制度）發(fā)布文件；部門級(jí)制度由部門管理室發(fā)布，同時(shí)報(bào)綜合管理部行政

8、管理室（制度）備案。7.4.1.2 各部門必須做好制度版本的控制，確保所有適用人員得到現(xiàn)行有效版本，制度產(chǎn)生的部門應(yīng)建立“文件有效版本控制清單”（見附錄九）；原則上公司使用的受控文件的形式為電子文件。7.4.2 電子文件的發(fā)放、回收7.4.2.1公司級(jí)和部門級(jí)規(guī)章制度的電子文件分別由綜合管理部行政管理室（制度）和部門體系員存放在公司 OA 網(wǎng)上，并負(fù)責(zé)在網(wǎng)上保持文件的最新版本，廢止的文件及時(shí)從 OA 網(wǎng)刪除。當(dāng)文件發(fā)生變更時(shí)，歸口部門應(yīng)及時(shí)在 OA 網(wǎng)發(fā)布通知。7.4.2.2各部門體系管理員負(fù)責(zé)識(shí)別并傳達(dá)至本部門相

9、關(guān)崗位，確保所有應(yīng)得文件的人員，獲得最新有效版本。7.4.2.3各部門可在公司 OA 網(wǎng)上得到文件的最新版，自行下載的電子文件只能作為工作參考。7.4.3文本文件的發(fā)放、回收7.4.3.1如需使用公司級(jí)和部門級(jí)制度的文本文件，應(yīng)加蓋受控章，受控章樣式見附錄十，發(fā)放時(shí)在“管理體系文件收發(fā)記錄表” （見附錄十一）發(fā)放欄上簽收，版本更新后收回舊版本，并在“管理體系文件收發(fā)記錄表”（見附錄十一）回收欄簽收，有最新文件時(shí)發(fā)放最新受控文件。7.4.3.2 各部門體系管理員負(fù)責(zé)識(shí)別并傳達(dá)至本部門相關(guān)崗位，確保所有應(yīng)得文件的人員，獲得最新有效版本。自行復(fù)印的文本文件只能

10、作為工作參考。7.4.4各責(zé)任部門應(yīng)將作廢的文件及時(shí)清出；如因法律或其他要求需保留的已作廢文件（包括已存檔的文件），無(wú)論電子還是文本文件，應(yīng)作出明確的“作廢參考”共 33 頁(yè) 第 4 頁(yè)的標(biāo)識(shí)，另類存放，以免誤用。7.5制度培訓(xùn)、宣貫7.5.1制度編制部門會(huì)同黨群人事部負(fù)責(zé)公司制度的培訓(xùn)策劃，制度編制部門或科室負(fù)責(zé)制度的說(shuō)明、解讀和培訓(xùn)工作，并組織和指導(dǎo)制度的落實(shí)與執(zhí)行工作。7.6制度執(zhí)行及執(zhí)行情況檢查7.6.1各部門必須嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行，并負(fù)責(zé)檢查制度的宣貫、執(zhí)行情況。7.6.2綜合管理部、品質(zhì)精度部、安環(huán)保衛(wèi)部、生產(chǎn)保障部等制度發(fā)布或監(jiān)

11、督部門按照職責(zé)分工對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出整改意見或改進(jìn)建議。7.6.3制度編制部門或科室需根據(jù)制度的控制矩陣編制相應(yīng)的評(píng)價(jià)要求，定期對(duì)制度有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)。7.7制度評(píng)審7.7.1 公司各業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司每年的制度評(píng)價(jià)工作以及公司管理的新要求，每年12 月對(duì)本部門編制的制度進(jìn)行適宜性、充分性、有效性評(píng)審，提出下一年度制度的新增、修訂和廢止的計(jì)劃，報(bào)綜合管理部行政管理室（制度）匯總，并按審批后的計(jì)劃開展具體的制度編寫、修訂、廢止工作。7.7.2因外部環(huán)境變化、公司業(yè)務(wù)變化或組織機(jī)構(gòu)調(diào)整等特殊情況下需要全面梳理公司制度的，由綜合管理部組織各業(yè)務(wù)部門人員成立工作小組，對(duì)

12、制度進(jìn)行集中評(píng)審，并開展制度編寫、修訂、廢止工作。7.7.3體系運(yùn)行過(guò)程中，各部門發(fā)現(xiàn)制度缺失或不適用的情況，及時(shí)進(jìn)行編寫、修訂、廢止工作。7.8制度修訂、廢止7.8.1制度的修訂、廢止由編制部門或科室發(fā)起。7.8.2制度編制部門應(yīng)填寫“管理制度改/廢發(fā)文說(shuō)明”（見附錄十二），并附在制度的首頁(yè)。7.8.3修訂或廢止制度后重新按照 7.1 至 7.7 條款流轉(zhuǎn)。制度修訂、廢止時(shí)的會(huì)簽部門須與制度制定時(shí)的會(huì)簽部門一致。7.8.4由于錯(cuò)字、編號(hào)、頁(yè)碼等非原則性錯(cuò)誤（即不會(huì)引起誤解）需要修改文件時(shí)，可直接修改。7.9制度匯編與歸檔共 33 頁(yè)

13、 第 5 頁(yè)業(yè)務(wù)職能制度的立改廢制度的會(huì)簽制度的審核制度的批準(zhǔn)制度的立改廢×××制度的會(huì)簽××制度的審核×7.9.1綜合管理部適時(shí)對(duì)所有制度進(jìn)行匯編。7.9.2制度相關(guān)記錄應(yīng)妥善保管。制度記錄包括以下基本容：制度新增/修訂/廢止的申請(qǐng)、制度收發(fā)記錄、文件會(huì)簽/審批單、制度文本、制度培訓(xùn)記錄、制度檢查和評(píng)價(jià)報(bào)告等。制度發(fā)文記錄由綜合管理部（秘書）按公司企業(yè)檔案管理規(guī)定要求歸檔。7.9.3公司制度匯編及制度檔案屬于公司部資料，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)嚴(yán)禁對(duì)外提供。7.10記錄管理7.10.1記錄填寫的基本要求7.10.

14、1.1記錄應(yīng)填寫及時(shí)，容準(zhǔn)確完整，字跡應(yīng)清晰，能準(zhǔn)確識(shí)別，簽全名；不得隨意更改、涂抹，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫錯(cuò)誤，用劃線方式更改，并簽名，注上日期。7.10.2記錄的貯存要求7.10.2.1各部門對(duì)所需使用的記錄建立編號(hào)登記，由專人管理并每年發(fā)布一次“記錄清單”（見附錄十三）。7.10.2.2記錄文件產(chǎn)生部門應(yīng)將記錄妥善保存，編目，易于查閱和使用。7.10.3記錄的保存期限要求7.10.3.1記錄的保存時(shí)間應(yīng)滿足顧客要求（合同、技術(shù)協(xié)議）和法律法規(guī)的要求，應(yīng)與產(chǎn)品的壽命周期相適應(yīng)。7.10.4記錄處置要求7.10.4.1記錄經(jīng)原部門確定為無(wú)保留價(jià)值時(shí)，可辦理銷毀手續(xù)，銷毀應(yīng)核對(duì)無(wú)誤并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽。

15、對(duì)于需要銷毀的記錄，填寫“記錄銷毀登記表”（見附錄十四），注明記錄編號(hào)和時(shí)間區(qū)段及銷毀理由簡(jiǎn)述。8  不相容職責(zé)分離表共 33 頁(yè) 第 6 頁(yè)制度的批準(zhǔn)×：表示不相容事項(xiàng)9檢查與考核無(wú)10其它10.1.1本制度自印發(fā)之日起實(shí)行。執(zhí)行中如有問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)提出，以便協(xié)調(diào)、修改、補(bǔ)充、完善。本制度解釋權(quán)屬綜合管理部。10.1.2 本制度發(fā)布時(shí)文件控制程序Q/O:04-02.40.01-2015 和記錄控制程序Q/O:04-02.40.02-2015 同時(shí)廢止。11 附錄附錄一：部成文

16、信息管理流程圖附錄二：制度建設(shè)控制矩陣附錄三：制度的層級(jí)及類型附錄四：制度編寫格式及模板附錄五：流程圖編制說(shuō)明附錄六：制度及附錄表單編號(hào)的編制規(guī)則附錄七：公司各部門代碼一覽表附錄八：部門級(jí)制度文件會(huì)簽單附錄九：文件有效版本控制清單附錄十：受控章樣式附錄十一：管理體系文件收發(fā)記錄表附錄十二：管理制度改/廢發(fā)文說(shuō)明附錄十三：記錄清單附錄十四：記錄銷毀登記表共 33 頁(yè) 第 7 頁(yè)編制：日期：校對(duì)：日期：審核：日期：會(huì)簽：日期：審定：日期：批準(zhǔn)：日期：共 33 頁(yè) 第 8 頁(yè)附錄一：部成文信息管理流程

17、圖共 33 頁(yè) 第 9 頁(yè)部成文信息管理流程輸入各部門綜合管理部黨群人事部有權(quán)審批機(jī)構(gòu)輸出法律法規(guī)及其他要求業(yè)務(wù)流程規(guī)要求運(yùn)行中的反饋意見職責(zé)權(quán)限組織機(jī)構(gòu)職責(zé)權(quán)限外部成文信息管理開始制度編制N制度會(huì)簽制度執(zhí)行情況檢查制度評(píng)審制度修訂、廢止記錄管理結(jié)束各過(guò)程Y制度發(fā)放、回收制度匯編、歸檔NY制度培訓(xùn)、宣貫制度批準(zhǔn)制度初稿會(huì)簽記錄批準(zhǔn)記錄制度發(fā)放、回收記錄制度培訓(xùn)記錄制度檢查記錄制度評(píng)審記錄新增、修訂、廢止計(jì)劃制度改廢說(shuō)明制度匯編、歸檔記錄記錄清單記錄銷毀登記表共 33 頁(yè) 第 10 頁(yè)序號(hào)控制目標(biāo)

18、編號(hào)控制目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)描述控制措施描述1C-ABC-03-ZG-51-2017-01確保管理制度編制流程有序高效1、公司制度建設(shè)責(zé)任不明確，導(dǎo)致管理制度管理混亂。2、公司管理制度的審核審批流程不合理，導(dǎo)致容不具操作性，影響公司正常經(jīng)營(yíng)管理。1、綜合管理部是公司制度建設(shè)的歸口管理部門，負(fù)責(zé)定期組織各部門對(duì)制度文件進(jìn)行修訂和編寫。2、公司各部門負(fù)責(zé)分管職責(zé)管理制度的起草、制訂、完善、組織流轉(zhuǎn)/會(huì)簽等工作。3、對(duì)于需要修訂的制度，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)業(yè)務(wù)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂，制度文件修訂到發(fā)布的整個(gè)程序與制度文件編制的程序相同。2C-ABC-03-ZG-51-2017-02確保管理制度符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)1、公司管

19、理制度與國(guó)家相關(guān)法規(guī)條例相沖突，導(dǎo)致日常經(jīng)營(yíng)管理不符合法律法規(guī)。2、公司未定期對(duì)管理制度進(jìn)行補(bǔ)充修訂，導(dǎo)致制度文件落后，不符合公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)狀和國(guó)家相關(guān)法規(guī)條例。1、各部門應(yīng)在其職能圍對(duì)國(guó)家現(xiàn)行或地方性法律法規(guī)進(jìn)行收集，并加以辨識(shí)使用，指導(dǎo)各自職能圍制度文件建立的合法性、合規(guī)性。2、經(jīng)綜合管理部（制度）領(lǐng)導(dǎo)審核無(wú)誤的制度文件，提交綜合管理部（秘書）對(duì)制度文件進(jìn)行核稿，核稿的重點(diǎn)是：是否需要行文；是否符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)；是否與有關(guān)部門、單位協(xié)商、會(huì)簽；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規(guī)等。3、綜合管理部應(yīng)當(dāng)每年通過(guò)跟蹤監(jiān)督、部審核、管理評(píng)審等對(duì)公司現(xiàn)有制度文件的

20、充分性、適宜性及有效性進(jìn)行評(píng)審。3C-ABC-03-ZG-51-2017-03確保管理制度編制科學(xué)合理1、公司管理制度編制圍不合理，導(dǎo)致管理制度重復(fù)或缺失，影響日常管理效率。2、管理制度未按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，易導(dǎo)致制度文件管理混亂。1、公司各部門負(fù)責(zé)對(duì)制度文件初稿進(jìn)行部流轉(zhuǎn)與會(huì)簽，并提出相關(guān)修改意見。2、綜合管理部（制度）審核制度文件初稿是否有流程圖、容是否合理、意見是否得到統(tǒng)一，審核無(wú)誤后制作紅頭發(fā)文單。3、綜合管理部對(duì)制度文件的可操作性、適應(yīng)性、符合性、合規(guī)性、公平性、效益性進(jìn)行審核，審核通過(guò)后方可定稿。4、綜合管理部（秘書）對(duì)制度文件進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)文編號(hào)，制作行政發(fā)文，由業(yè)務(wù)分管副總

21、經(jīng)理審核后，送總經(jīng)理簽發(fā)。5、綜合管理部（制度）負(fù)責(zé)將綜合管理部（秘書）制作的行政發(fā)文存檔，上傳至 OA 網(wǎng)，并及時(shí)更新現(xiàn)有的制度文件，避免新舊制度的混淆與不統(tǒng)一。附錄二：制度建設(shè)控制矩陣共 33 頁(yè) 第 11 頁(yè)序號(hào)控制目標(biāo)編號(hào)控制目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)描述控制措施描述4C-ABC-03-ZG-51-2017-04確保制度執(zhí)行有效1、公司未對(duì)管理制度進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致日常工作未能遵循制度規(guī)定，影響日常管理效率。2、公司未定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督與評(píng)價(jià)，無(wú)法確定制度已得到有效執(zhí)行。1、黨群人事部負(fù)責(zé)公司級(jí)制度的培訓(xùn)策劃，制度編制部門負(fù)責(zé)

22、制度的說(shuō)明、解讀和培訓(xùn)工作，并組織和指導(dǎo)制度的落實(shí)與執(zhí)行工作。2、各部門必須嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行具體操作，并負(fù)責(zé)檢查制度的執(zhí)行情況。3、綜合管理部、制度發(fā)布?xì)w口部門等監(jiān)督部門按照職責(zé)分工對(duì)制度的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并對(duì)違反制度的行為及時(shí)進(jìn)行查處。4、綜合管理部督促相關(guān)部門對(duì)制度審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改、跟蹤、反饋；組織相關(guān)部門修訂完善制度。共 33 頁(yè) 第 12 頁(yè)制度層級(jí)編制依據(jù)文件類型容審批層級(jí)基本管理制度公司法等相關(guān)法律要求章程管理制度規(guī)則公司基礎(chǔ)治理架構(gòu)層級(jí)的管理文件，如：公司章程、股東大會(huì)議事規(guī)則等。董事會(huì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)制度相關(guān)法律法

23、規(guī)上級(jí)公司管理制度基礎(chǔ)制度管理制度規(guī)則管理規(guī)定重要業(yè)務(wù)、體系、流程的全面總體描述的文件，如：全面預(yù)算管理制度。黨委會(huì)總辦會(huì)專項(xiàng)制度基礎(chǔ)業(yè)務(wù)制度管理規(guī)定管理辦法某一專項(xiàng)業(yè)務(wù)、流程描述的文件，如：技術(shù)與價(jià)格審查管理辦法。黨委書記總經(jīng)理具體制度操作規(guī)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)制度專項(xiàng)制度管理辦法實(shí)施細(xì)則工作指引某一項(xiàng)具體操作業(yè)務(wù)、流程描述的文件，如銀行票據(jù)使用管理辦法。分管領(lǐng)導(dǎo)具體制度操作規(guī)公司各項(xiàng)制度管理辦法實(shí)施細(xì)則部門部管理和作業(yè)的文件。部長(zhǎng)制度類型含義流程類制度描述、定義和規(guī)某一項(xiàng)流程或按一定順序開展某項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理制度，有明確的流程開始與結(jié)束，可以畫出具體的流程圖法規(guī)類制度描述某一業(yè)務(wù)的管理原則、規(guī)和禁止事項(xiàng)等

24、的制度職能類制度用于描述某項(xiàng)具體業(yè)務(wù)圍各方的職能職責(zé)附錄三：制度的層級(jí)制度的類型備注：流程類制度必須按照附錄三規(guī)定的格式進(jìn)行編寫。法規(guī)類、職能類制度可以參照流程類制度格式編寫，也可以按章節(jié)、條款等其他適合的格式編寫共 33 頁(yè) 第 13 頁(yè)序號(hào)要素容具體要求注意點(diǎn)適用圍1實(shí)施部門u    本制度由 XX 部組織實(shí)施；u    該要素必須描述u    明確實(shí)施部門u   

25、0;公司2目的和圍u    本制度；u    本制度適用于；u    該要素必須描述u    避免羅嗦，直切主題u    公司u    部門3規(guī)性引用文件u    一經(jīng)引用便成為制度應(yīng)用時(shí)必要的文件；u    應(yīng)給出年號(hào)以及完整的名稱；u   

26、60;引用文件的排列順序?yàn)椋簢?guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)有關(guān)文件、ISO 標(biāo)準(zhǔn)、IEC 標(biāo)準(zhǔn)或文件。u    該要素可以沒(méi)有u    參考文獻(xiàn)和法律等不在此圍u    未標(biāo)注年號(hào)的文件以最新版為準(zhǔn)u    公司u    部門4定義和術(shù)語(yǔ)u    在不同的語(yǔ)境中有不同的解釋，或者不是一看就懂的術(shù)語(yǔ)，應(yīng)通過(guò)定義有關(guān)概念予以明確；u

27、0;   對(duì)于通用詞或技術(shù)術(shù)語(yǔ)，只有在特定含義時(shí)，才應(yīng)對(duì)它進(jìn)行定義；u    不采用要求的形式，也不包含要求。u    該要素可以沒(méi)有u    避免矛盾u    公司u    部門5培訓(xùn)和資格u    規(guī)定有關(guān)人員對(duì)本規(guī)定學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的要求；u    規(guī)定有關(guān)人員對(duì)執(zhí)行本規(guī)定所具備資格和能力

28、的要求。u    該要素必須描述u    公司u    部門6管理職責(zé)u    按業(yè)務(wù)圍規(guī)定管理職責(zé)時(shí)，應(yīng)規(guī)定有關(guān)部門的工作圍及職責(zé)；u    規(guī)定管理職責(zé)時(shí)，應(yīng)確定工作圍、職責(zé)與權(quán)限，主管業(yè)務(wù)部門及有關(guān)部門之間的分工界限。u    該要素必須描述u    一個(gè)部門一個(gè)條款u   

29、0;僅規(guī)定部門的職責(zé)，不分到科室u    不描述管理細(xì)節(jié)u    公司u    部門7管理流程u    明確處理的事情步驟；u    按照事情發(fā)生的順序；u    規(guī)定該管理活動(dòng)所涉及的全部容和應(yīng)達(dá)到的要求、采取的措施和方法；u    需要信息反饋的事項(xiàng)，應(yīng)規(guī)定信息反饋渠道、容、時(shí)間和信息處理程序、期限，對(duì)有爭(zhēng)議的信息

30、應(yīng)規(guī)定仲裁的權(quán)限。u    該要素必須描述u    避免沒(méi)有邏輯性u(píng)    不說(shuō)大話、空話，盡量避免“定期”“適時(shí)”等詞語(yǔ)u    公司u    部門8不相容職責(zé)分離表u    明確各流程中的不相容事項(xiàng)。u    該要素可以沒(méi)有u    由同一崗位承擔(dān)會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)的職責(zé)必須分開。u

31、    公司u    部門9檢查與考核u    規(guī)定有關(guān)管理部門和人員執(zhí)行和完成管理事項(xiàng)檢查與考核的程序、容、方法、時(shí)間和結(jié)果處理等；u    明確按某項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定檢查與考核。u    該要素可以沒(méi)有u    公司u    部門10其它u    明確制度解釋部門或科室等；u

32、60;   明確制度替代與廢止情況（若換版）；u    明確制度歷次版本發(fā)布情況（若換版）；u    該要素必須描述u    如需替代相關(guān)文件，需說(shuō)明。u    如存在疑義，需說(shuō)明解釋部門。u    公司u    部門附錄四：制度編寫格式及模板共 33 頁(yè) 第 14 頁(yè)序號(hào)要素容

33、具體要求注意點(diǎn)適用圍11附錄u    附錄、管理流程圖可另附在正文后。u    設(shè)定為：附錄一、附錄二等u    公司u    部門12編制、校對(duì)、審核、會(huì)簽、審定、批準(zhǔn)u    編制、校對(duì)、審核、會(huì)簽、審定、批準(zhǔn)人員及日期。u    該要素必須描述u    如有多人會(huì)簽、審核的，以實(shí)際結(jié)束日期為準(zhǔn)。u &#

34、160;  公司u    部門13流程圖u    上行為涉及的各個(gè)部門，左側(cè)為具體事項(xiàng)；u    原則上使用 Visio（跨職能流程圖）格式；具體參照流程圖繪制說(shuō)明。u    需有輸入和輸出。u    流程圖必須繪制（除管理?xiàng)l例類制度）u    檢查管理程序是否可行u    公司u

35、0;   部門14控制矩陣u    按流程順序明確關(guān)鍵控制點(diǎn)及文檔記錄；u    提出控制目標(biāo)、控制措施、控制頻率等要求。u    該要素必須描述u    是檢查控執(zhí)行情況的主要依據(jù)u    公司u    部門15表單u    明確制度涉及到的相關(guān)表單；u   

36、; 表單的制定要考慮通用性與專用性要求。u    該要素可以沒(méi)有u    是檢查制度執(zhí)行情況的主要依據(jù)u    公司u    部門16字體等格式要求u    加上表頭：公司級(jí)“外高橋造船海洋工程”、部門級(jí)“外高橋造船海洋工程 XX 部”，23 號(hào)黑體、單倍行距、分散對(duì)齊；文件編號(hào)和簽發(fā)人行小四號(hào)、宋體、45磅行距；直線 0.75 磅、居中

37、（表頭各行段前、段后都為 0 行）；u    標(biāo)題行小二號(hào)、黑體、加粗、居中、段前段后 1 行、24 磅行距；u    正文第一層序號(hào)使用“1、2”、Times New Roman 字體；u    下層序號(hào)使用“1.1、1.2”、“1.1.1、1.1.2”、Times           

38、NewRoman 字體、序號(hào)與文字間空 2 格；u    正文中帶序號(hào)的段落無(wú)縮進(jìn)，不帶序號(hào)的段落縮進(jìn) 2 字符；u    帶第一層序號(hào)的段落，黑體、加粗、段前 1 行；u    第二層帶序號(hào)段落為標(biāo)題行的，宋體、加粗；u    正文使用宋體、小四號(hào)、行距 24 磅。u    公司u  &

39、#160; 部門17頁(yè)腳u    頁(yè)邊距上下為 2.54 厘米，左右為 3 厘米；u    頁(yè)腳添加“共 頁(yè) 第 頁(yè)”格式的頁(yè)碼，宋體，小五號(hào)，右對(duì)齊。u    公司u    部門共 33 頁(yè) 第 15 頁(yè)公司制度模板23 號(hào)黑體、單倍行距、分散對(duì)齊。如為部門發(fā)文，則標(biāo)明 XX 

40、部XX 文件編號(hào)：ABC-00-XX-00-0000簽發(fā)：小四號(hào)、宋體、45 磅行距、段前段后 0 行，由綜合管理部/部門管理室填寫1實(shí)施部門XXXXXXXX 制度/規(guī)定小二號(hào)、黑體、加粗、居中、段前段后 1 行、24 磅行距0.75 磅，居中本制度由 XX 部門組織實(shí)施。2目的和圍本制度旨在本制度適用于序號(hào)后空 2 格3規(guī)性引用文件第一層帶序號(hào)段落黑體、加粗、段前 1 行小四號(hào)、宋體、行距24磅3.1  XXX 文

41、號(hào)4  定義域術(shù)語(yǔ)4.1 XXX5  培訓(xùn)和資格XXXXXXXXXXX6管理職責(zé)6.1XXX6.1.1XXXXXXXXXXXXXXXX6.1.2XXX第二層帶序號(hào)段落為標(biāo)題行的，宋體、加粗不帶序號(hào)的段落首行縮進(jìn) 2 字符小五號(hào)、宋體、右對(duì)齊共 33 頁(yè) 第 16 頁(yè)6.1.2.1XXXXXXXXXX6.1.2.2XXXXXXXXXX帶序號(hào)段落首行無(wú)縮進(jìn)6.2XXX6.2.1XXXX7管理流程XXXXXXXXXXX8不相容職責(zé)分離表XXXXXXXXXXX9檢查與考核XXXXXX

42、XXXXX10其它101本制度自印發(fā)之日起實(shí)行。執(zhí)行中如有問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)提出，以便協(xié)調(diào)、修改、補(bǔ)充、完善。本制度解釋權(quán)屬 XXXX。102本制度發(fā)布時(shí) ABC-02-XX-XX-XXXXXXX XXX同時(shí)廢止。11附錄附錄一：XXXX 管理流程圖附錄二：XXXX 控制矩陣附錄三：XXXX 表單編制：日期：年月日校對(duì)：日期：年月日審核：日期：年月日會(huì)簽：日期：年月日審定：日期：年月日批準(zhǔn)：日期：年月日共 33 頁(yè) 第 17 頁(yè)<流程名稱>輸入部門部門部門領(lǐng)導(dǎo)輸出物資、能量、信息

43、輸入接口過(guò)程開始活動(dòng)活動(dòng)不通過(guò)判定物資、能量、信息活動(dòng)通過(guò)不同意判定活動(dòng)結(jié)束輸出接口過(guò)程同意物資、能量、信息<XX階段><XX階段><XX階段><XX階段>（模板）附錄一：三號(hào)、黑體、居中、24磅行距、段后 0.5 行XXXX 管理流程圖共 33 頁(yè) 第 18 頁(yè)序號(hào)控制目標(biāo)編號(hào)控制目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)描述控制措施描述C-制度編號(hào)-風(fēng)險(xiǎn)序號(hào)（模板）附錄二：三號(hào)、黑體、居中、24磅行距、段后 0.5 行XXXX 控制矩陣共 33 頁(yè)

44、 第 19 頁(yè)附錄五：流程圖繪制說(shuō)明流程圖是一種工具，可用來(lái)了解、分析和歸檔公司各項(xiàng)專業(yè)業(yè)務(wù)，具有較強(qiáng)的操作指導(dǎo)性，一流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。通過(guò)流程的不斷優(yōu)化，在一定程度上能夠提高企業(yè)的工作效率。一、流程圖繪制標(biāo)志1、開始與結(jié)束標(biāo)志開始與結(jié)束標(biāo)志是個(gè)橢圓形符號(hào)。用來(lái)表示一個(gè)過(guò)程的開始或結(jié)束。“開始”或“結(jié)束”寫在符號(hào)。2、活動(dòng)標(biāo)志活動(dòng)標(biāo)志是個(gè)矩形符號(hào)。用來(lái)表示在過(guò)程的一個(gè)單獨(dú)的步驟?；顒?dòng)的簡(jiǎn)要說(shuō)明寫在矩形。3、判定標(biāo)志判定標(biāo)志是個(gè)菱形符號(hào)。用來(lái)表示過(guò)程中的一項(xiàng)判定或一個(gè)分岔點(diǎn)，判定或分岔的說(shuō)明寫在菱形，常以問(wèn)題的形式出現(xiàn)。對(duì)該問(wèn)題

45、的回答決定了判定符號(hào)之外引出的路線，每條路線標(biāo)上相應(yīng)的回答。4、文件標(biāo)志文件標(biāo)志。用來(lái)表示屬于該過(guò)程的書面信息，包括表格、報(bào)告等，它既可表示輸入，又可表示輸出，文件的題目或說(shuō)明寫在符號(hào)。5、流線標(biāo)志共 33 頁(yè) 第 20 頁(yè)流線標(biāo)志。用來(lái)表示步驟在順序中的進(jìn)展。流線的箭頭表示一個(gè)過(guò)程的流程方向。6、連接標(biāo)志連接標(biāo)志是個(gè)圓圈符號(hào)。用來(lái)表示流程圖的待續(xù)。圈有一個(gè)字母或數(shù)字。在相互聯(lián)系的流程圖，連接符號(hào)使用同樣的字母或數(shù)字，以表示各個(gè)過(guò)程是如何連接的。二、流程圖編制要點(diǎn)1、按實(shí)際情況繪制流程；2、在整個(gè)組織思考流程；3、與流程牽涉的人員交流；4、在開

46、始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束；5、不能把流程圖局限在自己部門；6、起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和對(duì)象必須清晰；7、輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確；8、為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)的圍；9、詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無(wú)效率的活動(dòng)；10、做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖。共 33 頁(yè) 第 21 頁(yè)附錄六：制度編號(hào)的編制規(guī)則一、制度編號(hào)編寫規(guī)則：ABC*發(fā)文年份（如：2017）流水號(hào)（如：01999）部門代碼（見附錄七）文件層級(jí)（01、02、03、04、05）公司代碼文件層級(jí)：01 為基本管理制度；02 為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)制度；03 

47、;為專項(xiàng)制度；04為具體制度、操作規(guī)；05 為部門級(jí)制度。注：流水號(hào)每年初不歸零，依次往下排列例如：ABC-02-ZG-01-2017（由綜合管理部發(fā)文，2017 年第二層級(jí)第一號(hào)，適用于外高橋海工）二、制度編號(hào)更改規(guī)則：文件更改后應(yīng)在原文件編號(hào)后加上更改標(biāo)識(shí)，以表明其版本，分兩種情形：當(dāng)年第一次更改，則文件編號(hào)變?yōu)?#160;ABC-02-ZG-01-2017A，依次類推；第二年更改，則文件編號(hào)變?yōu)?#160;ABC-02-ZG-01-2018。附錄表單編號(hào)的編制規(guī)則一、附錄表單編號(hào)編制規(guī)則：制度編號(hào)-*（*：AZ 英文大寫字母）注：流水號(hào)每年初不歸零，依次往下

48、排列例如：ABC-02-ZG-01-2017-A 代表綜合管理部二級(jí)制度附表 A，適用于外高橋海工二、附錄表單編號(hào)更改規(guī)則：記錄表式更改后應(yīng)在原表式編號(hào)后加上更改標(biāo)識(shí)，以表明其版本，如 ABC-共 33 頁(yè) 第 22 頁(yè)部門名稱部門代碼部門名稱部門代碼02-ZG-01-2017-A×(注：第一次修改“×”為 1，依次類推，文件編號(hào)變更后表式編號(hào)隨著變更)。附錄七：公司各部門代碼一覽表共 33 頁(yè) 第 23 頁(yè)文件名稱Document&#

49、160;Name主辦單位Sponsor負(fù)責(zé)人Person in Charge編制人Compiler會(huì)簽單位Counter-Sign Units要求回復(fù)日期Date of reply Required會(huì)簽意見Counter-Sign Opinion簽名Signature日期Date備注Remark備注（Remark）主辦單位回復(fù)意見（可附頁(yè)）：Opinion from the Sponsor（If space is not enough，additional

50、 page can be attached）附錄八：XX 部門級(jí)制度文件會(huì)簽單Counter-Sign List of DocumentsABC-03-ZG-51-2017-A共 33 頁(yè) 第 24 頁(yè)部門負(fù)責(zé)人審批Checked and Approved by the Director of Department共 33 頁(yè) 第 25 頁(yè)序號(hào)發(fā)文號(hào)文件編號(hào)文 件 名 稱被替代編號(hào)狀態(tài)變更日期有效停用附錄九：文件有效版本控制清單ABC-03-ZG-51-2017-B共 33 頁(yè) 第 26 頁(yè)ABC-部門代碼受控編號(hào)NO.ABC受控編號(hào)NO.附錄十：受控章樣式公司級(jí)樣式部門級(jí)樣式共 33 頁(yè) 第