會(huì)議管理制度1

1、 文件編號(hào)： 福建海山重工有限公司會(huì)議管理制度日期：2016-11-11會(huì)議管理制度一、目 的： 為明確公司主要會(huì)議類型和內(nèi)容、規(guī)范會(huì)議程序、提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，確保會(huì)議精神和各項(xiàng)決議能得到有效的貫徹和執(zhí)行，特制定本制度。二、會(huì)議類型和名稱：1、公司月度總結(jié)會(huì)； 2、公司周例會(huì)（部門聯(lián)席會(huì)議）；3、生產(chǎn)系統(tǒng)例會(huì)； 4、早會(huì)和部門早會(huì)；會(huì)議名稱時(shí)間/頻次主持人會(huì)議目的參會(huì)人員主要內(nèi)容公司月度總結(jié)會(huì)每月結(jié)束后下月上旬，如在季度末的月份與季度會(huì)合并總經(jīng)理月度工作總結(jié)、及時(shí)糾偏，重點(diǎn)是財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)分析和管理改善工作。中高層各部門提交月度總結(jié)，財(cái)務(wù)另外需提交當(dāng)月經(jīng)營(yíng)分析及對(duì)策。公司周例會(huì)每周六上午10:3

2、0-12:00總經(jīng)理協(xié)調(diào)部門工作、解決重要問題、落實(shí)工作責(zé)任、確認(rèn)任務(wù)時(shí)限公司高管、部門經(jīng)理、廣州以外的項(xiàng)目部、大客戶部、業(yè)務(wù)部等可通過視頻會(huì)議參與根據(jù)各部門的周計(jì)劃內(nèi)容、提前確定周會(huì)議題（提案）、決定解決方案、落實(shí)執(zhí)行人、檢查人等，并對(duì)未完成的事項(xiàng)給予批評(píng)并要求延遲完成的時(shí)間。生產(chǎn)系統(tǒng)周例會(huì)每周二上午10:00-11:00生產(chǎn)部經(jīng)理協(xié)調(diào)各工段工作、解決重要問題、落實(shí)工作責(zé)任、確認(rèn)任務(wù)時(shí)限生產(chǎn)部組長(zhǎng)以上人員，質(zhì)量部經(jīng)理參加根據(jù)各部門的周計(jì)劃內(nèi)容、生產(chǎn)進(jìn)度、品質(zhì)問題點(diǎn)、確定解決方案、落實(shí)執(zhí)行人、檢查人等早會(huì)和部門早會(huì)每日上班前10分鐘，各部門可自行決定具體時(shí)間部門負(fù)責(zé)人上傳下達(dá)、溝通聯(lián)絡(luò)、工作要

3、點(diǎn)、鼓舞士氣部門和部門全體員工公司、上級(jí)指示傳達(dá)，團(tuán)隊(duì)建設(shè)，鼓舞士氣，檢討工作問題三、對(duì)會(huì)議的一般要求： 1、所有的會(huì)議都要做到：目的明確、議而有決、決而有行、行之有果； 2、重要會(huì)議會(huì)后必須下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，綜合管理部跟蹤落實(shí)決議事項(xiàng)。 3、特別是工作計(jì)劃未完成必須說明原因，接受處罰，并制定延遲完成的時(shí)間！四、會(huì)議相關(guān)人員的職責(zé)：（一）、會(huì)議主持人1. 確定會(huì)議主題、目的和參加人員，確定會(huì)議記錄人；2. 對(duì)各項(xiàng)議案所需時(shí)間做充分評(píng)估，會(huì)議時(shí)間控制在一個(gè)小時(shí)內(nèi)為佳，原則上無特殊情況不得超過一個(gè)半小時(shí)。如議案過多可考慮刪減分成若干會(huì)議。3. 會(huì)議時(shí)間盡量選擇對(duì)與會(huì)人員工作影響較小時(shí)段開始。4.確定會(huì)

4、議議程：按順序詳細(xì)列舉會(huì)議需要討論的議案（按議案的重要性、緊急性等排列；如某些議案僅需部分與會(huì)人員參與的可放置最后討論可減少其余與會(huì)人員的會(huì)議時(shí)間）；5.確保會(huì)議不受干擾，主動(dòng)解決干擾會(huì)議行為；平衡發(fā)言，確保與會(huì)人員充分發(fā)表意見；6.會(huì)議紀(jì)律的監(jiān)督、違規(guī)行為的處理；7.確保會(huì)議結(jié)束時(shí)所有提出之未完成事項(xiàng)，責(zé)任明晰、完成期限明確具體；8.會(huì)議記錄的簽核；9.會(huì)議決議或?qū)Σ邔?shí)施效果跟蹤驗(yàn)證。（二）、會(huì)議通知人1. 發(fā)出會(huì)議通知（注：公司固定召開的例會(huì)，除臨時(shí)變更外，不另行通知）；2. 會(huì)議開始前準(zhǔn)備會(huì)議資料并分發(fā)到相關(guān)與會(huì)人員；3. 異常狀況發(fā)生后5分鐘內(nèi)知會(huì)會(huì)議主持人；4. 會(huì)議因故取消或延遲，

5、須提前一小時(shí)通知相關(guān)人員。（三）、會(huì)議記錄人1. 提前5分鐘做好會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備，落實(shí)好會(huì)場(chǎng)所需道具如投影儀、白板、水性筆、視頻、音頻等是否準(zhǔn)備好。會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)場(chǎng)；2. 組織簽到（列席人員不需簽到），發(fā)放并收回會(huì)議簽到表，在會(huì)議正式開始前向會(huì)議主持人報(bào)告會(huì)議缺席情況；3. 現(xiàn)場(chǎng)記錄會(huì)議內(nèi)容，明確工作事項(xiàng)及完成標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間、監(jiān)督人。會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理完成會(huì)議紀(jì)要、報(bào)主持人審核簽字并發(fā)至各相關(guān)部門/人；4. 會(huì)議結(jié)束時(shí)公布違規(guī)情況，并做好違規(guī)樂捐記錄。（四）、參會(huì)人員1. 會(huì)前準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料和發(fā)言準(zhǔn)備；2. 準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，臨時(shí)突發(fā)事件導(dǎo)致不能準(zhǔn)時(shí)參加或缺席

6、，提前30分鐘跟總經(jīng)理請(qǐng)假后通知會(huì)議主持人，但須安排職務(wù)代理人參加會(huì)議；3. 按會(huì)議決議規(guī)定，進(jìn)行工作安排、付諸行動(dòng)、落實(shí)會(huì)議決議。五、會(huì)議紀(jì)律：1. 與會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)完成簽到，做好會(huì)議準(zhǔn)備；2. 會(huì)議期間將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)為振動(dòng)；會(huì)議期間禁止吸煙；3. 會(huì)議期間禁止接聽電話，如遇客戶、總經(jīng)理等緊急來電必須接聽時(shí)，應(yīng)先知會(huì)主持人同意后離場(chǎng)接聽；4. 與會(huì)人員遇突發(fā)事件急需離場(chǎng)處理時(shí)，應(yīng)知會(huì)主持人同意；5. 需要提問時(shí)，首先征得主持人同意方可發(fā)言或在主持人的安排下發(fā)言；會(huì)議發(fā)言請(qǐng)說普通話。六、管理辦法（建議討論后確定）：1. 會(huì)議遲到者，3分鐘內(nèi)樂捐10元，3-20分鐘樂捐20元，超過2

7、0分鐘按曠會(huì)處理，曠會(huì)一次樂捐50元；2. 未經(jīng)會(huì)議主持人同意私自早退會(huì)議的，樂捐50元/次；3. 未按期完成會(huì)議決議事項(xiàng)且未提前向總經(jīng)理申請(qǐng)或申請(qǐng)未得到總經(jīng)理同意的，高層每次樂捐100元、中層樂捐50元、基層樂捐30元；4. 會(huì)議記錄人未在會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)完成整理會(huì)議記錄、決議并呈報(bào)主持人確認(rèn)后分發(fā)至相關(guān)部門的，樂捐20元/次；5. 會(huì)議期間手機(jī)鈴聲響，樂捐10元/次；6. 在會(huì)議上有罵人、拍桌子、扔物品、中途惡意離場(chǎng)及其它嚴(yán)重?cái)_亂會(huì)議秩序行為者，視情節(jié)輕重處以100200元樂捐/次；八、附則：1. 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制訂、修改、解釋；2. 本制度自頒布之日起實(shí)施生效。九、相關(guān)表單：1. 會(huì)議通知單2. 決議事項(xiàng)追蹤表會(huì)議通知書主題: