辦公室事務(wù)管理十八項(xiàng)(6S篇)

1、1合眾資源集團(tuán)辦公室辦公室6S管理管理實(shí)施方法與技巧實(shí)施方法與技巧深圳深圳3A企業(yè)管理顧問(wèn)有限公司企業(yè)管理顧問(wèn)有限公司張明虎張明虎20222022年年3 3月月5 5日日2合眾資源集團(tuán)1. 1. 請(qǐng)您參與而不是參觀請(qǐng)您參與而不是參觀2. 2. 請(qǐng)您學(xué)習(xí)而不是休息請(qǐng)您學(xué)習(xí)而不是休息3. 3. 請(qǐng)讓您的寶貝請(qǐng)讓您的寶貝 睡覺(jué)睡覺(jué)( (震動(dòng)或關(guān)機(jī)震動(dòng)或關(guān)機(jī)) )4. 4. 杜絕打盹別讓思想去旅游杜絕打盹別讓思想去旅游5. 5. 請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)! !溫馨提示溫馨提示3合眾資源集團(tuán)4合眾資源集團(tuán)5合眾資源集團(tuán)請(qǐng)請(qǐng) 說(shuō)說(shuō) 出出 看看 到到 的的 顏顏 色色 ( 1 )( 1 )6合眾資源集團(tuán)請(qǐng)請(qǐng) 說(shuō)說(shuō) 出出

2、 看看 到到 的的 顏顏 色色 ( 2 )( 2 )7合眾資源集團(tuán)8合眾資源集團(tuán)9合眾資源集團(tuán)規(guī)范規(guī)范 高效高效細(xì)致細(xì)致 專(zhuān)業(yè)專(zhuān)業(yè)追求目標(biāo)追求目標(biāo):10合眾資源集團(tuán) 一、OA機(jī)定位 二、公私區(qū)分 三、資料歸位 四、柜架管理 五、電腦文件 六、表格管理 七、桌面狀態(tài) 八、桌底狀態(tài) 九、抽屜狀態(tài) 十、物品定位 十一、線束整理 十二、開(kāi)關(guān)標(biāo)識(shí) 十三、空調(diào)狀態(tài) 十四、張貼管理 十五、看板管理 十六、會(huì)議管理 十七、安全消防 十八、門(mén)窗管理11合眾資源集團(tuán)1、清理不要物；2、公用的辦公設(shè)備（傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門(mén)都方便使用的位置；3、明確管理責(zé)任人；一、OA(辦公自動(dòng)化)設(shè)備管理1

3、2合眾資源集團(tuán)13合眾資源集團(tuán)14合眾資源集團(tuán)1、清理不要物2、私人用品和辦公用品分開(kāi)放置；3、私人用品不宜過(guò)多，原則上不超過(guò)一個(gè)抽屜；4、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層；5、標(biāo)識(shí)明確：辦公用品、常用資料、私人物品15合眾資源集團(tuán)1、清理過(guò)期的資料；2、每?jī)?cè)資料都需要有明確的標(biāo)識(shí)； 資料名稱(chēng) 定位標(biāo)識(shí) 管理者標(biāo)識(shí)3、每次使用過(guò)的資料都必須按指定的位置歸回原處；4、保持資料干凈整齊。三、資料物品歸位16合眾資源集團(tuán)17合眾資源集團(tuán)改善前改善前改善后改善后18合眾資源集團(tuán)1、清理不要物；2、各文件、物品必須分層、分類(lèi)管理 標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)、記錄類(lèi)、通知類(lèi)、日常管理類(lèi)、規(guī)定規(guī) 范、參考資料、事務(wù)管理類(lèi)、品質(zhì)管理類(lèi)、

4、生產(chǎn) 計(jì)劃類(lèi)、報(bào)告類(lèi)、人事管理、檔案類(lèi)、工藝文 件、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、空白表格 3、各文件柜、架內(nèi)物品按輕重決定置于哪層。一般 輕的物品、文件放上層，重的放下層，4、各文件柜、架內(nèi)物品按使用的頻率決定置于哪 層。一般使用頻率高的置于中間拿取方便的位 置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次；5、標(biāo)識(shí)明確；6、定期清掃，保持干凈無(wú)塵。19合眾資源集團(tuán)文件柜分類(lèi)標(biāo)識(shí)20合眾資源集團(tuán)21合眾資源集團(tuán)C盤(pán)盤(pán)我的文檔我的文檔私人文件私人文件*文件文件品質(zhì)文件品質(zhì)文件培訓(xùn)文件培訓(xùn)文件JIT文件文件*文件文件效率文件效率文件22合眾資源集團(tuán)XXX公司JIT文件分類(lèi)實(shí)例23合眾資源集團(tuán)六、空白表單管理六、空白表單管理24

5、合眾資源集團(tuán)25合眾資源集團(tuán)1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話、 筆筒、臺(tái)歷、茶杯，并要求定位；3、工作時(shí)可有需處理的文件資料等置于桌面，但 人長(zhǎng)時(shí)間（0.5H以上）離開(kāi)時(shí)，文件、資料必須 歸位；4、桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”5、保持桌面清潔七、桌面狀態(tài)26合眾資源集團(tuán)27合眾資源集團(tuán)28合眾資源集團(tuán)29合眾資源集團(tuán)30合眾資源集團(tuán)31合眾資源集團(tuán)32合眾資源集團(tuán)33合眾資源集團(tuán)1、不要物的清理2、辦公用品、文件資料、私人用品必須按類(lèi)別分 抽屜放置；3、一個(gè)抽屜內(nèi)有幾種物品時(shí)，想辦法將物品固定，想辦法將物品固定， 避免來(lái)回開(kāi)關(guān)抽屜時(shí)物品亂動(dòng)避免

6、來(lái)回開(kāi)關(guān)抽屜時(shí)物品亂動(dòng) ；4、標(biāo)識(shí)清楚；5、定期清理，保持干凈無(wú)塵。34合眾資源集團(tuán)35合眾資源集團(tuán)36合眾資源集團(tuán)十、物品定位十、物品定位(隱形定位法隱形定位法)37合眾資源集團(tuán)38合眾資源集團(tuán)39合眾資源集團(tuán)40合眾資源集團(tuán)41合眾資源集團(tuán)42合眾資源集團(tuán)43合眾資源集團(tuán)44合眾資源集團(tuán)45合眾資源集團(tuán)46合眾資源集團(tuán)47合眾資源集團(tuán)48合眾資源集團(tuán)49合眾資源集團(tuán)50合眾資源集團(tuán)51合眾資源集團(tuán)52合眾資源集團(tuán)53合眾資源集團(tuán)54合眾資源集團(tuán)1、清理過(guò)期的張貼物；2、所有張貼物都需定位,墻上張貼物要明確區(qū)域；3、公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置 上，不可隨處有張貼現(xiàn)象；4、工作

7、臺(tái)需要的張貼物（備忘錄等）不可隨意貼，要 求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附(不能超過(guò)2張A4紙位置), 玻璃窗上不宜張貼通知/資料；5、明示標(biāo)識(shí)崗位、職責(zé)6、保持張貼物的清潔。十四、張貼物管理55合眾資源集團(tuán)56合眾資源集團(tuán)內(nèi)容： 通告/公告欄 學(xué)習(xí)園地(初期可以展示6S基礎(chǔ)知識(shí)) 人員去向管理 輪值管理 6S責(zé)任區(qū)域布局圖 6S日常點(diǎn)檢表(可以先空著)57合眾資源集團(tuán)58合眾資源集團(tuán)59合眾資源集團(tuán)十六、會(huì)議室十六、會(huì)議室60合眾資源集團(tuán)61合眾資源集團(tuán)62合眾資源集團(tuán)63合眾資源集團(tuán)出席會(huì)議六要求：出席會(huì)議六要求： 準(zhǔn)時(shí)出席，不任意離席。準(zhǔn)時(shí)出席，不任意離席。 發(fā)言遵守會(huì)議程序及規(guī)定，言簡(jiǎn)意賅。發(fā)

8、言遵守會(huì)議程序及規(guī)定，言簡(jiǎn)意賅。 討論時(shí)應(yīng)尊重對(duì)方的意見(jiàn)，對(duì)事不對(duì)人，勿傷討論時(shí)應(yīng)尊重對(duì)方的意見(jiàn)，對(duì)事不對(duì)人，勿傷 和氣。和氣。 會(huì)議進(jìn)行時(shí)，勿私自交頭接耳或高聲談話，影會(huì)議進(jìn)行時(shí)，勿私自交頭接耳或高聲談話，影 響會(huì)議進(jìn)行。響會(huì)議進(jìn)行。 會(huì)議中應(yīng)將手機(jī)關(guān)機(jī)或轉(zhuǎn)至振動(dòng)狀態(tài)，以免干會(huì)議中應(yīng)將手機(jī)關(guān)機(jī)或轉(zhuǎn)至振動(dòng)狀態(tài)，以免干 擾會(huì)議。擾會(huì)議。 穿適宜的服裝出席會(huì)議。穿適宜的服裝出席會(huì)議。64合眾資源集團(tuán)十七、消防設(shè)備管理 定位標(biāo)識(shí)明確 明確責(zé)任人 日常點(diǎn)檢65合眾資源集團(tuán)66合眾資源集團(tuán)滅火器編號(hào):_點(diǎn)檢責(zé)任人_管理部門(mén)(章)：_點(diǎn)檢項(xiàng)目1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 1

9、1月 12月壓力表指針在綠色范圍內(nèi)保險(xiǎn)插銷(xiāo)完好整潔無(wú)塵未隨意移動(dòng)點(diǎn)檢者簽名滅火器點(diǎn)檢表滅火器點(diǎn)檢表 （例）（例）_年67合眾資源集團(tuán)編號(hào)： 點(diǎn)檢擔(dān)當(dāng)者： 管理部門(mén)（章）： _年點(diǎn)檢項(xiàng)目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1箱體、報(bào)警按鈕、警鈴無(wú)灰塵污垢2 箱體無(wú)亂寫(xiě)亂畫(huà)，無(wú)不必要揭示3水帶不潮濕發(fā)霉，否則需取出涼干4 箱內(nèi)及箱體頂部無(wú)雜物5 箱體玻璃完好6 水帶完好7 水槍完好8 閥門(mén)無(wú)破損，不漏水9 報(bào)警玻璃完好10 警鈴?fù)旰?1 周?chē)h(huán)境整潔，通道暢通點(diǎn)檢者簽名消防栓點(diǎn)檢表（例）消防栓點(diǎn)檢表（例）68合眾資源集團(tuán)69合眾資源集團(tuán)70合眾資源集團(tuán)門(mén)門(mén) “推推”/“拉拉” 標(biāo)

10、識(shí)標(biāo)識(shí)71合眾資源集團(tuán)案例案例1 1:一天，林經(jīng)理上班后將劉維隆叫一天，林經(jīng)理上班后將劉維隆叫去，問(wèn)道：你早上來(lái)上班時(shí)，有沒(méi)有到辦去，問(wèn)道：你早上來(lái)上班時(shí)，有沒(méi)有到辦公室四公室四處處看看？劉答道：有看看？劉答道：有啊??！林經(jīng)理又！林經(jīng)理又問(wèn)道：那你是否發(fā)現(xiàn)有什幺問(wèn)題？劉答道：?jiǎn)柕溃耗悄闶欠癜l(fā)現(xiàn)有什幺問(wèn)題？劉答道：沒(méi)有沒(méi)有啊??！林經(jīng)理聽(tīng)聞此言，很生氣的說(shuō)：！林經(jīng)理聽(tīng)聞此言，很生氣的說(shuō)：怎么沒(méi)有問(wèn)題？會(huì)議室椅子亂七八糟、簽怎么沒(méi)有問(wèn)題？會(huì)議室椅子亂七八糟、簽約室的茶杯沒(méi)收約室的茶杯沒(méi)收一大堆問(wèn)題，你竟然一大堆問(wèn)題，你竟然說(shuō)沒(méi)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題！說(shuō)沒(méi)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題！案例分析案例分析72合眾資源集團(tuán) 劉維隆只有去巡視

11、，卻沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)劉維隆只有去巡視，卻沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題題 因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)同一事物的看法因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)同一事物的看法( (標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)) )是是不同不同的的. . 我們每天看到的都是一樣的亂，我我們每天看到的都是一樣的亂，我們已經(jīng)習(xí)以為常了。們已經(jīng)習(xí)以為常了。73合眾資源集團(tuán)思考思考: : 有沒(méi)有這樣的經(jīng)歷有沒(méi)有這樣的經(jīng)歷? ?一件事情一件事情( (一種做法一種做法, ,一個(gè)現(xiàn)象一個(gè)現(xiàn)象) )一直以來(lái)都是這樣的一直以來(lái)都是這樣的, , “老老大大”現(xiàn)在卻說(shuō)不行現(xiàn)在卻說(shuō)不行, ,需要改善需要改善, ,你能理解你能理解嗎嗎? ?74合眾資源集團(tuán) 不對(duì)的地方不對(duì)的地方, ,雖然當(dāng)初沒(méi)有提出沒(méi)有改雖然當(dāng)初沒(méi)有提出沒(méi)有改

12、善善, ,但不代表它是正確的但不代表它是正確的 但是但是, ,如果工作沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)如果工作沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)( (有的有的稱(chēng)之為標(biāo)稱(chēng)之為標(biāo)桿桿) )，就很難去了解工作上是，就很難去了解工作上是否有問(wèn)題。否有問(wèn)題。所以所以, ,建立完善的建立完善的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)才是最重要的才是最重要的75合眾資源集團(tuán) 那么那么,如果發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題如果發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題,你要怎樣去做你要怎樣去做呢呢? 我們繼續(xù)看案例我們繼續(xù)看案例76合眾資源集團(tuán) 案例案例2 2: :劉維隆被修理后第二天上班前，就四劉維隆被修理后第二天上班前，就四處去巡視，發(fā)現(xiàn)一大堆問(wèn)題，于是他就隨手記錄處去巡視，發(fā)現(xiàn)一大堆問(wèn)題，于是他就隨手記錄下來(lái)。上班后，林經(jīng)理

13、又把劉維隆找去詢(xún)問(wèn)：你下來(lái)。上班后，林經(jīng)理又把劉維隆找去詢(xún)問(wèn)：你今天有去四處看看嗎？劉維隆答道：有今天有去四處看看嗎？劉維隆答道：有. .。林經(jīng)。林經(jīng)理又問(wèn)道：那你發(fā)現(xiàn)什幺問(wèn)題？劉維隆答道：發(fā)理又問(wèn)道：那你發(fā)現(xiàn)什幺問(wèn)題？劉維隆答道：發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題，例如：報(bào)紙沒(méi)放回報(bào)架、會(huì)議室白現(xiàn)很多問(wèn)題，例如：報(bào)紙沒(méi)放回報(bào)架、會(huì)議室白板沒(méi)擦板沒(méi)擦等很多問(wèn)題。林經(jīng)理說(shuō)：我剛剛?cè)タ吹群芏鄦?wèn)題。林經(jīng)理說(shuō)：我剛剛?cè)タ催^(guò)，為什么東西還是像你說(shuō)的情況一樣？過(guò)，為什么東西還是像你說(shuō)的情況一樣？77合眾資源集團(tuán) 劉維隆只去記錄每個(gè)問(wèn)題點(diǎn)劉維隆只去記錄每個(gè)問(wèn)題點(diǎn), ,但卻沒(méi)但卻沒(méi)有進(jìn)一步的行動(dòng)有進(jìn)一步的行動(dòng) 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后要有解決的意愿與動(dòng)機(jī)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后要有解決的意愿與動(dòng)機(jī)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的目的就是為了發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的目的就是為了很好的解很好的解決決78合眾資源集團(tuán) 案例案例3 3:劉維隆有了前兩次的經(jīng)驗(yàn)，劉維隆有了前兩次的