煉建公司物資采購(gòu)管理流程分析及優(yōu)化建議

1、煉建公司物資采購(gòu)管理流程分析及優(yōu)化建議支左 宮瑞虎 陳茜摘 要：通過對(duì)物資采購(gòu)管理流程的調(diào)研分析，對(duì)物資管理流程中存在的問題提出優(yōu)化建議。關(guān)鍵詞：流程優(yōu)化、ASME、ESIA一、問題的提出一些項(xiàng)目部提出由于物資采購(gòu)流程復(fù)雜，審批過多，造成工作效率較低，成本增加。物資管理是項(xiàng)目管理活動(dòng)中一個(gè)重要的部分，物資成本在項(xiàng)目成本中，占有最大比重，物資成本占工程成本的 60%以上，加上運(yùn)雜費(fèi)甚至可能會(huì)高于 70%，因此物資成本是項(xiàng)目成本控制的重要內(nèi)容；物資管理對(duì)保證施工項(xiàng)目的順利進(jìn)行、降低成本和提高經(jīng)濟(jì)效益起著舉足輕重的作用。二、現(xiàn)狀分析1、采購(gòu)流程現(xiàn)狀以一個(gè)采購(gòu)估算額在20萬元以上乙供鋼材采購(gòu)計(jì)劃為例，

2、從計(jì)劃申請(qǐng)、招標(biāo)、合同簽訂、檢驗(yàn)入庫(kù)到出庫(kù)領(lǐng)料，流程圖見下圖：注：以上流程未包括預(yù)付款、合同余款、質(zhì)保金等財(cái)務(wù)手續(xù)辦理環(huán)節(jié)，也未包括在實(shí)際工作中催交催運(yùn)及各種信息報(bào)表通報(bào)等各種環(huán)節(jié)。流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)匯總表如下：采購(gòu)過程分類計(jì)劃申請(qǐng)招標(biāo)簽訂合同檢驗(yàn)入庫(kù)及出庫(kù)合計(jì)總環(huán)節(jié)數(shù)114273091其中簽字審批環(huán)節(jié)52051343其中填寫記錄表單291517從上表中不難看出，簽字審批和各種記錄表格占物資采購(gòu)流程活動(dòng)中的66%。2、采購(gòu)流程分析ASME標(biāo)準(zhǔn)，是美國(guó)機(jī)械工程師協(xié)會(huì)標(biāo)準(zhǔn)，ASME最大的優(yōu)點(diǎn)是可以清晰的表達(dá)流程中各個(gè)活動(dòng)是否是增值活動(dòng)，清楚地顯示非增值活動(dòng)所在的環(huán)節(jié)。ASME增值活動(dòng)分析表招標(biāo)流程增值活動(dòng)分

3、析表 序號(hào)活動(dòng)名稱活動(dòng)內(nèi)容/過程增值活動(dòng)非增值活動(dòng)檢查等待耗費(fèi)時(shí)間活動(dòng)人1.接收采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行熟悉，估計(jì)材料價(jià)格 0.5d-1d采購(gòu)崗位2.填寫詢價(jià)單填寫詢價(jià)單 30min-1h采購(gòu)崗位3.推薦供應(yīng)商，下發(fā)詢價(jià)單填寫詢價(jià)單位推薦表 10-30min采購(gòu)崗位4.參與討論人員會(huì)簽 10min采購(gòu)崗位計(jì)劃崗位5.推薦單位領(lǐng)導(dǎo)簽字 30min器材供應(yīng)站主任6.公司領(lǐng)導(dǎo)簽字 30min-1h公司主管領(lǐng)導(dǎo)7.下發(fā)詢價(jià)單至已審核同意的供應(yīng)商 30min 采購(gòu)崗位8.組織協(xié)商談判密封報(bào)價(jià)，按采購(gòu)程序組織報(bào)價(jià) 30min-1h采購(gòu)崗位9.進(jìn)行談判，確定中標(biāo)單位 30min采購(gòu)崗位10.填寫談判報(bào)告 15-30mi

4、n采購(gòu)崗位11. 參與談判人員簽字 10min參與談判人員12. 監(jiān)察人員簽字 10min審計(jì)監(jiān)察部13.簽訂合同擬定合同 1h-2h采購(gòu)崗位14.填寫合同簽約審批表 15-30min采購(gòu)崗位15.承辦單位 15-30min器材供應(yīng)站主任16.業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo) 30min-1h業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)17.合同主管領(lǐng)導(dǎo) 30min-1h合同主管領(lǐng)導(dǎo)18.財(cái)務(wù)部 15min財(cái)務(wù)部主任19.企管法規(guī)部 15min合同管理崗位合計(jì)111000595-1050注：（1）增值活動(dòng)是直接為顧客創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)，沒有它，流程無法進(jìn)行下去。（2）非增值的活動(dòng)包括必要但非增值的活動(dòng)和不必要的非增值活動(dòng)（即浪費(fèi)）兩種。必要但非增值

5、的活動(dòng)多數(shù)發(fā)生于支援部門的非增值行為，有些是必要的，如出于風(fēng)險(xiǎn)控制的檢查、檢驗(yàn)和審批，但更多的是看似必要，例如：檢驗(yàn)，檢查，繁雜的審批過程，冗長(zhǎng)的會(huì)議等。（3）浪費(fèi)，即既不增值也無助于增值的工作。沒有它顧客根本就不在意。（需要被徹底的消除）我們?nèi)砸詣偛努F(xiàn)狀分析中一個(gè)采購(gòu)估算額在20萬元以上乙供鋼材采購(gòu)計(jì)劃為例，從計(jì)劃申請(qǐng)，招標(biāo)、合同簽訂、檢驗(yàn)入庫(kù)到出庫(kù)按ASME表格進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，匯總表見下表： 階段增值活動(dòng)非增值活動(dòng)檢查合計(jì)計(jì)劃階段75012招標(biāo)及合同簽訂階段1830149檢驗(yàn)保管階段2115541總計(jì)46506102占比45%49%6%100%由上表看出，公司在物資采購(gòu)管理流程中非增值活動(dòng)

6、占比較高，流程有很大的優(yōu)化空間。三、流程優(yōu)化建議我們根據(jù)器材供應(yīng)站2015年簽訂買賣合同匯總表，大致計(jì)算出總流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)數(shù)為18340，通過調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)每個(gè)環(huán)節(jié)平均耗費(fèi)時(shí)間約為30分鐘，可以大致測(cè)算一下，環(huán)節(jié)減少與節(jié)省的時(shí)間的關(guān)系。減少環(huán)節(jié)（%）節(jié)省環(huán)節(jié)數(shù)節(jié)省分鐘數(shù)節(jié)省天數(shù)（按每天300分鐘計(jì)）10%180054000180天20%3600108000360天30%5400162000540天通過流程優(yōu)化，減少的環(huán)節(jié)節(jié)省的不僅僅是時(shí)間、成本，還有可能是工期。因此針對(duì)采購(gòu)流程優(yōu)化，提出以下建議：1、采用ESIA方法對(duì)流程進(jìn)行清除、簡(jiǎn)化、整合、自動(dòng)化減少流程中非增值活動(dòng)。ESIA是eliminate，

7、simplify，integrate，automate的縮寫，其含意分別是清除、簡(jiǎn)化、整合、自動(dòng)化，這是減少流程中非增值活動(dòng)，并且調(diào)整流程核心增值活動(dòng)時(shí)非常實(shí)用的一個(gè)操作原則。1）E（eliminate）：清除主要指清除企業(yè)現(xiàn)有流程管理內(nèi)的非增值活動(dòng)。非增值活動(dòng)中，有一些是不得已而存在的，而另一些則是多余的，我們所清除的應(yīng)該是多余的非增值活動(dòng)。因而在設(shè)計(jì)流程時(shí)，對(duì)流程管理的每個(gè)環(huán)節(jié)（或要素），可以思考“這個(gè)環(huán)節(jié)為何要存在”、“這個(gè)流程所產(chǎn)出的結(jié)果是整個(gè)流程完成的必要條件嗎”、“它的存在直接或間接產(chǎn)生了怎樣的結(jié)果”、“清除它會(huì)解決怎樣的問題點(diǎn)”、“清除它可行嗎”。通過一系列的問題，來著手判斷是否

8、為非增值環(huán)節(jié)，是否多余，它的存在產(chǎn)生了怎樣的不利影響，而清除是否可行。如何消除或最小化這些活動(dòng)，同時(shí)又不給流程帶來負(fù)面影響，是重新設(shè)計(jì)流程的主要問題?；顒?dòng)間的等待。指流程內(nèi)任何時(shí)刻由于某種原因?qū)е碌膶?duì)人或物的等待。帶來的問題是造成待處理文牘和庫(kù)存物品的增加，通行時(shí)間加長(zhǎng)，追蹤和監(jiān)測(cè)變得更加復(fù)雜，卻幾乎未增加顧客價(jià)值。反復(fù)的加工。在公司運(yùn)營(yíng)流程的實(shí)際運(yùn)作中，很多記錄或文件會(huì)被多次處理。那么這些處理工作增值嗎？如不增值是否由于流程不完善？重復(fù)的活動(dòng)。如信息需要重復(fù)的錄入，而運(yùn)用了數(shù)據(jù)庫(kù)共享技術(shù)就可以在整個(gè)流程活動(dòng)中的任何一點(diǎn)上輸入，被整個(gè)相關(guān)人員共享。反復(fù)的檢驗(yàn)。有些檢驗(yàn)、監(jiān)視與控制已成了一種官僚

9、作風(fēng)和形式主義，已不具有它本來的意義，甚至成了設(shè)置管理層次和管理崗位的理由。應(yīng)將部分檢驗(yàn)、審核工作進(jìn)行授權(quán)，不要事無巨細(xì)地都上報(bào)，造成審核的形式化和上層領(lǐng)導(dǎo)工作的繁重與低效化?？绮块T的協(xié)調(diào)?？绮块T的協(xié)調(diào)已經(jīng)成了本位主義、官僚作風(fēng)的一個(gè)代名詞。應(yīng)加強(qiáng)流程的整體觀，進(jìn)行職責(zé)的重新定義。2）S（simplify）：簡(jiǎn)化在盡可能清除了非必要的非增值環(huán)節(jié)后，對(duì)剩下的活動(dòng)仍需進(jìn)一步簡(jiǎn)化。一般來說可從下列各方面進(jìn)行考慮。表格。許多表格在流程中根本沒有實(shí)際作用，或表格設(shè)計(jì)上有許多重復(fù)的內(nèi)容。根據(jù)重新設(shè)計(jì)表格和IT技術(shù)的介入，可以簡(jiǎn)少許多工作量，減少很多環(huán)節(jié)。程序。在原來設(shè)計(jì)流程時(shí)，通常認(rèn)為流程內(nèi)員工的信息處理

10、能力非常有限，因而一個(gè)流程通常被割裂成多個(gè)環(huán)節(jié)，以讓足夠多的人來參與完成流程任務(wù)。通過運(yùn)用IT手段，信息處理能力得以加強(qiáng)，可以簡(jiǎn)化流程的程序，整合一些工作內(nèi)容，提高流程結(jié)構(gòu)性效率。3）I（integrate）：整合對(duì)分解的流程進(jìn)行整合，以使流程順暢、連貫，更好地滿足顧客需求。4）A（automate）：自動(dòng)化對(duì)于流程的自動(dòng)化，不是簡(jiǎn)單以自動(dòng)化完成就可以了，事實(shí)上，過多地使用計(jì)算機(jī)會(huì)反而使得流程更加復(fù)雜和煩瑣，因而要在對(duì)流程任務(wù)的清除、簡(jiǎn)化和整合基礎(chǔ)上應(yīng)用自動(dòng)化，同時(shí)，任務(wù)的清除、簡(jiǎn)化和整合也要依靠自動(dòng)化來解決。2、對(duì)潛在供應(yīng)商建立全面、動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)打分表，在推薦供應(yīng)商時(shí)，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)根據(jù)排名，自動(dòng)將前48名篩選出來?？杀苊馊斯げ僮鳎喠髯f等事件發(fā)生。3、對(duì)常用物資詢價(jià)時(shí)，可采用網(wǎng)上采購(gòu)，網(wǎng)上報(bào)價(jià)，既節(jié)省時(shí)間，又減少人員車輛往來費(fèi)用，最終降低報(bào)價(jià)。4、完全可采用機(jī)打料單，出庫(kù)價(jià)